企業(yè)檔案信息化論文3篇范文

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第一篇

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

各企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在發(fā)展不平衡的情況，部分企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè)，而有一些則沒有，尤其是一些中小企業(yè)。即便是在已經(jīng)開展了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的企業(yè)中，也存在著極大的不平衡。規(guī)模大且效益好的企業(yè)，其檔案信息化建設(shè)的投入也多，并且也取得了較好的效果；而對于一些規(guī)模小且效益差的企業(yè)，其檔案信息化建設(shè)投入較少，往往效果也差，很多信息化建設(shè)項目比較落后或一直停留在原計劃中。一般來說，大型國有企業(yè)的信息化建設(shè)要好于中小企業(yè)，石化、電力和鋼鐵等效益好的企業(yè)優(yōu)于其他企業(yè)，東部企業(yè)優(yōu)于中西部企業(yè)。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃。領(lǐng)導(dǎo)方向的正確與否直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)，要實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)便只能是一句空話。因此，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，首先要成立一個專門領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，由這個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)負責(zé)組織相關(guān)部門和人員制定規(guī)劃，同時合理地協(xié)調(diào)各部門的工作，控制資金、技術(shù)和人員的調(diào)配。此外，加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)重要性的宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員真正認識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，只有這樣才能保證他們能夠真正地投入到檔案信息化建設(shè)中。

（二）加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案信息化建設(shè)很重要的一點便是加強企業(yè)檔案基礎(chǔ)整理工作，為做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。加強對反傾銷檔案、企業(yè)文化檔案、信用檔案和知識產(chǎn)權(quán)檔案等企業(yè)核心信息資源的收集和管理；加強企業(yè)電子文件的管理歸檔；注重企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，致力于建設(shè)功能強大的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)。目前，已保存的企業(yè)檔案信息資源主要是以傳統(tǒng)載體形式存在，企業(yè)檔案數(shù)字化信息資源較少，因此，必須加快傳統(tǒng)載體企業(yè)檔案信息數(shù)字化進程，增加數(shù)字化企業(yè)檔案信息資源總量。企業(yè)檔案信息是國家重要的戰(zhàn)略資源和寶貴財富，必須從法律法規(guī)、技術(shù)保障、組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施等多方面統(tǒng)籌考慮，構(gòu)建強大的企業(yè)檔案信息安全保障體系，制定相關(guān)的檔案信息安全保障措施，加強管理，運用先進的信息安全保障技術(shù)來保證企業(yè)檔案信息的安全。

（三）加快相關(guān)標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中不可或缺的要素，是企業(yè)信息化建設(shè)的基本保障。無論是企業(yè)電子文件接收，還是企業(yè)館藏檔案數(shù)字化，都要堅持規(guī)范性原則，制定出相應(yīng)的規(guī)范和標準，按照統(tǒng)一的規(guī)范對企業(yè)電子文件進行歸檔，傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)檔案的數(shù)字化及數(shù)字化檔案的保管、利用都需要按照規(guī)范標準進行，避免互不兼容、各自為政和重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生，讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)有章可循、有法可依。

（四）注重人才隊伍的建設(shè)。由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項技術(shù)性和專業(yè)性很強的工作，因而人才隊伍的建設(shè)顯得尤為重要。企業(yè)檔案管理人員在日常工作中要加強自身素質(zhì)和專業(yè)的培養(yǎng)，注重法律、管理科學(xué)、信息技術(shù)等各方面知識的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求；同時，企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，積極探索檔案信息開發(fā)利用方式，主動去了解掌握企業(yè)檔案中的有用信息，實現(xiàn)從企業(yè)檔案管理者到企業(yè)檔案信息開發(fā)者的角色轉(zhuǎn)變。

作者：黃駿單位：廣州市第二建筑工程有限公司

第二篇

1提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略

（1）創(chuàng)建計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實際狀況，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)的運行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機密性檔案以及知識產(chǎn)權(quán)檔案，對于一些公開地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過局域網(wǎng)進入國際互聯(lián)網(wǎng)，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。

（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標準，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業(yè)，別人通過查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進行規(guī)范的商業(yè)往來和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險和交易風(fēng)險。

（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因為企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實現(xiàn)自身的價值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過身份認證在任何一臺聯(lián)機電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發(fā)者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現(xiàn)與系統(tǒng)開發(fā)者達成共識，進而設(shè)計出符合企業(yè)檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率與實用性。

（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開對企業(yè)檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對性地研究市場經(jīng)濟條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。

2結(jié)束語

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會與時展的必然趨勢。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。

作者：王星勻單位：紅云紅河煙草（集團）有限責(zé)任公司紅河卷煙廠

第三篇

1.企業(yè)管理層不重視

現(xiàn)目前，我國相當(dāng)一部分企業(yè)在進行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，前期階段所涉及到的調(diào)研工作不夠充分，直接導(dǎo)致最終所建設(shè)起來的自動化系統(tǒng)功能、數(shù)字化檔案都無法為相關(guān)用戶是提供便利，相關(guān)檔案信息化工作的專業(yè)人員，在這一期間也沒有及時的到位。那么在實際執(zhí)行相關(guān)工作的過程中，如何過企業(yè)檔案資源體系沒有進行良好的分類、整理、檢索、編研，并且沒有建立起具有良好效果的檔案信息管理制度，甚至于沒有建立起具有規(guī)模性的檔案數(shù)據(jù)庫，沒有將現(xiàn)代化的計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案信息的管理工作中，也就無法真正的建立起一支現(xiàn)代化的檔案信息管理隊伍，無法實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。依據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計來看，我國當(dāng)前的企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)體系中，能夠直接通過計算機進行管理的目錄僅僅只占到了總體數(shù)據(jù)的2%，這和信息化檔案建設(shè)的目標相比較而言，相去甚遠。因此，針對企業(yè)檔案信息來構(gòu)建起一個數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于檔案的收集、貯存、積累信息進而幫助企業(yè)建設(shè)提供決策輔助來說，起到了至關(guān)重要的作用。尤其是隨著我國企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動執(zhí)行過程中，大量橫向信息的文件種類、互動、數(shù)量增加等面的情況下，其載體形式也同樣在朝著多樣化的方向進行轉(zhuǎn)變。現(xiàn)如今，專業(yè)人員所呈現(xiàn)出普遍低素質(zhì)現(xiàn)象，實際上已經(jīng)成為了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中的一個瓶頸。也就是說，現(xiàn)階段各個企業(yè)檔案工作人員所呈現(xiàn)出的多方面素質(zhì)水平，還無法滿足現(xiàn)代社會信息化形式的發(fā)展需求。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的設(shè)想與對策

現(xiàn)目前，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作實際上已經(jīng)成為了一個迫在眉睫的問題，并且還需要長期性的堅持，那么在這基礎(chǔ)上，所應(yīng)當(dāng)要采取的建設(shè)措施主要有以下幾個方面：

2.1檔案信息化是決策和管理的基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作執(zhí)行的根本目的，就是為了能夠使得企業(yè)本身的運行效率大幅度提升，進而強化領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)據(jù)側(cè)水平、管理能力，那么這就需要從最小投入、最大獲利的角度出來，來構(gòu)建出一個真正適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體系發(fā)展的檔案管理體系。同時，也的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要充分的認識到，檔案開發(fā)信息資源實際上是企業(yè)發(fā)展過程中，自身管理、決策中的必須，進而充分的認識到檔案信息化人才隊伍是檔案信息化建設(shè)過程中，極為重要的一個客觀因素。此外，任何一個檔案信息系統(tǒng)在進行建設(shè)的過程中，實際上都不是某個單獨的部門所能夠獨立完成的，這都需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層加以協(xié)調(diào)，促使各個部門都能夠積極的參與到其中，達到協(xié)調(diào)、全面組織的保證。通常情況下，都是由各個部門來提出相應(yīng)的要求，分析用戶本身的實際需求，之后再通過檔案信息系統(tǒng)部門，達到開發(fā)、集成的目的，進而由領(lǐng)帶來提出針對性的解決措施。

2.2企業(yè)檔案信息化建設(shè)是市場經(jīng)濟發(fā)展需求

檔案本身實際上就是大量社會信息資源構(gòu)成的一個基礎(chǔ)，尤其是現(xiàn)代社會正處在一個信息時代體系發(fā)展過程中，人們對于信息上的需求，已經(jīng)從以往的數(shù)量超支質(zhì)量需求進行轉(zhuǎn)變，但也正是由于這方面因素的影響，使得檔案信息化建設(shè)、提供服務(wù)的相關(guān)工作，面臨了巨大的挑戰(zhàn)，這方面的影響使得檔案管理開始出現(xiàn)了質(zhì)的變化。特別是在市場發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案信息管理部門，必須要對于相關(guān)的觀念加以轉(zhuǎn)變，研究出真正符合市場經(jīng)濟、信息社會發(fā)展需求的檔案體系。具體來說主要有以下幾個方面：

2.2.1建立人才第一的思想觀念以往傳統(tǒng)的檔案工作，實際上都是將保管當(dāng)做其中所存在的主體，并且利用封閉式檔案室進行貯存，提供給相應(yīng)的人員進行閱讀、利用，在這一過程中，管理人員實際上就類似于保管員。毫無疑問的，在如今信息時展的過程中，以往傳統(tǒng)形式下的檔案信息體系，已經(jīng)不能夠滿足人們的實際需求。而對于信息時代的社會來說，人們更依賴于通過人本身的知識、技能、素質(zhì)、業(yè)務(wù)熟練程度，以及智力資源等，來對于信息資源的掌握以及實際擁有程度加以體現(xiàn)。而將這方面具體到檔案管理工作中后，相關(guān)檔案人員在實際執(zhí)行收集、管理、提供、利用、開發(fā)等過程中，實際上都起到了至關(guān)重要的作用，管理人員不僅僅是檔案數(shù)據(jù)庫的建造者、維系者，同樣也是信息提供與索取之間的紐帶，是檔案信息質(zhì)量的保障。因此，企業(yè)在進行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，必須要樹立起檔案管理第一的觀念。

2.2.2建立檔案研究首要地位觀念檔案信息化管理部門本身，應(yīng)當(dāng)要將檔案與社會之間融為一個整體，讓檔案信息化能夠直接面向社會，但在這一過程中，單純使用檔案管理實體是不夠充足的，還應(yīng)當(dāng)要使得資源的收集理念，真正的轉(zhuǎn)變到資源利用上，進而對于檔案館藏所涉及到的內(nèi)容進行深層次的挖掘，有目標、有計劃的對于社會上的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)加以收集，主動的針對檔案信息進行分析，進而讓檔案信息能夠真正的成為對于社會發(fā)展有著利益的知識。必須要在檔案管理人員管理體系中，對于研究、利用、熟悉館藏的風(fēng)氣進行提倡，不能夠單純的追求數(shù)量。要加以了解的是，在如今的信息時代，網(wǎng)絡(luò)的便捷性使得電子信息資源數(shù)量大幅的增加，相關(guān)文件只要通過網(wǎng)絡(luò)的形式便能夠查閱，這才是檔案是信息化建設(shè)所帶來的變革。

2.3實現(xiàn)資源的共享與整合

信息資源具有自身的特殊性，它能夠通過不斷的擴充信息量使其信息資源得到有效的利用，從而達到使利用效率增加的目的。所以，企業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)在設(shè)立在專門的信息管理中心或者檔案管理室，使內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)能夠得到有效的同時，同時對各個編號進行合理的分類，對軟件的功能設(shè)置進行統(tǒng)一的劃分，形成局域網(wǎng)，實現(xiàn)內(nèi)部資源的共享，最終達到無紙化辦公的目的。除此以外，當(dāng)企業(yè)在向外部信息時，還應(yīng)當(dāng)做到對信息資源的保密，同時還應(yīng)該可行的考慮信息資源利用和信息資源保密之間的關(guān)系，在積極開展對外服務(wù)的同時，使內(nèi)部的信息資源的保密性得到提升。在信息的收集上，還應(yīng)當(dāng)注重多元化，將個各類資源整合到一起，豐富檔案資料庫，以此來為企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的信息基礎(chǔ)服務(wù)。另外，還可以根據(jù)企業(yè)自身檔案的特點，設(shè)立專門檔案管理模塊，為專業(yè)人士提供針對性的查詢服務(wù)。

3.結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案信息化管理建設(shè)實際上是一個長期性的任務(wù)，其本身是當(dāng)前社會化發(fā)展過程中對于檔案事業(yè)所呈現(xiàn)出的必然需求。也就是說，檔案信息化的建設(shè)工作，不僅僅是企業(yè)管理者本身所需要重視的工作，同時也是每一個檔案管理人員的職責(zé)所在。所以，在當(dāng)前企業(yè)檔案工作發(fā)展的過程中，就必須要針對企業(yè)檔案的多方面管理素質(zhì)加以強化，最大限度的確保能夠與時俱進，進而利用更加完善的企業(yè)檔案信息化措施，來最大限度的確保企業(yè)檔案信息能夠滿足社會的需求，讓企業(yè)檔案信息能夠走上可持續(xù)的發(fā)展道路。

作者：顏昱輝單位：中國航空動力機械研究所608所