數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與運(yùn)用分析范文

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[摘要]檔案是承載生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料、個(gè)人信息、行政文書(shū)的重要憑證，是社會(huì)文明發(fā)展的重要組成部分。檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅為人們提供了高效便捷的檔案管理方法，更是為一些歷史久遠(yuǎn)的重要資料的永久性留存提供了可能。在數(shù)字化檔案建設(shè)如此重要的今天，完善數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)技術(shù)刻不容緩。本研究從數(shù)字檔案系統(tǒng)在我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況和存在的問(wèn)題出發(fā)，探討如何更好地在企事業(yè)單位設(shè)計(jì)和應(yīng)用安全、準(zhǔn)確、高效的數(shù)字檔案系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用于生活的方方面面。數(shù)字檔案的建立對(duì)于現(xiàn)代化管理具有非常重要的意義。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，具有可以海量?jī)?chǔ)存、即時(shí)上傳、大范圍共享、不易損壞、綠色環(huán)保的優(yōu)勢(shì)，但由于數(shù)字檔案館是新概念，相比于已經(jīng)建立起完備體系的傳統(tǒng)模式，數(shù)字檔案各方面仍有欠缺，使其作用大打折扣。

一、傳統(tǒng)數(shù)字檔案系統(tǒng)存在的缺陷

（一）數(shù)字檔案系統(tǒng)技術(shù)缺陷數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息檢索技術(shù)、數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮等高新技術(shù)的支持，這些技術(shù)的發(fā)展制約著檔案數(shù)字化的進(jìn)程，同時(shí)也決定了數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的復(fù)雜性。數(shù)字檔案系統(tǒng)的技術(shù)缺陷主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是信息采集錄入過(guò)程；二是信息存儲(chǔ)過(guò)程。目前我國(guó)現(xiàn)有的數(shù)字檔案系統(tǒng)大多還是通過(guò)紙質(zhì)文件掃描錄入，并不能真正實(shí)現(xiàn)綠色經(jīng)濟(jì)效益，掃描質(zhì)量也容易受到諸多因素的影響，而且掃描后圖像和文字互相識(shí)別轉(zhuǎn)換的錯(cuò)誤率大，需要入庫(kù)人員耐心檢驗(yàn)校正。數(shù)字檔案信息需要利用計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟硬件設(shè)備才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)資料上傳，如因雷雨天氣或線路障礙原因?qū)е屡c服務(wù)器的連接異常中斷，有可能導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)資料喪失；而機(jī)器設(shè)備本身如果存在電磁波輻射過(guò)強(qiáng)，也將會(huì)面臨著核心文件泄露的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案存在不同軟件不同系統(tǒng)間無(wú)法資源共享的現(xiàn)象，容易在一定程度上形成信息隔離。

（二）缺乏規(guī)范化管理相比于歷史發(fā)展悠久并形成了從信息采集到歸檔記錄一整套完備規(guī)范的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案的管理研究具有嚴(yán)重的滯后性。對(duì)存檔的電子文件沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)字檔案信息資源不能夠形成嚴(yán)謹(jǐn)有序的結(jié)構(gòu)，不利于數(shù)字檔案的規(guī)范化管理。管理方式的不合理導(dǎo)致信息資源的許多文件不能及時(shí)歸檔、檢索結(jié)果呈現(xiàn)不充分，對(duì)于使用者而言是極其不方便的。數(shù)字檔案系統(tǒng)管理秩序的混亂歸根結(jié)底還是由于缺少數(shù)字化管理理念、管理方法的指導(dǎo)。要想發(fā)展成熟的數(shù)字檔案體系，就必須研究和發(fā)展新型的數(shù)字化管理思想。

（三）數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不合理功能結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)是否合理決定著數(shù)字檔案系統(tǒng)能否滿足人們的使用需求。數(shù)字檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)缺乏系統(tǒng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，不管是在資料內(nèi)容上還是在地域差異上，現(xiàn)有體系下的數(shù)字檔案都缺乏科學(xué)均衡的結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)檔案主要是以紙質(zhì)文件為主，因此人們?cè)谠O(shè)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的時(shí)候往往容易忽視一些珍貴的多媒體資料的收集和保存，造成電子檔案結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失調(diào)。從地域上看，中央和地方之間、東西部之間、城鄉(xiāng)之間建立的數(shù)字檔案資料庫(kù)規(guī)格差異顯著，與所在地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r有著密切的關(guān)系，這都體現(xiàn)出數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的不均衡。

（四）系統(tǒng)安全系數(shù)低安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最為關(guān)注的問(wèn)題，它同樣也是建設(shè)數(shù)字檔案系統(tǒng)不可忽視的重要因素。數(shù)字檔案系統(tǒng)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)作為檔案的新型載體，容易受到機(jī)器語(yǔ)言格式以及木馬病毒的影響，并且只能靠機(jī)器設(shè)備讀取。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，機(jī)器語(yǔ)言也在以飛快的速度更新?lián)Q代，機(jī)器語(yǔ)言格式的不同很容易對(duì)信息資料的讀取產(chǎn)生障礙。網(wǎng)絡(luò)安全漏洞如果不及時(shí)修補(bǔ)會(huì)使不法分子乘虛而入，竊取核心機(jī)密的資料信息。我國(guó)尚未建立起針對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)完備的法律體系制度，沒(méi)有強(qiáng)有力的法律手段制約網(wǎng)絡(luò)犯罪，這也是信息竊取猖獗的主要原因之一。

二、優(yōu)化數(shù)字檔案系統(tǒng)的有效對(duì)策

（一）完善數(shù)字檔案系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)在信息技術(shù)日新月異的大背景下，作為信息媒介的電腦更新?lián)Q代速度非常快。當(dāng)需要變更數(shù)據(jù)載體時(shí)，可能由于系統(tǒng)無(wú)法兼容的問(wèn)題而導(dǎo)致海量數(shù)據(jù)需要遷移，遷移過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失毀壞的現(xiàn)象，這不利于數(shù)字檔案的有效保存。研發(fā)具有更高穩(wěn)定性的設(shè)備，并維護(hù)數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)信號(hào)不受波動(dòng)能夠有效避免意外情況的發(fā)生。在進(jìn)行數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，將知識(shí)開(kāi)放共享納入考量，加強(qiáng)建設(shè)數(shù)字檔案的個(gè)體資源庫(kù)建設(shè)，并在各大資源庫(kù)間利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成鏈接，實(shí)現(xiàn)資源共享。甚至可以加強(qiáng)系統(tǒng)的多語(yǔ)言互譯技術(shù)，使我國(guó)的數(shù)字檔案系統(tǒng)與國(guó)際舞臺(tái)接軌。

（二）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的規(guī)范化管理數(shù)字檔案的記錄方式、存儲(chǔ)格式、信息載體等都與傳統(tǒng)檔案存在著很大的區(qū)別，因此對(duì)管理者也是巨大的挑戰(zhàn)。目前我國(guó)對(duì)于數(shù)字檔案的管理暫且處于起步階段，對(duì)數(shù)字檔案管理的升級(jí)可以學(xué)習(xí)借鑒國(guó)際先進(jìn)的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，并在具體調(diào)查和分析我國(guó)現(xiàn)行的數(shù)字檔案系統(tǒng)以及用戶(hù)需求的基礎(chǔ)上，制定出符合我國(guó)國(guó)情的數(shù)字檔案管理模式。在數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)中加入適合本單位機(jī)構(gòu)特征的功能模塊有利于管理過(guò)程的高效性。對(duì)檔案內(nèi)容的拓展和延伸，能夠提高檢索結(jié)果的準(zhǔn)確度和豐富程度。

（三）完善數(shù)字檔案系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的合理性是檔案系統(tǒng)化管理的基礎(chǔ)。打破對(duì)傳統(tǒng)檔案的刻板印象，豐富數(shù)字檔案資料的內(nèi)容和形式，改變傳統(tǒng)觀念，重視對(duì)音像等多媒體資料的采集整合工作。多媒體檔案不僅相對(duì)于文字而言具有更強(qiáng)的真實(shí)性、更直觀的表現(xiàn)力，而且具有較強(qiáng)的傳播性，有利于提高社會(huì)的檔案意識(shí)。在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)要更加重視數(shù)字化檔案系統(tǒng)的普及以及建設(shè)，加快形成地區(qū)均衡發(fā)展的局面，努力建設(shè)形成全方位、多維度覆蓋，跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)、跨系統(tǒng)共享的完備體系。

（四）提高數(shù)字檔案的安全性數(shù)字檔案系統(tǒng)不僅僅要滿足功能結(jié)構(gòu)的完備性，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性更是尤為重要。數(shù)字檔案系統(tǒng)雖然要實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域即時(shí)共享，但也要針對(duì)信息內(nèi)容的不同，提高加密安全性，尤其是針對(duì)個(gè)人隱私信息、政府機(jī)密、商業(yè)資本等。提高電子設(shè)備和局域網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性能夠?yàn)閿?shù)字檔案的安全保存提供基礎(chǔ)保障。在上傳數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以采取雙備份的形式來(lái)有效防止重要文件資料的遺失。數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以采用使用瀏覽器/服務(wù)器的模式架構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程定檔查閱的功能，還要對(duì)用戶(hù)安全進(jìn)行全方位的考量，通過(guò)用戶(hù)權(quán)限的安全認(rèn)證、加密信道傳輸?shù)确绞娇梢杂行Ы鉀Q這一問(wèn)題。國(guó)家應(yīng)當(dāng)建立起完備的數(shù)字檔案安全法律體系，為數(shù)字化檔案的建設(shè)提供強(qiáng)有力的法律基礎(chǔ)。現(xiàn)如今，我國(guó)大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)采用數(shù)字檔案館的信息管理模式，但對(duì)于數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的相關(guān)研究?jī)H處于初級(jí)階段，由于技術(shù)缺陷以及缺乏完備的法律安全體系，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不當(dāng)、丟失的情況。因此建立起科學(xué)合理的數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，加強(qiáng)存儲(chǔ)核心數(shù)據(jù)的安全性對(duì)數(shù)字檔案館的使用是非常有意義的。

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作者：呂曉慶 單位：中共黑龍江省委黨校