基建項目檔案管理的實踐范文

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《冷戰國際史研究》2017年第1期

［摘要］基建項目檔案是建設工程的真實記錄，記載了基建工程的全過程，做好基建檔案工作對工程管理、運行、維護和改建具有重要的作用。本文從基建項目管理實踐出發，詳細闡述了基建項目檔案管理的重點環節，分析了管理工作中存在的主要問題，并提出了解決問題的建議，希望能夠提升基建項目的檔案管理水平，實現基建項目的建設目標。

［關鍵詞］基建項目；檔案管理；實踐思考

1基建檔案概述

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的重要憑證和依據。隨著國家經濟建設的快速發展，重點工程項目不斷增多，認識到基建檔案的重要性是新形勢下基建檔案管理的重要任務。筆者所在單位作為一家集團公司下屬的專業從事基建項目管理的全資子公司，負責總公司生產基地配套生活設施建設。為滿足總公司快速發展對辦公資源的需要，公司成立以來，分別在北京、天津、上海、深圳等4個地區新建了一批辦公、科研用房及配套服務設施，并分別在上述4個地區設立了項目組、子公司，負責項目建設和管理。自2015年，又相繼承接了惠州和山西項目，目前在建中。

2基建項目檔案管理的主要做法

筆者所在單位通過幾年的管理實踐，逐步探索出了符合工作實際的一套基建項目檔案管理模式，主要思路和做法可概括為：統一領導、各負其責、集中保管和節點把控。

2.1統一領導

一是統一管理制度。以國家、行業、以及系統內主管單位的相關要求為基礎，公司檔案部門提前謀劃和統籌安排，提前訂標準、出要求，制定并《項目工程檔案管理制度》（歸檔范圍、檔案分類、歸檔要求和整編細則，含聲像檔案、電子檔案等），以利于各項目組執行統一標準。在實際實施過程中，由各項目組結合地方城建檔案館規定及項目特點，制訂實施細則并組織進場的參建單位具體實施，做到標準一致、規范統一。同時，在整理檔案的實際工作中，不斷積累、總結經驗教訓，持續對項目檔案管理相關制度進行完善升級。二是統一計劃管理。為確保工程檔案整理與工程建設進度同步進行，公司采取制訂年度工作計劃的管控方式。每年年初組織各項目組依據公司確認的年度項目建設進度計劃，組織監理、總包等參建單位共同制訂年度項目檔案管理工作計劃，明確各階段工作的時間節點，并按計劃認真推進執行。三是統一質量標準。公司采取“請進來”的方式，委托專門的檔案咨詢單位統一實施項目檔案業務服務，協助進行項目工程檔案業務交底培訓、監督指導、過程檢查，對檔案收集整理、組卷、編目、保管等工作的整體質量進行指導與把關，形成自始至終的同一質量標準。

2.2各負其責

公司堅持“誰形成、誰整理”“誰主管、誰負責”的檔案管理工作原則。項目組作為建設單位，是項目檔案管理的主責單位，負責項目工程檔案資料管理工作的全過程組織、協調；負責對設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導；負責組織項目各階段工程檔案的驗收工作；負責組織參建單位編制竣工文件，完成竣工檔案整體移交。各承包商負責其職責范圍內項目文件的收集、積累、整理和編制，實行總承包的，由總承包商匯總，總承包商負有對自行實施工程、分包工程及平行發包工程等竣工資料的審核、整改及歸檔等職責。監理單位負有協助建設單位對參建單位項目工程資料進行過程監督檢查職責，負責審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗收材料及其他監理文件。各參建單位自覺接受建設單位的監督檢查，按照國家相關法規、行業標準及建設單位合同約定完成各自職責范圍內項目工程資料的收集、整理、歸檔和驗收工作。

2.3集中保管

公司要求項目組及參建單位建立資料管理臺賬，對項目資料實行集中統一保管，確保項目建設全過程資料的齊全完整。堅持原件歸檔，要求項目組加強對報請審批類文件（多為復印件、傳真件）的管理，在資料臺賬中要注明原件存放處，以便及時追溯并進行原件替換。

2.4節點管控

（1）階段檢查。為掌握參建單位竣工資料的形成情況，注意與項目管理緊密結合，適時進行階段檢查，特別檢要環節和關鍵階段的資料收集整理進度以及資料質量。對于容易疏忽和多發問題，以及不符合標準規范的做法，公司采取施工單位自查、監理復查的方式，并在過程中及時整改解決。

（2）竣工資料審核把關。及時跟蹤項目進展，按照工程階段竣工節點，組織檔案咨詢單位對需移交的竣工資料進行把關。提前介入，對資料整編計劃、歸檔范圍、資料規范性以及移交方案等進行審查把關，提出指導意見，確保竣工資料符合歸檔要求。

3基建項目檔案管理存在的問題

近年來,公司在基建項目檔案管理方面進行了成功的探索與實踐,順利完成了上海項目、北京項目檔案的歸檔和移交。天津、深圳項目也即將進入竣工檔案驗收階段。但是，基建項目檔案管理也存在一些不容忽視的問題。

3.1檔案工作人員變動頻繁，業務水平不高

在工程建設中，檔案工作人員多為新同志，有的甚至是臨時抽調，身兼數職，缺少基建工程知識儲備，對項目建設流程不熟悉，欠缺工程檔案管理業務方面的實踐能力，需要長時間去適應基建工程檔案管理工作。另一方面，檔案管理人員工作不穩定，變動頻繁，尤其是參建單位，人走檔走、人走檔案無人做或檔案管理缺乏連續性的現象時有發生，導致檔案管理職責和管理要求未能得到有效落實,造成檔案管理工作脫節，無法保證檔案資料的齊全，嚴重影響了工程檔案的歸檔質量。

3.2檔案整編進度滯后

參建單位的檔案意識淡薄,認識不到位，對項目檔案工作不夠重視，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想。特別是在施工階段，由于施工任務重，施工單位往往比較重視工程建設的進度、質量、安全、資金等問題，不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作,不是按照施工過程中每一個環節來整理資料,往往是工程施工快結束了,才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收，導致工程檔案的形成滯后于工程建設進度。

3.3檔案質量存在缺陷

由于工程施工過程中產生的檔案資料未得到足夠重視，工程檔案存在不完整性、不準確、不系統等方面的問題。不完整：地勘資料、征遷文件、未中標標書、特種設備檢測、試運轉規程記錄消缺、質量問題處理、監理通知回復、工程變更以及影像檔案等資料收集不全。不準確：合同無騎縫章、報告無簽字印章、驗收無意見只有章、試驗報告填寫缺項、代簽字、印章使用超過有效期等問題屢見不鮮。不系統：分類或歸類不合理、原材料證明與復試組卷不對應、案卷文件排序亂、跨單位工程組卷不合理。不規范：各類載體（包括聲像）文件的形成和整編均存在不符合標準規范要求的現象。這些問題如得不到有效解決與整治，勢必會影響在建項目的竣工驗收以及新建項目檔案管理工作的有序開展，這也就為如何做好項目工程檔案管理提出了新的要求和挑戰。

4思考與建議

針對新建項目，建設單位應全面分析以往項目存在的問題、系統總結經驗教訓，有預見性地開展工作，提前解決制約基建檔案管理工作的難題。同時，建設單位要充分發揮文件檔案管理支撐項目管理的作用，進一步加強制度建設，落實管理責任，大力推動過程管控，加強現場監督檢查與考核，確保實現項目工程檔案目標。

4.1“落實制度”是做好檔案工作的重要前提制度

千好萬好，關鍵在于落實和執行。項目組作為竣工驗收的終端單位，不但要對參建單位進行工作檢查，開展審核驗收與整理移交，重點是要做好日常制度宣貫及業務培訓工作（尤其新項目），明確管理要求，確保紙質、聲像資料整編要求落實到位。同時，項目組要督促各參建單位把檔案管理列入項目管理，形成項目檔案管理網絡，由業主牽頭，成立由設計、施工、監理等方面有關人員組成的檔案工作領導小組，明確工程參建單位法人為該項工程的檔案第一責任人，并要求各單位配備專職檔案員，要把工程文件材料形成、積累、歸檔工作納入崗位責任管理，落實到人。此外，業主、監理單位要按項目檔案管理的有關規定做好工程文件材料的收集、整理、歸檔保管以及督促、指導、檢查工作。

4.2提高檔案工作人員的履職度

一要及時了解項目建設進度，主動與當地城建檔案主管部門取得聯系，掌握項目竣工檔案的具體規定及要求。二要做好與參建各方項目檔案業務的工作聯系，建立縱向到底、橫向到邊的項目檔案管理網絡，落實檔案人員崗位責任制。三要認真履行項目檔案工作的業務咨詢和跟蹤服務工作，做好過程監督檢查，使項目檔案工作與工程進度同步進行。四要掌握項目檔案管理操作技術，嚴格執行業務規范，確保項目資料歸檔的完整性、準確性、系統性。

4.3實現合同化管理，確保合同對建設項目檔案的有效控制

合同是約束整個工程的關鍵，也是對工程建設中各方面實施控制的龍頭，控制了每份合同執行完畢應提交的文件，也就等于收齊了所有的工程建設項目檔案。在項目設計開發、施工、監理、設備采購、咨詢招標等合同、協議中，合同均應設立專門條款，對項目文件的整編歸檔內容、整理標準質量、介質和套數、移交時間等方面提出具體要求，并寫明違約責任。監理合同中應增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任，懲罰中應明確審核責任占質量保證金的比例。

4.4堅持檔案工作與項目建設同步

項目建設從立項到竣工是一個周期長、涉及面廣的龐大工程，為確保工程檔案整編與工程建設進度同步進行，建設單位必須做好以下幾方面。首先，建設單位要細化管控措施，采取制訂工程檔案年度工作計劃的方式，組織監理、總包等參建單位依據項目建設的實際進展，按照分步分項工程對檔案的收集、整理、組卷工作進行任務分解，明確各階段工作的時間節點，制訂項目工程檔案管理工作計劃，并按計劃認真推進執行。同時，建設單位要實施計劃節點的檢查考評，以不斷夯實日常基礎管理工作。

4.5強化責任，逐級審核項目檔案質量

本著對工程負責，對自己負責的態度，建設單位要把總包、設計、施工、監理、業主的專工審核把關納入管理程序，與檔案部門審核各有側重，逐級審核。同時，形成審查記錄和整改閉環，確保項目檔案歸檔質量。

4.6重視聲像檔案采集工作。

聲像檔案是最真實的歷史記錄，建設、監理、施工單位都應給予足夠重視。從施工開始時，各單位就要跟蹤拍攝工程施工的全過程，在隱蔽工程驗收等重要工作節點一定要有影像資料，對每一個工序和每一項技術，尤其是一些新技術和新材料要進行詳細拍攝，同時注意規范性，最后整理出一套完備的聲像檔案。

4.7把握重點，抓好項目檔案驗收

項目檔案驗收是項目竣工驗收的法定內容。無論是產權單位、監理單位還是施工單位，都必須嚴格按照國家檔案局頒布的《建設項目（工程）檔案驗收辦法》以及相關法律法規的要求，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執行基建檔案工作檢查、預驗收步驟。基建檔案必須經城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收。在驗收工作中，各參建單位要把工作重點放在前期管理文件、重要協議、重要合同、隱蔽性文件、工程文件、質檢文件和監理文件上。在驗收標準上，各參建單位要堅持高標準、嚴要求，確保各類歸檔材料做到“圖實相符”、簽字手續完備有效，保證項目檔案的案卷質量，做好基建檔案驗收工作。

4.8強化監督，充分發揮監理單位作用

在工程建設過程中，各參建單位要充分利用監理單位做好檔案管理工作，借助監理的管理優勢，加強對各參建單位檔案管理工作的督促檢查，能夠更加有效地促進檔案工作的順利推進，因此，要求監理單位在抓工程進度、質量、安全等工作的同時，做好以下工作。一是要嚴格把好施工中形成的所有工程文件的質量關，尤其是隱蔽工程、關鍵部位，監理單位必須親臨施工現場不間斷地進行監督檢查。二是協同檔案管理人員督促承包商對施工文件實施跟蹤建檔，并進行不定期的檢查、抽查，確保歸檔文件的真實、完整、準確和系統。

5結語

建設單位要在薄弱環節上狠下功夫，進一步提高基建項目的檔案管理水平，逐步實現項目檔案法制化、規范化、標準化和現代化管理，為公司可持續發展提供良好的服務。

主要參考文獻

［1］陳建軍.對重點建設項目工程檔案工作的探討［J］.城建檔案,2006(1).

［2］曹瑞玲.關于重點工程建設項目檔案管理工作的思考［J］.圖書與檔案管理,2007(1).

［3］史建東.重點建設項目(工程)檔案的特點與管理［J］.蘭臺世界:工作版,2007(1).

［4］李朝華.淺談重點工程檔案與工程建設的同步管理［J］.工程與建設,2006(1).

作者：郭志綏 單位：中海油基建管理有限責任公司