中職醫(yī)學(xué)生檔案管理范文
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1制定學(xué)生檔案目標(biāo)管理制度,做好學(xué)生檔案的收集工作
實行學(xué)生檔案的目標(biāo)管理,就是把學(xué)生檔案的重點轉(zhuǎn)化為目標(biāo)值,提出完成目標(biāo)的時間、措施、責(zé)任人,把工作落到實處。制定學(xué)生檔案管理目標(biāo)是實行檔案目標(biāo)管理最基礎(chǔ)的工作,為了使所制定的目標(biāo)科學(xué)、合理、操作性強,我們在制定管理目標(biāo)時,要做到檔案目標(biāo)管理的要求與日常工作相結(jié)合。
(1)抓好學(xué)生檔案資料的收集工作。必須做到檔案資料收集的齊全、完整,它是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),是集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的重要內(nèi)容和首要措施,學(xué)校各職能部門要積極配合。過去,我們由于歸檔制度的不健全及其它原因,部分學(xué)生檔案資料不按照規(guī)定及時歸檔、移交而散失在個人手中,而職能部門的人員又在不斷變動,造成一部分學(xué)生檔案資料的遺失和損壞。針對這些情況,學(xué)校制定了切實可行的工作目標(biāo)以及完成目標(biāo)的措施并落實到人,對那些在日常工作中形成的學(xué)生檔案資料不保存、不移交的個人及職能部門與學(xué)校年終評比表彰,年度考核掛起鉤來。由于目標(biāo)明確,措施得力,責(zé)任分明,各職能部門認(rèn)真對待,學(xué)生檔案資料的收集工作收效顯著,確保了學(xué)生檔案資料的信息完整。
(2)認(rèn)真審定收集到的檔案資料的質(zhì)量。無論是紙質(zhì)的還是電子的檔案資料,要嚴(yán)把檔案的書寫質(zhì)量關(guān)。對移交的檔案資料看是否按要求書寫;認(rèn)真檢查檔案資料的完整情況;查歸檔的資料是否缺少附件;查照片、聲像檔案是否有文字說明;查注重批示的是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名;查各種呈報審批表是否有審批機關(guān)簽字蓋章等,杜絕把不符合要求的檔案資料歸入檔案室。
(3)切實做好檔案資料的保密工作。做到不隨意堆放,隨意亂借。只有做好了學(xué)生檔案資料的收集、整理、編研工作,才能查找方便,進一步提高檔案資料的利用率,提高工作效率,更好的為學(xué)校的學(xué)生管理工作服務(wù),為教學(xué)工作服務(wù)。
2學(xué)生檔案整理的思路和方法
作為中職教育學(xué)校,要根據(jù)中等職業(yè)教育的特點的要求,在做好學(xué)生檔案資料收集工作的基礎(chǔ)上,按照一定的原則和方法,將處于零散和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列與編目,組成有序體系的過程,是檔案整理工作中的一個重要而且相對獨立的工作環(huán)節(jié),不經(jīng)過整理,任何檔案都無法進行有效的保管,更無法進行有效的利用。它還包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內(nèi)容客觀性的考證。通過檔案的整理,可以進一步了解的檢查檔案收集工作的質(zhì)量,促進檔案的收集工作;才能便于檔案的保管,便于維護檔案的完整與安全。只有把檔案組成條理化的系統(tǒng),才能客觀地反映出各種活動的本來面貌,便于開發(fā)利用檔案的信息資源,發(fā)揮檔案的利用價值。
3學(xué)生檔案分類的模式
中職教育學(xué)校的特點構(gòu)成了內(nèi)容豐富、形式多樣、價值珍貴的學(xué)生檔案內(nèi)容。現(xiàn)將我校的學(xué)生檔案分類作如下介紹。
3.1學(xué)籍檔案類
學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校在招生錄取工作中,經(jīng)過市教育局職業(yè)教育和成人教育科、市招生委員會辦公室和湖北省教育廳職業(yè)教育與成人教育處、湖北省高等學(xué)校招生委員會辦公室審核,具有法律效力。它包括學(xué)生的姓名、性別、身份證號、出生年月、畢業(yè)學(xué)校、報名號、考試成績、學(xué)號、所學(xué)專業(yè)、學(xué)制、籍貫、入學(xué)年月等。
3.2學(xué)生基本信息檔案
學(xué)生信息檔案是指通過招生錄取工作學(xué)生入校后,按照學(xué)生在校期間管理的要求,依據(jù)招生錄取名冊上學(xué)生的信息資料,制作學(xué)生卡片并填寫相關(guān)的基本信息。除招生錄取名冊上的信息外,它還包括家長姓名、詳細(xì)通訊地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班級、本人學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、家庭經(jīng)濟狀況、聯(lián)系電話等。
3.3學(xué)生學(xué)習(xí)成績檔案
它包括學(xué)生在校期間的各學(xué)科專業(yè)理論學(xué)習(xí)考試成績、社會實踐及實習(xí)成績、專業(yè)實驗課成績、專業(yè)技能操作成績及年度“三好學(xué)生”、“學(xué)習(xí)標(biāo)兵”、“學(xué)習(xí)積極分子”表彰的文件等。
3.4貧困生、中職生資助檔案
包括政府關(guān)于貧困生、中職生資助的有關(guān)文件,國家助學(xué)金個人申請表,身份證及戶口簿復(fù)印件,學(xué)生公示資料,公式結(jié)果匯報材料,助學(xué)金發(fā)放簽名名冊等。
3.5學(xué)生考勤管理檔案
以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部行政值班記錄、學(xué)生科值班記錄、班務(wù)日志及班主任工作日志為依據(jù),做好學(xué)生的考勤管理工作。包括學(xué)生在校期間病、事假記載,遲到、曠課記載,住讀生晚間查寢記載等。
3.6學(xué)生文體活動檔案
主要包括學(xué)校及上級主管部門組織的各項文體活動。如春季、冬季運動會紙質(zhì)及聲像檔案資料,迎元旦、“五一”、“五四”、護士節(jié)、“七一”、國慶文藝活動晚會紙質(zhì)及聲像檔案資料及參加社區(qū)活動、到社會福利院慰問孤寡老人文藝活動資料等。通過近幾年來對學(xué)生檔案資料的科學(xué)管理,檔案資料收集齊全、歸檔合理、使用方便,提高了學(xué)生檔案的管理水平,提高了檔案的利用率,同時也提高了工作效率,使檔案的價值得到了充分體現(xiàn)。