企業(yè)檔案管理工作計(jì)劃范文
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第1篇
1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善
檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問題，有的企業(yè)原始檔案和格式不規(guī)范、不統(tǒng)一，文件的版面設(shè)計(jì)、尺寸不一，無法進(jìn)行規(guī)范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來極大的不便[1]。
1.2 檔案管理方式落后
檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)合理的方法和工作方式，以更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級(jí)管理、統(tǒng)一管理，在實(shí)際工作中，很多檔案管理人員沒有根據(jù)檔案信息的類型進(jìn)行分類，目前，電力企業(yè)的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統(tǒng)一管理方式有利于電力企業(yè)的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來巨大的工作量，造成工作效率低下。
1.3 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個(gè)重要原因，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，出現(xiàn)重電力建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象。因?yàn)閷?duì)于建設(shè)電力企業(yè)來說，最重要的是看到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理部門在建設(shè)中往往被忽視，只有在上級(jí)檢查時(shí)才進(jìn)行突擊整理，但是檔案的管理往往差強(qiáng)人意[2]。
1.4 檔案管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)
目前，我國的建設(shè)電力企業(yè)部配備的都是一些文案人員，主要負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)和發(fā)放，這些文案人員大多學(xué)歷低，水平不高，建設(shè)單位對(duì)于檔案管理員的培訓(xùn)不及時(shí)，導(dǎo)致文檔檔案的質(zhì)量參差不齊。電力企業(yè)檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質(zhì)較高，具有交叉學(xué)科背景的專業(yè)人士，知識(shí)面廣，既懂電力企業(yè)又懂電力企業(yè)檔案管理，可以更好的進(jìn)行消息編輯和分類。
2 建設(shè)電力企業(yè)檔案管理技巧
2.1 提高管理人員的業(yè)務(wù)水平
電力企業(yè)要安排專人負(fù)責(zé)檔案保管，在檔案的管理過程中，人是占核心地位的，培養(yǎng)涉及學(xué)科廣泛的高素質(zhì)人才是關(guān)鍵。從事檔案的管理人員應(yīng)首先更新觀念，積極參與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等的培訓(xùn)，并將這些技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作上，同時(shí)還要兼有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、遵守制度的優(yōu)良品質(zhì)，絕對(duì)不能篡改和泄露檔案的內(nèi)容。除此之外，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行檔案管理的方法創(chuàng)新。
2.2 強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理制度
電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)制訂一套適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項(xiàng)，在收集完整之后統(tǒng)一核對(duì)并進(jìn)行上報(bào)，以此來保證電力企業(yè)的檔案信息的質(zhì)量和完整性。強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，確保檔案信息的安全性，當(dāng)檔案管理人員離職時(shí)務(wù)必做好交接工作。同時(shí)，還要進(jìn)一完善和追究責(zé)任制度，明確誰來管理誰負(fù)責(zé)，一旦檔案的管理出現(xiàn)安全和缺失等問題，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指責(zé)。
2.3 對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理
建立檔案的電子化管理，有利于進(jìn)行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導(dǎo)致紙版文檔的丟失。建設(shè)單位應(yīng)建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)，將電力企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)決策、安全問題等檔案全部錄入。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理員需要借助掃描技術(shù)、數(shù)字壓縮技術(shù)、電腦技術(shù)等方式把原始檔案數(shù)字化直接上傳，在檔案生成的時(shí)候直接將其生成規(guī)范的檔案信息，將紙質(zhì)版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業(yè)的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過統(tǒng)一的檔案分類代碼進(jìn)行歸類管理，便于查詢。電力企業(yè)的電子檔案管理應(yīng)只對(duì)有限的人授權(quán)，并對(duì)電子檔案系統(tǒng)的訪問和檔案更改做好記錄。
2.4 定期接受檔案管理專家的檢查
電力企業(yè)的檔案管理部門要自覺接受檔案管理專家的檢查，請(qǐng)指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關(guān)問題。電力企業(yè)還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內(nèi)部考核比賽，對(duì)檔案管理人員水平進(jìn)行評(píng)分，對(duì)于檔案保管較好的管理人員給予物質(zhì)表揚(yáng)，對(duì)于文檔工作有疏忽的管理人員進(jìn)行批評(píng)和懲罰，同時(shí)追求其領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。
2.5 保證文檔的保密性
文檔的內(nèi)容涉及了電力企業(yè)的全部過程內(nèi)容，包括會(huì)議綱要、經(jīng)費(fèi)使用、質(zhì)量等，與電力企業(yè)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業(yè)現(xiàn)場質(zhì)量檢測和安全管理的控制手段，如果電力企業(yè)出現(xiàn)了安全事故，檔案還可以作為追究事故責(zé)任的有力證據(jù)。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。
第2篇
一、現(xiàn)狀分析
近幾年來，中國電力體制改革形成了群雄逐鹿的格局。原國家電力公司拆分為華能、華電、大唐、國電、中電等5家發(fā)電企業(yè)和國家電網(wǎng)、南方電網(wǎng)及4家輔業(yè)集團(tuán)，廠網(wǎng)一家壟斷經(jīng)營體制已被打破，包括地方電力資本和外資電力投資公司在內(nèi)的各路資本紛紛進(jìn)入電源基地的建設(shè)中，形成了激烈的競爭態(tài)勢。企業(yè)重組，資本整合，新建電廠如雨后春筍般發(fā)展，這一系列的變化或變革，對(duì)電力企業(yè)當(dāng)前乃至今后的檔案工作和管理體制產(chǎn)生了深刻影響。
現(xiàn)行的企業(yè)管理體制，賦予企業(yè)檔案主管部門對(duì)所屬單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。這就要求檔案主管部門在日常工作中，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)，通過調(diào)查研究和加強(qiáng)管理，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，開展行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)等活動(dòng)，以確保各單位的檔案工作正常運(yùn)行和整體水平不斷提高。
隨著體制改革的深化和行業(yè)形勢的發(fā)展，企業(yè)新建項(xiàng)目的相繼建成，集團(tuán)規(guī)模迅速地?cái)U(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量劇增，檔案工作日益繁重，傳統(tǒng)的檔案工作管理機(jī)制存在的一些問題日益突顯出來。主要問題反映在：主管部門對(duì)所屬單位檔案部門中間管理環(huán)節(jié)的缺位。具體表現(xiàn)在以下幾方面：①檔案主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制渠道不暢通，工作效率難以提高，組織、協(xié)調(diào)、管理的職能不能充分發(fā)揮；②不能及時(shí)了解所屬各單位檔案工作的最新情況和快速解決所屬單位實(shí)際工作中遇到的問題；③隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，新建項(xiàng)目增多，檔案數(shù)量急劇增加，主管部門下基層進(jìn)行面對(duì)面的檢查指導(dǎo)工作，顯得精力與人力不夠，且方式方法落后；④各單位檔案部門之間缺乏經(jīng)常性的橫向協(xié)作、相互學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流的渠道；⑤所屬各單位檔案管理工作水平不一，整體水平難以提高等等。
目前我們企業(yè)的檔案管理工作有許多仍然停留在傳統(tǒng)的封閉式松散型單機(jī)管理模式上，這使得我們集團(tuán)型企業(yè)的檔案工作處于一種低效率管理、低水平發(fā)展的狀況。不少單位檔案部門工作僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，且檔案的整理質(zhì)量要求和整理規(guī)格不統(tǒng)一。雖然采用的單機(jī)數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)管理方式，主要還是輔助手工管理，即以手工為主，以計(jì)算機(jī)輔助管理。這樣的管理方式帶來的后果是：各單位檔案部門缺乏對(duì)于網(wǎng)上橫向協(xié)作型工作的處理能力，檔案管理相對(duì)封閉而孤立，檔案信息數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)缺乏規(guī)劃，應(yīng)用軟件程序設(shè)計(jì)語言各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，通用性差，數(shù)據(jù)難以交換與共享等問題。
根據(jù)上述形勢和現(xiàn)狀分析，不難看出，目前集團(tuán)型企業(yè)檔案工作的管理機(jī)制，與電力建設(shè)的形勢發(fā)展已不相適應(yīng)，檔案工作的管理方式方法已明顯滯后，與現(xiàn)代化企業(yè)管理要求不相匹配。
20世紀(jì)末以來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)市場經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響，同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案工作提出了更高的要求。加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，是我們電力企業(yè)檔案工作應(yīng)對(duì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢和盡快適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理要求的必然選擇。
二、檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理
1、網(wǎng)絡(luò)化管理模式
檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理模式是我們通過深入仔細(xì)的調(diào)查研究；不斷總結(jié)與摸索而建立起來的，是一種切合電力集團(tuán)型企業(yè)自身檔案管理工作特點(diǎn)的，既“保持獨(dú)立”又“相對(duì)集中”的新型管理模式。
這種新模式的具體功能構(gòu)成：一是由所屬單位保持各自日常檔案工作獨(dú)立運(yùn)作，同時(shí)主管部門則通過網(wǎng)絡(luò)傳輸遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)，實(shí)施相對(duì)集中的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制和工作方法；二是構(gòu)建一個(gè)將集團(tuán)內(nèi)部包括各單位的所有檔案信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)鏈接形成統(tǒng)一格式的檔案數(shù)據(jù)，由主管單位檔案部門建立的“網(wǎng)管中心”進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理檔案信息資源共享的平臺(tái)；三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，營造一個(gè)各單位檔案部門之間可通過網(wǎng)上的互動(dòng)，進(jìn)行信息傳遞、業(yè)務(wù)交流與協(xié)同工作的軟件環(huán)境；四是主管部門可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、舉辦專題討論、組織網(wǎng)上檢查、總結(jié)評(píng)比等活動(dòng)。
將傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的檔案管理工作的方式，改造為各單位檔案部門緊密聯(lián)系的、網(wǎng)上互動(dòng)開放的、主管部門相對(duì)集中管理的網(wǎng)絡(luò)化工作方式，科學(xué)靈活地把保持所屬各單位獨(dú)立的檔案管理工作與主管部門相對(duì)集中的管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來，從而達(dá)到我們所十分需要的主管部門與所屬單位檔案部門中間管理環(huán)節(jié)的緊密連接，疏通了各單位檔案部門之間的溝通和信息交流的渠道，強(qiáng)化了對(duì)各單位的檔案工作的遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。
2、網(wǎng)絡(luò)化管理原則
我們把檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理歸納為幾項(xiàng)原則：
其一，“四統(tǒng)一”原則。一是統(tǒng)一軟件，采用統(tǒng)一軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理；二是統(tǒng)一平臺(tái)，運(yùn)用同一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、穩(wěn)定的應(yīng)用環(huán)境，在同一的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行；三是統(tǒng)一管理，把各單位的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理；四是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等要求，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度等，使各項(xiàng)運(yùn)作規(guī)范化。
其二，“專人負(fù)責(zé)”和“實(shí)時(shí)監(jiān)控”原則。對(duì)建立的檔案信息管理系統(tǒng)的“網(wǎng)管服務(wù)中心”，要由檔案主管部門專人負(fù)責(zé)；對(duì)各接人單位的日常檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)的監(jiān)督與指導(dǎo)。這樣由主管部門負(fù)責(zé)管理的“網(wǎng)管服務(wù)中心”，作為監(jiān)督指導(dǎo)、統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件技術(shù)，形成了一個(gè)現(xiàn)代化、完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理體系，強(qiáng)化了對(duì)所屬各單位的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。
三、網(wǎng)絡(luò)化管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)體系，其應(yīng)用主要基于以下技術(shù)系統(tǒng)支持：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫集成等，構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定高效統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。
1、檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成。即把分散異地的多立自主的計(jì)算機(jī)通過軟硬件設(shè)備互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和交換。這是集團(tuán)型企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息資源共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與商產(chǎn)出；為各單位檔案部門提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較高的帶寬，具有較好的性價(jià)比，是一個(gè)較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用因特網(wǎng)，同主管單位和各單位相連，形成一個(gè)組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理和信息資源共享。
由檔案主管部門“網(wǎng)管服務(wù)中心”平臺(tái)開辟的檔案信息網(wǎng)，可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向各接人單位提供檔案網(wǎng)上查詢利用服務(wù)，為各立檔單位在網(wǎng)絡(luò)上開辟網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢指導(dǎo)、專題討論、虛擬檔案室管理、網(wǎng)上開放文件閱覽、資源庫藏利用等檔案工作和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理服務(wù)，為我們提供統(tǒng)一的存儲(chǔ)空間與應(yīng)用空間。
2、檔案管理系統(tǒng)解決方案。檔案管理系統(tǒng)(應(yīng)用軟件)選擇應(yīng)遵循以下原則：標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性、靈活性、可擴(kuò)充性、安全性、檢索效率、開放性、易用性等。
國內(nèi)一些軟件公司針對(duì)電力檔案類型復(fù)雜、管理要求較高、檔案利用率很高的特點(diǎn)研發(fā)設(shè)計(jì)的“企業(yè)檔案管理系統(tǒng)”電力版本，符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為電力集團(tuán)型企業(yè)提供了很好的選擇。
3、數(shù)據(jù)庫集成
(1)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)，按照一定的數(shù)據(jù)模型，將各單位所保管錄入的檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)中，以數(shù)據(jù)形式建立起來的，可網(wǎng)上機(jī)讀的檔案數(shù)據(jù)庫。
數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各單位檔案數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)集中化控制，將所有檔案數(shù)據(jù)集中在相同的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一管理。整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫放在服務(wù)器端，有關(guān)檔案人員可以通過瀏覽器，在經(jīng)過系統(tǒng)用戶密碼、權(quán)限認(rèn)證后，就可以根據(jù)具體情況在本地或者遠(yuǎn)程對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽、增加、修改、刪除等數(shù)據(jù)維護(hù)工作。檔案數(shù)據(jù)維護(hù)采用標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器界面，操作簡單，便于使用。
第3篇
關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；精細(xì)化管理
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）02-0-02
會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。[1]它記錄和反映了一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，把握公司成立以來的經(jīng)營情況，為單位制定經(jīng)營決策提供參考；真實(shí)記錄財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理的保證及體現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案按照保管年限可以分為永久保存會(huì)計(jì)檔案和定期保存會(huì)計(jì)檔案等；按照文件類型分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類等；按照電算化進(jìn)程可以分為傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。
近年來，隨著煙草系統(tǒng)母子公司體制的建立，全面實(shí)施財(cái)務(wù)資產(chǎn)“一體化”管理，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核算廣泛運(yùn)用，財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中核心作用逐步顯現(xiàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作也提出了更高的要求。但會(huì)計(jì)檔案管理工作在實(shí)際操作過程中還存在以下的問題：
一、會(huì)計(jì)歸檔資料收集不全面?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）《浙江省煙草專賣、商業(yè)系統(tǒng)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理辦法》（浙煙財(cái)〔2005〕41號(hào)）（以下簡稱兩個(gè)辦法）等對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報(bào)表及其他，具體表述中用“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”涵蓋了沒有列舉的項(xiàng)目，在實(shí)際工作中需要很強(qiáng)的職業(yè)判斷。僅僅一個(gè)“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會(huì)計(jì)資料的收集，如：預(yù)算執(zhí)行情況表及分析報(bào)告，上級(jí)部門批復(fù)的預(yù)算相關(guān)文件、稅務(wù)審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料、資產(chǎn)處置資料等。
二、會(huì)計(jì)檔案打印、整理、編號(hào)等工作不規(guī)范。檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的最終體現(xiàn)。很多財(cái)務(wù)人員工作認(rèn)真，但是在會(huì)計(jì)檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時(shí)沒有考慮實(shí)際需要，如：打印銀行明細(xì)賬時(shí)沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細(xì)賬，沒有打印客商三欄輔助明細(xì)賬等；整理時(shí)沒有考慮各項(xiàng)資料的邏輯性；編號(hào)時(shí)沒有按總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬、各科目明細(xì)賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。
三、財(cái)務(wù)新員工對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏理論知識(shí)和實(shí)際操作能力。近年來，我市系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經(jīng)驗(yàn)不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，沒有留下系統(tǒng)的指導(dǎo)文字。部分新員工對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業(yè)管理的要求。
四、企業(yè)內(nèi)控管理對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提出新要求。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制管理的有機(jī)組成部分。2008年5月財(cái)政部會(huì)同五部委出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》后，2010年4月又出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，企業(yè)內(nèi)控管理日益顯示其重要性，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。資金、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)告等等一系列企業(yè)內(nèi)部控制手段都涉及到財(cái)務(wù)部門，最終需要轉(zhuǎn)化在會(huì)計(jì)檔案中。系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)、外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性，還加入了風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的檢查，要求會(huì)計(jì)檔案管理更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)和精細(xì)化。
針對(duì)以上會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，經(jīng)過實(shí)際工作的摸索實(shí)踐，筆者認(rèn)為全面做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)粗放式管理轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理目標(biāo)，可以從以下工作思路和實(shí)施方案入手。
一、加強(qiáng)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理理論與實(shí)際工作相結(jié)合。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)組織財(cái)會(huì)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)兩個(gè)辦法、制度及其他要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行理論上的認(rèn)識(shí)。擯棄會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案管理員個(gè)人責(zé)任的錯(cuò)誤思想，在全員中樹立會(huì)計(jì)檔案重要性理念?？梢云刚?qǐng)專業(yè)老師結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂、編號(hào)到歸檔的一系列流程進(jìn)行講解，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用。
二、制定規(guī)范，將需收集保管的會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化。會(huì)計(jì)資料的收集是檔案的起點(diǎn)，只有收集及時(shí)、完整才能為檔案的科學(xué)管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會(huì)計(jì)檔案整理操作規(guī)范》，對(duì)麗水市煙草商業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行了統(tǒng)一，共4大類27小項(xiàng)。包括：憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他。會(huì)計(jì)賬簿類有10個(gè)具體項(xiàng)目，其他類有11個(gè)具體項(xiàng)目，包括：各項(xiàng)稅費(fèi)納稅申報(bào)表及相關(guān)資料、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及報(bào)告、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料等。涵蓋了會(huì)計(jì)整體工作中的每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，避免重要資料的遺漏，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員具有切實(shí)的指導(dǎo)意義。
三、確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全市會(huì)計(jì)檔案管理工作統(tǒng)籌安排。為了使會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范，我們對(duì)打印、裝訂等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。
（一）統(tǒng)一打印格式。新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶進(jìn)行了統(tǒng)一的賬簿打印模版設(shè)置，使打印效果盡量合乎理想。對(duì)需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細(xì)描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時(shí)，要求選擇輔助明細(xì)表設(shè)置“會(huì)計(jì)科目、賬戶”為表頭選擇模板【現(xiàn)金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產(chǎn)明細(xì)賬時(shí)，要求先整理一份匯總的固定資產(chǎn)情況表等，對(duì)每項(xiàng)內(nèi)容均進(jìn)行了最細(xì)環(huán)節(jié)的確定。
（二）統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個(gè)辦法的要求，記賬憑證規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為114*217mm，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于80g/m的書寫紙；會(huì)計(jì)憑證封皮規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為125*232mm*2，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于120g/m的牛皮紙；會(huì)計(jì)憑證檔案盒規(guī)格為135*231*30mm等等。市公司嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案裝訂材料進(jìn)行了統(tǒng)一采購，給會(huì)計(jì)檔案穿上了全市統(tǒng)一的工作服。
另外對(duì)會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)規(guī)則、歸檔要求及處置流程等都進(jìn)行了詳盡的規(guī)定。
四、完善電子檔案管理，全面提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價(jià)值，除了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理外，還要重視會(huì)計(jì)電子檔案的收集及管理。應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化實(shí)物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級(jí)后，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實(shí)物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。[2]電子檔案應(yīng)每年跟隨紙質(zhì)檔案一起歸檔，與紙質(zhì)檔案形成雙保險(xiǎn)，以及適應(yīng)不同使用目的。
五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會(huì)計(jì)檔案管理工作的全過程。我們將會(huì)計(jì)檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設(shè)置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標(biāo)準(zhǔn)；（三）案卷卷內(nèi)目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊(cè)、移交清冊(cè)等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動(dòng)展現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及全過程，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提供后續(xù)保證。
六、梳理工作流程，將會(huì)計(jì)檔案精細(xì)化管理進(jìn)行固化。結(jié)合企業(yè)管理體系的《會(huì)計(jì)檔案管理工作流程》，對(duì)檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細(xì)節(jié)作了具體的規(guī)定，全面地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個(gè)步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據(jù)可依，即使沒有足夠指導(dǎo)的情況下，也能迅速掌握該項(xiàng)工作。
會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際工作中容易被忽視，而事實(shí)證明其實(shí)際上是一項(xiàng)繁雜深?yuàn)W的工作并且對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大。需要每個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理員統(tǒng)觀全局，進(jìn)行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱軼杰.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（3）.
