企業檔案信息化建設闡述范文

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一、檔案信息資源建設

檔案信息化建設的核心和重要基礎就是檔案的信息資源建設，它是能夠最大限度滿足用戶日益增長并不斷變化的檔案信息需求的一項長期工作。對檔案信息化的建設不僅關系著檔案信息化水平的高低，而且對于檔案信息化的建設也有著重要的意義。檔案信息資源的建設，涵蓋了電子文件的處理與接收、館藏檔案的數字化等內容。

1.館（室）藏檔案的數字化，信息規模的擴大將意味著檔案利用基礎的擴大。檔案信息服務的重要基礎在于館藏的信息資源。檔案信息化建設的重要之處在于檔案信息資源的內容，在信息化的內容方面，我們應該建設數據庫系統和安全系統。數據庫系統關鍵是內容的填充，這里除了舊有檔案的數字化加工以外，還應該充分利用現有的其他應用系統，盡可能大的把電子文件收集的范圍擴大，讓檔案系統和其他系統有效的連接起來。如，神東煤炭集團檔案室是檔案信息的主要來源機構，檔案管理系統軟件只能在神東系統內進行檔案目錄的網絡查詢，卻不能促使資源在更大的程度上得到共享。基于這一點，就要不斷地強化數據庫的開發和建設，盡可能的提高工作標準，促使檔案目錄的保存和輸入等工作更加合理，從而形成開發性、規范性、服務性、共享性強大的檔案信息網絡系統。

2.電子文件的接收和采集，檔案的電子化也即檔案信息電子化，就是將館（室）藏檔案資料紙質或機讀形式看作是主要的物質對象，運用微機對相關文獻和檔案進行篩選、收集以及分層次加工，讓其成為有價值的二次文件，以提高利用價值的過程。從現實的發展情況來看，由于檔案部門所采用的計算機的規格、型號的不同，各自開發的軟件的互不相同、技術條件的不足等原因。促使不能統一進行相關信息處理工作，而且由于缺乏既可以滿足文件檢索又能直接用在管理檔案信息上的軟件系統，不能夠比較快捷的將所編輯的信息成果進行出版，從而阻礙了檔案信息電子化的發展步調。因此，要不斷地強化電子文檔資源的歸檔和管理工作，借助于掃描儀、計算機等先進設備，將紙質檔轉化成電子檔，逐漸形成一個全面的系統，從而提高查找和利用的效率。檔案室的室藏檔案的信息決定了其滿足信息需求的層次和程度，檔案室要從當前的、近期的及長遠的用戶需要部門出發，力求做到有限的信息資源取得最大的經濟效益和社會效益。

二、應用系統建設

應用系統建設主要內容包括檔案信息的利用、檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息建設的效益和檔案信息服務的效果。

1.檔案信息的收集,信息化技術的飛越發展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但是，由于新一代的檔案學還沒出來，檔案信息管理存在著大量難題。檔案信息的收集中存在著很多矛盾。如：檔案管理系統要與文書、財務、勞資等其它應用系統進行整合。在整合中，存在著各方面的矛盾。我們必須要處理好相關的各種問題。

2.檔案信息的管理，檔案信息的管理在檔案信息化建設初期，首先要實現檔案的數字化和網絡化，大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備進行轉化變成電子檔案，目前我們多數單位使用平板掃描儀進行檔案掃描，速度慢不能將大量原始檔案資料在短期內完成轉化。檔案的網絡化能夠做到資源共享，能夠高效、快速、準確的定位到人們所需要的資源信息，快速的查詢個人和團體的信息，并且通過一些加密措施可以將個人和團體的信息做到保密化，避免了泄密現象的發生，對個人的隱私保護起到保護作用。應用網絡技術管理神東公司的檔案信息做到了資源共享，致使神東檔案室與其職能相關單位聯合起來形成一個檔案信息網絡，既節約人力、物力、財力，又可以最少資源管理最大的數據資源。

3.檔案信息的利用，我們通過檔案的開發利用體現檔案信息資源的價值。檔案信息充分地開發出來，才能發揮其使用價值，促進檔案事業健康快速地發展。這就要求我們盡可能的采用多樣化的信息服務手段，運用各種恰當的先進設備，加快檔案信息化、數字化管理，從而更好地為各個用戶提供服務，滿足各個用戶的需求。目前神東已將先進的現代技術運用在檔案管理中，實現了檔案全文查詢、電腦查詢、網絡查詢為用戶提供快捷、便利、準確的信息服務。由于技術問題，要全面做到檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化還需要我們繼續努力。

4.檔案信息安全,一方面，電子文件的保管條件、保管期限要求檔案館（室）要嚴格按照特殊載體檔案的保護要求進行電子檔案的安全管理。另一方面，我國檔案管理體系是分散管理，應用系統不能標準化管理，檔案的立法比較缺乏。在現代的網絡環境下，計算機系統和網絡本身存在的安全缺陷沒有相應的內部措施加以管理，隨時會產生黑客入侵、病毒的侵擾，硬件資源受到自然災害和人為的破壞，軟件資源和數據信息受到病毒的侵擾和毀壞。防止這些問題的侵害，就需要加強設備的保養和維護,提高人們的網絡安全意識，從檔案的授權層次訪問和檔案的存儲安全兩個方面搞好檔案信息安全系統的建設。隨著信息規模、檔案利用基礎的擴大要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息高度共享，就要加強檔案信息化管理的安全性，采取有效的措施，充分的保證檔案信息資源的安全。

三、標準規范建設

是針對電子檔案信息資源的存儲、描述、傳輸、交換以及管理、電子文件的形成等方面，所作出的規范化的說明，并且制定切實可行的操作過程。檔案工作要想實現現代化，就必須進一步完善工作規范和標準，從而為工作效率的提高做好鋪墊。通過館（室）藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，如此一來才能更好的對電子文件進行歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規范化、秩序化和標準化，以減少重復建設、互不兼容等不良現象的發生。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，在促進網絡安全運行以及檔案信息建設的順利等方面都占據著不可替代的重要地位。

四、人才隊伍建設

建全的信息化檔案管理能夠給企業的發展帶來巨大的幫助。檔案信息化建設需要業務優秀、技術精良的優秀專業人才。從目前的發展現狀分析來看，很多檔案部門都缺乏既掌握專業知識又熟悉信息技術的復合型人才，現有的檔案工作人員的知識還比較單一，操作技術等方面還有待提高。盡管很多現代化的設備得以運用，但是不少工作人員的現代技術水平還不夠高，因此檔案的信息化建設常常停滯不前。所以，要不斷地借助于各種合理的方法和途徑，強化檔案工作人員的整體素質，不僅要讓他們熟悉相關的業務技能和理論知識，而且讓他們懂得先進的工作方法，從而為檔案信息化工作的進步提供有利的保障。目前，在檔案信息化建設方面，神東檔案室已經取得了部分成績。如：摸索、制定了部分電子文件方面的條例；檔案局域網已經在運行；檔案管理也采取了專業的檔案管理軟件；內容建設上已經完成了目錄數據庫的建設和部分電子文件的采集；人才梯隊的建設上既兼顧了計算機又兼顧了檔案業務方面。

作者：閆美林單位：中國神華神東煤炭集團