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一、分年分類化建檔

學(xué)校檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行分年度建檔，在每個(gè)年份下進(jìn)行分類，可分為黨群類（黨務(wù)工作、組織工作、宣傳教育工作、工會(huì)工作、團(tuán)委工作等）、行政類（行政事務(wù)工作、人事勞資工作、保衛(wèi)工作、總務(wù)工作、檔案、圖書工作、財(cái)務(wù)審計(jì)工作、國(guó)家、省市、校內(nèi)文件和通知、制度等）、教學(xué)類（教學(xué)日志、教研活動(dòng)、師資培養(yǎng)、教師論文、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)檢查記錄、學(xué)科教學(xué)成績(jī)、教學(xué)競(jìng)賽記錄、教學(xué)評(píng)價(jià)等、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、招生、畢業(yè)生、培訓(xùn)、學(xué)籍檔案在校生花名冊(cè)、學(xué)籍登記表、學(xué)籍變更、畢業(yè)生花名冊(cè)、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生評(píng)價(jià)資料等、教師檔案教師獎(jiǎng)懲資料、教師業(yè)務(wù)考核資料、教師學(xué)歷及進(jìn)修培訓(xùn)等資料、德育檔案班主任工作手冊(cè)、班級(jí)日志、主題班會(huì)資料、興趣小組資料、團(tuán)委活動(dòng)資料、教師德育論文獲獎(jiǎng)情況匯總資料、校園文化建設(shè)資料、依法治校活動(dòng)資料等等）、基本建設(shè)類（按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目整理歸檔。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含工程的可行性研究、立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程形成的文件材料、圖紙、圖表、影像資料等）、設(shè)備儀器類（按設(shè)備種類或型號(hào)整理歸檔，同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等）、會(huì)計(jì)檔案類（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等）、聲像實(shí)物類（照片、錄音帶、錄像帶、磁帶、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、各種證件、證書等）、電子檔案類（磁盤、光盤及軟硬件設(shè)備、電子文件的元數(shù)據(jù)、電子信息等）。除此之外，還有其他部分需要?dú)w檔資料，如安全工作資料、學(xué)校特色教育建設(shè)資料、衛(wèi)生資料等，如此繁多的種類建檔工作不能只靠檔案室的檔案員來承擔(dān)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立檔案建設(shè)與管理工作小組，進(jìn)行更加規(guī)范的整理、排序、歸檔和封存，如此才能保證學(xué)校各類檔案能夠全面、有序、高效得保存。

二、網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化管理

與信息時(shí)代和學(xué)校網(wǎng)絡(luò)化管理服務(wù)相適應(yīng)，中職校檔案工作也相應(yīng)地形成了科室——系部——學(xué)校——主管教育部門多方參與、各司其職、互為補(bǔ)充的網(wǎng)絡(luò)化格局。科室負(fù)責(zé)收集各類“第一手”資料，并及時(shí)更新基本信息；系部派專人負(fù)責(zé)分門別類整理，上交；主管教育部門檔案管理處負(fù)責(zé)整理市局單位的相關(guān)檔案資料，并對(duì)下屬學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作予以指導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，確保各校檔案工作落實(shí)到實(shí)處。

三、檔案員素質(zhì)培養(yǎng)

任何工作的發(fā)展，關(guān)鍵靠人才。學(xué)校要從實(shí)際需要出發(fā)，積極開展對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，利用省市級(jí)檔案培訓(xùn)班、兄弟單位業(yè)務(wù)交流、示范典型的參觀學(xué)習(xí)等多種方式來提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為中職校檔案工作的健康發(fā)展提供有力的人才保障。

四、提高檔案利用有效性

檔案工作不僅僅是收集和整理，還需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分析。中職校各類檔案是研究中職校教育教育教學(xué)改革、提高教師待遇等問題的重要依據(jù)，各類新政策的出臺(tái)都離不開檔案資料的有力支撐。因此，檔案工作人員還需要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的深度分析和研究，不僅要為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供計(jì)劃和管理依據(jù)，為學(xué)校歷史、理論研究等提供第一手資料，還要能夠從檔案信息中中找出中職校在發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾、新規(guī)律，為探索解決途徑和對(duì)策、制定政策和措施等提供一定的支，為擴(kuò)大學(xué)校的影響力和知名度、創(chuàng)建教育品牌、促進(jìn)學(xué)校跨越式發(fā)展、推進(jìn)社會(huì)文明建設(shè)等做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者：周冀單位：江蘇省連云港中等專業(yè)學(xué)校