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固定資產在企業資產中一般占有很大的比重。而近些年來審計中發現,在企業固定資產管理中存在的問題都比較多,尤其是帳外固定資產的存在,不僅影響企業資產的完整性、當期損益的真實性而且極易造成固定資產的流失。本文就企業帳外固定資產的審計談一些看法。
一、帳外固定資產的形成原因
1、購置費用從成本中列支形成帳外固定資產。以材料費、大修理費支出等形式變通搞計劃外工程,或擠占生產成本自行購置計劃外設備,而不納入固定資產帳目核算,從而形成帳外固定資產。
2、以福利支出為名購置、建造固定資產,未納入固定資產帳目,形成帳外固定資產。
3、通過債務重組以非現金資產抵償債務方式取得的固定資產,或計入材料費、低值易耗品,或不及時清理應收款項,因沒有進行正確的帳務處理,從而形成帳外固定資產。
4、收回對外投資的固定資產不及時進行帳務處理,虛列長期投資,形成帳外固定資產。
5、以非貨幣性交易,以物易物等形式取得的固定資產,不進行相應帳務處理,形成帳外固定資產。
6、將購置或建造的固定資產,列入遞延資產或待攤費用攤銷計入當期損益,形成帳外固定資產。
二、針對帳外固定資產存在,應實施的審計方法
1、審查固定資產當期預算及其執行情況,查閱購置固定資產相應的原始憑據,以確定其是否與預算相符,是否具備相應級別的審批手續,以發現企業是否存在“計劃外工程”和計劃外購置的設備,其帳務處理是否正確。對比分析成本費用中重要成本項目的異常變化,抽查大筆的材料和大修理費支出,審查材料和大修理支出內容,以發現通過成本費用支出,購建固定資產的行為。
2、抽查大筆的福利費開支,審查福利費支出的內容,以發現企業是否存在將購置、建造固定資產支出列入福利費支出,形成帳外固定資產的情況。
3、取得并查閱股東大會、董事會和管理當局會議記錄等,查明被審計單位當期是否發生債務重組事項、查閱與債務重組事項相關的協議、合同、了解是否存在涉及固定資產變動的事項,審查其會計處理的及時性、正確性,是否附有充分的原始憑據,從而發現未進行正確會計處理,形成的帳外固定資產的情況。審計應收款項時,通過帳齡分析表,對大額的長期掛帳、余額無變動的應收款項進行函證,以發現有無欠款已用固定資產抵銷,而被審計單位沒有進行正確帳務處理的情況。
4、審查當期遞延資產和待攤費用明細帳,根據摘要信息,抽查其記帳原始資料,通過經辦人員了解業務情況,以發現是否存在計入上述帳目核算的固定資產。
無論上述何種途徑形成的帳外固定資產的,均反映其帳實不符,通過對固定資產進行實地盤點,來發現存在的帳外固定資產,是審計帳外固定資產必不可少的手段。具體做法是:以實地為起點,追查至固定資產明細帳、固定資產登記卡片,以獲得實際存在固定資產,是否均已入帳的證據,從而發現存在的帳外固定資產。過程中注意明確固定資產所有權問題,如存在租賃、代管等情況,必要時應查閱相關的合同、協議、產權證明、財產稅單、發票等,以確定其產權歸屬。
三、避免存在帳外固定資產的內控制度
帳外固定資產存在,對企業資產的完整性和當期財務成果的真實性造成不可低估的影響,應引起企業單位的足夠重視。為了避免帳外固定資產存在,需要建立、健全以下幾個方面的內部控制制度。
1、建立、健全固定資產的預算制度。預算制度是固定資產內部控制中最重要的部分。通過預算對固定資產增減和合理運用資金進行預測和控制。明確規定固定資產預算只有通過高層管理部門審批后方可實施;固定資產增減變動必須依據預算,預算外事項必須執行特別的審批手續等,以保證固定資產增減的合法性、合理性和效益性。
2、建立、健全帳簿記錄制度。明確劃分資本性支出與收益性支出的界限,正確進行帳務處理。不但設置固定資產總帳,還必須設置固定資產明細分類帳和固定資產登記卡,按固定資產類別、使用部門和每項固定資產進行明細分類核算。固定資產的增減變動均要有合法、合規的審批手續,依據充分的原始憑據,及時進行相應帳務處理及帳、卡登記。定期進行帳帳、帳卡核對。
3、建立、健全定期盤點制度。定期實地盤點是及時發現帳外固定資產的必要手段。通過對固定資產定期實地盤點,以了解固定資產放置地點和使用情況、切實掌握各類固定資產的變動情況。要求將實際盤存情況與帳、卡記錄及時核對,驗證帳實是否相符、固定資產是否真實存在,是否存在未入帳固定資產等情況,及時處理盤盈、盤虧。