電子版文件檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)論文范文

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1互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代電子版文件檔案面臨管理挑戰(zhàn)

1.1信息處理數(shù)字化信息化發(fā)展中的檔案信息現(xiàn)在必須進(jìn)行數(shù)字化處理，將各種檔案信息轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)串編碼，存貯在光盤、計(jì)算機(jī)硬盤、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中，這樣才有利于互相交流與科學(xué)應(yīng)用。而針對(duì)檔案信息數(shù)字化處理，目前主要有兩大類方式，一類是對(duì)檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為主要目的，運(yùn)用專用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工處理；另一類是對(duì)直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔所進(jìn)行的數(shù)字化管理，包括數(shù)字化電子圖檔和文件的接受與安全保管，以及科學(xué)合理利用[3]。當(dāng)前高科技產(chǎn)業(yè)汽車行業(yè)產(chǎn)生的電子圖檔與文件都是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，因此閱讀、處理及利用也依賴于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備環(huán)境，為此如何確保電子圖檔與文件的法律憑證價(jià)值又是一項(xiàng)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的管理工作難點(diǎn)。

1.2信息記錄多樣性傳統(tǒng)檔案信息記錄媒體以紙張文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在行政、科研、管理等各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，現(xiàn)在電子信息更多以圖像、動(dòng)畫、視頻、音頻等類型，以立體化多媒體信息形式存儲(chǔ)和利用，人們更頻繁地從網(wǎng)絡(luò)中轉(zhuǎn)載和利用多媒體信息。因此電子信息來源呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理將面對(duì)多渠道地信息來源和多種形式地信息記錄媒體，如何在新形勢(shì)下更好履行新興多媒體檔案信息地收集、保管、利用工作，并完善最終形成的自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案的管理對(duì)策顯得十分重要與迫切。

1.3管理和服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、信息媒體多樣化，導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案管理與服務(wù)手段和方式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化。一些知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件與圖檔嚴(yán)重依賴于計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，而高科技產(chǎn)業(yè)汽車行業(yè)利用電子文件、數(shù)字化的檔案目錄，及時(shí)傳遞、存取、利用也已成為常態(tài)。計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展使得相關(guān)軟硬件淘汰和升級(jí)換代的周期不斷縮短，促使檔案管理人員也要不斷完善和更新計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和掌握能力。現(xiàn)在信息高端“云”處理中心正把相關(guān)的數(shù)據(jù)信息中心、公共查詢搜索系統(tǒng)和個(gè)人計(jì)算機(jī)終端巧妙連接起來，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，同時(shí)信息泄密風(fēng)險(xiǎn)也大大增加了。因此汽車行業(yè)里如何加強(qiáng)跨地區(qū)、跨系統(tǒng)、跨部門的信息資源整合，以及網(wǎng)絡(luò)化利用中造成自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案的安全與保密問題日益嚴(yán)峻化趨勢(shì)下，檔案管理人員的責(zé)任更為重大。

2電子版文件檔案的利用與安全管理策略

首先積極轉(zhuǎn)變觀念引進(jìn)現(xiàn)代管理思想，著眼于科技專利、核心自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)、電子版文件檔案管理對(duì)可持續(xù)科學(xué)發(fā)展所發(fā)揮的巨大促進(jìn)作用，創(chuàng)新管理和服務(wù)理念，勇于迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)造新管理機(jī)制，努力實(shí)現(xiàn)歷史傳統(tǒng)檔案與信息數(shù)字化“新”電子檔案的有機(jī)鏈接與無縫銜接[3]。

2.1以人為本同步更新專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)在信息化社會(huì)中管理人員首先明白自身的定位在于網(wǎng)絡(luò)信息與電子檔案管理的前沿，管理與服務(wù)現(xiàn)代化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，通過人機(jī)交互方式對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行管理與服務(wù)工作，除了要具備基本的行業(yè)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)、檔案與信息管理技能及職業(yè)道德素質(zhì)以外，更重要的是熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠及時(shí)有效地介入自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件與檔案的整個(gè)形成過程，能夠適時(shí)參與電子文件運(yùn)行審批管理，提出各類檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，推出維護(hù)電子版文件與檔案的完整有效性和安全性以及紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一性的可行方案[4]。同時(shí)由于電子文件與檔案自身存在信息內(nèi)容易變性等特點(diǎn)，使得電子文件與檔案的證據(jù)價(jià)值需要獲得相關(guān)法律法規(guī)的支持，而相關(guān)管理技術(shù)的保障措施與科學(xué)的管理服務(wù)機(jī)制是取得法律保護(hù)的前提與關(guān)鍵因素，這方面檔案管理人員具有獨(dú)特的雙重優(yōu)勢(shì)，正好可以大有作為，用出色的管理技能和無可替代的服務(wù)成果來贏得應(yīng)有的受尊敬地位。隨著科技與社會(huì)進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)展需要，檔案管理人員只有通過自身的蛻變，將新型檔案信息管理理念應(yīng)用于自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案維護(hù)，結(jié)合檔案管理服務(wù)特點(diǎn)，重點(diǎn)破解電子文件與檔案的保密保管與安全科學(xué)利用之間的平衡問題，推動(dòng)電子檔案信息資源共享，為大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部信息交流提供廣闊平臺(tái)，提升企業(yè)經(jīng)營效益提高競爭力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員個(gè)人的人身價(jià)值與大型集團(tuán)企業(yè)提升能級(jí)跨入國際一流先進(jìn)行列的宏偉目標(biāo)相整合，為爭創(chuàng)創(chuàng)新性百強(qiáng)企業(yè)愿景添磚加瓦[5]。

2.2構(gòu)建科學(xué)管理與安全服務(wù)組織框架促進(jìn)檔案信息管理服務(wù)水平有實(shí)質(zhì)性飛躍，其核心內(nèi)容就是怎樣科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)不斷積累的寶貴自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案信息資源得以深度開發(fā)與廣泛共享，同時(shí)防微杜漸，在確保自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案安全可靠的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮其在企業(yè)科技創(chuàng)新工作中的顯著作用。本文根據(jù)上海汽車行業(yè)多年網(wǎng)絡(luò)信息管理與自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，介紹如下。1）知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案屬性數(shù)字化，也可稱為檔案目錄數(shù)字化，即在網(wǎng)絡(luò)中建立檔案信息查詢的基礎(chǔ)———目錄數(shù)據(jù)庫。這就像一個(gè)主骨架，架構(gòu)越縝密軀干越高大健全，信息越周全，覆蓋面越廣。2）知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案內(nèi)容數(shù)字化，稱為紙質(zhì)檔案全文的數(shù)字化，這是自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案信息數(shù)字化的核心，也是一個(gè)難題。因此檔案管理人員應(yīng)積極參與企業(yè)制訂企業(yè)檔案信息、情報(bào)專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的管理策略。同時(shí)面對(duì)海量檔案文獻(xiàn)遵循4個(gè)原則（準(zhǔn)確性、一致性、完整性、穩(wěn)定性）先行篩選，然后對(duì)需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案依照5個(gè)前提條件進(jìn)行操作：一是價(jià)值性，即優(yōu)先選擇珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化，以搶救保護(hù)珍貴檔案原件；二是實(shí)用性，即優(yōu)先選擇利用率高的，要求查找速度快的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提高檔案利用效率和價(jià)值；三是開放性，即優(yōu)先選擇開放程度高的，以提高檔案共享效率和影響力；四是特色性，即優(yōu)先選擇具有鮮明個(gè)性化特點(diǎn)的稀缺資源，以提供特殊服務(wù)來提高知名度和品牌效應(yīng)；五是嚴(yán)格監(jiān)控性，即對(duì)于涉及機(jī)密、非開放性、受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的紙質(zhì)檔案應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，嚴(yán)密控制，謹(jǐn)防泄密。應(yīng)用掃描錄入、微縮等最新科技，以專業(yè)視角劃分?jǐn)?shù)字化工作的輕重緩急，針對(duì)海量庫存紙質(zhì)檔案有計(jì)劃有步驟將重要、利用頻繁、具有特色的檔案信息先期優(yōu)先數(shù)字化，并及時(shí)公布于網(wǎng)絡(luò)上共享，便于科技人員利用檔案信息從事創(chuàng)新研究。3）知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案形態(tài)網(wǎng)絡(luò)化、來源多源化。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息復(fù)雜多變的特征，要求檔案管理人員密切關(guān)注電子文件的形成過程與積累過程，探求運(yùn)作規(guī)律，完善電子圖檔的歸檔工作，研發(fā)科學(xué)歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同體系的電子圖檔能按歸檔要求充分共享與兼容。并且電子文件還有一個(gè)紙質(zhì)化備份三大要求，一是確保憑證性，即對(duì)于需要確保原始憑證價(jià)值的電子文件要打印一份備份；二是確保安全性，即對(duì)于需要確保萬無一失的電子文件要打印一份備份；三是確保適用性，即對(duì)于容易改變?cè)袷健⑿问健⒐δ艿碾娮游募蛴∫环輦浞荨?）完善網(wǎng)絡(luò)信息管理“防火墻”安全系統(tǒng)。電子信息與文件在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境里獲取便利是一把雙刃劍，尤其是在高科技產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域里維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案的安全可靠性方面顯得十分矛盾，優(yōu)秀的電子信息與文件之網(wǎng)絡(luò)管理工具是平衡安全與利用兩者關(guān)系的“安全閥”。特別指出“防火墻”安全系統(tǒng)的安全策略尤其關(guān)鍵，做到堅(jiān)如磐石和密不透風(fēng)是安全工作的最高境界，首先，利用用戶身份認(rèn)證和工作角色定義，合理劃分進(jìn)入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)中的用戶權(quán)限，建立起特殊用戶、專業(yè)用戶、一般用戶、臨時(shí)用戶等身份識(shí)別功能模塊使得不同身份用戶區(qū)分不同使用權(quán)限，讓各類用戶各取所需，盡情暢游在知識(shí)的海洋中，汲取養(yǎng)分提高工作效率，最大限度的保障企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科學(xué)合理的應(yīng)用，同時(shí)確保企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全可靠。其次，為了防止黑客入侵不妨采用動(dòng)態(tài)個(gè)人登錄密碼管理，定期提醒網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)中的合法用戶更新個(gè)人密碼，防止黑客冒用身份侵入，從而造成破壞與損失。第三，另一個(gè)安全策略保障手段是防拷貝措施，除了通過網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)合法流程與渠道獲取的電子文件以外，非法強(qiáng)制操作拷貝電子文件都將立即觸發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)凍結(jié)該操作命令，從而癱瘓?jiān)搨€(gè)人客戶終端。并且通過網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)合法流程與渠道獲取的電子文件也只能在本系統(tǒng)的操作界面中可以打開，在系統(tǒng)外就是一片亂碼。總之，重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全是基礎(chǔ)，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科學(xué)利用是根本，就像一系列經(jīng)絡(luò)組織和免疫系統(tǒng)，控制與管理“肌體”的運(yùn)作和安全。

2.3以人為本的安全管理策略像汽車行業(yè)這樣的高科技產(chǎn)業(yè)依靠“借鑒吸收再提高”是邁向進(jìn)一步跨越發(fā)展的必由之路，面對(duì)浩如煙海的新型載體電子檔案信息，需要以人為本，將海量的電子信息與文件運(yùn)用有效安全的管理和歸納提煉方法，篩選出可供利用升華的潛在優(yōu)質(zhì)資源，提供給企業(yè)探索出自主創(chuàng)新的知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品與服務(wù)，為倡導(dǎo)企業(yè)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型發(fā)展，凸現(xiàn)其核心價(jià)值作用。同時(shí)通過參與制定相應(yīng)規(guī)則完善安全保密制度與機(jī)制，推動(dòng)管理服務(wù)科學(xué)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化，平衡自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)電子版文件檔案科學(xué)利用與安全可靠之間的和諧關(guān)系，緊緊跟上時(shí)代飛速發(fā)展的腳步。在目前紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙軌制”管理的大背景下探索“復(fù)雜工作簡便化”“日常管理服務(wù)規(guī)范化”“實(shí)行的措施多元化”等科學(xué)管理服務(wù)理念，積極推動(dòng)現(xiàn)代管理與服務(wù)機(jī)制。

作者：張凱元單位：上海三電貝洱汽車空調(diào)有限公司