科技期刊編輯部的電腦維護工作探討范文

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摘要:科技期刊編輯部正常運轉，離不開電腦方面的保障工作。以《長江科學院院報》為例，分析了做好電腦維護工作的必要性，在此基礎上指出了做好這項工作的措施:1)全體編輯電腦應用水平的提升;2)電腦硬件及時更新換代;3)專人處理電腦故障。然后對電腦問題及解決辦法進行了分類闡述，主要是操作系統的選擇、常用軟件的介紹、打印機和網絡設備、硬件升級、編輯辦公系統的維護、系統備份、文件快速搜索、電子郵件的處理方式等。文中所述措施及方法，可供其他編輯部在進行電腦維護工作時參考使用。

關鍵詞:電腦維護;系統備份;網絡打印機;公式編輯器;科技期刊

1電腦維護工作的必要性

在辦公自動化的今天，每一個期刊編輯部的正常運轉，都離不開電腦方面的保障工作。工欲善其事，必先利其器。電腦作為每個編輯不可或缺的工具，必須要維護好。電腦的故障，小則耽誤編輯個人的工作，大則影響整個編輯部的進度。由于我們期刊屬于月刊，每個月必須按時出版，所以對于工作進度要求很高。每個月在臨刊出前，編輯部一般都會加班加點，確保進度。我們編輯部的排版人員的電腦曾經有一次不能正常啟動，后來不得不重裝系統，重裝應用軟件，由于她的專業軟件是光盤版，但是光盤年久磨損，讀取困難，花了整整一天的時間才恢復正常。筆者通過一年多的保障工作實踐，有一些心得體會供同行參考。

2做好維護工作的措施

2．1全體編輯電腦應用水平的提升編輯本身是通家，對自己負責的稿件所涉及到的不同專業，都有一定程度的了解。校對稿件能力對于編輯而言是根本。除此之外，對電腦和外語也要有一定程度的掌握［1］。郭煥芳等［2］指出，作為一名科技期刊編輯，必須具備嫻熟使用計算機和網絡的能力，實現編輯手段的徹底革命，提高期刊整體質量。如晉升職稱的計算機考試，在一定程度上，能夠督促學習必要的計算機知識。但考試的模塊比較多，考試的難度也不算太大，故在實際工作中，還需要邊干邊學。現在網上的搜索引擎［3］很方便，遇到問題，輸入幾個關鍵詞，很多問題都能得到解決。但往往很多人，在問題得到解決后，就將這個問題放下了，下次遇到同樣的問題，還需要重復勞動，也有可能搜索不到原來的解決方法。一個比較好的方式是準備一個筆記本，將自己遇到的疑問記錄下來，解決的方法也記錄下來。好記性不如爛筆頭，通過作筆記，加深了對問題的認識和記憶，遇到類似問題，能很快想到解決方案。

2．2電腦硬件及時更新換代對于單位配置的臺式機，出于節約成本的考慮，往往配置比較低，使用年限長。如內存普遍較小、采用集成顯卡等。有些臺式機在XP下面勉強能夠運行，在Windows7等更高版本下就捉襟見肘了。筆者曾經有一臺臺式機用了8年，再怎么樣想辦法優化，也沒有太大起色。最好的解決方案是，電腦使用5～6年后，申請報廢，使用更新的電腦。但很多單位是集中采購，提交申請報廢報告，到最后得到新電腦，需要很長的一段時間，故到了報廢時間或者電腦故障不斷出現時就要及時報告。

2．3專人處理電腦故障由于電腦問題千變萬化，每個人的電腦水平也參差不齊，對于一些小問題，電腦水平一般的同志也能解決。但是對于一些稍微復雜問題，比如系統重裝，硬盤分區等等，還是要有專人負責處理。專人可以是外面電腦維修公司的人，也可以是單位內部對電腦比較擅長的同志。請電腦維修公司的人，有時比較耽誤時間，也有時會遇到欺詐，甚至有可能會泄漏隱私等等。請內部的同志負責維護，一般能夠及時地解決問題，減少編輯部的開支等等。我們編輯部，對于電腦嚴重故障、打印機硬件維修、加碳粉，是請外面的專業維修人員來解決。對于一般的電腦問題，基本是筆者在負責維護。而筆者在編輯部里面，本職工作是編輯，業余有空閑時，會為編輯部的其他同志解決一些電腦方面的問題。在幫助別人的同時，自己的解決電腦故障的能力也有所提升，這是一個雙贏的結果。

3電腦問題分類

3．1電腦操作系統的選擇操作系統是電腦的靈魂所在，其他應用軟件都要依靠操作系統才能正常運行，因此電腦操作系統的選擇極為重要。目前絕大部分的個人用戶是采用的微軟公司的Windows系列操作系統，其中用得比較多的是WindowsXP32位，Windows7的32位及64位，Windows8，Windows10。我們編輯部除了Windows10之外，其他系統都有人在使用。操作系統各有優缺點。目前比較主流的是Windows7操作系統。WindowsXP的優點是，兼容性比較好，特別是對于一些老版本的軟件，只能在XP下面運行，比如方正書版的有些老版本，只能在XP下面運行，如果更新新版本，又需要重新購買軟件及加密狗U盤等。XP的缺點是，系統穩定性稍差，容易出現藍屏，死機等現象。目前微軟公司已停止了對XP的支持服務。Windows7現在比較成熟，使用也較方便。界面樣式與XP類似，藍屏現象大為減少。但微軟公司將于2020年停止對Windows7的支持服務。Windows8的缺點是，雙重設置界面風格，改動比較激進，甚至連開始菜單都不好找，后來更新到Windows8．1，也沒有解決這個問題，只有使用第三方軟件，才能把以前版本的開始菜單顯示出來。Windows8有一個優點是，電腦可以重置到初始狀態，對于不會使用Ghost備份的用戶，比較實用。Windows10的缺點是，對于家庭版，強制Windows更新，不能自主選擇;兼容性目前不是太好。Windows10的優點是，作為最新的操作系統，能夠及時收到系統補丁，避免因為系統漏洞導致的風險。32位系統和64位系統各有優缺點。32位系統的兼容性要優于64位系統，但是32位系統只能尋址4GB的內存空間，由于IO設備占用了一定的地址空間，一般電腦上顯示3．25GB內存可用。故內存條容量若超過4GB，且CPU支持64位運算時，建議安裝64位的操作系統，以免浪費內存。

3．2常用電腦應用軟件編輯常用的軟件有:辦公軟件、排版軟件、打印機軟件、CAD軟件、翻譯軟件、PDF軟件、即時溝通軟件、壓縮軟件、殺毒軟件、瀏覽器軟件、郵件客戶端軟件、輸入法軟件、看圖軟件等。最常用的辦公軟件，一般是采用微軟Office軟件和金山Office軟件。其中微軟Office軟件包括Word，Excel，Power-Point等。微軟Office軟件有多個版本，如2003，2007，2010，目前最高版本是Office2016。從Office2007開始，引入了新的格式docx，xlsx，pptx。此前的格式分別是:doc，xls，ppt。通過安裝補丁，Office2003也能支持這些新的格式。微軟Visio是畫流程圖的軟件，編輯部的排版人員一般會用到。流行的版本是2003，2007，2010，目前最高版本是Visio2016。從Visio2013開始，引入了新的格式vsdx，此前的版本都是vsd格式。其中Visio2010，通過安裝補丁，也可以支持新的格式。金山Office軟件，也可以部分替代微軟Office。但有時打開文檔時，用金山Office和微軟Office顯示的有并非完全一樣。對于科技期刊，在編輯稿階段，有很多公式要核對。一般采用的是Office自帶的Microsoftequa-tion3．0，或者MathType6。Office2003采用典型安裝方式時，就沒有公式編輯器，需要采用完全安裝方式。為了方便使用，一般是公式編輯器圖標放在工具欄上面。對于Word2003，選擇:工具－＞自定義－＞命令－＞插入－＞“公式編輯器”，將它拉到工具按鈕欄或菜單的某個位置，再將“自定義”窗口關閉。對于Office2007及以上版本，添加公式編輯器相對困難一些，因為采用了Ribbon工具條，需要運用宏命令，才能將公式按鈕放在開始選項卡的末尾。MicrosoftEquation3．0實際上是MathType的一個簡化版，MathType的功能更強大。MathType可以編輯MicrosoftEquation3．0生成的公式，但反過來不行。MathType可以批量修改公式的字號和大小，還可以自定義常用公式［4］。因為作者給出的稿件，兩種方式產生的公式均可能出現，故編輯的電腦里，最好安裝MathType，以便于處理不同類型的公式。微軟Office2007及以后的版本，自帶一種新的公式編輯器，可以在docx格式文件中插入公式，當使用doc格式時，這種公式編輯器不可使用。這種新編輯器與MicrosoftEquation3．0及MathType6均不兼容。將這種含新公式的docx格式文件，另存為doc格式時，新公式會變成圖片格式且有些模糊。用金山Office2016打開這種docx格式，且含有新公式編輯器產生的公式時，這些公式會顯示為亂碼。一些年紀較大的審稿專家，用的電腦軟件版本比較低，可能就打不開這個稿件，影響審稿效率。建議編輯收到docx格式稿件時，將稿件另存為doc格式，兩種格式都上傳到系統中，方便專家選用。為了提高兼容性，編輯部可以建議作者盡量提供doc格式的稿件。對于殺毒軟件，盡量只裝一種。在上網的過程中，有些軟件在不小心點擊或不知不覺中，就自動安裝到電腦上。比如殺毒軟件中的安全衛士或電腦管家就有好多種。經常有編輯的電腦運行緩慢，很多情況下，是由于電腦有兩種或兩種以上的衛士或管家，多種殺毒軟件互不相容，導致CPU占用比率過高，電腦速度往往就會非常慢。

3．3打印機和網絡設備對打印機的主要性能要求是，預熱時間盡量短，且要有一定的打印速度，對不同的操作系統的驅動應盡可能齊全。我們編輯部共有1個大辦公室和4個小辦公室，另外還有2個庫房。對于有3人或以上的大的辦公室，建議采用網絡打印機。網絡打印機的優點是，穩定可靠，對各個編輯自己的計算機沒有干擾。小的辦公室采用單面或雙面激光打印機，有條件的話，最好是用雙面打印機，為了節約紙張，一般會在紙張的兩面都打印文字，而單面打印機，就需要人工操作，容易卡紙，且效率很低。我們編輯部以前未采用網絡打印機，將一個打印機接在某臺電腦的USB接口，把這個打印機通過網上鄰居，共享給其他同志，結果這臺電腦由于配置較低，打印負荷較重，而經常死機。后來將一臺網絡打印機，直接聯在網線上后，而不插在電腦USB接口上，死機現象幾乎消失，筆者也不需要經常去查看該打印機的故障。在局域網里面，遇到網線端口不夠用的情況時，最好使用交換機，而不是使用路由器將電腦連入局域網里面。因為使用交換機，能夠增加網線端口，且電腦在網上鄰居上能夠方便地顯示出來，而使用路由器時，在電腦的網上鄰居上，往往看不到通過路由器聯網的電腦。

3．4電腦硬件升級電腦硬件的維護，第一個是要適時打掃灰塵。因為灰塵太多，容易導致短路，死機等故障。第二個是要適時更新硬件。超過使用年限，及時報廢，整體更新。若未超過使用年限，但電腦確實性能較弱，可以采取加內存條，增加獨立顯卡等方法，讓電腦的性能提升一個檔次。Windows7里面有個Windows體驗指數，根據處理器、內存、顯卡、硬盤的性能不同，分數在1．0～7．9之間。根據筆者的經驗，分數在3．9時，會有明顯的卡頓。分數在5．0及以上，使用會比較流暢。分數越高，使用體驗會越好。

3．5編輯辦公系統的維護編輯辦公系統，優先使用成熟的系統，比如我們期刊使用的是瑪格泰克編輯系統，給作者、專家發郵件等都很方便。但有時會遇到郵件發不出去的問題，主要是因為郵件是通過第三方客戶端，而不是郵件所在的公司網頁發送。在這種情況下，對于部分郵箱，如126郵箱，qq郵箱，163．com郵箱等等，各個編輯自己在網頁上能正常使用的郵箱帳號和密碼就不能登錄成功。此時，需要使用授權碼，授權碼是用于登錄第三方郵件客戶端的專用密碼。需要密碼的地方，填入授權碼，才可以成功收發郵件。此外，需要定期對系統備份，在遇到突發故障時，能夠恢復系統，將損失降至最低程度。目前，我們是采用容量較大的移動硬盤加以備份。

3．6操作系統備份及文件同步操作系統崩潰或中病毒太深后，電腦無法使用，這個時候一般是重裝操作系統，然后再安裝各種軟件，需要耗費大量的時間。對于維護人員來講，也是很大的重復性勞動。如果之前備份過系統，則半個小時左右，就能重新恢復正常。建議采用Ghost等軟件進行系統備份［5］。備份之前，先將常用的軟件，比如辦公軟件，打印機軟件，CAD軟件，翻譯軟件，PDF軟件，即時溝通軟件，壓縮軟件，殺毒軟件，瀏覽器軟件，郵件客戶端軟件，輸入法軟件等等都安裝好，并且測試系統是否正常，如果系統沒有問題，則用Ghost備份系統。等到下次系統瀕臨崩潰或運行極為緩慢時，先將需要保存的內容從系統盤里面移除出去，比如將doc，xls，ppt，pdf，jpg等文件從電腦桌面轉移到其他非系統盤。將瀏覽器里面收藏的網頁保存到非系統盤，然后搜索一下系統盤里面是否有其他有用的文件。在XP下面，可在搜索框里面，輸入*．doc;*．xls;*．pdf;在Windows7里面，要在資源管理器里面，打開文件夾選項里面的“使用自然語言搜索”，且要輸入*．docor*．xlsor*．pdf。然后回車，就會出現這些文件，選中需要保留的文件，然后重啟電腦，用ghost進行恢復。文件同步也是一個值得關注的問題，通常編輯除了辦公室的電腦外，家里面也會有一臺電腦，有時晚上或者周末可以在家里加班，下班前將電腦里面需要處理的文件復制到U盤或移動硬盤里面，回家后用U盤或移動硬盤處理文件，很多時候會忘記將處理過的文件放在家里電腦的硬盤里面，導致辦公室電腦的文件夾內容與家里的不一致。一個比較好的解決辦法是使用文件同步軟件，例如Fi-leGee軟件，它的同步方式有多種:單向，雙向，鏡像，移動，更新，累加。只要使用恰當，能夠確保辦公室電腦某個文件夾或者某個硬盤分區與家里電腦的完全一致。

3．7文件快速搜索編輯每天要接收各式各樣的文件，如果文件分類不夠明確，用Windows自帶的搜索工具來查找某個文件，無異于大海撈針，非常困難且耗時。筆者在編輯工作中，發現使用某些第3方搜索工具，能夠有效解決此類問題。例如稻殼搜搜這個搜索工具，安裝后，輸入一個文件名里面的幾個字，則包含這幾個字的文件瞬間就能被搜索出來，極大地提高搜索效率。值得注意的是，要使這個工具發揮作用，需要電腦分區采用NTFS格式，而不是FAT32格式。

3．8電子郵件處理的兩種方式電子郵箱由專人負責管理，為了加強電子郵箱的安全性，建議設置密碼保護手機號，設置安全郵箱，設置密碼保護問題。這些措施，可以有效地避免郵箱被盜，而耽誤編輯部的工作。郵箱一般采用網頁登錄的方式，但也可以采用客戶端模式進行收發。客戶端模式，可以作為網頁版的一個補充，并且可以對郵箱進行備份。有時郵件在網頁里面顯示為亂碼，但是在客戶端里面就能正常地顯示。常用的客戶端有Foxmail客戶端、126郵箱客戶端、qq郵箱客戶端等等。郵箱客戶端要想正常使用，一般需要在網頁版里面，設置開通POP3/SMTP服務，或者IMAP/SMTP服務。建議優先使用IMAP，因為IMAP能夠正常顯示自定義的郵箱文件夾，而POP3只能顯示系統的若干文件夾。

4結語

編輯工作需要耐心和細致，科技期刊編輯部的電腦維護工作同樣需要這些特質。電腦中存在的問題千差萬變，文中不可能一一列出，僅僅給出了筆者認為比較重要的共性的問題。希望本文能夠有助于廣大編輯提升電腦應用技能和提高自身電腦安全性，為各個期刊的電腦維護工作盡微薄之力。

參考文獻:

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［3］國家新聞出版廣電總局專業資格考試辦公室．出版專業實務(初級)(2015年版)［M］．武漢:崇文書局:2015．

［4］李滿蘭，郭守月．公式編輯器MathType6．6一些常見問題的解決方法［J］．赤峰學院學報(自然科學版)，2010，26(11):25～26．

［5］路賀俊，王琦進，程家興．基于VMware和Ghost技術的系統備份與還原的設計與實現［J］．安慶師范學院學報(自然科學版)，2015，21(4):58～60.

作者：占學軍；姜小蘭；劉運飛 單位：《長江科學院院報》編輯部