數字檔案信息化建設的重要性范文

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隨著檔案管理工作逐漸得到重視，我國檔案事業的發展水平也有了重大的提高，尤其是在與信息技術相結合之后，檔案管理在工作效率與工作質量方面都有了重大明顯的進步。對于檔案管理來說必須要迎合社會的需求，做到從手工方式向現代管理方式的轉變，將科學技術的成果應用于生活實踐之中，方便我們的工作。我們應該有效利用數字化檔案對于整個信息化檔案管理工程的建設，尤其是在信息化建設高速發展的今天，對于檔案管理人員來說更加應該學會利用數字檔案管理模式解決從前檔案管理之中復雜的問題。

1數字檔案在檔案信息化建設中的意義

1.1檔案信息化管理的重要意義從前傳統的檔案管理方式具有一定的局限性，實現檔案管理的信息化可以打破以前那種封閉的管理模式，逐漸走向開放，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從具備檔案保管與利用的職能向信息采集與服務職能的轉變，信息化的檔案管理模式可以實現檔案信息資源的合理配置與管理。從一個企業的發展來考慮檔案的信息化管理，檔案是決策與管理的基礎依據，當做出一些重大決定時往往都會將檔案作為一個參考內容，所以檔案對于決策的正確性有很大的影響。實現檔案的信息化管理可以做到檔案長期有效，還可以實現資源共享，所以實現檔案的信息化管理具有重要意義。

1.2檔案管理效率更高傳統的檔案方式就是從檔案的收集、整編開始一直到提供給單位利用都是手工完成的，然而隨著社會的發展信息量越來越大，所以對于檔案管理來說難度與復雜性也都有了更大的難度，因此從前的傳統管理方式已經不再適用。如今的數字檔案促進了檔案信息化的發展，實現了檔案管理的自動化與網絡化，不再像從前那樣每次使用檔案都要有很多的程序，實現信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，信息化管理的最大優點就是檔案共享，大大的提高了工作效率。其次，對檔案的檢索與查詢也更加方便，在查詢時有多種方式可以選擇，查詢者可以根據自己的要求選擇組合查詢、分類查詢、模糊查詢的查詢方式，很大程度的減輕了工作人員的負擔。數字檔案在檔案信息化建設中發揮了重要作用，通過計算機對檔案進行管理，不僅為工作帶來了便利性，而且還可以自動產生催還記錄，可以有效解決借閱者逾期不還的問題。

2數字檔案在檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案信息未能全面實現資源共享人們對于所需要信息的要求是全面、快速、標準、有效，但是在實際中卻存在一些問題導致檔案的橫向聯系堵塞，由于系統之間的溝通比較少，所以也就沒有統一的規范，直接導致檔案信息交流存在一定的困難。面對這種問題必須加強檔案之間的橫向交流，對于信息化建設之中涉及到的相關標準要經過共同的研究進行制定，多方面采取意見，并且尊重大家提出的建議，主要規范檔案管理過程中責任者的行為。根據所指定的標準統一實施，使網絡化的信息資源最終形成一個信息系統，實現檔案信息資源共享。

2.2數字化檔案管理標準規范性不夠隨著檔案管理的信息化程度逐漸加深，信息化各為其政、各取所需，沒有形成一個完整的統籌局面，對于檔案的管理工作不能做到全面考慮，導致很多數字檔案在信息化時都是走一步算一步，并沒有長遠的計劃，檔案管理人員針對檔案之中存在的問題往往都是采取邊發現邊解決的方式，信息化建設沒有統一的標準。另外，由于檔案管理的不規范，造成使用格式與數據都不統一，影響信息的接收與傳送。

3解決數字檔案在檔案信息化建設中存在問題的建議

3.1調整館藏機構推動數字化檔案建設發展由于一直以來對于檔案的管理都不受重視，所以發展受到了很大的影響，關于檔案的保存也一直沿用傳統的方式，但是對于當今社會來說信息量大并且信息復雜性大，所以從前傳統的檔案管理方式已經不再適用。必須根據社會的需求以及各個行業對于檔案管理的需求進行檔案管的結構調整，推動數字化檔案建設的發展，利用科學技術的成果對檔案管理進行信息化建設。與傳統檔案管理的模式相比，數字檔案館的功能更加強大、服務手段更加全面、并且對于信息的處理質量也要好很多，最重要的是對于信息的管理以及調用等效率都更高。進行數字化檔案館的建設可以打破使用者與檔案之間時間與空間的限制，在索取信息時可以更加快速方便的找到所需要的信息。總之，調整館藏機構推動數字化檔案建設的發展可以實現信息的共享，在進行信息化管理之后不僅可以獲取自身檔案館的館藏信息還可以獲取網絡中大量信息，對于信息的獲取更加方便。

3.2重視檔案信息化與法制化建設為了規范檔案的信息化管理，應該根據相關的規章制度要求加快檔案法制的信息化建設，以實際之中所遇到的情況作為依據，參考群眾的建議制定電子文件與規章制度，利用具有強制性的規章制度作為約束機制，從而提高信息化的建設水平。另外，還有宣傳與檔案相關的一些重要信息，完善檔案管理的標準體系，在檔案管理部門的員工應該認真學習并且熟知檔案管理局制定的信息化標準，從而提高檔案部門內部對于檔案管理的重視。另外，檔案管理局所制定的標準只是一個依據，在實際中對于檔案檔案管理的要求還應該以實際工作情況為主，結合部門本身的特點制定適合自身運行的制度。通過逐級的發展使我國檔案管理法制性越來越高，使檔案的發展更加迎合社會，促進我國信息化管理體制的發展，使其不斷走向國際。

3.3重視信息化人才的培養對于檔案的信息化管理來說不僅要具備充足的檔案管理知識，還要熟知計算機以及所使用軟件的操作方法與結構，并且對于現代化技術也要有所了解。所以檔案部門應該建立一支技術能力與職業素質兼備的信息化隊伍，檔案部門可以通過對內部工作人員定期進行培訓的法師提高他們對信息化處理的工作能力，還可以通過引進新型設備是方式增強本身的硬件實力。

4結論

檔案的信息化管理是檔案發展的必然趨勢，數字檔案在檔案信息化管理中的應用對信息化管理起到了推進的作用。面對在信息化管理之中存在的一些問題，為了提高檔案管理的質量，應該采取有效的方式及時解決，調整館藏結構推動數字化檔案的發展、重視檔案的信息化與法制化建設以及重視信息化人才的培養，都是目前所必須采取的策略。

作者：趙黎 單位：黑河市職業技術教育中心學校