公司文書檔案管理制度范文

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(一)總則

第一條根據部《文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔范圍

第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內對號入座，并在收發文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質量要求)

第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十九條卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第三十五條本制度自印發之日起實施。