企業采購管理制度范文

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一、實行統一采購物資的范圍

本公司所有的外購商品實行統一采購管理，具體范圍包括：

1、日常銷售商品及客戶訂購商品。

2、機器、設備、工具（含零配件、量具、檢驗儀器、模具等）。

3、辦公事務用品及文具用品、表單印制。

二、采購部門職責

1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經總經理審批確認。

2、對經總經理審批確認的供貨廠商，供應部門應與其協商，草擬采購合同，其中涉稅事務處理，須先經財務部門審核確認，然后報經總理審批后確認。

3、根據倉庫和柜組報送的商品庫存表，核實倉庫存量，結合商品庫存安全定額，編制商品請購單，報經總經理批準后組織采購。

4、采購物資運抵公司后，根據公司內部控制的流程規定，簽發驗收單，并核銷采購計劃。

5、對現款采購的材料物資，付款時審核供貨廠商的結算憑證、本廠的入庫憑證，經審核無誤后，簽字確認，報送有關部門及總經理審批付款。

6、對賒購物資在本廠規定的掛帳結算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據采購合同規定條款，編制掛帳結算單，報送財務部門審核。

三、相關部門的工作職責

（一）銷售部門的工作職責

1、根據銷售訂單編制銷售計劃并下發相關部門。

2、根據產品銷售趨勢，擬訂商品采購價格要求。

（二）財務部門的工作職責

1、設置供應商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。

2、認真審核物資采購及銷售的貨款結算、物資出入庫手續制度的執行結果，發現問題及時向有關領導報告。

3、對貨款結算憑證進行合理性、合法性審核，發現問題督促有關部門糾正，避免給本廠造成經濟損失。

4、設置有關明細賬簿，及時辦理記賬手續，做到賬目清楚。

5、做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。

（三）倉儲部門的工作職責

1、凡購進的各種商品，必須及時按入庫單驗收點數，并填寫實收數，及時登記保管賬。

2、對賒購采購的物資，在掛帳結算簽證時，認真審核退貨資料，避免給本廠造成經濟損失。

（四）其他部門的工作職責

其他部門因生產、經營、管理需要，需采購相關物資時，必須編制請購單，報經有關部門審核，并經總經理，必要時董事會審批后，交供應部門辦理采購事務。

四、采購作業操作規程

（一）基本規定

1、本公司的采購業務統一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。

2、采購部門應根據倉庫存貨情況和銷售部門下達的銷售訂單計劃，結合庫存物資的數量，報總經理（或其授權人員）批準后執行。

3、采購部門根據批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業務必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批準可以與供貨商簽訂《調價協議》，并報請財務部門備案。

4、采購物資運到本公司時，先由采購部門對照核對采購計劃，經確認無誤后交有倉庫或柜組開具驗收單。

5、除現款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認，以明確雙方的經濟責任。

6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應部門根據財務部門規定的結算要求，通知供貨方及時開具專用發票。

7、無論是現款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開“采購付款申請單”，連同有關憑證報經財務部門審核，并經總經理批準后，出納人員方可付款。

8、財務部門在對采購物品結算付款時，應當認真審核采購合同、采購付款申請單、驗收單、發票或收款收據等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理審核手續。

9、出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經總經理同意后辦理付款手續，但必須在總經理回到公司后補辦審批手續。

10、采購物資除經總經理批準直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經過倉庫驗收后由領用部門辦理領用手續。

五、經濟責任處罰

1、倉庫和柜組必須按時將存貨變動情況上報采購部，對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。

2、采購部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。

3、財務部門必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相，并造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。

4、倉庫部門外購物品辦理驗數入庫手續，并對入庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺的應負經濟賠償責任。