電子文件與電子檔案管理范文
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第1篇
隨著計算機網絡的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創新了管理模式，提高了管理質量。
一、電子文件與電子檔案的特點
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與紙質文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統檔案在信息記錄方式上有著根本的區別，它是以數字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經過以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬件系統的應用才具有生命力及發揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統來實現。
二、電子文件與電子檔案的管理
綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：
1.建立電子文件管理制度
建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監控，同時還確保管理工作能有條不紊的進行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關數據信息，同時還能對計算機的相關軟件及格式等進行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質量。
2.明確電子文件歸檔范圍及方式
首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關鍵環節。由此可見，電子文件的產生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質移交和網絡移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應對其進行相應的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應的保障。
3.做好歸檔電子文件的技術處理
在歸檔電子文件技術處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠對其進行詳細的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎。其次，在處理的過程中，還應結合著文件選擇相應的識別結構，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應對其進行嚴格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善電子檔案的保存
在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應規定進行管理，使其各方面達到所規定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠離磁場，同時還應遠離有毒物質。最后，在管理的過程中，應認真核對每一個檔案數據，并及時對其進行更改、調整。
5.電子檔案的利用和更改
在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復制出相應的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應由設計師填寫“更改通知單”，并經批準后，檔案人員根據“更改通知單”的要求，復制出修改用盤交設計師以改寫的方式進行修改，經評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內容的紙質文件也應同時更改。
6.積極培養復合型人才，提高檔案管理水平
在電子文件與電子檔案管理的過程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過程中，能夠對檔案管理人員進行相應的計算機操作培訓。使其能夠在管理的過程中，使用正確的操作方法對其進行操作，同時，還應加強管理人員對網絡的維護及管理意識，使其能夠正確的認識到網絡管理的重要性。此外，管理人員也應在原有的基礎上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結實的基礎。
第2篇
1 當前紙質文件檔案管理現狀與問題分析
由于大量的會員加入進青少年體育俱樂部，信息的采集、歸檔、管理，就對俱樂部會員的檔案管理工作提出了更高更新的要求。
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它在檔案管理中的功用，人們還未能充分的運用。從運動員加入俱樂部的自然信息、每日訓練情況、參賽成績，到運動員以后的去向，都是采用紙質文件記載。這樣，日積月累，形成了大量的文件檔案。對日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、財力的浪費。這樣的檔案管理模式已經不能適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。
2 如何實現電子檔案管理的轉化
以往，人們習慣于紙質文件的采集、歸檔、整理，對檔案管理人員技術水平要求不高，只要避開天災人禍，遵守管理和保護的要求，就能長期保存。而電子檔案則不同，當使用先進電子設施將信息記錄于存儲載體后，就對檔案資料進行全方位，多層面的管理。這在很大程度上解決了檔案管理上信息共享，自動化處理的一些新技術的要求。
由于大量的辦公自動化系統進入了我們的生活辦公領域，為我們提供了檔案電子化管理的先決條件，我們要及時地把原有紙質檔案轉化為電子檔案，把新產生的信息直接用電子文件形式歸類存檔。避免電子文件與紙質文件的“雙套制”保存模式，這既提高了工作效率，又節省了資源。
3 新管理模式的探索與實踐
提高電子文件生成與日常管理意識，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發利用與管理。我館青少年體育俱樂部檔案從2005年開始，就對電子檔案管理模式進行了探索與思考，并做了以下幾方面嘗試：
1）在電子檔案的管理過程中我們還明確了責任到部門責任到人要求，要求電子檔案的形成、管理、運輸等日常 的監督、指導保管等工作有業務部門負責。并要求業務人員熟練的掌握計算機以及軟件、硬件的系統，保證電子檔案能夠有效的識讀。并要求管理人員一定要具備計算機專業反面的知識，熟練的掌握計算機系統的操作技能。并能組織、編寫、歸檔電子文件的各種檢索工作，并要積極主動的提供服務，以確保能充分發揮電子檔案的作用；2）對在冊的所有體育俱樂部會員及運動員進行全方位的信息采集并形成完整的電子文件。經本人確認無誤后，輸入電子計算機存儲立案，減少了傳統檔案的管理，錄入環節，實現了電子文件從登記，立卷到歸檔，錄入的一體化管理；3）為了使電子檔案的管理能夠生動、具體、可視化，我們還采用了圖像和影像的形式管理電子檔案。我們都把每次的賽會都要用相機拍攝下來形成照片，并用計算機的輔助設備把獲取的圖像文件制作完成，保存到電子文檔里。有時還用攝像機把賽事攝錄下來，經過計算機處理之后獲得動態的圖像文件，按文件的格式形成文本文件，圖像文件、影像文件等，保存到電子檔案中，以備以后活動時查找和使用；4）對每天來館活動與訓練的會員及運動員實行每人一張電子信息卡，對活動內容，訓練項目及時間進行日常管理，實時有效地掌握會員及運動員的訓練狀況和身體適應能力，為下一步編制訓練計劃提供第一手資料；5）實現與各省級和國家級訓練單位的并機聯網，實現資源共享，及時有效地掌握各級訓練單位的運動員的比賽成績及科學的訓練方法和先進的管理模式。克服過去閉門訓練，賽不出好成績的窘狀；6）對運動員的未來去向實行跟蹤管理，完整地記錄了每位運動員從選才、訓練、參賽等一系列運動生涯。包括一些影像資料的存檔，都為我們日后競技體育發展提供了詳實的資料，這是原有紙質檔案所做不到的。
4 電子檔案進入體育俱樂部的成果
1）使青少年體育俱樂部的教學工作和日常工作能夠正常化、規范化的開展。避免賽會和訓練活動在場地和時間上出現矛盾，有利于宏觀調整俱樂部的教學訓練工作；2）電子檔案的建立把青少年體育俱樂部的活動宗旨，訓練理念用互聯網的發式，傳輸給全市的青少年和俱樂部的會員。可以及時有效的開展俱樂部的日常訓練和各項賽事活動；3）電子檔案的綜合運用，能夠將教練員零散的訓練材料系統化，將比賽的實踐經驗理論化，克服了過去教練員訓練計劃混亂，丟失，賽后總結不及時全面的現象。同時，隨著檔案內容的增加，也豐富了體育教練員以及管理人員的知識，為開展體育科研活動指明了方向，并提供了大量的經驗資料；4）使用電子檔案管理俱樂部有利于提供體育俱樂部開展各項體育活動，促使俱樂部的各項體育活動能夠長期、規范的開展下去。從而不斷豐富了全市青少年體育活動，另一方面有利于俱樂部的教練員們組織開展各項體育教學工作。
5 加強體育俱樂部電子檔案管理
1）提高電子檔案管理意識
電子檔案與紙質檔案一樣，同樣涉及到安全歸檔、管理、利用等問題，與原有紙質檔案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有紙質檔案的功能。
2）對電子檔案實行系統化管理
青少年體育俱樂部電子檔案的生成是整個體育系統電子檔案形成的源頭，檔案管理工作必須從源頭做好，對生成的電子檔案實行科學化、規范化、標準化管理，保證歸檔后的電子化檔案完整、有效、真實。
3）加強對電子檔案管理人員的培訓
加強對電子檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務素質。培養一支具備電子數字化檔案管理，信息處理，傳輸能力的后備人才隊伍，是我們現今社會檔案管理的當務之急，檔案行政管理部門應加強電子化檔案管理的業務培訓。
4）加強檔案的日常管理
要把日常收集來的檔案材料，進行科學的分析，整理和分類之后。完整系統的建立起來，做到電子檔案管理科學化、系統化、完整化。運用它來指導開展俱樂部的日常工作，督促體育教練員們不斷提高業務水平和能力，更有效的提高體育俱樂部管理人員的業務水平，充分發揮了電子檔案在體育俱樂部管理的綜合優勢。
參考文獻
第3篇
電子文件是不同于傳統檔案屬性的新型檔案信息,在載體壽命、環境條件、技術壽命、信息保護等幾個方面都有所不同。
一、電子文件給管理帶來的便利
隨著數字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網絡系統,可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術進行集中統一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網絡技術,很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。
二、加強電子文件的管理與歸檔
與紙質文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。
一是電子文件的歸檔問題 。電子文件的歸檔是將整理完畢的電子文件從計算機網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。首先應該確定好電子文件的歸檔范圍,如果是網絡就要按要求轉到數據庫,如果是載體傳遞歸檔,就要做一些輔助和認證工作,要與紙質文件結合歸檔。只用傳統的紙質檔案的歸檔方法和程序顯然是行不通的,針對這個問題,國外學者提出了“前端控制”的思想。在國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》(草案)中,將電子文件的生命周期劃分為設計、形成、和維護三個基本階段,并認為檔案工作者干預電子文件的時機,應確定在電子文件管理系統的設計階段。即盡可能把文件各個階段的管理要求放在系統設計階段予以考慮,把各種可能要預設的管理功能納入系統中,以功能合理的文件管理系統作為管理好電子文件的先決條件。這樣,在生成電子文件的同時,就可以采用系統所具有的功能直接確定文件的歸檔范圍,判定其保存價值,還可以及時設定用于檢索的各種數據以及利用要求等。這樣做對保證歸檔文件的完整性、準確性和安全性具有決定性的意義。近年來,我國廣泛推行的文檔一體化管理,其基本思路也是對整個管理系統實行前端控制。歸檔的前端控制思想,打破了檔案工作和文書工作的界限。馮惠玲教授在他的《電子文件時代新思維》中說:檔案工作要把“勢力范圍”擴大到原來的文件工作階段,歸檔不再是文件工作和檔案工作的“結合部”,在歸檔之前就要進行某些“檔案管理”的活動。
