律師檔案管理范文

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第1篇

【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對(duì)繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時(shí)共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。

1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時(shí)間單位，按保存期限的長(zhǎng)短分長(zhǎng)期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評(píng)優(yōu)時(shí)用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查、考核。真正使用時(shí)，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認(rèn)識(shí)沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時(shí)能拿出來，檢查時(shí)能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對(duì)檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。

二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法

學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢(shì)在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對(duì)檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段，而要通過研究思考，對(duì)工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對(duì)學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。

（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡(jiǎn)化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時(shí)間，簡(jiǎn)化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法

遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長(zhǎng)期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求，以時(shí)間為單位分類；每年度的長(zhǎng)期、短期和臨時(shí)檔案中，再按部門分類，分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個(gè)小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設(shè)定范圍密級(jí)。 檔案的收集范圍是按上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級(jí)的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)學(xué)校內(nèi)教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺(tái)中調(diào)取資料并形成電子檔案。對(duì)沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率

學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。

1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理員要提高思想認(rèn)識(shí)，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時(shí)間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級(jí)服務(wù)，千方百計(jì)地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強(qiáng)宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識(shí)，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質(zhì)

加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動(dòng)思考，盡職盡責(zé)做好工作。

隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，在思考中解決問題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻(xiàn)：

[1]以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化[J]，殷華麗，中國(guó)船檢，2009年07期，100-102

[2]以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J]，王學(xué)梅，淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)，2010年第8卷第8期，130-131

第2篇

一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專門法律保護(hù)的無形的智力成果權(quán)。按照我國(guó)現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國(guó)境內(nèi)的自然人、法人及社會(huì)單位依法享有包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會(huì)單位所擁有的商業(yè)秘密等。

正因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)屬于財(cái)產(chǎn)權(quán)，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對(duì)世權(quán)”特征，也就是說，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體即知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并非對(duì)特定人而是對(duì)除知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專有權(quán)。

注意到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這個(gè)“對(duì)世權(quán)”特征，對(duì)于開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因?yàn)橥ǔ６裕覀兯煜さ摹艾F(xiàn)行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對(duì)應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會(huì)組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對(duì)象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以說是從其形成開始，就是針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對(duì)象的。這或者是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。

二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護(hù)特征

按照《民法通則》規(guī)定，人們對(duì)財(cái)產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過“生產(chǎn)”的原始方式如申請(qǐng)專利、商標(biāo)注冊(cè)、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過對(duì)專利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊(cè)商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來取得方式依法取得。這是一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得的過程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類型的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。

以專利權(quán)的取得為例。按照我國(guó)《專利法》與《專利法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國(guó)專利管理機(jī)關(guān)――國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局提出專利申請(qǐng)，專利局在接收到專利申請(qǐng)文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)＠暾?qǐng)進(jìn)行審查（對(duì)于發(fā)明專利這個(gè)審查過程包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查；對(duì)于實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利則只進(jìn)行形式審查）以后，根據(jù)《專利法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對(duì)其申請(qǐng)分別做出駁回、補(bǔ)正、公開或授權(quán)決定。如果專利申請(qǐng)人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復(fù)審、專利無效的行政復(fù)議，或者在中級(jí)人民法院提訟。由此可見，專利權(quán)的取得是按照我國(guó)相關(guān)法律進(jìn)行的。附帶說一句，由于我國(guó)近年來專利申請(qǐng)的數(shù)量激增，所以雖然專利局在不斷擴(kuò)大審查員數(shù)量，也仍然不能滿足需要，專利申請(qǐng)的審查時(shí)間往往比較長(zhǎng)，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個(gè)現(xiàn)實(shí)是不可能的。

商標(biāo)權(quán)的取得與專利權(quán)有許多類似的方面，就不再多說。

著作權(quán)的取得，有一些與專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、建設(shè)物設(shè)計(jì)圖）、實(shí)物模型、計(jì)算機(jī)軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護(hù)作品，可以采取進(jìn)行版權(quán)登記的方式進(jìn)行更加有效的保護(hù)。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護(hù)，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點(diǎn)，就更加需要及時(shí)歸檔，以保全證據(jù)。

在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識(shí)產(chǎn)權(quán)之后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對(duì)侵犯自己知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對(duì)具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。

三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的程序性特征

簡(jiǎn)而言之，知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個(gè)單行法（專利、商標(biāo)、著作權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識(shí)產(chǎn)權(quán)各項(xiàng)權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動(dòng)，都必須依照規(guī)定的法律程序進(jìn)行。對(duì)于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，必須時(shí)刻關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點(diǎn)。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點(diǎn)，體現(xiàn)文件形成過程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進(jìn)行館藏管理。

例如，在專利的申請(qǐng)過程中，按照專利法的相關(guān)程序，可以把整個(gè)專利申請(qǐng)審查過程劃分為申請(qǐng)階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個(gè)階段。那么，在收集整理專利檔案時(shí)，就可以按照專利申請(qǐng)審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時(shí)間特征進(jìn)行整理，這就可以保持整個(gè)專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個(gè)全面、完整、清晰的了解，否則的話，會(huì)給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。

四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟(jì)效益特征

我們知道，財(cái)產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，知識(shí)產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。例如，按照我國(guó)1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專利、注冊(cè)商標(biāo)）、非專利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價(jià)出資；同時(shí)規(guī)定，股東在以實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財(cái)產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。

除此以外，作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過“知識(shí)產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)可以說是一個(gè)建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中，法律所許可的給予知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場(chǎng)壟斷行為，對(duì)于強(qiáng)化企業(yè)乃至一個(gè)國(guó)家或者地區(qū)的整體競(jìng)爭(zhēng)力具有舉足輕重的作用，如果擁有強(qiáng)大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟(jì)利益，例如我們所熟知的我國(guó)作為DVD生產(chǎn)大國(guó)，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費(fèi)，而我國(guó)企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤(rùn)”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專利技術(shù)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場(chǎng)走向。

在我國(guó)相當(dāng)多的企業(yè)中，滿足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來市場(chǎng)的企業(yè)卻比較稀少，通過技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報(bào)則更為罕見。在各種類型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國(guó)引進(jìn)技術(shù)的過程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過我國(guó)企業(yè)由于不重視或者不了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)特征，而遭受嚴(yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。

五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征

檔案本質(zhì)特點(diǎn)之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識(shí)產(chǎn)權(quán)中，對(duì)檔案所具備的這種法律特征簡(jiǎn)直可以說是不謀而合。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點(diǎn)之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律性文件來支持，一個(gè)覆蓋了知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)全過程的、對(duì)全部有效知識(shí)產(chǎn)權(quán)過程形成文件予以歸檔保存的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進(jìn)行維權(quán)時(shí)取得積極主動(dòng)地位。

因此，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中，堅(jiān)持做到保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識(shí)產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進(jìn)行管理，必然達(dá)不到知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)中的要求。

如在整理專利申請(qǐng)文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發(fā)專利申請(qǐng)時(shí)的掛號(hào)信收據(jù)、專利審查機(jī)構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專利文件時(shí)的信封、寄發(fā)各種費(fèi)用（如申請(qǐng)費(fèi)、專利申請(qǐng)維持費(fèi)、注冊(cè)費(fèi)、年費(fèi)等等）時(shí)的費(fèi)用憑證和專利審查機(jī)構(gòu)出具的費(fèi)用收據(jù)等等，實(shí)際上都應(yīng)當(dāng)作為專利檔案的收集內(nèi)容。因?yàn)檫@些看起來好像沒有什么作用、但是實(shí)際上可以證明專利申請(qǐng)過程完整性的文件，在必要時(shí)就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。

第3篇

1 立足“四抓”，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理工作

一是立足制度抓落實(shí)。根據(jù)檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環(huán)節(jié)，制定符合上級(jí)主管部門工作實(shí)際的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案服務(wù)登記記錄，并依照臺(tái)賬資料比對(duì)考核細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常考評(píng)。

二是立足業(yè)務(wù)抓管理。將檔案管理充分運(yùn)用到用地、地籍、、執(zhí)法及日常公文運(yùn)轉(zhuǎn)等實(shí)際工作中，全面提升檔案為業(yè)務(wù)工作服務(wù)的綜合水平。

三是立足平時(shí)抓質(zhì)量。對(duì)日常工作形成的具有查考利用價(jià)值的文件、圖紙、圖表、測(cè)算、聲像等文件資料及時(shí)整理歸檔，切實(shí)把好歸檔資料質(zhì)量關(guān)，階段性工作形成的資料及時(shí)裝訂成冊(cè)，全年性的工作平時(shí)重在整理，年終或次年初裝訂成冊(cè)。

四是立足服務(wù)抓創(chuàng)新。立足我中心服務(wù)宗旨、提高服務(wù)管理創(chuàng)新機(jī)制與新辦法，再檔案的實(shí)際管理和使用過程中充分發(fā)揮檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)，為了提高檔案調(diào)閱、借用查詢工作效率，開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的檔案查詢管理系統(tǒng)。我服務(wù)中心在標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的建設(shè)中，打破了以往分類存儲(chǔ)檔案浪費(fèi)空間的老做法，采用科學(xué)化、集約化的管理模式，將所有檔案編號(hào)入盒，按順序入柜，極大的節(jié)省了檔案柜空間，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、精細(xì)化的管理要求。同時(shí)，為了提高檔案入柜、調(diào)閱、借用查詢的效率，自行開發(fā)了檔案查詢管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統(tǒng)設(shè)置了檔案資料類型、入檔時(shí)間、檔案資料所屬時(shí)間、檔案盒號(hào)、檔案柜號(hào)等項(xiàng)目的精確、模糊和區(qū)間查詢方式，可以輕松準(zhǔn)確的查詢到檔案所在位置。該系統(tǒng)也具有很好的統(tǒng)計(jì)功能，同時(shí)系統(tǒng)還具有檔案入柜登記和借用登記功能。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用不斷提高檔案利用價(jià)值，提高工作效率。

2 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

我中心結(jié)合工作實(shí)際，積極采取有效措施，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷深化檔案工作在服務(wù)中心工作的具體運(yùn)用和服務(wù)作用，全面提升案管中心的服務(wù)品質(zhì)，取得了良好的效果。

一是全面謀劃部署。中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織成立了專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作與其他工作整體推進(jìn)，把檔案考評(píng)納入年底服務(wù)中心的考評(píng)范圍內(nèi)。同時(shí)，結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)本中心人員的主動(dòng)性與積極性，形成了人人參與檔案規(guī)范化建設(shè)的良好氛圍。

二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在抓好專職檔案工作人員培訓(xùn)的同時(shí)，我中心及時(shí)將最新的有關(guān)檔案工作的管理規(guī)范、要求、歸檔方式對(duì)各部門進(jìn)行專門培訓(xùn)，使全體工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，對(duì)檔案工作熟知熟會(huì)，按時(shí)、保質(zhì)、保量交接檔案，做到無縫對(duì)接。

三是更新硬軟件設(shè)備。按照上級(jí)檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購(gòu)置了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、除濕器等硬件設(shè)備，做到文件電子、紙質(zhì)雙層管理，實(shí)現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理應(yīng)用。我中心規(guī)范服務(wù)檔案借閱制度，做到借時(shí)有登記，還時(shí)有簽收，防止檔案遺失、錯(cuò)亂。同時(shí)充分發(fā)揮檔案的信息資源功效，加強(qiáng)服務(wù)檔案為中心業(yè)務(wù)服務(wù)的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內(nèi)容不斷豐富，有力地推動(dòng)了服務(wù)中心工作的全面發(fā)展。

3 進(jìn)一步完善服務(wù)中心檔案管理?xiàng)l件

為進(jìn)一步完善檔案管理?xiàng)l件，我中心還購(gòu)置了高規(guī)格的防磁柜、除濕機(jī)等設(shè)施，并為檔案室配備了設(shè)備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財(cái)力上給予了有力的支持和保障。針對(duì)原有的文書、會(huì)計(jì)、專業(yè)檔案裝具不夠規(guī)范，實(shí)物、照片整理不夠全面等問題，中心檔案人員加班加點(diǎn)將2002年以來室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進(jìn)行了規(guī)范化整理，專設(shè)了目錄柜，整齊規(guī)范，排列有序，形成了紙質(zhì)、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。

我中心依托上級(jí)綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)2002～2013年永久和長(zhǎng)期檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化錄入存儲(chǔ)，完成了室藏文書（永久和長(zhǎng)期）及會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像、基建等所有門類檔案的數(shù)字化管理工作，共完成近千件紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化處理，紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化上萬頁；還建立了案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫條目、文件級(jí)及全文數(shù)據(jù)庫條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數(shù)據(jù)，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實(shí)現(xiàn)了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

4 嚴(yán)把“三關(guān)”，不斷提升檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平

堅(jiān)持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有關(guān)制度及文件并裝訂成冊(cè)，使檔案管理工作有章可循，不斷完善、修訂、健全中心干部人事檔案材料的檔案查借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊(cè)，為規(guī)范干部檔案的管理提供政策依據(jù)。建立完善《干部檔案查借閱登記簿》、《接收干部檔案登記簿》、《移交干部檔案材料登記簿》等各種登記簿冊(cè)，為干部人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。