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摘要:文章探討了企業應用信息化的環境優勢,分析了如何建設企業信息化以及在企業信息化實施過程中應注意的問題,指出實現企業信息化是大勢所趨,也是現代企業的必由之路。
關鍵詞:企業信息化建設信息技術
企業信息化是經濟和社會信息化的重要組成部分。國外實踐證明,信息技術推動的經濟增長比傳統經濟更具有優勢,它可以實現低通脹、高增長,創造大量就業機會,這正是經濟學家夢寐以求的理想狀態。要使信息技術成為經濟增長的動力,必須推動企業信息化。企業如何搞好信息建設,關系到企業競爭能力和生存問題。因此,實現企業信息化是大勢所趨,是現代企業的必由之路。
一、企業應用信息化的環境優勢
1.信息化對企業管理的重要性。當代管理實踐的發展與企業信息化有著密切的關系。以全面質量管理為中心的企業管理工作需要信息技術的幫助,而企業在推進信息化的過程中,又必將融合全面質量等管理工作的理念與內涵。信息技術是促使組織結構變革的催化劑,以經濟結構調整為主線的企業業務重組也需要信息技術的支持。隨著知識經濟時代的到來,企業對市場反應能力和各部門間協作的要求不斷提高,組織結構的變革勢在必行,而信息技術正好為新型組織中的溝通和協調提供了高效的工具,使這種變革順理成章。
2.信息化對企業管理的影響。企業信息化是先進的管理思想與現代信息技術相結合的應用過程,而信息技術的商業應用價值也在于促進企業管理的科學化。隨著信息技術在企業各個管理層面的應用和滲透,其影響必然波及企業的戰略發展、組織結構、規劃策劃、管理制度、協調控制、企業文化等等。因此,企業信息化的實施應該與企業的制度創新、組織創新、技術創新、管理創新以及企業文化建設等結合起來。成功的企業信息化建設應成為推動企業管理變革的契機,從而促進企業管理的優化,然而不少企業對這點認識不足。面對傳統的管理思想和管理模式對信息技術應用的抵制與阻礙,他們往往<優麥電子商務論文>是用現代化的手段去重復、模仿傳統的業務處理流程,而沒有或者不敢去觸動所有的管理方式、管理模式,更不用說變革組織結構了。一些企業對信息技術的應用,往往只是從加強數據處理能力、減少差錯或節省成本等表面的作用去理解和認識。必須明白,企業信息化應致力于從深層次觸動企業進行管理變革,充分利用信息技術以及先進的管理思想、方法重塑企業。企業高層管理者面臨的主要挑戰不在于設計一種更高效的數據處理系統,而在于創造一種能使人們能更有效地利用信息資源的管理環境。
二、如何建設企業信息化
1.企業的信息化建設必須圍繞“一個目標、三大原則”。所謂“一個目標”,就是指企業的信息化建設是以提升企業管理水平為目標的,而不是簡單的“跟風”。由于信息化建設的投入一般很大,如果在前期的系統規劃和設計中發現上了信息系統后,其收益還不如投入大,那么不如不上。當然,這種收益是綜合性收益,包括收入的提升、成本的降低、效率的增長等。
“三大原則”就是指“管理升級、技術支持”、“總體規劃、分步實施”和“統一標準、互聯互通”。首先要優化管理模式,再去選擇適合這種管理模式的軟硬件系統,然后利用技術手段將優化的管理模式進行固化;其次需要總體規劃,這就要求基于正確的信息化總體框架分步進行實施,因為信息系統的實施很復雜,若幾個系統同時上,可能會出錯,影響信息系統的應用和正常的業務運作,而且信息化建設需要很大的投入,一次性投入大量的資金對企業來說也是個沉重的負擔;最后,企業信息化建設必須遵循“統一標準、互聯互通”的原則,實施時要考慮下一個信息系統的應用,而下一個信息系統的建設必須遵循上一個信息系統的編碼原則和技術規范。
2.誰來建設企業信息化。目前,在企業信息化建設過程中,一種比較通行的模式是:信息化管理咨詢公司負責管理咨詢、總體規劃及設計,軟件廠商、網絡廠商和通訊廠商提供產品,系統集成商負責各類信息產品的集成和實施。
信息化管理咨詢公司的特點是將企業管理優化與信息技術應用結合起來,考慮未來企業信息化建設到底應如何開展,然后制定一套整體的解決方案。常見的解決方案包括管理診斷報告、業務流程優化報告、信息化總體設計報告、各類信息系統的產品招標文件等。基于這些報告和文件,企業可以再進行系統的選型(信息化管理咨詢公司可作為技術顧問,對系統選型過程進行技術支持)和實施(信息化管理咨詢公司可作為系統實施的監理方,為企業用戶提供工程質量、進度、組織等支持),這樣企業就能在信息化建設中把握住方向,并不斷地完善其信息化系統,從而提高效率、降低成本。3.企業信息化建設的基本步驟。
(1)解決企業基礎管理問題。我國企業面臨的最迫切的問題是信息基礎建設,而不是電子商務等內容。在這一階段企業首先要進行的是企業信息化準備工作,也就是說企業所有的資源是不是已經被信息化或是數字化了。企業信息化不只在于引進系統,而應重在應用,致力于企業資源的數字化處理。有的企業沒有建立起標準化的制度和體制,每個部門對同一的資源根據自己的理解數字化,結果出現了同一產品在不同部門中的編碼和命名不一致,從而造成了混亂。
(2)實現企業一體化的集成管理。企業應確認內部的基礎管理是否規范化,基本管理的流程是不是通過信息化的手法來實現的,諸如產、供、銷的業務是否連貫,財務處理是否規范,與業務處理是否實現一體化,是否具備實時有效的計劃和預算等。特別要注意的是電算化和信息化的區別,僅僅用計算機來代替手工工作只能是電算化,是企業信息化最初級的階段,不應認為電算化就是對企業資源最有效的利用。在企業流程信息化過程中,改革傳統的業務結構,以業務流為導向優化業務方式,提高運營效率,降低成本,獲得最大的利潤,這才是集成化管理的目標。信息化的結果是加速業務的運作,如果不對不合理的流程、規范、標準進行變革,其結果是加劇了不合理,造成投資的浪費。
(3)實現對外部資源的利用。通過對外部資源的利用,實現對企業間的供應鏈、客戶關系等的有效管理。激烈的市場競爭,使得企業在有效管理內部資源的同時,必須更注重外部的工作,跟蹤客戶的情況,開發市場,密切與供應商的聯系,迅速作出對市場變化的第一反應,適應變化了的環境,從而獲得領先的地位。
3.做好人員培訓工作。要求企業對所有員工進行先進管理思想的培訓,使所有員工都能接受新思想、新方法、新觀點、新理論,進而轉化為生產力。針對不同信息系統的不同項目、不同人員組織培訓是極其必要的。由于培訓不足導致信息系統實施項目受阻、項目拖期、不能正常運行的經驗教訓比比皆是。培訓要貫穿整個信息系統實施過程,每實施一步都要進行相<優麥電子商務論文>應內容的培訓。同時要解決在實施過程中的“夾生飯”的問題,因為隨著信息系統的實施,對信息系統的認識不斷加深,結合業務提出的新問題,都要通過培訓來解決。培訓的形式可以多種多樣,除了上課培訓,開會討論、分發學習資料組織閱讀、帶領企業有關人員到用戶走訪,了解其他企業的實施情況進行學習,都可以作為培訓的形式,應根據企業的實際靈活進行。同時可以把培訓納入到部門考核當中,對于關鍵內容組織答卷考試、評分,人事部門記錄在案,利用以上手段可以加強培訓的效果。
三、企業信息化實施過程中要注意的幾個問題
1.要創造性地應用信息技術。企業信息化的需求并不是顯而易見的,它需要企業認真思考自身的使命、任務和具體的業務。利用信息系統的目的是獲取業務上的競爭優勢,需要企業嚴肅審查自身的機構、人員和管理模式,根據企業的實際需要選擇信息系統。企業信息化不是片面地追求自動化,企業需要創造性地應用信息技術。自動化曾經是人們熱衷追求的事物,但是隨著社會和經濟的發展、市場需求的變化,自動化已不再像工業時代那樣輝煌了。伴隨知識經濟時代的到來,企業需要提高對變化的反應能力,即提高企業的“智商”。企業的“智商”水平取決于企業收集、處理和利用信息的能力。供應問題就是研究如何滿足需求的問題,并把需求轉化為科學技術的解決方案。供應問題也不是簡單地購買硬件或管理軟件的事情,在一定程度上,企業管理軟件商業化對企業信息化建設具有一定的積極意義。在企業信息化過程中,企業可以根據具體情況引進一些管理軟件,但要把握“度”,切不可把企業信息化與引進企業管理軟件等同起來。企業信息化建設與企業整體發展是密不可分的。在個性化、敏捷化成為企業基本生存戰略的今天,企業不應滿世界地尋找和購買那些管理軟件,以致企業管理屈從于管理軟件的膨脹而浪費資源。信息化是一項長期的漸進的工作,企業應在信息化建設的過程中逐步學會應用信息技術。
2.建立科學的企業信息化的管理組織。在發展企業信息化過程中,過分強調集中控制或用戶控制都會造成不良的結果。企業必須建立對數據庫、通信和計算機應用的管理標準和指南。同時,信息系統又必須適應終端用戶的環境,滿足不同部門的需要。為了更好地實現對企業信息化的控制,企業需要處理好系統運行、功能開發、數據庫管理、
人員培訓和系統維護等集中或分散控制問題。總體來說,企業推行信息化應堅持分散控制的理念,當然這并不排斥某些方面的集中控制。借鑒先進的管理經驗,統一指揮、分散發展,將有利于企業信息化的成功實施。在信息經濟中,任何企業都需要具有網絡化的思維方式。從企業內部來說,優質、高效與快速響應都要求企業能夠突破傳統的職能界限,把企業各部門整合到一起,實現以職能為中心的管理向以任務或關系為中心的管理轉變。
3.企業信息化投資決策的原則。企業信息化管理表面上是一種新型信息管理系統,實質上是一場對企業現有組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統的革命性變革,已經超越了企業本身固有的框架和模式,就像ISO9000一樣,是一種基于企業價值鏈而建立起來的規范的管理體系。企業信息化投資決策應遵循長遠性、實用性、效益性、整體性和階段性的原則。長遠性是指要有長遠眼光,動態地考慮信息化投資問題,不能只看到眼前利益;實用性是指結合企業實際情況選擇適當的信息系統和信息技術,不要一味求先進;效益性是指要綜合地考慮信息化的投資,避免重建設輕管理的現象;整體性是指從企業整體出發,綜合地提高企業各方面的能力;階段性強調信息化投資要分批投入,不斷積累經驗,通過評估來指導下階段的投資。新晨
總之,企業要生存發展,就必須進行信息化建設,企業信息化應以企業自身為主體,不應該由IT廠商越俎代庖。在信息化建設中,應結合實際,量力而行。企業信息化要堅持長期規劃、小步推進,在應用中發展,不可盲目地求新求大。企業信息化要堅持及時地反思、反饋和評估,只有這樣才能鞏固前期工作的成果,總結經驗教訓,為今后的工作打下基礎。企業信息化要堅持系統化實施,把信息化建設同企業管理變革、文化建設等結合起來。