公司財務(wù)檔案管理范文

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第1篇

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)對檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務(wù)不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應(yīng)是公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責。

1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們?nèi)粘Ｉ钪校耸碌臋n案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。

自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應(yīng)調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務(wù)，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務(wù)工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。

2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。

一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務(wù)機構(gòu)和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構(gòu)力量，不單獨建立專門的檔案管理機構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設(shè)備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導(dǎo)思想僵化，計劃經(jīng)濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。

二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應(yīng)有重視。

某學院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導(dǎo)致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導(dǎo)致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)不作為，沒有及時提供檔案托管服務(wù)項目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關(guān)系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質(zhì)就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。

3 公共就業(yè)服務(wù)對人事檔案加強管理的措施建議

1、加強公共社檔服務(wù)的立法建設(shè)。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務(wù)收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應(yīng)提供的涉檔服務(wù)機構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)項目和服務(wù)標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務(wù)列為政府所屬公共人力資源服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務(wù)進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。

2、加強檔案管理機構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構(gòu)，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務(wù)開展所需經(jīng)費需要。

第2篇

摘 要 為提高財務(wù)管理水平，以細化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點，對公司財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探索財務(wù)電子檔案管理，實現(xiàn)財務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財務(wù)制度要求，探索公司財務(wù)電子檔案的方式和方法，對于財務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財務(wù)檔案工作實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞 財務(wù) 電子檔案 管理 研究

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)電子檔案就是財務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。

一、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財務(wù)檔案分類

隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務(wù)管理文件兩大類。

會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

財務(wù)管理文件：指除會計核算專業(yè)材料外的財務(wù)管理制度、計劃批文、通知等各類財務(wù)管理資料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。財務(wù)集約化管理的不斷深入，財務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運營、財務(wù)評價與考核等。

（二）財務(wù)檔案管理規(guī)定

自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規(guī)定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

二、財務(wù)檔案管理趨勢

為規(guī)范和加強公司財務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財務(wù)管理體系，隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務(wù)管理文件，必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式。

（一）財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式

數(shù)字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)的遠程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。

（二）財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)

根據(jù)財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便應(yīng)用。

（三）財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)

在當今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準備。

（四）財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。

三、財務(wù)電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

四、財務(wù)電子檔案管理保障措施

（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

因為財務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務(wù)電子檔案需要實現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。

（三）應(yīng)用的安全性

財務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)相符。

五、財務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢

財務(wù)信息的隨時更新。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡素攧?wù)信息管理水平，財務(wù)電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進行自主編輯。

充實的業(yè)務(wù)平臺。財務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟業(yè)務(wù)依據(jù)等財務(wù)管理資料，為財務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。

第3篇

1 在會計檔案的存放管理上，做到會計檔案專庫、專人管理

會計檔案不與其他門類檔案混放在一個庫房中，會計檔案用會計專柜存放，定制會計崗以專人來管理會計檔案，其他人不得隨意進入會計檔案庫房。查閱會計檔案時安排在專用的閱覽室，并由會計檔案管理人員監(jiān)護，查閱人不得翻閱與查檔無關(guān)的其他內(nèi)容。

2 前端控制——檔案利用的審批印簽備案制度

2.1 在油田所屬各單位實行會計檔案利用的審批印簽備案制度。各單位根據(jù)油田《檔案借閱制度》的要求，同所在區(qū)域檔案室協(xié)商確定實行利用審批制度的檔案門類、審批部門和審批負責人(參見檔案利用審批印簽備案表)，然后，交到檔案室備案。一般每類檔案的審批負責人應(yīng)確定2人，以便第一審批負責人出差不能履行審批責任時，不影響正常的借閱審批。附表“利用審批負責人簽名”一欄，應(yīng)由利用審批負責人本人親筆簽名，不能使用個人印章代替。

2.2 油田外部單位人員借閱會計檔案審批備案制度。為了加強油田會計檔案的借閱管理，保護商業(yè)秘密，維護油田的合法權(quán)益，現(xiàn)將油田外部單位(人員)查閱油田會計檔案的審批、簽字備案規(guī)定如下：

2.2.1 油田外部紀委、檢察院等單位(人員)查閱油田會計檔案，由局紀委監(jiān)察處審批備案并通告局法律事務(wù)處，同時，通告局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部。

2.2.2 工商、稅務(wù)等部門及油田外部財務(wù)部門查閱油田會計檔案，分別由局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部審批備案，并通告局法律事務(wù)處。

2.2.3 地方法院、公安等單位及律師查閱油田會計檔案時，由局法律事務(wù)處審批備案，并通告局紀委監(jiān)察處，同時，通告局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部。

3 嚴把會計檔案借閱關(guān)

3.1 會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員審核批準。借閱檔案必須持有所在單位介紹信，介紹信要注明借閱人姓名、用途、利用范圍、是否復(fù)制及借出時間等。檔案借閱歸口審批單位可在原介紹信上簽署意見并蓋章，也可換介紹信。經(jīng)過審批簽字后方可到檔案室進行借閱或者復(fù)制，并做好登記。

3.2 借閱人憑審批權(quán)限規(guī)定的介紹信借閱會計檔案資料，檔案工作人員要嚴格審查介紹信內(nèi)容，不得任意擴大借閱范圍。借閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封等，要保證檔案資料的清潔、完整。查閱人需復(fù)印時，由檔案管理員陪同復(fù)印。對需要出具檔案證明的，要認真核對摘抄或復(fù)制內(nèi)容。

3.3 嚴把入庫前檢查關(guān)。歸還會計檔案資料時，檔案管理人員要逐件、逐頁清點，檢查無誤后，在借閱登記本上注銷并簽名。

4 建立健全會計檔案保密制度

建立《會計檔案工作人員職責》、《會計檔案保密制度》和《會計檔案查閱制度》，使會計檔案管理工作有章可循。會計檔案利用保密制度要細化，應(yīng)具有可操作性，能指導(dǎo)會計檔案管理人員的具體工作。

5 加強會計檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)