電子檔案規范移交與接收思考范文

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一、“四個抓手”，破解電子檔案規范移交與接收難題

1.抓項目建設，搭建電子檔案管理平臺省檔案局采取項目帶動策略，通過爭取和實施數字檔案館建設項目和電子文件歸檔管理及查詢利用系統項目，有效解決省電子檔案管理支撐平臺問題。一方面，我省數字檔案館建設項目自2009年起啟動，至今已投資近4000萬元，重點推進館藏檔案數字化，建設覆蓋檔案“收、管、存、用”業務的數字檔案館應用平臺。目前已經初步建成數字檔案館框架體系，初步解決電子檔案長期安全保存問題；另一方面，省局通過公開招標，組織具有甲級保密資質和一級系統集成資質的紫光軟件系統有限公司，開發出滿足機關工作需要的“機關電子文件歸檔及查閱利用系統”，已形成單機版、網絡版兩個版本軟件，省級機關由省財政撥款統一購買，實行免費上門安裝服務。通過項目帶動，有效解決了經費保障，明確實施步驟，落實工作責任，統一標準和要求，提供技術條件，搭建起覆蓋全部省級一級立檔單位電子檔案管理平臺，將移交接收工作落在實處。

2.抓軟件開發應用，解決技術操作難題統一軟件是解決電子檔案格式不統一、標準技術難掌握、重復建設的關鍵步驟。經過4年努力，開發的軟件已經完成試點、驗收和較大范圍的應用，已進入全面推廣階段。我省的電子文件歸檔管理軟件，一是將電子文件歸檔管理和移交有關的技術、標準和工作流程融合到軟件中，實施好軟件系統安裝工作，就能解決電子文件歸檔的技術問題；二是軟件簡單易用，貼近工作實際，學會使用軟件，就能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規范、標準和移交程序與方法；三是將安裝和培訓工作移動到機關單位前端，通過免費上門服務，解決機關檔案員使用操作軟件問題；四是將技術維護，系統升級等技術工作移交到專業隊伍，建立及時響應的技術服務機制，解決檔案員技術難掌握的后顧之憂。

3.抓協調及培訓，提高認識強化技能電子檔案規范移交與接收工作與機關檔案員的思想認識是密不可分的。一是紙質檔案與電子檔案同步移交。重新建立紙質檔案與電子檔案一體化思想。經過4年的實踐，統一各單位思想認識，促進各單位開展電子檔案管理及歸檔移交工作；二是納入檔案規范化認定工作。在規范化認定中，各單位電子檔案管理占認定工作一定分值，從而提高單位積極性與主動性；三是強化專業知識培訓。省局每年舉辦2次電子檔案管理相關知識培訓，對電子檔案及數碼照片規范管理、數字檔案館（室）建設、檔案數字化安全與保密等工作闡明要求、提出方法、統一標準。近三年來，省局共舉辦5次專題培訓，省級機關及州（市）、縣檔案員共500余人次參加培訓；四是一對一指導。主要對省級機關檔案員如何進行電子檔案管理及移交的實際操作進行指導，目前共有115個機關檔案員接受一對一培訓，均能輕松使用電子檔案管理系統，能主動完成電子檔案歸檔管理和移交操作。

二、“三項措施”，確保電子檔案規范移交與接收工作落在實處

1.以點帶面，分批實施，實現全覆蓋電子檔案管理軟件平臺全覆蓋是實現電子檔案規范移交與接收的基礎。按照“先綜合檔案館后機關，先省州市后基層”的工作思路，采取以點帶面、分批實施的方法逐步實現電子檔案管理系統全覆蓋。首先，在省級機關中，共分三批完成省級機關一級立檔單位全覆蓋。第一批，選擇12個有條件的單位進行試點，通過試點，摸索出以掃描為主的電子檔案管理和移交方法，繼而向其他單位推廣。第二批，選擇領導較為重視、檔案員思想認識較高、需要及時移交檔案的單位進行推廣，避開思想抵觸較大的單位，使安裝工作順利展開，2012年至2013年共在57個單位實施軟件安裝工作。第三批，實現省級機關一級立檔單位全覆蓋目標，共完成46個單位安裝工作。目前共有115個省級機關在使用統一的電子檔案管理系統，省級電子檔案管理平臺已初步建成；其次，發揮州市縣國家綜合檔案館核心作用，推動全省電子檔案移交接收工作。目前，臨滄、昆明、普洱、保山、德宏、西雙版納、昭通等州市館已通過省檔案局審核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式電子文件歸檔系統，一次性解決州市級機關電子文件歸檔和移交問題。昭通市及師宗、羅平、綏江、文山、個舊等10余個縣已啟動電子文件歸檔管理基礎平臺構建工作。其他地區也在積極推廣和構建電子檔案管理平臺。

2.立足實際，分類指導，形成工作模式通過4年推進電子檔案管理系統建設，初步探索出符合我省實際的工作方法，形成機關電子文件歸檔和電子檔案移交三種工作模式：一是完整運用OA系統的機關，通過設置數據接口或中間庫等方式，將OA系統與電子文件歸檔系統連接，實現電子文件在線歸檔，直接歸檔OA系統的電子文件；二是不具備條件的，將紙質檔案掃描形成電子檔案，實現檔案數字化管理從目錄到全文的提升；三是不完整運用OA系統的機關，在確保內容準確性的前提下，歸檔電子文件，并補充掃描辦文簽批信息，形成完整電子檔案。這些工作模式的確立，使電子檔案管理成為對各級機關的普遍要求和日常工作，2013年向省檔案館移交電子檔案數量從2010年的4千余件迅速增加到3.6萬件，行之有效的策略迅速打開工作局面，為今后逐步提高電子檔案管理水平奠定堅實基礎。

3.強化服務，及時響應，為機關檔案工作者提供有力支持我們建立上門服務，及時響應工作機制，提升了服務水平和質量，保障工作順利推進。一是免費上門服務。從電子檔案管理系統使用，電子檔案移交與接收，問題反饋等工作，采取上門服務的形式，全程跟蹤、保證質量。在系統安裝時，針對各單位工作需要對電子檔案管理系統進行個性化設置，保證檔案員能在短時內學會使用系統。在接收電子檔案時，將紙質檔案與電子檔案一一對應，檢查電子原文，完成移交與接收手續；二是建立響應機制。保持手機24小時開機，各單位在使用過程中出現任何問題，可以隨時聯系技術員，及時解決技術問題和檔案業務問題，做到只要有需求，我們就有服務。通過為機關檔案工作者提供有力支持，不僅密切與各單位聯系、拉近距離，還提升檔案服務群眾的能力，轉變檔案工作形象。

三、“三個目標”，推進下一步工作

1.以建設無縫連接的數字檔案館（室）為目標，建立電子檔案管理體系建設無縫連接的數字檔案館（室）就必須打破各自為陣，實現檔案信息共享。一是要實現各個國家綜合檔案館之間，電子檔案或專題數據庫平滑匯總，實現遠程傳輸利用；二是要實現各個國家綜合檔案館與本級各個機關之間電子檔案移交接收與查閱利用的平滑無障礙對接；三是要充分利用數據庫技術加快實現民生檔案聚合；四是在各個機關內部要銜接辦公系統、業務系統，實現電子文件歸檔，并及時移交國家綜合檔案館實現永久保存。通過這四個方面緊密的結合，實現縱向以各級國家綜合檔案館為主線，達到館際互通；橫向以各個檔案館為中心覆蓋各個機關，達到館室一體。形成分工負責、相互支撐的全省電子檔案永久保存體系和便捷的檔案信息共享架構。

2.以安全規范管理為目標，完善電子檔案長期安全保存體系行之有效的管理體系是電子檔案安全規范管理的基礎和保障。一是嚴格執行《云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法》，對檔案數字化服務機構進行資質審查和備案工作，強化檔案數字化安全保密；二是省檔案局將會同有關部門加大檔案安全保密執法檢查力度。對各級檔案館和各類檔案室開展經常性檔案安全保管、保密、消防等執法檢查，發現隱患及時督促整改；三是繼續統一關鍵技術，制定數字檔案館（室）建設標準，并組織測評，加強數字檔案館（室）建設監督指導；四是各單位與各級檔案部門配合，明確電子檔案長期安全保存任務分工。各單位負責本單位電子檔案規范管理和移交，防止電子檔案丟失損壞，建立健全并嚴格執行檔案保密制度，加強涉密檔案及涉密數據、涉密信息系統、涉密計算機、涉密載體管理，嚴防失泄密。檔案部門負責移交后的電子檔案的長期安全保存，加強電子檔案管理監督指導，對電子檔案存儲載體進行檢測和認證，提高電子檔案長期安全保存水平。共同構建“省、州市、縣綜合檔案館緊密協同、綜合檔案館和機關檔案室分工負責、保存與利用一體推進”的電子檔案長期安全保管和共享利用體系。

3.以“就近查詢，跨館出證”為目標，推進電子檔案共享和便捷利用以“就近查詢，跨館出證”為目標，實現“一站式”服務和遠程便捷利用是我省實施檔案數字化戰略的基本要求和最終目標。一是通過電子檔案管理系統平臺建設，統一全省電子檔案格式標準和移交接收接口，為建設全省共享的檔案信息資源庫提供平臺；二是以本級檔案行政管理部門為主導，本級國家綜合檔案館為主體，有關部門單位協同配合，共建共享，推進各類特色及民生檔案數據庫建設；三是各級國家綜合檔案館和各機關單位協作聯動，遠程傳輸，推進“就近查詢，跨館出證”，逐步實現人民群眾利用檔案“一站式”服務。

作者：顏野 單位：云南省檔案局