企業(yè)電子文件管理的優(yōu)化范文
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1．轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識
傳統(tǒng)的科技檔案管理主要是對紙質(zhì)文件進(jìn)行驗收、歸檔，而新時期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業(yè)的核心技術(shù)安全也得不到有效的監(jiān)控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質(zhì)文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設(shè)施和相應(yīng)的管理平臺（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業(yè)實現(xiàn)科技檔案信息化管理基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)只有實現(xiàn)了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實現(xiàn)科技檔案信息資源科學(xué)管理和高效利用。
2．制定標(biāo)準(zhǔn)，明確要求
CAD電子文件的歸檔管理是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案部門單靠自身的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須與文件形成部門及信息技術(shù)部門相互合作。因此，企業(yè)必須參照國家及檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定出切實可行的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，明確規(guī)定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應(yīng)的文件格式，對電子文件的運(yùn)行環(huán)境、操作平臺等要求進(jìn)行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、有效性。
3．及時歸檔，確保質(zhì)量
雖然企業(yè)各部門平時都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設(shè)備老化或頻繁更新，導(dǎo)致很多CAD電子文件在設(shè)備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發(fā)生，技術(shù)人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對歸檔的CAD電子文件應(yīng)及時進(jìn)行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機(jī)保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確保科技檔案的完整收集和安全保存。
4．提高技能，適應(yīng)需求
CAD電子文件被檔案部門正式接收后，就成為企業(yè)科技檔案的重要組成部分。在電子環(huán)境中，如果檔案人員不能積極介入CAD電子文件的形成和保管過程，那么就不可能更好地對其進(jìn)行鑒定、保存、編目或者提供利用。因此，檔案人員必須在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案管理平臺，科學(xué)有效地接收管理CAD電子文件，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需求。
5．全程控制，確保質(zhì)量
CAD電子文件在定稿、打印成底圖之后，極易被忽視。它們或遭隨意增、刪、改，或被無意清除，或被新文件覆蓋，致使原有的文件面目全非，失去了歸檔、保管的意義。因此，企業(yè)必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范CAD電子文件的形成、批準(zhǔn)、審批、審定、邏輯歸檔等環(huán)節(jié)要求，使其歸檔準(zhǔn)確、完整、有效。
6．定期核查，及時整改
CAD電子檔案的收集、歸檔，必須經(jīng)過版本鑒定，僅做簡單的整理與保存，將可能導(dǎo)致其版本與底圖不一致。因此，必須定期對邏輯歸檔的CAD電子檔案進(jìn)行核查。重點核查歸檔文件是否完整，檔案形成過程的手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔要求，等等。對不符合要求的應(yīng)立即退回原移交部門，限期整改，確保CAD電子檔案與圖紙的一致性。
確保CAD電子檔案的長期可讀
長期保存的CAD電子文件對計算機(jī)設(shè)備的依賴很強(qiáng)，雖然耐久性光盤載體可以保存較長時間，但若干年后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取的設(shè)備，導(dǎo)致文件無法識讀。因此，CAD電子文件歸檔時必須注明其形成的軟件和存儲的格式，以防今后隨著軟件的更新?lián)Q代最初的格式無法讀出。為此，對需要長久保存的CAD電子文件，除嚴(yán)格按要求接收、存檔外，還必須定期對其存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息損失。有條件的企業(yè)，可隨著計算機(jī)設(shè)備的更新，將原文件在新的硬件、軟件中轉(zhuǎn)換格式，以確保CAD電子檔案的長期可讀。（本文作者：李蘭英單位：蘭州電機(jī)股份有限公司檔案中心）
