企業(yè)檔案信息化管理論文3篇范文

本站小編為你精心準(zhǔn)備了企業(yè)檔案信息化管理論文3篇參考范文，愿這些范文能點(diǎn)燃您思維的火花，激發(fā)您的寫作靈感。歡迎深入閱讀并收藏。

第一篇

一、確保檔案試題和檔案信息的安全與保密

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備的使用和管理，凡涉及涉密檔案的電子設(shè)備、通信和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)均應(yīng)符合保密要求。涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，嚴(yán)禁用處理國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞涉密信息。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)切實(shí)做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部環(huán)境、檔案信息和網(wǎng)絡(luò)的安全管理工作，及時(shí)消除安全隱患。將檔案的安全工作與崗位責(zé)任掛鉤，實(shí)行檔案安全責(zé)任制。同時(shí)應(yīng)完善應(yīng)急措施，制定應(yīng)急預(yù)案，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。對(duì)企業(yè)來說，首先根據(jù)本企業(yè)科研生產(chǎn)的實(shí)際情況，對(duì)不應(yīng)公開的涉密信息，應(yīng)采取措施加以保護(hù)。其次，要加強(qiáng)保密知識(shí)的宣傳，讓保密意識(shí)深入人心。再次，要根據(jù)企業(yè)科研生產(chǎn)的實(shí)際情況和企業(yè)發(fā)展的需求，依法及時(shí)做好涉密信息的解密工作，處理好保密與利用之間的關(guān)系，為企業(yè)的發(fā)展提供全面、可靠的信息。

二、建設(shè)功能強(qiáng)大的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)

（一）實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化背景下的文件、檔案一體化管理，將文件運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案工作的需求一同嵌入管理系統(tǒng)中，記錄電子文件從形成到電子檔案歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況，實(shí)現(xiàn)前端控制。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的靈活性和可擴(kuò)展性。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的差異性要求檔案管理系統(tǒng)具有靈活性和可擴(kuò)展性，只有建立靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，滿足企業(yè)不同檔案類型的需要，實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲(chǔ)與檢索。要求系統(tǒng)既能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門隨時(shí)將形成的有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸，又能將庫(kù)藏歷史檔案掃描后進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)利用者通過身份權(quán)限確認(rèn)，就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到所需的檔案信息，不必到檔案部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。可以隨時(shí)隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、設(shè)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記、催還提醒等等，使檔案人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化。

三、注重人員素質(zhì)建設(shè)

伴隨著科技社會(huì)的來臨，技術(shù)性人員也顯得越發(fā)的重要。在檔案信息化的建設(shè)中，尤其不能忽視人員素質(zhì)的提高及建設(shè)的問題。加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)，變“檔案守護(hù)者”為“檔案信息開發(fā)者”，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。因此，要充分利用并發(fā)揮高素質(zhì)的人才作用。培養(yǎng)人才創(chuàng)新意識(shí)，通過專題講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)研討等方式加強(qiáng)培訓(xùn)信息技術(shù)人員。為實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的創(chuàng)新，在檔案信息化建設(shè)中，建設(shè)一支信息技術(shù)過硬、專業(yè)知識(shí)牢固、業(yè)務(wù)精、綜合素質(zhì)高、適應(yīng)“數(shù)字油田”建設(shè)需要的管理隊(duì)伍是必不可少的。

此外，為了提高信息化技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，企業(yè)還必須加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)以及對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的保養(yǎng)。特別要注意的是充分發(fā)揮多媒體的功能，建立企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。充分改變紙質(zhì)檔案信息所帶來的弊端，利用信息技術(shù)的發(fā)展來推動(dòng)企業(yè)檔案信息共享性的高度實(shí)現(xiàn)。

作者：馬鴻新單位：哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司

第二篇

1在服務(wù)的基礎(chǔ)上注重拓展經(jīng)濟(jì)效益

1.1要更加明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識(shí)。信息資料電子化、網(wǎng)絡(luò)化給企業(yè)帶來了極大的便利，但同時(shí)也帶來了信息安全的隱患，在競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的今天，哪家企業(yè)能夠把握住適應(yīng)社會(huì)需求的新產(chǎn)品，誰就能夠占領(lǐng)市場(chǎng)的制高點(diǎn)，而記錄這些新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與生產(chǎn)的相關(guān)資料就由檔案管理人員保存，其重要性可想而知。

1.2進(jìn)一步深入了解檔案的實(shí)際利用價(jià)值。檔案資產(chǎn)由固定資產(chǎn)及無形的伴生資產(chǎn)組成，它伴隨著產(chǎn)品的整個(gè)生命周期。如何深入了解其實(shí)用價(jià)值，這就需要檔案管理人員對(duì)產(chǎn)品從原料采購(gòu)、庫(kù)存管理到產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售甚至回收過程，有一個(gè)系統(tǒng)性的了解。

2檔案管理體制變革以適應(yīng)高速發(fā)展的信息化企業(yè)

現(xiàn)代化、信息化企業(yè)的特點(diǎn)是資產(chǎn)信息管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，各部門之間的聯(lián)系不再像以前的孤島，而是通過數(shù)據(jù)庫(kù)及計(jì)算機(jī)以神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的方式聯(lián)系到一起，形成一個(gè)緊湊的系統(tǒng)。同時(shí)行政管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分離，管理更加科學(xué)化。要適應(yīng)這樣的變化，檔案管理工作也必須進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革和機(jī)制創(chuàng)新[3]。

2.1和許多政府與國(guó)有企業(yè)改革一樣，檔案管理的機(jī)構(gòu)改革的必由之路也是首先進(jìn)行機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)。改革無異于一場(chǎng)戰(zhàn)役，如果不輕裝上陣勢(shì)必在后續(xù)的改革之路上舉步維艱，最終導(dǎo)致改革失敗。機(jī)構(gòu)的精簡(jiǎn)首先從資料的管理方式開始，將以前的散布的各種介質(zhì)形式存放的檔案統(tǒng)一變?yōu)殡娮臃绞郊械街醒霐?shù)據(jù)庫(kù)中存放，再配套專業(yè)的檔案管理軟件，通過網(wǎng)絡(luò)的方式連接到各個(gè)部門。這樣就將零散的檔案資料集中到了一個(gè)大的電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，各個(gè)部門只要按照自己的身份賬號(hào)登陸及可查詢或修改自己職能所對(duì)應(yīng)的那一部分檔案內(nèi)容。如此集中的信息化管理不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資料的精簡(jiǎn)而且實(shí)現(xiàn)了檔案管理人員的精簡(jiǎn)，避免了資料的冗余及工作人員的責(zé)任交叉，大大提高了工作效率和工作精準(zhǔn)度。

2.2提高檔案管理效率。在形成一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)后，下面要做的就是建立一套完整的制度，使這個(gè)系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)了，基于此管理軟件，應(yīng)有明確的分工，不但各個(gè)大的部門應(yīng)配有專人進(jìn)行接觸和資料管理，各個(gè)管理員之間應(yīng)有一個(gè)總管理員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，此外還應(yīng)有專門的系統(tǒng)維護(hù)人員，這樣在管理員之間也建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，統(tǒng)一而高效。

2.3靈活細(xì)化的管理制度。新時(shí)期的制度創(chuàng)新不是要形成條條框框新的管理制度，而是要在遵守基本標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上適當(dāng)提高制度的柔性和可擴(kuò)展性。因?yàn)橛?jì)算機(jī)管理軟件并不是萬能的，這就需要管理者在進(jìn)行檔案管理的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成適應(yīng)所在企業(yè)甚至所在部門崗位新的檔案管理辦法。為配合這一柔性化的改變，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)做成模塊化并且可擴(kuò)展，在管理人員有了新想法后，可以通過擴(kuò)展接口進(jìn)行功能擴(kuò)展，形成新的檔案管理模塊。這樣就形成了一個(gè)靈活的、不斷成長(zhǎng)的管理制度，不停的為檔案管理提供活力。

3系統(tǒng)內(nèi)部管理創(chuàng)新，管理系統(tǒng)得到全面提升

3.1由于企業(yè)中檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和經(jīng)驗(yàn)水平參差不齊，因此需要對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)。對(duì)于那些年長(zhǎng)些，工作經(jīng)驗(yàn)足，對(duì)企業(yè)較為了解的老員工，采用計(jì)算機(jī)水平結(jié)合系統(tǒng)整體功能培訓(xùn)的方式；對(duì)于年輕人，對(duì)企業(yè)各個(gè)部門不是很了解，應(yīng)先進(jìn)性企業(yè)整體運(yùn)作的相關(guān)實(shí)踐培訓(xùn)，然后再進(jìn)行軟件系統(tǒng)培訓(xùn)。在培訓(xùn)結(jié)束后要采用以老帶新的方式進(jìn)行一段時(shí)期的磨合。

3.2要進(jìn)行整個(gè)企業(yè)員工的規(guī)范性培訓(xùn)，這樣將大大減少檔案管理人員的工作量，提高檔案管理效率。企業(yè)信息化后，所有技術(shù)材料將實(shí)現(xiàn)無紙化管理，企業(yè)的每一個(gè)崗位都應(yīng)能夠形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子材料，這就要求每個(gè)員工對(duì)計(jì)算機(jī)以及通用的辦公管理軟件熟悉會(huì)用，并且能夠適應(yīng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的要求。同時(shí)對(duì)針對(duì)本部門的檔案管理的工作應(yīng)該有一定了解，這樣更有利于今后的溝通。

3.3檔案管理既是企業(yè)工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案系統(tǒng)的成員之一。因此，應(yīng)積極與國(guó)家檔案管理相對(duì)接，及時(shí)了解國(guó)家檔案系統(tǒng)的新動(dòng)向、新規(guī)范；同時(shí)應(yīng)不斷關(guān)注檔案科研的新動(dòng)向，緊跟檔案科學(xué)管理的最前沿，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的不斷提高。

作者：史曉杰單位：開封市城市建設(shè)檔案館

第三篇

一、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的不足之處

（一）一些企業(yè)對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足企業(yè)管理理念陳舊，認(rèn)識(shí)不到實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展所具有的重要影響作用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)得不到有效構(gòu)建和發(fā)展，這是企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的主要問題。該問題的出現(xiàn)，主要集中在一些中小型企業(yè)中，這些中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層目光相對(duì)比較短淺，跟不上時(shí)展腳步，也就對(duì)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化所具有的重要意義沒有引起足夠重視，也意識(shí)不到實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)提升企業(yè)檔案管理工作效率和方便企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案信息的利用，更好的推動(dòng)企業(yè)發(fā)展具有多么重要的影響意義。他們固執(zhí)的認(rèn)為，檔案管理工作就應(yīng)該是檔案管理工作人員的工作，只有利用管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，才是保證企業(yè)檔案管理工作效率，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)和利用的最佳選擇。因此，這些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人不支持企業(yè)檔案施行信息化管理，自然也就限制了企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）企業(yè)檔案信息化管理制度不健全企業(yè)檔案信息化管理也是企業(yè)管理工作的重要組成部分之一，因此，想要更好的施行信息化管理，就要先建立健全的檔案管理制度。但是目前，由于檔案信息化管理發(fā)展時(shí)間尚短，信息系統(tǒng)建設(shè)還不夠完善，所以，大多數(shù)企業(yè)的精力都放在發(fā)展和完善企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)上，而忽略了建立相應(yīng)的管理制度，在一定程度上影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。另外，由于企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)正處于發(fā)展階段，其信息化管理工作隨時(shí)都會(huì)發(fā)生變化，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理工作進(jìn)程起伏不定，如果沒有相應(yīng)的完善的管理制度，很容易使檔案管理工作偏離管理目標(biāo)，不利于檔案信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展和完善。

（三）缺乏有方向性的構(gòu)建指導(dǎo)在企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)和實(shí)現(xiàn)過程中，缺乏有方向性的建設(shè)指導(dǎo)意見也是當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理中存在的主要問題之一。由于沒有明確的建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展方向，一些企業(yè)在信息管理系統(tǒng)建設(shè)中存在著盲目冒進(jìn)的情況，雖然從表面上看來企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了可喜進(jìn)步，但實(shí)際上，其管理工作已經(jīng)在很大程度上甚至是完全脫離了起初設(shè)定的建設(shè)目標(biāo)，將企業(yè)檔案信息化管理工作變成了一個(gè)“空殼”，起不到實(shí)際的管理作用，也不能有效提高檔案管理工作效率。

（四）缺乏專業(yè)的管理人才該問題主要表現(xiàn)在企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)過程中，原有的企業(yè)檔案管理工作人員并沒有親自參與到檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建當(dāng)中，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的都是計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員。這就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)人員熟悉新型的檔案信息化管理內(nèi)容和流程，但是卻不能進(jìn)行檔案管理工作。而原有的檔案管理工作人員雖然精通檔案管理，但是卻對(duì)新型的檔案信息化管理工作內(nèi)容和流程不是很熟悉，無法順利利用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用。該問題的出現(xiàn)，不僅會(huì)大大降低企業(yè)檔案管理的工作效率，還會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)和利用，在一定程度上限制了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二、解決企業(yè)檔案信息化管理工作中問題的有效對(duì)策

（一）明確檔案管理工作的重要性檔案管理是企業(yè)管理工作中比較重要的組成部分之一，企業(yè)管理人員應(yīng)該對(duì)其引起足夠重視。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化，不僅能夠提升檔案管理工作效率，還能夠有效減少工作失誤的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化，更精確的對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)和利用。因此，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)該明確檔案管理工作的重要性，知道其對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展所起到的重要影響作用，加大人力、物力以及財(cái)力的投入，進(jìn)而加快檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，提高檔案管理工作水平，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)，為企業(yè)各領(lǐng)域提供更高效的檔案信息利用服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)更好、更快發(fā)展。

（二）完善檔案信息化管理制度目前，絕大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)都處于發(fā)展階段，還存在極大變數(shù)，如果沒有相應(yīng)的比較完善的管理制度，很容易導(dǎo)致信息化建設(shè)出現(xiàn)方向性問題，在一定程度上影響企業(yè)檔案管理工作效率的提高和檔案信息開發(fā)的精確度。因此，在建設(shè)和完善企業(yè)檔案管理信息化的同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該先對(duì)自身規(guī)模、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展特點(diǎn)以及企業(yè)人員編制特點(diǎn)等進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查了解，然后在此基礎(chǔ)上，充分借鑒企業(yè)現(xiàn)有管理制度，建立高效、合理、完善的檔案信息化管理制度，保證檔案管理工作順利、安全、高效進(jìn)行，提升檔案管理和利用效率。

（三）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的利用，逐漸將文本檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這樣不僅可以方便對(duì)檔案進(jìn)行管理，還能夠根據(jù)不同級(jí)別對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置檔案訪問和管理權(quán)限，提高檔案管理工作的安全性。除此之外，還應(yīng)該在信息管理系統(tǒng)中構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案以及開發(fā)出來的檔案信息儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣，不僅檔案管理工作人員可以通過信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)，企業(yè)其他領(lǐng)域的工作人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行訪問和利用，大大方便了檔案管理工作的順利進(jìn)行，提高了檔案管理和使用效率。

（四）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)想要提高企業(yè)檔案管理工作效率，就要擁有一批高素質(zhì)、高能力、高水平的管理隊(duì)伍，因此，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，通過不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高管理人員管理水平。首先，如果在企業(yè)中，檔案管理信息系統(tǒng)還處于構(gòu)建階段，企業(yè)應(yīng)該讓檔案管理工作人員參與到系統(tǒng)的構(gòu)建當(dāng)中，更好的熟悉系統(tǒng)的內(nèi)容和管理流程，讓原有的檔案管理工作人員也能夠直接投入到企業(yè)檔案信息化管理工作中。其次，如果企業(yè)信息管理系統(tǒng)已經(jīng)構(gòu)建完畢，只是出于完善階段，企業(yè)則應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)和不斷進(jìn)行實(shí)踐，提升管理人員技能水平，提高管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)。

三、結(jié)束語

在企業(yè)管理工作中，檔案管理是比較重要的組成部分之一，對(duì)提高企業(yè)檔案管理工作和檔案信息開發(fā)、利用工作效率，保證企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展有著極為重要的影響作用。因此，企業(yè)應(yīng)該重視起檔案信息化管理工作，通過對(duì)當(dāng)前管理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，尋找到能夠有效解決管理問題的方法，提高企業(yè)檔案管理工作效率。

作者：巫潔萍單位：廣州供電局有限公司