企業(yè)貨物貿(mào)易外匯管理信息化研究范文

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摘要：

隨著裝備制造企業(yè)對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)的日益頻繁，企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的手工臺(tái)賬式管理方式已很難適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，本文從國(guó)家外匯管理制度著手，分析當(dāng)前裝備制造企業(yè)內(nèi)部貨物貿(mào)易外匯管理現(xiàn)狀，提出企業(yè)貨物貿(mào)易外匯管理信息化總體思路和系統(tǒng)框架，并結(jié)合長(zhǎng)江公司系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐情況，總結(jié)提煉出企業(yè)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)貨物貿(mào)易外匯管理信息化的一些經(jīng)驗(yàn)和做法。

關(guān)鍵詞：

貨物貿(mào)易；外匯管理；信息化

一、引言

自2012年8月起，國(guó)家在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施貨物貿(mào)易外匯制度改革，其改革要點(diǎn)主要包括企業(yè)名錄管理、企業(yè)報(bào)告和登記管理、出口收入存放境外管理、非現(xiàn)場(chǎng)/現(xiàn)場(chǎng)核查制度、企業(yè)分類管理（A、B、C），國(guó)家外匯管理局通過(guò)企業(yè)報(bào)告和登記管理制度設(shè)計(jì)，對(duì)企業(yè)實(shí)施分類監(jiān)管，A類企業(yè)貿(mào)易獲得便利，被降級(jí)為B或C類企業(yè)，采取嚴(yán)格政策、重點(diǎn)監(jiān)測(cè)。對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)需重點(diǎn)關(guān)注總量差額、總量差額比率、資金貨物比率、貿(mào)易信貸報(bào)告余額比率四項(xiàng)主要指標(biāo)，確保指標(biāo)值在合理范圍，避免現(xiàn)場(chǎng)核查和降級(jí)。目前，企業(yè)在內(nèi)部貨物貿(mào)易外匯管理方式和手段方面，主要還停留在傳統(tǒng)的手工臺(tái)賬式管理階段，這種管理方式其弊端非常明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是缺乏規(guī)范性。對(duì)于收付匯業(yè)務(wù)缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的表單，在流程方面也存在含糊不清晰的情況；二是缺乏系統(tǒng)性。產(chǎn)品項(xiàng)目、合同、報(bào)關(guān)單、收匯報(bào)文、收付匯申請(qǐng)單等各種單據(jù)、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規(guī)則、流程各環(huán)節(jié)所涉及人員等缺少一條主線進(jìn)行有效銜接；三是數(shù)據(jù)不能有效共享。數(shù)據(jù)分散在每名業(yè)務(wù)人員個(gè)人計(jì)算機(jī)中，數(shù)據(jù)缺乏透明；四是效率不高。紙質(zhì)化的業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)，將耗費(fèi)大量的時(shí)間在等待流程處理上面；五是工作容易出錯(cuò)。大量的非結(jié)構(gòu)化單據(jù)信息（例如掃描的合同、報(bào)關(guān)單等）需要靠人工進(jìn)行逐筆鉤稽、核銷，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤將導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。

二、信息化實(shí)現(xiàn)總體思路

為解決企業(yè)內(nèi)部貨物貿(mào)易外匯管理中實(shí)際存在的現(xiàn)狀，結(jié)合國(guó)家外匯管理局對(duì)A類企業(yè)的管理要求，以信息化為手段，建立起以貨物貿(mào)易合同為源頭、報(bào)關(guān)單和收匯報(bào)文為基礎(chǔ)，通過(guò)收付匯業(yè)務(wù)流程將各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行串接，實(shí)現(xiàn)不同角色人員高效協(xié)同的管理信息系統(tǒng)。通過(guò)業(yè)務(wù)辦理，實(shí)現(xiàn)合同、報(bào)關(guān)單、收匯報(bào)文等數(shù)據(jù)的自動(dòng)鉤稽，并自動(dòng)形成企業(yè)收付匯電子臺(tái)賬，相關(guān)管理人員可通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析功能掌握業(yè)務(wù)開(kāi)展情況及對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控。另外，為減少業(yè)務(wù)漏辦情況發(fā)生，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)提醒規(guī)則，采用郵件、短信、門戶待辦等多種消息手段實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)辦理的催辦提醒。

三、信息系統(tǒng)構(gòu)成

根據(jù)信息化實(shí)現(xiàn)總體思路，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，其主要功能模塊包括項(xiàng)目信息、合同管理、單據(jù)管理、流程管理、通知提醒和統(tǒng)計(jì)查詢等。

1.項(xiàng)目信息

項(xiàng)目信息其主要目的是為企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)提供觀察視角，透過(guò)項(xiàng)目的進(jìn)出口合同進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集，企業(yè)可以從宏觀層面了解到該項(xiàng)目進(jìn)出口情況。

2.合同管理

設(shè)置合同管理主要目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)每筆收付匯業(yè)務(wù)進(jìn)行歸集，掌握合同的實(shí)際執(zhí)行情況，主要包括采購(gòu)和銷售兩種類型的貨物貿(mào)易合同。（1）采購(gòu)合同：所屬項(xiàng)目、合同編號(hào)、供應(yīng)商、簽訂日期、項(xiàng)目經(jīng)理、合同金額、預(yù)付金額、預(yù)付日期、是否融資、融資方、關(guān)聯(lián)的融資合同等。（2）銷售合同：所屬項(xiàng)目、合同編號(hào)、客戶、簽訂日期、項(xiàng)目經(jīng)理、合同金額、預(yù)收金額、預(yù)收日期等。

3.單據(jù)管理

對(duì)企業(yè)貨物貿(mào)易中所涉及單據(jù)進(jìn)行管理，這些單據(jù)是收付匯業(yè)務(wù)所必須要使用到的。（1）貨物報(bào)關(guān)單：由業(yè)務(wù)部門報(bào)關(guān)人員定期錄入（或通過(guò)系統(tǒng)接口讀取國(guó)家海關(guān)數(shù)據(jù)）報(bào)關(guān)單信息，包括海關(guān)編號(hào)、進(jìn)出口日期、報(bào)關(guān)金額、所屬合同號(hào)、預(yù)計(jì)延期報(bào)告截至日期、收付匯業(yè)務(wù)辦理截至日期。（2）國(guó)際收匯報(bào)文：由財(cái)務(wù)部出納錄入銀行收匯報(bào)文，包括報(bào)文編號(hào)、日期、收匯金額、手續(xù)費(fèi)、國(guó)家、銀行名稱。錄入完畢進(jìn)行提交，系統(tǒng)通過(guò)短信自動(dòng)提醒業(yè)務(wù)部門報(bào)關(guān)員以通知各項(xiàng)目經(jīng)理核實(shí)收匯報(bào)文并關(guān)聯(lián)出口合同發(fā)起收匯申請(qǐng)流程。

4.核心業(yè)務(wù)流程管理

貨物貿(mào)易外匯管理業(yè)務(wù)流程主要包括付匯和收匯兩大流程，采用計(jì)算機(jī)工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同角色之間業(yè)務(wù)辦理的高效協(xié)同。（1）付匯流程a.業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)付匯申請(qǐng)單；b.經(jīng)過(guò)相關(guān)人員進(jìn)行審核、審批；c.財(cái)務(wù)部門辦理付匯業(yè)務(wù)并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記賬；d.報(bào)關(guān)員外匯監(jiān)管平臺(tái)核實(shí)登記。（2）收匯流程a.收匯報(bào)文登記：財(cái)務(wù)部門接收并登記國(guó)際收匯報(bào)文，系統(tǒng)自動(dòng)消息提醒業(yè)務(wù)部門報(bào)關(guān)員；b.確定關(guān)聯(lián)合同：報(bào)關(guān)員收到提示信息通知相關(guān)銷售經(jīng)理，以確認(rèn)認(rèn)領(lǐng)收匯報(bào)文并關(guān)聯(lián)所屬銷售合同；c.填寫(xiě)收匯申請(qǐng)單：銷售經(jīng)理填寫(xiě)收匯申請(qǐng)單，申請(qǐng)單需關(guān)聯(lián)所屬“國(guó)際收匯報(bào)文”和所要關(guān)聯(lián)核銷的出口報(bào)關(guān)單；d.相關(guān)人員審核、審批；e.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)辦理、通知銀行收匯、財(cái)務(wù)系統(tǒng)記賬；f.報(bào)關(guān)員外匯監(jiān)管平臺(tái)核實(shí)登記。

5.通知提醒

基于業(yè)務(wù)規(guī)則，對(duì)貨物報(bào)關(guān)單進(jìn)行提醒。根據(jù)報(bào)關(guān)單進(jìn)出口日期，第20～29天對(duì)報(bào)關(guān)單所關(guān)聯(lián)的合同經(jīng)理進(jìn)行提醒是否需辦理延期；第60～89天，提示合同經(jīng)理辦理收付匯業(yè)務(wù)截至日將至。

6.統(tǒng)計(jì)查詢

按一定的統(tǒng)計(jì)規(guī)則對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，透過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)監(jiān)控、核查數(shù)據(jù)的完整性、合規(guī)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)的獲取。其主要功能包括：合同統(tǒng)計(jì)。國(guó)際采購(gòu)人員、銷售經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員需及時(shí)掌握合同的執(zhí)行情況，包括合同執(zhí)行金額、收付匯匯總、合同余額等，并可通過(guò)合同了解該合同每筆收付匯情況。報(bào)關(guān)單查詢。報(bào)關(guān)單進(jìn)出口日期、金額以及超期狀態(tài)、延期報(bào)告截至日、業(yè)務(wù)辦理截至日等，以不同顏色提示報(bào)關(guān)單需進(jìn)行延期或收付匯業(yè)務(wù)辦理的緊急程度。進(jìn)出口情況統(tǒng)計(jì)。以合同為統(tǒng)計(jì)對(duì)象，對(duì)比合同金額、收付匯匯總金額、報(bào)關(guān)單匯總金額，直觀體現(xiàn)出其差異信息。

四、取得的成效與做法

1.取得的成效

通過(guò)為期一年的系統(tǒng)上線運(yùn)轉(zhuǎn)，取得的成效主要有以下幾個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化。規(guī)范了公司在貨物貿(mào)易外匯收、付匯業(yè)務(wù)流程；二是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)化。通過(guò)信息系統(tǒng)將合同、報(bào)關(guān)單、收匯報(bào)文、收付匯流程等進(jìn)行整合，使其形成系統(tǒng)化管理；三是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的信息化。實(shí)現(xiàn)外匯相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提醒，促進(jìn)外匯業(yè)務(wù)辦理及時(shí)性；實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理效率提升；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提升；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

2.主要做法

一是管理信息化實(shí)現(xiàn)階段，采用“管理制度化、制度表單化、表單信息化”方法實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)構(gòu)建。①管理制度化。研究國(guó)家對(duì)企業(yè)貨物貿(mào)易管理的要求，從職責(zé)、業(yè)務(wù)規(guī)則等方面進(jìn)行梳理和優(yōu)化，建立起企業(yè)內(nèi)部貨物貿(mào)易外匯管理制度；②制度表單化。對(duì)管理制度所涉及的表單和流程進(jìn)行計(jì)算機(jī)建模，形成流程模型庫(kù)；③表單信息化。對(duì)流程模型進(jìn)行系統(tǒng)固化，實(shí)現(xiàn)其信息化。二是系統(tǒng)上線實(shí)施階段，施行PDCA閉環(huán)管理，重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的業(yè)務(wù)開(kāi)展監(jiān)督和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)評(píng)價(jià)。①業(yè)務(wù)監(jiān)督提醒。根據(jù)管理要求建立起業(yè)務(wù)監(jiān)督規(guī)則，系統(tǒng)按照相應(yīng)的規(guī)則通過(guò)郵件、短信等多種消息途徑提醒業(yè)務(wù)人員及時(shí)開(kāi)展工作。例如，根據(jù)報(bào)關(guān)單進(jìn)出口日期自動(dòng)提示業(yè)務(wù)人員辦理延期報(bào)告或收付匯業(yè)務(wù)辦理最后期限提醒；②評(píng)價(jià)考核、落實(shí)責(zé)任。制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)評(píng)價(jià)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，通過(guò)系統(tǒng)定期關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)得分情況，形成部門績(jī)效評(píng)價(jià)依據(jù)。

五、總結(jié)

企業(yè)貨物貿(mào)易外匯管理信息化的過(guò)程也是企業(yè)相關(guān)管理制度優(yōu)化的過(guò)程，梳理、建立、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部貨物貿(mào)易外匯管理制度，以信息化手段對(duì)管理制度所涉及的流程和表單進(jìn)行固化，結(jié)合關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)對(duì)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)貨物貿(mào)易外匯管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化，從而有效提升了企業(yè)的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]魯佳潔.貨物貿(mào)易外匯制度改革對(duì)企業(yè)的影響及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（2）：109-110.

作者:胡忠民  蔡帆 單位:中車長(zhǎng)江車輛有限公司