人力資源檔案管理范文
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第1篇
在現(xiàn)代社會(huì)，人力資源已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展中一個(gè)最為重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)槿魏喂ぷ鞯拈_展都不能離開人這一最為基本的因素。而對(duì)于人力資源的管理來說，除了開發(fā)、使用等環(huán)節(jié)外，人力資源檔案的管理也是人力資源管理的一個(gè)重要方面。因?yàn)椋茖W(xué)合理的人力資源檔案管理能夠更好的提升人力資源管理的整體效率，從而促進(jìn)組織的發(fā)展。
一、人力資源檔案管理工作中存在的問題
1.人力資源檔案管理效率低。簡(jiǎn)單的說，人力資源檔案管理的效率就是在實(shí)施人力資源檔案管理過程中，所消耗的人力、物力等資源同檔案管理最終實(shí)現(xiàn)的管理效果之間的比例關(guān)系。對(duì)于人力資源檔案工作來說主要包括的工作內(nèi)容有檔案的收集、歸檔保存和調(diào)用等。例如，對(duì)外來務(wù)工人員的工齡和職業(yè)發(fā)展進(jìn)行建檔，既要對(duì)外來務(wù)工人員的基礎(chǔ)檔案資料進(jìn)行搜集，還需要對(duì)務(wù)工人員在就業(yè)過程中的職位轉(zhuǎn)移、薪酬等方面資料進(jìn)行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費(fèi)很多時(shí)間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個(gè)成熟的程序以使這個(gè)步驟簡(jiǎn)化，與此同時(shí)，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。2.人力資源檔案管理人員素質(zhì)欠缺。在人力資源檔案管理中，管理人員的素質(zhì)能力有著十分重要的作用。而我國很多檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上都存在著明顯的差距。集中的表現(xiàn)在有點(diǎn)人力資源檔案管理人員都是兼職的，不是專門從事人力資源檔案管理的；有的人力資源檔案管理人員年齡明顯偏大，在工作積極性上明顯不足；有的人力資源檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的掌握不夠深入，導(dǎo)致在信息化時(shí)代下，人力資源檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。3．管理方法不夠先進(jìn)。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲(chǔ)存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來十分耗費(fèi)時(shí)間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過程中，有很多能夠?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，卻往往因?yàn)闊o法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。
二、應(yīng)對(duì)人力資源檔案管理問題的對(duì)策
1.規(guī)范化人力資源檔案管理，提升工作效率。人力資源檔案管理應(yīng)當(dāng)首先建立一套完善的工作規(guī)范，明確檔案管理工作的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)，利用規(guī)范的制度，來提升工作的人員的積極性，激發(fā)出工作熱情。這其中最為有效的就是科學(xué)的考核辦法，利用科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制來督促工作人員合理的安排工作，從而達(dá)到提升工作效率的目的。具體的說可以多設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)措施，如對(duì)全年工作沒有出現(xiàn)問題的工作人員可以發(fā)放物資獎(jiǎng)勵(lì)等。2.強(qiáng)化人力資源檔案管理人員素質(zhì)。對(duì)于人力資源檔案管理來說，人力資源同樣是核心要素。這就要求我國的各類組織要首先設(shè)置專門的人力資源檔案管理崗位，確保專人負(fù)責(zé)人力資源檔案管理，從而保證人力資源檔案管理的專業(yè)性。其次要多培養(yǎng)一些年輕的人力資源檔案管理人員，培養(yǎng)他們?cè)谌肆Y源檔案管理工作的熱情，激發(fā)他們的積極主動(dòng)性，從而提升人力資源檔案管理的效果。第三，現(xiàn)代人力資源檔案管理要求的是復(fù)合型人才，不僅要掌握專業(yè)的人力資源檔案管理知識(shí)，還要具備有足夠的信息化技術(shù)能力，這就要對(duì)人力資源檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握基本的信息化技術(shù)，從而保證人力資源檔案管理工作的開展。3.應(yīng)用信息化技術(shù)手段。對(duì)于人力資源檔案管理來說，要實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理，一是需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備；二是應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過程進(jìn)行全程掌控。
三、結(jié)語
人力資源檔案管理對(duì)于人力資源的開發(fā)、利用等方面都有著很好的促進(jìn)作用，完善人力資源檔案管理能使人力資源的整體管理效率大幅提升。而我國由于社會(huì)發(fā)展的多方原因，在人力資源檔案管理方面存在著一些問題，我們必須要正視和解決這些問題，才能保障人力資源檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。
作者:黃衛(wèi)東 單位:廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部
參考文獻(xiàn)
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第2篇
人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)有著較高的要求。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求，除專業(yè)素質(zhì)外，還要求其具備一定的計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化信息管理等知識(shí)和技術(shù)。但當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質(zhì)不高等問題，還有部分管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真，不利于人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平的提高。
二、加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作的措施
（一）實(shí)行集中統(tǒng)一管理。成立專門的人力資源和社會(huì)保障檔案管理中心，負(fù)責(zé)各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實(shí)現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，從而更好地服務(wù)民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規(guī)章制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按規(guī)定辦事，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，力求檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。為落實(shí)檔案的集中統(tǒng)一管理，首先應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度，促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為完善社會(huì)就業(yè)和保障體系的重要工作，建立由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行合理分工，由專人負(fù)責(zé)，開展檔案管理工作，做到職責(zé)明確；其次，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配備工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，提高檔案保管的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化；最后，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，全面開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，遵循簡(jiǎn)明、實(shí)用、準(zhǔn)確的原則，利用電子掃描技術(shù)，有步驟有選擇地對(duì)所管檔案的基本信息進(jìn)行準(zhǔn)確采集和集中錄入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，促使人力資源和社會(huì)保障檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，隨時(shí)更新，以便快捷準(zhǔn)確地查詢檔案。
（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會(huì)保障檔案數(shù)量較大，且較為零散，但具有群體性，可進(jìn)行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發(fā)揮按“卷”整理的優(yōu)勢(shì)，首先應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類概括，人力資源與社會(huì)保障檔案多是個(gè)人檔案，數(shù)量大、查閱次數(shù)多，且較為籠統(tǒng)，主要利用的是個(gè)人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進(jìn)行分類立卷；其次應(yīng)建立統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)，以避免由于不同的立卷人員在理解、業(yè)務(wù)水平等方面的差異，導(dǎo)致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對(duì)于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡(jiǎn)單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標(biāo)題的擬寫方法，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，如招工表、勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)等，以避免爭(zhēng)議問題，為人力資源和社會(huì)保障檔案的調(diào)用提供方面。
第3篇
關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；趨勢(shì)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1009-9166（2010）029(C)-0057-01
引言：人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分。人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案真實(shí)全面地記載著組織的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用，是合理識(shí)人、選人、用人的重要基礎(chǔ)。完善人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最優(yōu)開發(fā)和利用，對(duì)新時(shí)期的企業(yè)管理具有重要的研究?jī)r(jià)值。
一、對(duì)企業(yè)而言人事檔案管理工作的重要性
隨著改革開放的不斷深入和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)延伸到企業(yè)的各個(gè)方面，人事檔案管理與人力資源建設(shè)形成的因果、依存和互動(dòng)的不可分割關(guān)系。所以切實(shí)做好企業(yè)人事檔案管理工作，對(duì)于進(jìn)一步深化企業(yè)人事制度改革，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和推動(dòng)企業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。因此企業(yè)認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要依據(jù)，為企業(yè)人力資源的規(guī)范化管理奠定了基礎(chǔ)。
二、人事檔案管理工作存在的問題
（一）人們檔案意識(shí)淡薄。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，人們逐漸淡化了對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。有的人認(rèn)為，現(xiàn)在選用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，不注重人才的經(jīng)歷和歷史業(yè)績(jī)，人事檔案也就沒有多大作用；還有的人認(rèn)為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關(guān)；這些情況表明，人們對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)人事檔案不夠重視。
（二）人事檔案管理機(jī)制滯后。目前的人事檔案管理還是沿用長(zhǎng)期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚。缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制的滯后已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。另外，對(duì)離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。
（三）人事檔案管理方法滯后。目前有的企業(yè)人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”的管理。重管理，輕服務(wù)，方法繁鎖，不易操作，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高。檔案方法的繁鎖很大程度上是由于檔案工作本身的繁鎖所造成的，這就要求必須改進(jìn)必要的檔案材料清理出來，及時(shí)做好破損、缺頁、不齊全材料的修復(fù)和收集工作，確保人事檔案材料的安全于完整。并且要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料。
三、做好人事檔案管理工作的舉措
做好人事檔案管理工作的舉措主要就是提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)。在人事檔案管理過程中，人始終是最重要的。必須加強(qiáng)人事檔案人員隊(duì)伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)。要人事檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)，有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德。而且還要根據(jù)需要熟練的掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。要通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等多種渠道有目的地對(duì)人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)教育。拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，提高自身整體素質(zhì)和工作能力，為人事檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)要生存和發(fā)展，就必須重視人力資源的開發(fā)和利用，重視和探索新形勢(shì)下人力資源管理的新趨勢(shì)。
四、人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)
在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代里，為了適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)生存與發(fā)展的要求，人力資源管理正在發(fā)生一些新的變化，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
（一）關(guān)注知識(shí)型員工，進(jìn)行知識(shí)管理。在新的全球經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)將越來越多地依賴于企業(yè)創(chuàng)新能力。現(xiàn)在，越來越多的全球企業(yè)采取全球戰(zhàn)略、柔性戰(zhàn)略、聯(lián)盟戰(zhàn)略和合作戰(zhàn)略來管理企業(yè)。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代將是一個(gè)人才為主導(dǎo)的時(shí)代，過去人才追逐資本的現(xiàn)象將為資本追逐人才現(xiàn)象所取代。素質(zhì)越高、越稀少、熱門的人才將獲得愈多的工作機(jī)會(huì)和更高的報(bào)酬。知識(shí)型員工成為企業(yè)人力資源管理關(guān)注的重點(diǎn)；知識(shí)的創(chuàng)造、傳遞、應(yīng)用和增值成為人力資源管理的主要內(nèi)容。
（二）建立新型員工關(guān)系，滿足員工需求。企業(yè)人力資源管理實(shí)踐的邊界呈現(xiàn)日益模糊的狀態(tài)。企業(yè)日趨重視的智力資本、知識(shí)積累、人力資源投資與管理等，也不再僅僅是人力資源管理部門的工作，它需要整個(gè)企業(yè)，包括高層管理者到一線員工的全方位關(guān)心。
（三）吸引與留住優(yōu)秀人才，幫助員工發(fā)展。在這個(gè)不斷變化的、全球性的、需要技術(shù)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境中，尋找、留住優(yōu)秀人才是企業(yè)成功的關(guān)鍵，是企業(yè)具有競(jìng)爭(zhēng)力的根本。對(duì)企業(yè)管理者素質(zhì)與能力的要求變得越來越苛刻，很少有人能夠勝任。有足夠技能、視野和經(jīng)驗(yàn)來經(jīng)營(yíng)全球企業(yè)的人才將炙手可熱。那些擅長(zhǎng)吸引、培養(yǎng)和留住人才的企業(yè)將是取得成功的企業(yè)。企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)直接轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬诺母?jìng)爭(zhēng)，因此，企業(yè)需要吸引自己需要的優(yōu)秀人才，又要設(shè)法留住企業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀人才。
結(jié)論：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，通過采取科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代化的管理技術(shù)、合理的管理手段等積極有效的措施，加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中的開發(fā)和應(yīng)用具有重要的研究?jī)r(jià)值。
作者單位：同煤集團(tuán)大斗溝煤業(yè)公司人事科
作者簡(jiǎn)介：黃桂蘭，女，統(tǒng)計(jì)師，同煤集團(tuán)大斗溝煤業(yè)公司人事科。
參考文獻(xiàn)：
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