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一、學校基本建設投資管理與財務管理方面存在的問題

(一)基建投資計劃變更較大,不能嚴格按基本建設投資規模操作

在基建項目立項時,為爭項目、搶時間,部分學校的調查研究不夠,編制的可行性研究報告不科學,往往與實際建設情況差距較大。在實施過程中也存在隨意改變投資規模、投資主體的現象。工程竣工結算時,該項目已不是立項時的項目。還有的投資規模突破概算較多,出現嚴重的“三超”現象:超投資、超概算、超建設規模。個別項目更是先斬后奏,搞計劃外施工,增加項目未按程序批準,在財務管理和內部控制上存在著薄弱環節。

(二)建設資金到位不及時

學校申報基建投資計劃時,其申報年度自籌計劃往往大于學校財務支出計劃,這就從根本上導致了自籌資金不能及時到位。為了加快基建工程的進度,又往往在資金不到位的情況下就開工建設,沒有很好地處理撥款、自籌和貸款之間的關系。

(三)工程結算出現超預算較多

在學校基建工程中,施工單位在工程結算上超預算問題比較突出,主要有:多計工程量(主要是隱蔽工程)、多計材料、設備價格和數量,設計變更增加部分通過現場簽證重新計入,而變更減少部分未作調整,重復計算費用等。

(四)基建財務報表虛報和少報基建投資完成額

部分學校在年終財務決算時往往根據實際完成數與計劃投資的差額作一些賬務調整。如果是超額完成投資,就將其超額完成的部分暫掛“預付工程款”或“應付工程款”等往來賬處理,待下年年初再予調回;如果沒有完成投資額,就將其差額部分以虛假附件或根本無附件虛報投資完成額,掛“在建工程投資”和“應付工程款”等科目。這樣做的目的主要是為了不影響下年度的上級撥款,同時也為了年終決算報表的順利通過。

二、完善學校基本建設投資管理的內部控制

針對學校基本建設特點和存在的問題,根據山東省電力學校和周邊高校新校區建設的情況,筆者認為應從以下幾個方面加強和完善基建投資管理的內部控制。

(一)建立和完善內部制度的控制

制定基建項目招標管理規定,基建工程質量管理規定,工程監理管理規定,基建材料采購管理規定,設計變更、設備采購管理規定等一系列內部控制制度。這些規定經有關部門和學校領導討論通過后,由紀委、監察、審計、合同管理等職能部門組成檢查小組對基建管理制度的執行情況進行定期檢查和監督,以確保基建管理工作的順利進行。

(二)加強基建的預算控制

學校應成立以主管校長為首的基建財務領導小組,小組成員應包括校黨委會成員及各職能部門的行政負責人,特別要有財務、審計、政策研究室、國資辦、基建辦、規劃辦等有關職能部門領導參加。財務領導小組負責編制學校的基建預算,并制訂年度基建計劃。在編制學校預算時,一方面要“量入為出,收支平衡”;另一方面要“積極發展”、“貸款建設”。但學校實施基建計劃必須做到建設規模要適度,結構要合理,經費來源要可靠。通過預算控制解決基建投資計劃變更較大、不能嚴格按基本建設投資規模操作的問題。

(三)實行經濟責任制控制

根據學校有關規定,學校的財務工作實行校長負責制,設置總會計師的學校由總會計師協助校長全面領導學校的財務工作。按照學校的領導體制和機構設置,經濟責任制的層次可分為:校長、總會計師或主管副校長、財務處長、二級單位財務負責人和基層財務人員等若干層次,這些層次的人員組成一個職責明確、相互制約、各負其責、運行有序、共同實現學校財務管理目標的工作機構。校長是該機構的管理者、指揮者、協調者和督促者。

(四)加強基建招標管理的控制

學校基本建設項目應按照國家有關規定進行招投標,但在實際操作過程中存在一些人為因素,導致評標過程缺乏公正、合理、透明的程序,往往幾個人甚至一個人說了算,招標工作很容易成為少數人自身利益分割的平臺,由此出現了在同等條件下不選質優選質劣、不選價優選價劣的現象。學校應成立招標領導小組,建立招標專家庫,以監督基本建設項目招標工作。招標領導小組以分管校領導為組長,由審計、監察、財務、政策研究、基建部門等負責人組成,主要負責學校基建項目的具體招標工作、審定招標方案、考察和確定投標或邀標單位、審查評標結果。招標專家庫由具有基本建設相關專業資質并在省招標中心注冊登記的專業人員組成,負責向基建招標領導小組提供專業技術支持,并代表校方作為基建項目招標評委。

(五)嚴格實行合同會簽控制

學校基建項目應嚴格合同管理,簽訂的合同條款內容要全面、文字表達要清楚,特別是合同價形式、物價浮動因素、政策調整因素、雙方的承諾及主材的供貨方式等都應在合同中明確,以便在合同履行中控制價格。學校還應成立由法律顧問、審計、監察、財務、基建部門等負責人組成的基建合同會審小組,會審小組提前介入,從源頭參與,保證招投標工作公正、公開、公平進行,防止弄虛作假、暗箱操作現象。在合同會簽過程重點控制以下內容:1.審查招投標程序的合法性及操作的規范性:招標、評標、定標實行三分離原則,避免開標、評標、定標過程的主觀性、隨意性。2.審查投標單位資格和條件的有效性:防止無資質或低資質等級的施工單位承包工程,應通過市檢察院對投標單位的資質及行賄犯罪記錄進行查詢,防患于未然。3.審查招標小組評標辦法的合理性:評標辦法是評價投標單位的綜合指標,審計人員應分析它是否涵蓋了業績、信譽、工期、施工能力(裝備、技術、方案、管理、安全)、質量標準、結算方式等關鍵內容。4.審查工程標底的客觀性:審計人員應對標底的工程量計算、定額套用、取費標準、材料價差等內容嚴格把關,以確保其客觀、合理。

(六)實行造價審計控制

對工程決算實行“初審、終審”二審制度,嚴格控制工程成本。聘請合格的工程監理公司和跟蹤審計單位,實現工程建設的專業化管理。初審是由工程監理公司、跟蹤審計單位、學校基建處工程管理人員和預決算人員對施工單位報送的原始資料如圖紙會審紀要、設計變更記錄、現場隱蔽工程記錄等的真實性、完整性進行檢查。同時對工程量的計取、定額套用是否與標書中要求一致,以及甲方所供設備、材料有無重復計算等進行審查,為降低工程成本把好第一關。終審是學校審計處通過招標,選擇有資質的中介事務所對工程進行跟蹤審計和造價審計,并出具審計報告,財務人員據此作為結算依據。

三、完善學校基本建設財務管理的內部控制

在學校基本建設方面,財務部門要做到管理規范、運作有序、監督有力、管理科學,就要建立健全各項財務規章制度,嚴抓內部控制制度。

(一)單獨設置財務管理機構,建立會計崗位責任制,達到相互制約的目的

學校應建立、健全與基本建設資金管理任務相適應的基建財務機構,配備具有相應業務水平的專職財務人員,具體負責基本建設資金管理并保持相對穩定。學校應單獨設立基建財務部門并科學設計內部業務流程和崗位,對資金的申請、撥付,會計憑證的填制、賬務的處理,印鑒的保管以及票據管理等按照不相容職務相互分離的原則,建立全方位的內部控制體系。同時,還應公開辦事程序、辦事制度及原則,接受群眾監督。

(二)制定完善的財務規章制度

《基本建設資金報銷程序及審批權限管理辦法》對報銷程序及審批權限作了明確規定:大額資金的支付除提供合同外還應提供各監督部門、各級校領導簽批的工程支付款會簽單,進度款的支付要提供由施工管理人員、預決算人員、監理人員、職能部門負責人簽字的工程進度會簽單,其他費用支出按規定標準實行定額控制,嚴格審批手續,避免或減少不合理支出。

(三)加強施工過程管理的控制,建立一套完整的內部監督體系

為確保學校內部會計制度的切實執行,學校內審計部門應會同基建管理部門、監理公司、跟蹤審計單位定期檢查工程建設的過程管理,以及時發現內部控制中的漏洞,并針對出現的新問題和情況及執行中的薄弱環節及時修正或改進控制政策,做到有章可循、違章必糾,以提高會計信息質量。在具體的過程管理中還應重點控制以下內容:1.重點控制直接費用的工程量計算和定額單價的套用。工程量不按規定計算,導致工程量增加或減少;錯套定額,導致實際工程項目內容與定額內容不符。2.控制變更項目的真實性。在計算這部分工程時要按照甲、乙雙方提供的設計變更圖紙、臨時用工、變更用材、增減項目記載表,跟蹤審計人員與現場管理員、監理工程師一起到施工現場勘察,對內容不詳的要實地測量工程量,核對與設計變更的內容是否相符,變更內容所套項目不正確的要當場糾正、予以修改并做好簽證手續。3.控制材料差價的合理性。(1)要核對材料參考價格的選用與圖紙設計是否相符,與市場價格是否相近。(2)在審查這部分決算時應注意材料參考價與實際供應價發生的價差,只調整供應價格的差額,其差額列入工程決算內,不再另計取各項費用。(3)控制工程量。在基建工程審計中,審計人員對總工程量、定額套子目后,對工程量有疑義的要向基建部門和施工單位征詢,同時,指出存在的問題及修正的意見。然后,審計部與基建部門和施工單位一起討論、分析、研究并取得一致意見,再調整工程決算的審計結果。(4)控制施工材料的優劣。基建工程所用材料的優劣直接關系到工程質量的好壞,在基建工程中,鋼筋、水泥(混合)砂漿、磚等主要建筑材料尤為重要。要嚴格把好主材檢驗關口,為確保工程質量,主材要有出廠合格證,并抽出一部分送到市質檢局檢驗。

(四)加強工程款的及時核對

學校財務部門要會同基建管理部門、工程監理、施工單位等部門定期核對工程款的支付情況,防止因工期長、付款次數多而出現錯誤。對工程尾款的支付,要建立工程、物資質保金支付巡簽單程序,要由資產、工程管理部門、合同承辦部、合同管理部門、審計部門等相關部門根據使用情況和合同管理情況簽署支付款意見,再由財務部門支付工程質保金。