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1電子文件的主要特征

隨著計算機技術的發展和提高，應用中的電子文件處在不同的發展階段，因此，電子文件的分類和顯現的特征也各不相同。計算機應用之初，由于存儲電子文件的介質問題，使電子文件不宜傳播，因此當時利用計算機和打字機共用，將電子文件打印出來保管，習慣上稱作紙質電子文件，隨著電子文件存儲介質的發展，又經歷了以紙質文件為主，電子文件為輔的輔助性電子文件，以電子文件為主,紙質文件為輔的正式電子文件，最后達到無紙電子文件，發展到當今電子政務時代，電子文件已經成為真正的電子文件時期。電子文件具有以下特征：

（1）電子文件的設備依賴性。真正的電子文件是與計算機共用的，如果離開計算機及相應的軟件，就無法生成電子文件，也就更無從談起對電子文件的傳遞、識別的功能。這是因為電子文件的形成需要依賴一定的因素，如：計算機的數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等，都制約電子文件的形成和應用。

（2）電子文件信息與載體的相分離性。形成的電子文件具有公用性，它可以隨意在任何一臺計算機上查閱，并能在計算機之間相互傳遞，也可以利用不同的存儲介質進行相互復制，復制后的電子文件上的信息內容沒有任何變化，也難以區別那一個電子文本是原件，雖然從復制的時間可以判斷時間的順序，但是電子文件不能像紙質文件那樣確定哪個是“原件”，哪個是副本，電子文件的這一性質對使用者提出了如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性的問題，這也是電子文本的弱點之一。

（3）電子文件的易更改性。電子文件的易改性使它失去了真實性的確定性，因為電子文本可以隨意更改，卻可以做到不留任何痕跡，為了解決這一問題，電子文本由.doc又增加了CAJ、.pdf和.jpg文本，盡管如此，也難以改變電子文件的易改性，只是增加了更改電子文件的難度，作了更改的電子文本，仍然可以和相同格式的電子文本難分伯仲，所以為保證電子文本的安全，還需要解決計算機系統的許多技術難題。

（4）電子文件的多媒體集成性。在計算機系統中，人們把組合2種或2種以上媒體的信息交流和傳播的媒體稱作多媒體。經常使用的媒體有文字、圖片、照片、聲音（包含音樂、語音旁白、特殊音效）、動畫和影片等等互動功能。電子文件的多媒體集成性，就是將多媒體的文字、圖像、聲音、影像等信息，以單獨的形式出現或以相互搭配在一起的形式出現，使他們各自形成各有風格的電子文件內容。通過采用計算機對各種媒體進行處理，具有廣泛的用途，這種多媒體技術是一個涉及面極廣的綜合技術，是開放性的沒有最后界限的技術。其產業涉及的范圍很廣，如電子工業、計算機工業、廣播電視、出版業和通訊業等都可以大量涉及。

（5）電子文件的共享性。數字化的電子文件與紙質文件具有很大的區別，電子文件一出現，雖然人們在應用中還存在不足，但它的特殊性還是給應用者快捷方便的感受，尤其是電子文本的共享性，它可以在任意時間、不受空間的限制，向所有的多用戶開放，方便用戶檢索和用戶自由的網絡中瀏覽，實現信息共享。顯然，電子政務下的電子文件管理的目的是為了提高政府的行政效率，及時了解群眾的需求，為群眾提供廣泛、便捷的信息服務，使群眾可以通過電子政務毫無拘束的把自己的想法向政府展開心扉，行使群眾參與政府管理的模式。因此，在電子政務過程中，管理人員必須要了解和把握電子文件的特殊性，使電子文本揚其所長、避其所短，更好地為社會服務，為人民服務，為政府服務，發揮電子文本的功能。在計算機和網絡系統中，電子政務下的電子文件管理是相互作用、相互支持和相互影響的，在實際應用中對電子文件管理的質量，將直接影響電子政務的發展的效果，當然，政府對電子政務發展的優劣，也必然對電子文件的管理起到很大影響。

2電子文件管理存在的問題

電子政務中的電子文件管理工作雖然已擺在面前，但目前仍然是一項探索性工程，但隨著信息化和計算機技術的發展已經開始走向完善，當然，電子文本管理還需要提高和發展，在建設過程中也必定會遇到許多問題，同時對管理人員也存在許多問題和挑戰，表現的主要問題具體體現在如下方面。

（1）電子文件一體化管理模式欠缺。電子文件一體化管理模式還存在不足和欠缺，這是由于管理體制、思維模式上的問題，傳統的文件管理長期以來，就存在著文件工作與檔案工作分家的局面，改革開放以來，隨著數字化的發展，使計算機網絡化形成了巨大的市場，但網絡中的電子文件的發展，還是難于與傳統的文件管理相提并論，在許多情況下也只是增加了工作量，例如，許多報表既要電子文件，又要紙版打印稿，雖然各有不同的用處，但也增加了工作量，因此，我國在電子政務中的電子文件，雖然得到大量的應用，但是在一些情況下還是依靠傳統的管理模式，對文件的管理工作環節，依然存在著嚴重滯后的事實，尤其是對文件管理和檔案管理的軟件開發還存在著各自為政的現象，在有些時候只是將OA軟件與檔案管理軟件，只是做了簡單的數據對接，這與實現現代辦公環境中的電子文件一體化管理還存在較大差距，因為這樣做并沒有把檔案管理的需求納入其中。之所以出現這樣的問題，主要原因是多數機構領導者的認識問題，再加上檔案管理人員在思想上沒有認識到電子文件的管理優勢，還沒有形成對傳統檔案管理理論的沖擊力，還沒有厘清電子文件對檔案管理的影響的變革，因此，在管理模式上，仍然局限于傳統的工作環節和工作分工，在管理模式上無法實現電子政務所要求的、真正意義上的文檔一體化管理。

（2）電子文件管理體系的標準化程度較低。由于電子文件管理體系的標準化程度較低，使許多電子政務系統在電子文件數據處理和外部數據的交換方面受到標準化問題的制約，相互不能對接，難以發揮整體優勢。這就使電子文件在應用上受到極大的阻力，因此，電子文本要求文件管理系統在軟件編輯過程中應做到統一標準，統一數據，這樣就會方便電子文件相互間的交換、傳輸及利用，擴大了電子政務信息服務的范圍，可以極大的提高信息服務的效益。顯然可以看出，目前在我國，在電子文件管理體系的標準化方面，應該說其標準化程度還存在著空白。

（3）電子文件存在的安全問題。電子文件所面臨的安全問題，仍然是當前電子文本發展的掣肘，這一方面的原因是來源于電子文件內容與載體的可分離性，電子文本的信息內容很容易更改、更容易復制，電子文本自身信息載體的不穩定，給電子文本的存檔帶來巨大的影響，另一方面，電子文件由于依靠網絡環境，這使電子文本從網民使用開始就存在著不安全隱患，例如，正常操作的計算機，非常容易遭到黑客的攻擊及病毒的侵襲，它們都可以對電子文件的存在發生遺失、破壞或電子文件管理系統的崩潰，使付出大量精力得到的業績付之東流。

（4）電子文件鑒定工作難度大。由于電子政務的公開性、互動性和服務性，使電子文件以數量級的速度遞增，而且電子文件在內容上又與傳統紙質文件截然不同。另外，由于電子文件自身的特性，對電子文件是否為原版的鑒定又非常困難，因此難以確定電子文件內容的真偽，如果出于需要，確要對電子文件的來源和真實性進行評價，需要相關的技術和技術人員進行數據分析，與傳統的紙質文件比較其鑒定的工作量和難度要大得多，可見其鑒定工作的難度。因此，亟需我國信息主管部門加強對電子文件管理工作的組織和引導，提高完善政府部門對電子政務的開發利用機制，使電子政務時代能夠更好的利用電子文件管理體系，因此必須加快尋求電子文件管理的有效途徑，使電子文件更好的在信息時代貢獻力量。

3電子文件管理的措施

在電子政務的起步階段，盡管電子文件具有特性的制約，在電子文件的管理方面存在難度，但是電子文件還是發揮了信息時代的優勢，做出了劃時代的貢獻，例如，網絡的反腐舉報文件，雖然不能杜絕別有用心人利用網絡的虛擬假公濟私利，但是網絡反腐是揭露腐敗之風的有力武器。但如何對電子文件進行管理，例如，對公共檔案的管理，如果全面實施電子文件的管理，就必須保證其安全性，如果電子檔案一旦失效，就將會導致國家、機構和社會記錄的空白，對個人也會造成無法彌補的損失。對電子文件的管理問題，英國公共檔案館的專家指出：在未來的檔案管理中，電子文件必將代替紙質檔案，成為現代檔案管理的主流。因此，從現在開始就必須努力著手抓好檔案工作的電子文件管理工作。同樣，電子政務系統也應當充分考慮電子文件的管理需求，對電子文件管理的問題，要充分考慮到電子文件自身的特點，利用高科技的手段采取安全的保管措施。目前對電子文件的管理措施應涵蓋以下方面：

（1）加強信息立法和行業規范。雖然我國已頒布對電子文件的信息立法和行業規范，但這些標準和規定無論，由于數字化技術的高速發展，對電子文件的管理也只能是理論上的探索階段，其中的條文還只是具有原則性的指導意義，因此，還必須從數字化存儲技術方面的提高，來增強相關電子文件存儲法規的督導，這樣才可以為電子文件的管理工作掃清障礙，才能更好的在電子政務系統建設框架中考慮到電子文件和電子檔案的管理需求，使它們不能由于電子文件的特點，使電子政務系統存在潛在的功能缺陷。因此，作為各級政府部門，也要從技術上和需要上做好對電子文件管理機構的指導，在現有的條件下要首先加強權責劃分，這樣才能規范電子文件的管理行為，對電子文件的管理模式積極的引導，同時也要應對電子文件的管理工作，把它作為一項重要內容引起相關單位的重視。

（2）提高電子文件管理標準化水平。電子文件管理的標準化，是電子政務發展的基礎，因此，相關的標準制定與貫徹已引起世界各國的重視。2001年國際標準化組織就了電子環境下文件管理的國際標準，但我國在電子文件管理方面還存在較大的差距，在數據信息化方面，我們已經面對著許多軟件應用，如“OA軟件”“、檔案管理軟件”、“文件、檔案一體化管理軟件”等不同系統的大量應用，面對著數據交換、轉換和兼容性，它們制約著電子文件管理的整體功能的發揮。因此，在當前電子政務的標準體系中，不僅需要盡快完善早期專門針對電子環境的標準體系，而且還要在電子政務系統框架設計、系統建設和標準制定過程中，加速投資環境和力度，積極依靠高校和研究單位的技術力量，是相關專家都加入到研究隊伍，提高電子文件管理標準化的研究力度，擴大電子文件管理標準化體系的輻射范圍和應用領域。

（3）建立電子文件管理中心。要對網絡的電子政務中建立電子文件管理中心，以這個管理中心來實施對電子文件的管理工作，這個管理中心主要的職責是對上網文檔的鑒定和提供瀏覽服務；例如同步處理電子信息，包括對公眾來信、意見建議的處理、轉接、督辦，實名舉報和發電子文件證明等；這個管理中心對新形成的電子文件，還要完成收集、整理、歸檔、備份等項工作。通過管理中心，使電子文件管理工作成為電子政務的核心部門。因此，在電子管理中心要配備精通網絡技術的專職管理人員，使電子文件管理在統一、高效的環境下運作，是電子文件成為電子政務和公眾服務的傳媒工具。現代電子政務代表著未來信息發展的方向，政務信息的公開、處理和服務呈現出積極姿態，這反映出政府管理方式的進步和服務水平的提高。電子文件管理作為電子政務的一個部分，是電子政務得以高效運轉的基礎和保證。面對電子政務的蓬勃發展，電子文件管理工作也應利用高科技手段，在不斷完善中發揮自身的價值和優勢。

4結語

加強電子文檔的規范化歸檔管理是加快電子政務建設的重要基礎性工作。電子政務為決策者提供準確、及時、高效的服務，將成為衡量工作效率和工作質量的重要標志。因此，在電子政務下要不斷總結經驗，形成安全的電子文檔管理規范和標準，使電子文檔能適應有特色社會主義市場經濟發展的要求，發揮其應有的作用。

作者：楊麗妲史湘萍單位：哈爾濱醫科大學哈爾濱建設銀行