食品藥品監檔案管理注意事項范文

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一、基層縣局檔案管理的特點

影響基層檔案管理的特點包括積極的和消極的兩個方面。積極的方面：

（一）組建時間不長，一些材料仍可以搜集并補充歸檔。也就是收集材料的時間跨度不大，如筆者所在的**縣藥監局于20**年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監管職能后，于20**年12月8日，掛**縣食品藥品監督管理局牌子。現在離組建之初不滿6年，利于搜集未及時歸檔的相關材料。

（二）垂直管理的行政管理模式，縮短了機構組建時間，包括檔案管理在內的各項工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領導下，根據三定方案很快配齊了班子、較快地選調、招收了工作人員，作為檔案管理的業務股室──辦公室，在最早的時間開展起了工作,這對最初的檔案管理起到了關鍵的作用。

（三）檔案管理得到了重視。歷屆局領導都對檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設備及工具，如檔案柜、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時，還臨時聘請了檔案管理專業人才對以前的檔案進行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理工作。為便于收集保存有關材料，特為辦公室配備了攝影機、照相機、可刻錄光盤計算機等一些設備。

事物都有兩面性，正因為是新成立的機構，要將檔案管理這樣的單項工作開展好需要一段過程。在機構成立之初，面臨著事情多、人手不夠、經費少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。

二、基層食品藥品監管檔案管理易忽視的幾點

隨著機構幾年來的發展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設置了檔案庫房、辦公室、閱覽室，購置了檔案裝訂機、先進檔案柜，制定了檔案管理相關制度，建立了檔案檢索工具，藥監檔案管理工作得到了較快發展。現根據檔案管理的要求，結合食品藥品監管的特點，列舉一些在檔案管理具體業務中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。

1、行政處罰案卷未及時按序移交檔案室

行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強的強制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現場檢查筆錄、調查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護措施嚴密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補的損失。檔案室相對于辦案業務股室，保管條件和防范措施要好。另外，業務股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規范，容易出現檔案管理鏈的脫節，影響檔案安全。所以行政處罰檔案不能長時期存放于業務股室，最好是在案卷辦結一年內，及時歸檔移交到檔案室，并做好細致的交接手續。檔案室將按年度-類別-案號，一案一號歸檔。

2、機關成立、名稱變化、職能改變時要注意收集檔案

機關成立之初、增加食品綜合監管職能更名為食品藥品監督管理局之際，將產生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調整、職能變化、經費上劃等重要檔案。這些檔案記錄著組織機構的演變發展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動的聲像資料，若當時沒收集，以后將無法補充。

3、機關領導更替、職工花名冊，要定期和隨時收集

檔案管理也要堅持“以人為本”，機關領導的變更，關鍵時期的職工崗位情況，職工變動情況要及時收集歸檔。職工花名冊要按年度制表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個人檔案的補充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監管志時，就需要基層局提供此方面相關材料。

4、年度統計報表、總結需按要求歸檔

各類統計報表、總結在按要求報送外，同時留存一份存檔。對于人、財、物方面重要的報表，還需單位負責人簽字、蓋章后存檔。

5、領導檢查指導工作、市場監管等重要活動時的聲像檔案

各級領導來單位檢查指導工作、參加重要活動，單位組織開展的專項整治檢查、市場秩序整頓等重要執法活動時，盡可能做好攝像工作，同時要配備相關的文字材料。聲像檔案以形象性、直觀性的特點，真實地反映歷史，再現許多活動的場面和細節，有著文書檔案難以替代的作用，是目前檔案資料中及其珍貴的資料。

6、固定資產管理檔案

辦公房建設招投標、圖紙、承包合同、租賃合同，設備驗收單、資產交接單，固定資產報廢申請單、資產處置審批表等。此類檔案記錄著固定資產管理的全過程，利于明晰責任，促進資產管理工作。

7、機關工作亮點、特色及被有關媒體報道的相關資料要歸檔

如我局分片監管模式的探索、農村藥品“兩網”建設成果及經驗介紹。以及被市級以上媒體報道過的好的作法。要按類分不同載體歸檔。

8、榮譽檔案

集體被上級部門評為先進單位，單項工作和個人獲有關部門表彰的，要將審批表、通報表彰文件及相關材料歸檔。

9、會議檔案

黨組、局長辦公會議記錄，縣政府召開的有關食品藥品監管

的重要會議記錄、領導發言稿、會議簡報、會議通知等要分年度類別歸檔。

10、大事記

按年度將機關重要的事情編寫機關大事記，一并存入當年檔案。

三、需要加強的幾個方面。

（一）強化領導，健全管理制度。

要成立檔案管理領導小組，各股室要指定具體負責所在股室檔案工作的人員，利于各類檔案資料的收集。制定檔案員職責，檔案保密、查閱、庫房管理等相關制度，同時檔案室要設立案卷借閱登記簿、檔案收進移出登記簿、室內檔案統計臺賬等，并完善檢索工具和專題參考資料的編制工作。

（二）加強培訓，提升管理水平。

組織干部職工認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高干部職工對檔案管理工作的認識。全體人員積極參與檔案管理工作，營造良好的檔案管理環境。在工作實踐中加強對專兼職檔案員的培訓，定期組織管理人員到相關部門學習檔案管理專業知識。

（三）加大投入，加強基礎建設。

要加大資金投入，設立條件較好的檔案室，配備檔案柜、空氣加（除）濕器、實物展示柜、檔案裝訂機等硬件設施。

（四）開拓創新，積極利用新技術、新方法。

積極探索實行計算機管理檔案，購置先進的檔案軟件。利用先進技術和設備既可提高工作效率、減輕工作強度，又使檔案美觀整齊規范，方便檔案查詢，增強檔案管理的標準化規范化。