科研檔案管理范文

前言：我們精心挑選了數篇優(yōu)質科研檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

第2篇

關鍵詞：科研檔案 科研管理 和諧發(fā)展

1 科研檔案管理與科研管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，是對科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，包括具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的相關文件材料。科研管理是圍繞科研項目的整個過程開展的各項管理活動，內容涉及科研項目的立項前、立項、實施、結題、結題后等全過程管理。它的目的是完成研究計劃目標并形成文字記載――形成科研檔案，以便于實際推廣應用，是各科研單位所追求的主要工作目標。現(xiàn)因多數科技人員對科研檔案的認識不足，忽略了科技檔案對科研管理重要的輔作用，僅僅停留在形成科研檔案的概念上。在實際工作中存在著為圖方便，而忽略了科研檔案形成中的必要流程和記錄等，大大降低了科研檔案質量的同時也阻礙了科研檔案利用推廣工作的展開。

隨著現(xiàn)代科技、經濟不斷發(fā)展，科研管理工作已不能僅僅滿足于以完成主管部門的項目計劃為目標，而是應在如何使項目更具創(chuàng)新性、現(xiàn)實性上作規(guī)劃，擺脫滯后的現(xiàn)狀。在科研成果轉化過程中，常常僅有成果榮譽而缺乏殷實的原始材料做佐證做基礎，或僅形成了脫離市場的科技成果，從而造成科研成果轉化困難，難以實現(xiàn)其自身價值，取得經濟效益。因此翔實完整的科研檔案對于推動科研管理工作的發(fā)展，實現(xiàn)科研成果的成功轉化，具有不可忽視的作用。

2 科研檔案管理與科研管理工作和諧發(fā)展是管理效益最大化的客觀發(fā)展要求

2.1 科研檔案管理和科研管理的共同工作目標要求兩者和諧發(fā)展。科研檔案管理是按照集中統(tǒng)一管理的原則，完整、準確、系統(tǒng)、安全地管理科研檔案，及時準確地提供科研檔案，為生產建設和科學技術研究服務，為經濟建設服務的一種工作。管理工作并不只局限于將科研材料整理、分類和保管，而主要目標是歸檔后科研檔案的再利用，將科研成果進行推廣實施，實現(xiàn)科研成果經濟效益和社會效益的最大化。

由此可見，科研管理目標的實現(xiàn)程度依賴于科研檔案管理水平的高低。兩者的和諧發(fā)展，才能相輔相成，從而創(chuàng)造出最大的效益。

2.2 科研檔案管理和科研管理的相互關系要求兩者和諧發(fā)展。科研檔案工作是對科研項目管理活動的延續(xù)，是記錄科技人員創(chuàng)造科研成果的載體，也是科技活動的結晶和產物，既來源于科研活動和科研管理工作的實踐，又服務于它們。科研檔案又是科研與經濟結合的重要媒介，一項高新技術的研發(fā)與深化，一個新產品的研制，都需要查閱大量的科研檔案，一旦開發(fā)研制成功，又需要借助科研檔案加以推廣。

由于科研檔案是貫穿于科研管理整個過程的一項工作，它在科研管理工作中得以體現(xiàn)自身的工作價值，也使科研管理工作成效得以很好的顯現(xiàn)，對科研管理有極大的促進、挖掘、繼承等作用。兩者的和諧發(fā)展是客觀科學發(fā)展要求，和諧發(fā)展才能夠創(chuàng)造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研檔案利用，促使科研項目成果轉化進程的新局面。

3 科研檔案管理工作與科研管理工作“四同步”――和諧發(fā)展的對策

和諧發(fā)展就意味著同步發(fā)展，科研檔案管理和科研管理工作實行“四同步”管理，有助于實現(xiàn)各自管理目標，創(chuàng)造最大管理效益。

3.1 下達項目計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步。科研項目立項階段，科研管理部門首先要幫助科技人員了解需求,國內外同領域研究的信息，選好題，選對題，增強科技人員項目立項的命中率。在項目計劃任務下達后，對科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件及時做好科研檔案收集工作。

3.2 檢查項目計劃實施進度與檢查科研文件材料形成情況同步。科研項目實施階段，在課題計劃任務下達后，首先制定實施方案，據合同準備項目實施的相應條件、年度或階段計劃、資金管理使用、年度或階段總結，并以文字的形式對其它問題進行說明。開展科研檔案中有關課題項目的各種載體重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等材料收集的實施監(jiān)督，切實維護科研材料的真實性、連貫性和系統(tǒng)性。

3.3 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步。科研項目完成階段，要建立驗收管理體系，積極引入科技評價機制,對已完成的課題進行全面的績效評價，對承擔單位及研究人員的科研任務完成情況建立信譽檔案。科研檔案部門對經批準結束的項目，應及時整理各項資料，包括項目工作總結、研究報告、論文專著，有關圖片、照片、錄像、軟盤、標本、原始記錄、分析資料等，按照有關科研檔案管理要求，辦理歸檔手續(xù)，做出課題歸檔是否符合要求的意見，如不符合要求，必須重新申請移交。未辦理歸檔手續(xù)或歸檔手續(xù)不完備者，不予鑒定或申報成果。

第3篇

關鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策

      21世紀以來，科學技術發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統(tǒng)計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。

一、高校科研檔案管理的特點

據國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一

高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個過程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。

     2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一

有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現(xiàn)實效用。而與此同時，隨著信息技術的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務內容和職責，具有很強的專業(yè)性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業(yè)載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業(yè)知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高校科研檔案管理存在的問題5

根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高校科研檔案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設，沒有落到實處。

第三，管理機構不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設備多現(xiàn)代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態(tài)。

   三、加強高校科研檔案管理的對策

上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：

一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內容，采取最優(yōu)管理模式。應采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現(xiàn)科研檔案的社會價值。7

二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價值，發(fā)揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現(xiàn)認識和構建高校科研檔案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強科研檔案的動態(tài)管理

科研檔案管理應該建立在動態(tài)的全員參與基礎上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運行。

參考文獻：

[1] 仁傳宇.科技檔案管理學（修訂本）［M］.北京：中國人民大學出版社，1998.

[2] 張靜. 論科研檔案管理規(guī)范構建的宗旨——基于三個現(xiàn)有規(guī)范的分析［J］. 檔案學通訊，2010，（04）.

[3] 張金平.高校教學檔案工作的思考［J］.蘭臺世界，2007,(17)

[4] 王曉東.淺析高校科研檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)

[5] 王淑改.企業(yè)科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)

1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高校科技成果轉化的現(xiàn)狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

3 國際檔案局.科技技術研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]. 國檔發(fā)[1987]6號.

4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5

5 張玉霞.高職院校科研檔案管理芻議[J]. 大家.2011.15