人力資源和社會保障局的檔案管理分析范文

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摘要：新時期下，檔案管理對推動單位健康發展具有關鍵意義，其是社會事業服務的基礎工作，關乎我國國計民生等關鍵問題。本文針對新形勢下，人力資源和社會保障局檔案管理工作進行分析和闡述，希望給予我國相關單位以參考和借鑒。

關鍵詞：新形勢；社會保障；人力資源；檔案管理；創新

檔案是社會組織以及國家機構活動的記錄，無論是教育、文化、經濟還是政治活動，只要具備一定的保存價值和參考價值，都要以聲像、圖表以及文字的形式保存下來。而檔案管理工作就是保管及整理這些資料，并且為使用者提供服務。

一、人力資源和社會保障局在檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理缺乏足夠重視。我國是世界人口第一大國，勞動人口結構復雜并且數量巨大，導致勞動保障檔案工作繁瑣、數量巨大。在具體的檔案工作中，由于單位領導及員工的檔案意識薄弱，對檔案工作沒有給予充分重視，資金以及人力投入相對匱乏，缺乏硬件支持。檔案在保存及歸檔過程中經常出現各種失誤，檔案查閱沒有嚴謹的制度，檔案丟失的情況時有發生。

2.缺乏科學的管理機制。保障檔案類型很多，分別由相關部門管理和保存，這種檔案管理方式在我國沿用多年，雖然其具備一定的科學性，但是保障檔案如果分別由多方管理難以充分發揮其使用的高效性。同時，由于不同部門缺乏溝通，檔案管理無法有效實現共享。這種分別管理的模式不僅增加了工作量，同時也給檔案管理的安全性帶來了影響，不能滿足新形勢的要求。

3.管理模式相對落后。一直以來，我國都沿用傳統的管理模式，但新形勢下，隨著檔案內容及數量的增加，工作人員在繁重的工作中難免會出現失誤。在檔案歸檔及整理過程中，檔案經過多人整理難免出現破損和信息失真的情況，給檔案質量帶來負面影響，同時，落后的管理模式也導致工作效率較低。

二、優化人力資源和社會保障局檔案管理工作的相關對策

1.轉變思想觀念。單位相關領導一定要轉變思想觀念，給予檔案管理以充分的重視，首先，單位要做好宣傳工作，爭取政府支持，持續加大資金、物力及人力的投入。其次，要加強檔案室建設，為檔案后期完善和信息收集提供便利，同時也有助于提高檔案完整度，為各項工作的開展提供參考，促進檔案管理的科學化和規范化。

2.完善結構建設。社會保障局檔案管理工作相對繁瑣復雜，需要數量眾多的管理人員，因此，檔案部門一定要配備數量足夠的管理人員負責相關工作，明確崗位職責，避免由于人員不夠，導致檔案工作出現失誤以及不順暢的情況。同時，檔案部門還要根據工作需要設置相關檔案室，配備工作需要的管理工具及相關設備，合理科學分配物資資源，全面實現電子化以及信息化管理，杜絕出現物力以及人力資源浪費的情況。

3.提高人員素質。當前，我國檔案管理方式比較陳舊落后，不能有效適應時展情況，管理人員管理知識陳舊、年齡較大，缺乏先進的管理方式以及管理理念。新時期下，隨著檔案業務的增加以及科學技術的進步，現有管理人員的綜合素質無法滿足工作需求。因此，社會保障局一定要組織管理人員開展學習和培訓，提高管理人員的法律意識和責任意識，學習先進的方法和技術，強化專業能力，進而提高管理水平。在工作中，要將實踐活動和理論方法充分結合起來，通過不斷探索和創新提高工作質量。單位還要通過招聘的方式引入一些掌握信息技術以及現代檔案管理能力的青年人才，不斷優化管理團隊的年齡結構和素質結構。

4.健全工作機制。人力資源和社會保障局的檔案工作涉及多方面領域，其中包括失業、生育、養老以及醫療等保險種類，檔案數量巨大。因此，還要充分做好檔案工作，要建立健全激勵機制、約束機制、教育機制、管理制度及管理機制。針對工作中出現的問題不斷完善工作機制，定期對管理人員進行教育和培訓，保證人員經過培訓和學習后才能上崗，確保工作有序以及高效開展。

5.推動信息管理。推動檔案信息管理可以提高管理質量，解決檔案容易丟失和破損的問題，節約人力物力，促進管理智能化、科技化以及現代化，為檔案工作的改革和創新提供保障。檔案部門要積極應用信息技術，并且根據時代要求，推動檔案的共享和交流，制定統一的工作標準規范信息共享和網絡交流工作，提高檔管理管理效率，確保檔案不被非法利用和丟失。

三、結語

人力資源和社會保障局在新形勢下，要給予檔案管理以充分的重視，有效分析當前在檔案管理中出現的問題，并且針對問題采取相關措施，提高工作的質量和效率，進而推動檔案管理工作的健康發展。

參考文獻

[1]劉芹.探索新形勢下的人力資源和社會保障檔案整理方法[J].檔案與建設,2012(6):63-64.

[2]劉偉東.信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].中國集體經濟,2015(31):113-114.

作者：張立恒 單位：吉林市豐滿區人力資源和社會保障局