企業(yè)文件管理范文

提高企業(yè)CAD電子文件的歸檔管理水平

1．轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

傳統(tǒng)的科技檔案管理主要是對紙質(zhì)文件進行驗收、歸檔，而新時期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業(yè)的核心技術(shù)安全也得不到有效的監(jiān)控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質(zhì)文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設(shè)施和相應(yīng)的管理平臺（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業(yè)實現(xiàn)科技檔案信息化管理基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)只有實現(xiàn)了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實現(xiàn)科技檔案信息資源科學管理和高效利用。

2．制定標準，明確要求

CAD電子文件的歸檔管理是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案部門單靠自身的力量遠遠不夠，必須與文件形成部門及信息技術(shù)部門相互合作。因此，企業(yè)必須參照國家及檔案行業(yè)相關(guān)標準，制定出切實可行的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，明確規(guī)定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應(yīng)的文件格式，對電子文件的運行環(huán)境、操作平臺等要求進行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準確性、有效性。

3．及時歸檔，確保質(zhì)量

雖然企業(yè)各部門平時都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設(shè)備老化或頻繁更新，導致很多CAD電子文件在設(shè)備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發(fā)生，技術(shù)人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時通過計算機網(wǎng)絡(luò)向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對歸檔的CAD電子文件應(yīng)及時進行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確?？萍紮n案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，適應(yīng)需求

(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)。

(二)外發(fā)函、電要求。

1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。

2.每天下午××點以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收。

3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)。

《圖書情報知識雜志》2015年第六期

1俄羅斯電子文件發(fā)展態(tài)勢及對檔案管理工作的挑戰(zhàn)

隨著俄羅斯社會信息化及電子政務(wù)建設(shè)的迅速推進,電子文件成為俄羅斯政府機關(guān)、企業(yè)及各類組織進行信息記錄、信息交流和信息保存的最重要方式。2000年至今,俄聯(lián)邦政府及地方政府制定實施了一系列信息化規(guī)劃,聯(lián)邦層面的有:《2002-2010年電子俄羅斯聯(lián)邦規(guī)劃》、《至2015年俄羅斯信息社會發(fā)展戰(zhàn)略》、《至2010年俄羅斯電子政府建設(shè)綱要》、《2011-2018信息社會專項規(guī)劃》等,地方層面的有:“電子莫斯科”、“電子阿爾泰”、“電子韃靼斯坦”等[1],這些信息化規(guī)劃的實施直接促進了各級政府的電子政務(wù)建設(shè),同時,也為電子文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)創(chuàng)造了條件,2009、2010年俄羅斯政府先后開通了“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)。根據(jù)上述規(guī)劃所設(shè)定的目標,截止2015年,俄羅斯國家機關(guān)之間電子文件流轉(zhuǎn)量不少于總文件量的70%,電子化的檔案全宗數(shù)量不少于館藏總量的20%[2]。電子文件數(shù)量和類型激增,成為政府管理決策的關(guān)鍵性信息資源,這對電子文件的有效管理和長期保存提出了迫切要求。與中國及歐美許多國家類似,從國家層面和行業(yè)領(lǐng)域加強電子文件管理領(lǐng)域的立法和標準建設(shè),探索電子文件管理機制,建立并完善有助于確保電子文件真實性、完整性、可靠性和可用性的管理制度是當前俄羅斯電子文件管理的核心問題。

2俄羅斯電子文件管理立法及標準建設(shè)

2.1俄羅斯電子文件管理立法進展確認電子文件的法律憑證性和法律地位是電子文件有效管理的法律依據(jù)和法律保障,俄聯(lián)邦兩個重要的法律《電子簽名法》和《信息、信息技術(shù)和信息保護法》對此作了相應(yīng)規(guī)定。2006年頒布實施的《信息、信息技術(shù)和信息保護法》是調(diào)整俄羅斯信息法律關(guān)系領(lǐng)域的基本法,該法確認了電子文件的法律地位。根據(jù)該法規(guī)定,以電子數(shù)字簽名形式或其他類似手寫簽名形式簽署的數(shù)據(jù)電文,被認為是電子文件,與手寫簽名的文件具有同等的法律地位;在簽訂民事法律合同時,當事人之間用署有電子簽名的數(shù)據(jù)電文交換被認為是文件交換[3];2011年頒布實施的俄羅斯聯(lián)邦《電子簽名法》(該法取代了2004年頒布的《電子數(shù)字簽名法》)規(guī)定,電子文件的數(shù)字簽名具有與紙質(zhì)文件手寫簽名同等的法律效力,從而使電子文件的法律憑證性得到有效保障[4]。此外,俄聯(lián)邦其他相關(guān)法律則在一定程度上認同了電子文件的地位和作用。如:《民法》(1994)確認了電子合同的效力,《會計法》(1996、2003)和《稅法》(2000)等都規(guī)定可提交電子形式的會計報表或稅務(wù)申報表,2002年俄羅斯稅務(wù)局明確規(guī)定,只能提交電子稅務(wù)申報表?！吨俨迷V訟法》(2002)確認了電子簽名文件及其他類似手寫簽名的文件具有與書面文件同等的效力,《海關(guān)法》(2003)規(guī)定,通關(guān)所需要的文件可以電子形式提交,而《勞動法》也不排除使用電子形式的人事文件。此外,俄聯(lián)邦《政府信息公開法》(2009)、《俄聯(lián)邦國家檔案館、市立檔案館、博物館、圖書館和科學院保管、收集、統(tǒng)計、利用聯(lián)邦檔案全宗文件及其他檔案文件基本規(guī)則》(2007)等相關(guān)法律法規(guī)為電子文件管理立法提供了參考和依據(jù)。在文件與檔案管理領(lǐng)域,俄羅斯針對電子文件管理的立法正處于起步階段?！抖砹_斯聯(lián)邦檔案事業(yè)法》(2004)明確規(guī)定,將電子文件納入俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗,確認了電子文件的檔案價值,使其與紙質(zhì)檔案一樣成為聯(lián)邦檔案全宗的重要組成部分[5]。2011年修訂的《聯(lián)邦機關(guān)公文處理條例》適當增補了有關(guān)電子文件管理的相關(guān)條款,明確界定了“文件的電子形式”、“文件掃描”和“電子公文”的概念,并詳細補充說明了聯(lián)邦機關(guān)電子文件管理工作的特點[6]?！抖砹_斯國家檔案館工作基本規(guī)則》則較為籠統(tǒng)地規(guī)定了電子文件接收進館、長期保存、統(tǒng)計和著錄等問題,這些問題在其他相關(guān)法規(guī)如《機關(guān)檔案室工作規(guī)則》(2002)、《俄羅斯國家檔案館科技文件工作基本規(guī)則》(2003,草案),《機關(guān)檔案館(室)科技文件工作基本規(guī)則》(2004,草案)等法規(guī)中得到了細化。2009年9月30日俄羅斯政府頒布的《跨部門電子公文管理系統(tǒng)條例》為解決電子政務(wù)系統(tǒng)跨部門電子公文流轉(zhuǎn)的效率和安全性問題提供了法律保障。此外,為了實現(xiàn)國家機關(guān)電子文件流轉(zhuǎn)量不少于總文件量70%的目標,聯(lián)邦檔案局了《關(guān)于聯(lián)邦機關(guān)內(nèi)部活動必須以電子形式形成、保管和利用的文件一覽表》(2011),為機關(guān)內(nèi)部事務(wù)處理活動形成的電子文件類型及管理提供了具體建議。這些與電子文件有關(guān)的規(guī)范雖然體現(xiàn)了俄羅斯檔案館和政府部門在電子文件管理中積累的成果和經(jīng)驗,但是,它們還不足以解決電子文件全程管理尤其是電子文件長期保存所面臨的諸多問題,缺乏保障電子文件真實性和可長期存取性的管理機制。綜合上述俄聯(lián)邦《電子簽名法》、《信息、信息技術(shù)和信息保護法》、《民法》、《會計法》、《海關(guān)法》、《勞動法》等重要法律的規(guī)定,俄羅斯立法系統(tǒng)對電子文件的法律地位是認可的。而檔案部門則任重道遠,需要在這種有利的立法環(huán)境中,制定相應(yīng)的政策、法規(guī)和標準,引導和規(guī)范電子文件管理,確保電子文件的法律憑證性,保護電子檔案資源。

2.2俄羅斯電子文件管理標準建設(shè)早在20世紀60~70年代,蘇聯(lián)時期產(chǎn)生并積累了相當數(shù)量的機讀文件,20世紀80年代,制定了3項有關(guān)機讀文件的國家標準:ГОСТРД50-524-84.《方法指南.機讀文件保存規(guī)則》(1985),ГОСТ6.10.4-84.《賦予計算機機讀文件法律效力.總則》(1985),ГОСТ28388–89《信息加工系統(tǒng).磁性載體文件.制作和加工規(guī)則》(1990)。但遺憾的是,因蘇聯(lián)解體這幾項重要的國家標準沒有充分發(fā)揮效用就無效了,而且也無法應(yīng)對當前電子文件規(guī)模急劇增長帶來的挑戰(zhàn)。因此,制定新的電子文件管理標準迫在眉睫。當前,俄羅斯在電子文件管理領(lǐng)域積極謀求與國際接軌,電子文件管理問題被納入俄羅斯檔案事業(yè)中長期發(fā)展規(guī)劃的核心內(nèi)容。表現(xiàn)為:第一,俄羅斯密切關(guān)注歐洲委員會2001年的《電子文件管理功能需求模型》(Moreq,已升級為Moreq2、Moreq2010),受其影響較大,Moreq為俄羅斯政府機關(guān)和企業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計及元數(shù)據(jù)方案制定提供了參照;第二,采用3個重要的電子文件管理國際標準ISO/TR18492、ISO15489、ISO23081為國家標準,具體為:ГОСТР54989-2012/ISO/TR18492:2005,ГОСТРИСО15489-1-2007和ГОСТРИСО23081-1-2008。除此之外,俄羅斯對有關(guān)電子文件存儲載體的國際標準如ISO18921、ISO18923:2000、ISO18925:2002、ISO18926系列、ISO18927:2002、ISO18933系列等也比較關(guān)注。第三,制定了有關(guān)文件與檔案管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)標準:ГОСТР7.0.8-2013《文書處理與檔案事業(yè)-術(shù)語和概念》、ГОСТРИСО15489-1-2007.《信息、圖書及出版事業(yè)標準體系.文件管理.基本要求》、ГОСТРИСО23081-1-2008.《信息、圖書及出版事業(yè)標準體系.文件管理.文件管理過程.文件元數(shù)據(jù)》;電子文檔管理系統(tǒng)標準:ГОСТ54471-2011《電子文檔系統(tǒng).文件管理.電子形式保存的信息.有效性及可靠性保障建議》;電子郵件標準:ГОСТР53898-2010《電子文檔系統(tǒng).文件管理交互系統(tǒng).電子郵件要求》等。第四,俄聯(lián)邦檔案局委托俄羅斯文書學與檔案工作研究所(ВНИИДАД)研究制定了一系列有關(guān)電子文件收集、鑒定、統(tǒng)計和長期保存的方法指南,為出臺該領(lǐng)域的標準規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。2012年俄羅斯文書學與檔案工作研究所制定了《電子文件保管的組織及技術(shù)方法指南》,提出了電子文件歸檔和長久保存的指導性意見[7]。在此基礎(chǔ)上,2013年俄羅斯文書學與檔案工作研究所研制了《機關(guān)檔案室收集、統(tǒng)計和保管電子文件方法指南》[8]、《國家檔案館和市立檔案館收集、統(tǒng)計和保管電子文件方法指南》[9],分別從機關(guān)檔案室和國家檔案館層面規(guī)范了電子文件收集、統(tǒng)計和保存中的具體要求,對于基層電子文件管理工作具有重要的指導意義。第五,俄羅斯檔案事業(yè)中長期發(fā)展規(guī)劃《2020年前俄羅斯檔案事業(yè)發(fā)展綱要》十分重視電子文件管理標準化問題,該綱要強調(diào),應(yīng)從國家層面建立文件管理、檔案管理和文件流轉(zhuǎn)的標準規(guī)范,建立統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng),以最小的成本實現(xiàn)最優(yōu)化和合理化的文件流轉(zhuǎn),從根本上減少每個國家機關(guān)為研發(fā)電子文件管理系統(tǒng)而付出的成本。具體的措施包括:制定電子文件形成、整理及保管標準;制定電子文件歸檔和移交進館的格式標準以及電子文件長期保存和利用服務(wù)的技術(shù)方法標準;建立電子文件管理領(lǐng)域的合作機制;建立聯(lián)邦“電子文件保管中心”[10]。可見,與中國等大多數(shù)國家類似,俄羅斯政府及檔案部門已經(jīng)開始著手建立電子文件管理標準體系,針對政府部門電子文件的形成、歸檔、保管以及進館和長期保存制定相應(yīng)的技術(shù)標準和質(zhì)量規(guī)范,提高電子文件管理的效率和質(zhì)量。

3俄羅斯聯(lián)邦政府“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)構(gòu)想

俄羅斯政府建立電子文件檔案館的設(shè)想開始于2010年。俄羅斯總統(tǒng)辦公廳主任С.Е.Нарышкин在2010年9月7日召開的一次聯(lián)席會議上,首次對聯(lián)邦機關(guān)的電子文件管理問題表示密切關(guān)注。隨后,俄羅斯聯(lián)邦檔案局長В.П.Тарасова于2010年9月16日在挪威奧斯陸召開的國際檔案圓桌會議上發(fā)表了題為《俄羅斯電子文件及檔案管理現(xiàn)實問題》的報告,闡述了俄羅斯準備建設(shè)專門的聯(lián)邦電子文件檔案館的構(gòu)想[11]。此后,在2011年6月8日召開的俄羅斯信息社會發(fā)展理事會會議上,國家檔案館長А.Н.Артизов首次提出了“電子文件保管中心”(ЦХЭД)這一概念及建設(shè)思路,擬對聯(lián)邦機關(guān)形成的電子文件集中保管。檔案學家С.Л.Кузнецов認為,傳統(tǒng)檔案館既缺乏必要的技術(shù)設(shè)施,又缺乏熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案專家,無法對大量電子文件進行有效管理和長期保存,為此,有必要建立“電子文件保管中心”(ЦХЭД),對聯(lián)邦機關(guān)形成的電子文件進行集中保管和長期保存[12]。2013年,經(jīng)過俄羅斯聯(lián)邦檔案局、國家檔案館、通信部、經(jīng)濟部等多部門協(xié)商,開展多次專家討論和調(diào)研,俄羅斯聯(lián)邦檔案局了《2020年前俄羅斯檔案事業(yè)發(fā)展綱要》,明確提出了聯(lián)邦“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)規(guī)劃。該規(guī)劃的基本思路是:在聯(lián)邦檔案館中,選擇一個具有良好基礎(chǔ)設(shè)施的檔案館作為中心基地。該中心與接入“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)的各聯(lián)邦機構(gòu)保持業(yè)務(wù)聯(lián)系,具備對聯(lián)邦機構(gòu)電子文件集中接收、永久保管和提供利用服務(wù)的功能。同時,它也集中保管聯(lián)邦檔案館所保存的聯(lián)邦檔案全宗的數(shù)字化副本。在地方層面,可在各聯(lián)邦主體建立類似的電子文件保管中心,接收和保管各聯(lián)邦主體形成的電子文件?！抖砹_斯聯(lián)邦檔案局及所屬機構(gòu)2011-2020年信息化規(guī)劃》對“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)進行了具體部署:ЦХЭД負責集中接收、保管和利用聯(lián)邦政府部門及下屬機構(gòu)在機關(guān)電子文件處理系統(tǒng)、“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)中形成的電子文件,同時,集中保管聯(lián)邦檔案館所保存的聯(lián)邦檔案全宗的數(shù)字化副本。ЦХЭД所接收電子文件的來源機關(guān)包括:①聯(lián)邦政府機構(gòu)和國家權(quán)力機構(gòu);②聯(lián)邦檔案館。聯(lián)邦檔案館在完成“檔案全宗”、“全宗目錄”、“中央全宗目錄”等項目的過程中,對館藏聯(lián)邦檔案全宗文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換以后形成的數(shù)字副本。根據(jù)《俄羅斯聯(lián)邦檔案局及所屬機構(gòu)2011-2020年信息化規(guī)劃》,2011~2020年直接用于ЦХЭД建設(shè)的預算項目及預算支出為:①電子文件接收4.51億盧布;②電子文件保管新庫房建設(shè)4.75億盧布;③電子文件信息檢索系統(tǒng)開發(fā)與維護4500萬盧布。加上其他技術(shù)研發(fā)和組織管理等相關(guān)費用,2011~2020年ЦХЭД的建設(shè)總經(jīng)費約為12.9億盧布[13]?？梢?俄羅斯“電子文件保管中心”(ЦХЭД)的功能類似于美國的電子文件檔案館(ERA),這說明俄羅斯政府已經(jīng)認識到電子文件對于國家管理及國民經(jīng)濟發(fā)展的重要性并有所行動。但ЦХЭД尚處于計劃和初步設(shè)計階段。ЦХЭД建設(shè)面臨的兩大短板是經(jīng)費不足和人才緊缺。因此,俄羅斯聯(lián)邦政府持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和大量的專業(yè)技術(shù)人才保障將是該項目順利進行的關(guān)鍵。

《北京檔案雜志》2015年第十一期

2014年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）頒布了《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]該規(guī)劃包括三個部分，即背景、任務(wù)和愿景、戰(zhàn)略目標。其指出2014年至2018年NARA的前進方向，是指導NARA調(diào)整工作重心及分配資源的依據(jù)。事實上，NARA早有制訂未來工作計劃的傳統(tǒng)，1997年，NARA就向總統(tǒng)、國會及美國公眾提交了《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，該規(guī)劃于2000年進行了第一次修改，[2]2003年進行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制訂了《NARA2006-2016年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，并于2009年做出修改。[4]可見，NARA一直在根據(jù)時代的變化對戰(zhàn)略規(guī)劃進行修改，其內(nèi)容也發(fā)生著變化。在這種情況下，對走在世界前列的美國檔案事業(yè)進行研究，特別是研究其檔案事業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)展變化，對我國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的制定有較大的借鑒意義。

一、美國檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的變化

（一）利用服務(wù)的對象、范圍和方式有所擴展利用服務(wù)是美國國家檔案館的核心任務(wù)。盡管如此，在不同時期，NARA的戰(zhàn)略規(guī)劃對“利用服務(wù)”核心任務(wù)提法的不同，使其利用服務(wù)的側(cè)重點亦有所不同，利用服務(wù)的對象、范圍在不斷發(fā)生變化和擴展，利用服務(wù)的方式也在不斷改進。1.第一階段（1997～2005年），NARA的任務(wù)是“保障民眾、公務(wù)人員、總統(tǒng)、國會和法院對重要證據(jù)的及時獲取?！盵5]在該階段，NARA利用服務(wù)的對象和范圍都有一定的局限性。服務(wù)對象側(cè)重于民眾、公務(wù)員、總統(tǒng)、國會和法院，對其他組織和機構(gòu)的利用服務(wù)少有提及；服務(wù)范圍則傾向于提供檔案的證據(jù)價值，而忽略了檔案情報價值。在第一階段，NARA過于強調(diào)檔案的證據(jù)價值，而忽略情報價值，且對檔案用戶的認識較為狹隘。究其原因，是因為當時檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據(jù)價值，對其情報價值有所忽視。在發(fā)揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值。[6]這也導致NARA過于關(guān)注檔案憑證價值的利用者，如公務(wù)員、國會和法院，而忽略了檔案情報價值的用戶，如企業(yè)。2.第二階段（2006～2013年），NARA提出“提供用戶對館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取”；[7]對利用服務(wù)對象不再加以限制，而擴展為所有用戶；提供利用的內(nèi)容為館藏檔案，不再片面強調(diào)檔案的憑證價值。除此之外，這一時期，由于用戶對方便獲取檔案有了更高的需求，因此NARA開始關(guān)注用戶獲取檔案的方式，以實現(xiàn)用戶對館藏檔案的快速、簡便和安全的獲取。為了實現(xiàn)這一目標，NARA從以下幾個方面做出了努力：第一，實現(xiàn)對電子文件的管理和提供利用；第二，將那些利用頻繁的傳統(tǒng)形式的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，并對所有館藏檔案進行在線著錄；第三，對那些有深層挖掘檔案信息需求的研究者，NARA繼續(xù)為其提供研究室和專家咨詢服務(wù)。這些舉措保證了用戶對NARA館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取。3.第三階段（2014年至今），NARA對利用服務(wù)提出了新要求。在《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中確立了四項目標，其首要目標是“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”?！斑@一目標的確立也標志著NARA在戰(zhàn)略和目的方面的重要轉(zhuǎn)變：NARA超越將檔案提供利用的傳統(tǒng)角色，轉(zhuǎn)而通過靈活的工具和促進公眾參與的可獲取的資源來實現(xiàn)用戶對檔案的獲取。”[8]在這一時期，NARA主要通過數(shù)字平臺實現(xiàn)用戶對所有文件的可獲取性，從而保障任何人都可以獲取到NARA的館藏，并從中有所發(fā)現(xiàn)和了解。為了實現(xiàn)這一目標，NARA采取了相應(yīng)的措施：繼續(xù)對館藏檔案進行在線著錄，加速模擬檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，以確保用戶可以獲取到更豐富的資源。不難看出，NARA在第三階段的利用服務(wù)工作是在第二階段的基礎(chǔ)上開展的，許多工作在第二階段就已經(jīng)著手在做，經(jīng)過近十年的努力，NARA在不斷“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”，提高其利用服務(wù)水平。

（二）重視檔案經(jīng)濟價值的發(fā)揮和新技術(shù)的應(yīng)用檔案在社會經(jīng)濟建設(shè)中具有重要作用，檔案信息資源的開發(fā)利用可以產(chǎn)生經(jīng)濟價值。檔案作為發(fā)展生產(chǎn)力的重要因素，是加快知識創(chuàng)新和科技成果轉(zhuǎn)化的重要條件，也是提高經(jīng)濟效益、實現(xiàn)經(jīng)濟價值的重要保證?；诖?，NARA十分重視檔案經(jīng)濟價值的發(fā)揮?！皩崿F(xiàn)NARA價值的最大化”是《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》新增的內(nèi)容，在以往的任何規(guī)劃中都不曾提及，這說明NARA開始發(fā)現(xiàn)并重視檔案價值的擴展。NARA將政府信息提供給民眾利用并從中創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟價值，這是對檔案文化價值和歷史價值的極大補充。為此，NARA確立了兩個分目標：第一，通過改革使文件管理政策和實踐現(xiàn)代化，更有效地支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變。為支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變，NARA對各個聯(lián)邦機構(gòu)管理具有永久保存價值的電子文件的要求；同時為了減輕電子文件管理的負擔，NARA將加大在應(yīng)用研究方面的投資。第二，以促進公眾和商業(yè)對政府文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。NARA將以機器可讀的形式來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，以保證對館藏信息的有效獲取。從《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中可以看出，NARA通過加快對新技術(shù)的應(yīng)用來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，保證用戶對館藏信息的有效獲取，從而以促進公眾和商業(yè)對電子文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。新技術(shù)是挖掘檔案經(jīng)濟價值的手段和支撐，可以通過兩個方面促進檔案經(jīng)濟價值的實現(xiàn)：第一，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提供用戶對檔案的直接利用，保證用戶方便、快捷地獲取檔案信息，減少不必要的時間浪費，加快檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟效益的步伐。這正是NARA所采取的措施。第二，通過采用新技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘其中蘊藏的經(jīng)濟價值，將潛在經(jīng)濟價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的、實在的經(jīng)濟價值。目前，主要通過國家檔案館目錄實現(xiàn)。國家檔案館目錄（NationalArchivesCatalog）是NARA為了便于用戶利用檔案而開發(fā)的文件信息在線利用門戶，獨家提供了超過200萬份ERA電子文件的在線利用。該目錄是在檔案研究目錄（ARC）和在線公共獲取系統(tǒng)（OPA）的基礎(chǔ)上建立起來的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系統(tǒng)所取代，如今OPA系統(tǒng)已為新的改良版本——國家檔案館目錄所取代。

（三）將繼續(xù)迎接電子文件的挑戰(zhàn)自20世紀90年代開始，電子文件的管理逐漸成為NARA關(guān)注的重點，NARA開始迎接電子文件的挑戰(zhàn)。在20世紀末21世紀初，NARA逐漸開始關(guān)注電子文件，認識到檔案工作處于電子文件的環(huán)境中。在《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中提出：“NARA必須解決電子文件的管理、保存、利用問題，這些電子文件涉及數(shù)字聲音、地理信息系統(tǒng)、網(wǎng)站及其他電子文件格式?！盵10]2006年以前，NARA處于電子文件挑戰(zhàn)認識的萌芽階段，剛開始認識到電子文件對檔案管理的影響；而在2006年以后，電子文件呈指數(shù)級增長，NARA已經(jīng)明確了“有能力發(fā)現(xiàn)、管理、利用、共享和適當處理電子文件對聯(lián)邦政府職能的發(fā)揮至關(guān)重要。”[11]可以說，2006年以后，NARA將“迎接電子文件的挑戰(zhàn)來確保實現(xiàn)NARA在數(shù)字時代的任務(wù)”作為一項戰(zhàn)略目標來推進，并提出應(yīng)對電子文件挑戰(zhàn)的具體策略。[12]另外，為了制定《NARA2014-2018年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，NARA在2012年至2013年開展了背景調(diào)查活動。在該項調(diào)查中，NARA發(fā)現(xiàn)其外部挑戰(zhàn)主要有電子文件的激增、大數(shù)據(jù)、云計算、開放數(shù)據(jù)和數(shù)字政府等挑戰(zhàn)，通過這些外部挑戰(zhàn)，不難看出未來仍將面臨電子文件的挑戰(zhàn)。電子文件檔案館（ERA）是NARA解決電子文件管理問題的重要舉措。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，并提供長期利用；同時把所有政府文件的生命周期管理納入到電子政府框架中。ERA有多個組成部分，這些部分發(fā)揮著不同的功能并管理著不同法律框架下的電子文件，其功能主要體現(xiàn)為四個方面：第一，移交功能（Submission），政府部門利用移交功能將電子文件和元數(shù)據(jù)移交給ERA。第二，貯藏功能（Repository），保存和評估電子文件的功能。第三，元數(shù)據(jù)功能（Metadata），即描述電子文件的數(shù)據(jù)，包括電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建原因、處理程序等數(shù)據(jù)。第四，存取功能（Access），用戶通過該功能實現(xiàn)對電子文件的獲取。ERA項目的啟動保存了美國歷史，提高了政府的工作效率，改善了電子文件管理活動，使獲取總統(tǒng)文件變得更加便利，方便了公眾對檔案的獲取。但是，ERA也有亟需完善之處：目前ERA不能提供將電子文件遷移到國家檔案館目錄的全自動工具，這限制了國家檔案館目錄中可利用電子文件的數(shù)量；ERA只提供了對電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)的研究，對電子文件基于內(nèi)容的研究尚未進行；ERA的保存處理功能尚未開通運行；ERA中對聯(lián)邦文件利用限制審查和編輯功能尚未運行。

二、啟示

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，進行檔案信息資源建設(shè)美國國家檔案館一直將利用服務(wù)作為其核心任務(wù)，與時俱進，不斷提出新的內(nèi)容。在我國，利用服務(wù)也早已被提上議事日程，例如《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中對于利用服務(wù)也有提及，其中“十一五”規(guī)劃將檔案信息利用與社會服務(wù)作為一項任務(wù)“，十二五”規(guī)劃也提到“加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進技術(shù)，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)”。盡管如此，目前我國檔案利用服務(wù)水平仍然不高，在檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中這方面的內(nèi)容仍需強化。美國國家檔案館的利用服務(wù)在日常工作中堅持公民有權(quán)查看、審查、了解聯(lián)邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認同利用館藏檔案是美國公民的權(quán)利，自身工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務(wù)。而在我國，雖然近些年來檔案工作者努力改變過去“重藏輕用”的思想和局面，但是由于歷史及傳統(tǒng)等原因，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變?nèi)杂泻荛L的一段路要走。因此，在未來檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃制定的過程中，必須強調(diào)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。沒有檔案信息資源建設(shè)做鋪墊，利用服務(wù)就無從談起。美國國家檔案館之所以強調(diào)利用服務(wù)，是因為其檔案信息資源建設(shè)已經(jīng)基本完成，不僅館藏內(nèi)容極大豐富，而且館藏形式較為多樣。就我國而言，館藏內(nèi)容仍不太豐富、結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案信息資源問題仍是檔案事業(yè)發(fā)展的短板。因此，我國的當務(wù)之急是進行檔案信息資源建設(shè)，提高檔案信息資源的質(zhì)量和水平，為檔案利用服務(wù)工作打下堅實的基礎(chǔ)。

摘要：隨著我國核電事業(yè)的不斷發(fā)展并逐步走向海外，以及核電技術(shù)及管理水平的不斷提升，檔案作為原始記錄及憑證，反映了其發(fā)展的完整歷程，具有重要的價值。核電設(shè)備竣工文件作為核電檔案的一部分，在實際的現(xiàn)場管理工作中也具有重要的應(yīng)用價值。但是在現(xiàn)實工作中，對核電設(shè)備竣工文件的管理還存在著諸如文件提交歸檔滯后、文件內(nèi)容不完善、不同項目間檔案要求存在差異、檔案管理缺乏風險防范意識等問題。為了加強核電設(shè)備竣工文件檔案管理工作，企業(yè)相關(guān)專業(yè)人員必須通過積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行，細化日常審查工作，提升文檔管理人員業(yè)務(wù)水平，積極進行經(jīng)驗反饋，樹立風險意識與責任意識，以有效解決當前存在的問題。

關(guān)鍵詞：核電；設(shè)備竣工文件；檔案管理；提升措施

設(shè)備竣工文件主要由設(shè)備質(zhì)量文件、出廠驗收記錄及安裝運行維護手冊等內(nèi)容組成，其形成貫穿了設(shè)備整個制造過程，內(nèi)容覆蓋了從設(shè)備開始制造到最終移交現(xiàn)場的各個階段形成的文件記錄，同時包含設(shè)備到場安裝、調(diào)試及運行維修所需的各類圖紙及手冊說明。設(shè)備竣工文件的現(xiàn)場管理包含了文件的接收、審查、整改、移交及信息反饋等內(nèi)容，是現(xiàn)場設(shè)備竣工文件歸檔前的一項重要工作，本文據(jù)此展開探討。

一、設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理的現(xiàn)狀

核電設(shè)備繁多，對安全及質(zhì)量的要求極高，在電廠后期運行中，設(shè)備竣工文件的質(zhì)量合格與否更是關(guān)系到核電廠的安全性、可靠性和經(jīng)濟性。要保障設(shè)備竣工文件的順利歸檔移交業(yè)主，企業(yè)領(lǐng)導必須對設(shè)備竣工文件的管理工作有充分的認識。以福清核電項目為例，5、6號機組采用的“華龍一號”三代壓水堆核電技術(shù)是全球首堆，設(shè)備國產(chǎn)化的同時也意味著部分供應(yīng)商的更換，設(shè)備竣工文件管理程序的不斷升版，對文件的提交也產(chǎn)生了新的要求。在現(xiàn)場設(shè)備竣工文件管理工作中，我們也發(fā)現(xiàn)了不少問題，如文件提交歸檔滯后，文件內(nèi)容不完善，不同項目間檔案要求存在差異，檔案管理缺乏風險防范意識等。從當前情況來看，這些問題都對現(xiàn)場設(shè)備竣工文件的移交產(chǎn)生嚴重制約。

二、設(shè)備竣工文件現(xiàn)場管理工作中面臨的問題

（一）文件提交及歸檔滯后

按照設(shè)備竣工文件管理程序的規(guī)定，設(shè)備竣工文件的提交通常是設(shè)備到場后的半年內(nèi)，然而不少供應(yīng)商無法按照系統(tǒng)內(nèi)計劃的時間進行文件的提交，或者提交后不符合歸檔要求，無法順利歸檔。究其原因，主要是兩種，一是缺乏對文件的重視。對很多供應(yīng)商來說，設(shè)備的制造、交付及現(xiàn)場安裝占據(jù)了他們工作的重心，對文件的管理存在輕視的心理，沒有對文件提交時間進行管控。二是缺乏專業(yè)的文檔人員推進設(shè)備竣工文件的提交工作。一些供應(yīng)商并沒有專門的檔案人員，而是由技術(shù)人員兼任，技術(shù)人員對核電檔案的提交標準理解不夠，導致文件格式方面不能滿足歸檔要求，電子文件無法通過線上預審，紙質(zhì)文件也相應(yīng)地無法及時提交到現(xiàn)場，或者是提交到現(xiàn)場后，紙質(zhì)文件整改困難，歸檔工作難以進行。

【摘要】隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學信息技術(shù)也發(fā)展起來，檔案管理也隨著時代的腳步不斷進行著創(chuàng)新。檔案管理在企業(yè)管理中起著非常重要的作用，在新的時代背景下，采取措施提高企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平、極大程度地滿足相關(guān)人員對檔案管理的需求，是我們亟須考慮的問題。為了促進企業(yè)工作的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作需要提高數(shù)字化建設(shè)的水平，本文闡述了企業(yè)檔案管理建設(shè)存在的問題，希冀同行能夠借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案；數(shù)字化管理

我國檔案管理以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在著數(shù)字化水平低、人員素質(zhì)不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數(shù)字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發(fā)展和進步的必經(jīng)之路。一些企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的文件管理，工作將嚴重依賴手工操作，這些對單位發(fā)展和數(shù)字化的實踐產(chǎn)生直接的影響，這也不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化進程的逐步深入，給企業(yè)檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案管理帶來了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)實體檔案管理模式受到新的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案的接收、存儲、應(yīng)用和真實性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務(wù)是如何使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用數(shù)字技術(shù)，更快、更好地服務(wù)。電子檔案管理已逐步納入數(shù)字化建設(shè)的議程。

1企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)概述

檔案信息化發(fā)展到一定階段后，就產(chǎn)生了數(shù)字化檔案，數(shù)字化檔案對檔案工作由舊的傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變，具有促進作用，改變傳統(tǒng)的模式為現(xiàn)代使用模式其作用十分重要?，F(xiàn)代檔案管理是現(xiàn)代科技，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體到“無紙化”數(shù)字載體的應(yīng)用，將改變文件管理工作，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲和存取[1]。1）數(shù)字化技術(shù)?；诩杉夹g(shù)的信息表達、感知、定量、處理、控制、傳輸、存儲、數(shù)字電子計算機硬件軟件、協(xié)議、外圍設(shè)備的離散化是數(shù)字技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中，將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機能夠利用的數(shù)字信息，將計算機現(xiàn)代掃描過程中的紙張載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體的過程。該數(shù)字掃描技術(shù)采用計算機、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，符合企業(yè)文件數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。2）企業(yè)檔案的分類。利用掃描設(shè)備將企業(yè)檔案的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為“數(shù)字”載體。目前，根據(jù)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質(zhì)載體向“數(shù)字化”載體轉(zhuǎn)化的文件有:科技檔案館:反映運作、生產(chǎn)等活動的檔案;文書檔案:反映行政、黨務(wù)管理活動的文件;照片檔案:反映生產(chǎn)檢驗照片、各種活動照片等的檔案[2]。3）數(shù)字化文件的要求。數(shù)字文件質(zhì)量的技術(shù)要求:圖像頁面應(yīng)清晰;數(shù)碼圖像不能雜亂、有黑邊等。圖像的偏轉(zhuǎn)角不應(yīng)大于1度。圖像的傾斜不應(yīng)該超過頁面上半個文字。

2企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

電子文件在企業(yè)中的應(yīng)用仍然是一個新事物。與紙質(zhì)文件相比，雖然優(yōu)點很多，但也有很多缺點。1）安全系數(shù)低。使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案，只要其中一個操作環(huán)節(jié)在處理過程中出現(xiàn)問題，就無法確定所有文檔。電子數(shù)據(jù)易拷貝、易更改、易消失、易被網(wǎng)絡(luò)侵犯，對電子文件的安全性和保密性帶來了極大的威脅。這些是數(shù)字檔案管理中比較突出的問題。此外，對于一些不負責任的管理者來說，缺乏好的備份和歸檔，使得文件損壞的現(xiàn)象很容易出現(xiàn)[3]。2）信息管理水平不高。企業(yè)檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發(fā)展而做出實質(zhì)性的改變。在我國企業(yè)中，信息管理水平仍處于初級階段，而文件處理仍處于手工操作階段，計算機應(yīng)用技術(shù)水平非常低。這種文檔管理模式并不是真正的數(shù)字化。在我國，信息技術(shù)工作還處于初級階段，應(yīng)用時間不長，各種技術(shù)設(shè)備配置不完善。由于信息技術(shù)是推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證，大量的軟硬件設(shè)施有待改進。與此同時，由于缺乏在文件管理的經(jīng)驗，企業(yè)檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業(yè)的資金。3）對數(shù)字化檔案管理不夠重視。企業(yè)往往更注重經(jīng)營狀況，而忽視了單位的檔案建設(shè)。一些領(lǐng)導認為檔案工作不能在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮實質(zhì)性作用，對檔案管理的重視不夠，不重視庫藏的檔案資源。對檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性沒有得到充分的認識，對信息社會沒有需求，不適應(yīng)調(diào)整封閉過時的文件管理觀念，影響電子文件管理的建設(shè)。

3企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

摘要：

建筑工程相關(guān)文件對于建筑工程來說是重要的工程記錄，在信息化高速發(fā)展的大環(huán)境下，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完備的建筑工程電子文檔，從而實現(xiàn)對于建筑信息的有效傳遞。加強建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規(guī)范化，這對于后續(xù)的建筑工程的管理檢驗及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。

關(guān)鍵詞：

建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的進步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國建筑工程電子文檔與發(fā)達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。

1.1電子文件歸檔不到位。

年月日進入公司至今已近兩周時間，通過這段時間的工作和學習，已經(jīng)適應(yīng)了新的工作環(huán)境，了解了公司的發(fā)展歷史及企業(yè)文化、認清了公司的組織結(jié)構(gòu)及配置，熟識了大部分的同事，掌握了公司的大部分產(chǎn)品，了解了自己的工作性質(zhì)及要求，在部門經(jīng)理付經(jīng)理的領(lǐng)導下現(xiàn)已完全能投入工作中，能夠完成領(lǐng)導交給的各項工作?，F(xiàn)將近期的學結(jié)詳述如下，望領(lǐng)導給予批評及指導。

一、近階段的學習收獲

1．了解公司的發(fā)展歷史以及企業(yè)文化；

公司成立于年，歷史悠久，是按紐、指示燈等低壓電器行業(yè)的領(lǐng)跑者。“追求專業(yè)，專注細節(jié)”是本公司持之以恒的產(chǎn)品目標，從生產(chǎn)車間的普通員工工作的熟練度以及認真態(tài)度中，我可以看到企業(yè)的文化精神。讓我深深的感觸到：簡單的事情堅持做就是不簡單，平凡的事情認真做就是不平凡。我覺得“堅持”和“認真”正是我們新員工所需要的工作態(tài)度。

2．了解公司的組織結(jié)構(gòu)及人員配置；

通過組織機構(gòu)圖及公司的聯(lián)系表，了解到公司的組織結(jié)構(gòu)及各部門的負責人及相關(guān)的人員配置結(jié)構(gòu)。

進入公司以后，從工作到學習，都得到了很多同事的幫助，尤其是我部門經(jīng)理付經(jīng)理，他總是耐心的給我講解一些我不懂的地方。行政部張經(jīng)理、傅、后勤部徐，在工作上都給予我很多支持，幫助我快速投入工作。質(zhì)量科檢驗員李、庫房主管龔服，庫房管理員陳、生產(chǎn)車間操作員等在我的近階段學習上都給予我很大幫助。從陌生到熟悉的過程中，我深深的感受到了二工人的熱情和善良，這也是我們新員工應(yīng)該傳承及發(fā)揚的精神。

3．學習各產(chǎn)品系列知識；