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一、預算管理制度的含義
所謂預算管理制度是指對企業各主體在預算編制、執行、評價等過程中的責、權、利關系的規范。根據現代公司制企業中,財務管理是分層的,管理主體及其相對應的職責權利是不同的,財務管理突破了傳統的財務部門財務的概念,是包括組織各層級都參與的一種管理行為,具體包括出資者財務、經營者財務和財務經理財務三個層次。與此相對應,預算管理同樣也應是分層的,第一個層次是預算決策制度,它以《公司法》和《公司章程》中規定的公司治理結構為基礎,主要規范股東大會、董事會、總經理在預算決策管理中的權責分配問題,公司治理原則和模式影響預算制度的設計;第二個層次是預算執行制度,它以企業經營的管理結構為基礎,主要規范總經理以下各經營單位的在預算執行中的權責關系。第二層級的預算制度主要以企業的組織結構為基礎,劃分預算責任單位實際上是用財務語言對組織結構的重新詮釋,目的是使各責任單位的責、權、利更為明確、可衡量、可控制。
二、預算管理制度的內容
預算管理制度應包括兩部分內容,一是規范股東大會、董事會、經營者與企業各部門管理人員預算行為的制度,主要是界定各方在預算決策事項中的權利、責任和利益,其依據就是公司法人治理結構,我國《公司法》規定在公司法人治理結構中,股東大會擁有最終控制權,董事會擁有實際控制權,經理擁有經營權,監事會擁有監督權;二是規范預算管理執行程序的制度,包括編制的程序與制度、監督與調整的程序與制度以及評價與報告的程序與制度等。
1、預算決策制度
決策制度要解決的重要問題就是要建立一個將決策管理與決策控制相分離的層級結構。決策管理是指在決策過程中制定或執行決策的活動,決策控制則是指在決策過程中批準或監督決策的活動。根據公司治理結構,一般都將決策控制權賦予股東大會和董事會,而將決策管理權賦予公司管理層,具體內容如下:
我國《公司法》明確規定:審議批準集團公司年度財務預算、決算方案、決定投資計劃的權力在股東大會;股東大會擁有對集團公司預算的最終控制權。股東大會對預算管理過程的控制是間接的但又是關鍵性的,主要提出期望收益為預算設定目標底線。同時《公司法》規定制定公司的年度財務預算、決算方案的權力在董事會。董事會是預算管理的最高決策機構,它負責依據股東的期望收益,結合公司的具體發展戰略確定公司年度經營預算和財務預算,并下達給負責日常經營的經理層。通常公司董事會會下設授權專門負責預算管理機構――預算管理委員會。這一專門機構的設置是預算機制運行所必不可少的,預算管理的組織、協調工作將由該委員會全面負責。預算管理委員會應由董事會成員領導,成員由集團公司總經理及各部門主要負責人組成。通常,預算目標的確定、預算審批和下達、預算調整、內部仲裁等需要“集權”的預算決策和調控職能,均由預算管理委員會承擔。公司經理的職權是組織預算草案及正式方案的編制,實施經審批后的公司年度經營計劃、財務預算和投資計劃。公司經理負責按照預算委員會下達的年度預算組織經營活動,對預算執行過程和結果負責。通常預算目標的完成情況是考核公司管理層的主要依據。
2、預算編制制度
(1)預算草案編制制度
預算草案一般由各個責任中心依據預算原則編制。草案編制制度應規定公司總的預算內容以及各責任中心相應的預算內容。通常全面預算包括經營(業務)預算、財務預算和資本支出預算。不同的企業對預算內容有不同的規范,有的企業編制全面預算,而有的企業因各自特殊的原因只編制其中的部分預算。另外,預算草案編制制度應當根據不同的責任中心明確相應負責編制的預算內容。
(2)預算協調制度
預算草案肯定會與集團公司預算委員會的目標有差異,這時就需要進行協調并對預算草案進行修訂。每個預算單位都應與上級單位共同商議預算草案中的變更。協商在集團公司的所有層次都存在。協商可以說是預算編制程序的核心工作,它占用了預算編制的大量時間。人們通常把協調工作稱之為“討價還價”。建立協調制度的目的就是盡量避免這一過程的主觀隨意性,增加協調、修正的客觀依據。協調制度的內容包括確定協調主體及其協調的權力和范圍、確定協調的原則和依據等等。通常協調主體是按層級劃分的,例如,集團公司預算管理委員會負責審查子公司上報的預算草案,看其是否符合預算原則,是否與母公司要求的目標一致,其內容是否與其他預算單位的預算內容協調;子公司預算委員會負責下一級責任單位的預算協調工作。
3、預算監控制度
在預算執行過程中,上級預算領導組織負責對所屬預算執行單位進行監督,預算執行單位必須接受上級預算領導組織的監督、檢查和指導。
預算委員會(預算領導小組)應當定期組織預算審計,糾正預算執行中存在的問題,充分發揮內部審計的監督作用,維護預算管理的嚴肅性。
預算審計可以全面審計,或者抽樣審計。在特殊情況下,企業也可以組織不定期的專項審計。