電子合同歸檔管理范文

前言：我們精心挑選了數篇優質電子合同歸檔管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

第2篇

關鍵詞：Petri網；工作流；電子合同；電子商務

中圖分類號：TP311.5

隨著互聯網的發展，網絡已經成為我們日常生活的一部分，在不經意間已經改變了很多人的工作、生活。為此，國家經過廣泛的征求意見和修改，在2005年4月1日已頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務蓬勃發展，電子簽章已然成為是我國印章史上的一場革命。電子簽章系統將數字認證技術應用于印章管理中，強化對電子簽章的制作和應用各個環節的管理，確保電子簽章持有者身份真實、可靠、安全。現有的電子合同平臺如[1]中所提到的，并未使用Petri網對工作流建模來保證電子合同平臺系統代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網對工作流建模，從而保證系統流程的安全、可靠。

1 關鍵技術

1.1 工作流技術

1.1.1 工作流的基本概念

根據工作流管理聯盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動執行的業務過程，在此過程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務按照事先預定的規則進行流轉。業務、工作、辦事等人員和應用系統之間相互的協調工作，從而來實現業務流程中所要達到的最終目的。換句話說，工作流就是一些能夠自動運行的業務活動，它們是相互關聯的、相互銜接的。

1.1.2 基于網的工作流建模方法

這類方法適用于流程的可視化建模。網中的結點用來表示流程中的活動，網中的邊用來表示控制流。使用這類方法的主要問題在于對模型的描述是否有形式化的語義。大多數工作流產品的可視化建模方法都缺乏形式化語義。具有形式化語義的基于網的方法可以轉換成其它建模方法，如基于規則的、時序邏輯的和腳本語言的方法等。在基于網的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網和狀態圖（state charts）， Petri網被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網的基礎上提出了工作流CN模型，它實際上是高級Petri網的一個擴展，在其描述中用庫所表示活動，用變遷表示活動間狀態的轉移。Vander Aalst則在Petri網的基礎上定義了WF-Net即工作流網。在工作流網中，變遷被用來表示活動而庫所則表示活動的可實施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯盟在規范中提出的幾種基本的工作流原語映射成相應的Petri模型，由此建立了工作流網的基本組件與觸發機制。

因此Petri網作為一種從過程的角度出發描述和分析復雜系統的模型工具，被廣泛地應用工作流的系統建模中，用Petri網工作流建模方法研究，始終是一個非常活躍的領域。

1.2 Petri網綜述

Petri網理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動機通信》中首先提出將用一種網狀結構來模擬了通信系統。

1.2.1 Petri網的引入原因

在分析工作流系統時，我們需要應用數學的分析方法[4]。而Petri網理論正好為我們解決了這些問題。在Petri網理論體系中主要有基于狀態方程和代數的分析技術和基于可達樹（圖）的分析技術的兩種建模方法。

1.2.2 Petri網的數學描述

Petri網是一種數學和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發、異步、分布、并行、不確定性和隨機性的信息處理系統，進行系統模型的構造、分析及評價。下面簡單介紹本文將使用的與Petri 網有關的基本概念、定義、術語和性質[5]：

定義1（Petri網）

（1）基本Petri網是一個三元組N=（P，T，F），其中，P和T分別為有限非空的庫所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個有向弧的集合。

（2）令Σ= （P，T，F）是一個網，對所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結點集x的前集（或后集）定義為：

。

網中任一庫所結點在任何時刻都可能含有0個或多個托肯，稱為庫所的標記。托肯在網中的分布反映了網的狀態，稱為網的標識，記為M。標識M實際上反映了網中庫所結點向一個整數集合的映射。在M下庫所p的標記記為M（p），表示p中含托肯的數量。事實上，M是一個多重集。給定了初始標識M0的網Σ稱為Petri網，記為PN =（Σ，M0）。

1.2.3 Petri網的性質

（1）可達性。可達性是任何系統動態特性的基本性質。按照Petri網的轉移方法，有效轉移的啟動將改變標記的分配情況（產生新的狀態）。如果存在一個從M0狀態到Mn狀態的運行序列，那么我們就認為狀態M0是可以到達狀態Mn的，啟動運行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡化表示為=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之間的關系，即從M0標識表示經過啟動序列到達標識Mn。在網（N，M0）中所有從標識M0可達的標識集合，可表示為S（N，M0）或簡化為S（M0），從M0觸發的所有可能啟動運行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡化為F（M0）。這樣，Petri網的可達性問題就轉化為對于網（N，M0）和給定狀態Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。

（2）有界性。對Petri網（N，M0）若存在一個整數，我們把M0的到任一個可達狀態的數設為k，若k申購始終不超過K，即對于每個狀態標識M∈S（M0）和每個狀態，M（i）≤K均成立，則稱Petri網（N，M0）為是以K為界或簡稱Petri網（N，M0）有界。若Petri網（N，M0）為1有界，即每個系統的狀態只有一種時，則稱此Petri網是安全的或則說是穩定的。這種網的每一個位置要么只存在一個標記狀態，要么沒有一個標記狀態。

（3）活性。一個Petri網（N，M0）被稱為活的，當且僅當從M0可達的任一標識狀態出發，都可以通過按照某一種變遷執行的順序序列而最終啟動其它任何一個變遷。這就說明，無論網的開始狀態如何，一個活的Petri網都可以保證無死鎖發生。

（4）可逆性。一個Petri網（N，M0）被稱為可逆的，僅當對S（M0）中的每個狀態標識Mi，M0都是可以從Mi達到的。也就是說，一個可逆網是這樣一個網，它可以使得狀態返回到初始標識或初始狀態。在很多應用中，比如在合同流轉系統中，當我們要求哪一步合同需要重新審核時，我們只要求合同流轉系統回到某個特定狀態就可以了，而不必要返回到初始狀態。那么我們稱這個特定狀態當前所返回的狀態就為主要狀態M′。即對于S（M0）的每個狀態標識Mi，主要狀態M′都是可達的。

1.3 基于Petri網的工作流建模技術

應用Petri網對工作流進行建模，利用線性結構來研究工作流的流轉方式和運行效率。主要方法是先將語義上的工作流進行轉換成簡單的活動圖G=（V，E），再通過活動圖進行轉換成相應的Petri網模型。采用算法如圖1所示[6]，對活動圖進行轉化，首先對該活動圖G=（V，E）進行深度優先遍，將每個節點，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進行轉化。對于結v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結點集和后置結點集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動圖G轉化為對應的Petri網，算法的時間復雜度為O（V）。

Input：活動圖G=（V，E），其中V為節點的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。

Output：Petri網N=（P，T，F）

Initialize：P= ，T= ，F=

begin

廣度優先方式遍歷G，并且從1開始編號。

將圖G復制到G’，把圖G’中的結點vi轉化為ti，那么就形成了工作流網的變遷集合T。

for（i=0 to n） //循環添加

{

if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫所

{

P=P∪{pk}；

F=F∪{pk，ti}；

for each （tj∈ti.）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}

}

}

if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結束庫所

{

for each （tj∈.ti）

{

if （Pj tj）

{

P=P∪{pj}，F=F∪{（ti，pj）}

}

F=F∪{（pj，ti）}

}

if （tj T）{T=T∪{tj}}

F=F∪{（ti，pk）}

}

if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結構

{

if （tj∈.ti∧pk ）

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（tj，pk） }

}

F=F∪{（ pk ，ti） }

if（！（vj∈vi. ∧pk=∈.tj））

{

P=P∪{pk}，F=F∪{（ pk ，tj） }

}

F=F∪{（tj，pk） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結點，“1”代表與分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F=F∪{（ ti ，pj） }}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結點，“2”代表或分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結點，“3”代表與合并//

{

for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結點，“4”代表或合并//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}

P=P∪{pk}，F=F∪{（ti，pk）}

}

}

}

end

圖1 活動圖到Petri網的轉化算法

2 電子合同系統應用流程

平臺采用J2EE架構進行開發，實現登錄平臺用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應用流程如圖2。

圖2 電子合同系統流程圖

基于電子簽章技術的電子合同平臺實現了網上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺，確保用戶合法權益，對用戶登錄系統后的操作進行處處留證的監控，為有可能發生的合同糾紛等意外事故提供權威的責任認定功能。

3 基于Petri網電子合同系統建模

從整體上講，電子合同系統可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個部分。這兩個流程是整個電子合同系統的核心。對其進行研究具有一定的現實意義，下面對電子合同在線簽訂流程進行Petri網建模以及模型分析。

3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網模型

電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。

電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對，合同相關領導會簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。

（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級，合同打印限制，以及合同的內容，合同所帶的附件等。

（2）合同核對：將擬寫好的合同進行核對以后送給領導審核。核對內容包括文字的準確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。

（3）合同領導會簽：合同會簽是指在同一個步驟上允許一個合同可以由一個或者一個以上的公司領導同時進行簽章，并進行在線簽章驗證。

（4）不合格合同回退：在合同核對和會簽的過程中，若合同有錯誤，就要立即進行合同的回退，以重新擬稿。

（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時間超過某一時間時應該生成催辦信息，通過郵件系統進行提醒。

（6）合格合同歸檔：合同審批通過以后及時進行合同歸檔，以便于可以進行合同的在線洽談和在線簽訂。相應的合同在線簽訂流程如圖3所示：

圖3 電子合同在線簽訂流程的活動圖

將以上活動圖通過圖1的算法進行建模，得到圖4的Petri網順序模型：

圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型

圖4的各個變遷以及狀態含義如下：

P0：合同未擬稿狀態。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優先處理該合同，以提高流轉效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

3.2電子合同在線簽訂流程的并發Petri網模型

并發模型主要是指合同在線簽訂過程中，一個合同同時有兩個或兩個以上的單位代表在同一步驟上進行會簽，如此一來，在同一步驟上的會簽人員可以同時打開該公文，相對于只能等待前一個單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過程來說，大大增加了工作的效率。會簽的同時不受到任何約束。對于開發人員來說，在流程的控制上也可以更方便，更簡單。一個最常見的并發模型如圖5所示，其中虛線框里的是會簽時的一種典型的并發模型。

圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網并發模型

圖5的各變遷以及狀態含意如下。

P0：合同未擬稿狀態。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優先處理該合同，以提高流轉效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

虛線框里的含義：

T21：合同進入會簽流程。

P21：合同處于會簽狀態。

T22：會簽人員1簽訂。

T23：會簽人員2簽訂。

P31：會簽完成，進入合同自動檢驗狀態。

T24：檢驗合同是否合格。

3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網模型分析

Petri網的分析方法主要有可達樹分析、可達圖分析和矩陣方程來分析，這里我們主要采用可達樹和可達圖來分析在線簽訂流程模型。根據可達樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網順序模型相應的可達樹模型。

圖6 電子合同在線簽訂流程的可達樹模型

我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網的特性：

（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網是有界的，因為可達樹中沒有出現 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網是安全的，因為只有“0”，“1”出現在可達樹標識中。（3）因圖6中所有該發生的變遷都出現在該可達樹中，說明了該電子合同在線簽訂流程Petri網是“活的”，也就是說沒有多余變遷。

4 結束語

隨著電子合同法律地位的確定、數字簽名法律效力的認可，在電子商務活動中已經出現了大量的電子合同。本平臺設計集成了PKI/CA技術、電子簽章技術和數字水印技術等，采用J2EE架構建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺，有效的彌補書面合同的缺陷，減少人力、物力和財力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經濟和社會效益顯著。在編寫代碼之前，對系統流程進行Petri網并發模型建模，保證了系統可以支持兩個或者以上的合同涉及方進行同時的合同會簽。但同時，因為普通Petri網的一些缺陷，比如會產生空間爆炸等，運用普通Petri網對系統流程建模并不是最好的建模方法，運用高級Petri網進行建模將會成為下一步研究方向與目標。

參考文獻：

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[2]Sylvie Troncale，Jean-PaulComet，GillesBernot.Modeling and verification with timed hybrid Petri nets.Pattern Recognition，2009（42）：562-566.

[3]H.Ehrig，K.Hoffmann， J.Padberg. Transformations of Petri nets[J].Electronic Notes in Theoretical Computer Science，2006：151-172.

[4]C.Mohan.Tutorial.State of the Art in Workflow Management Systems Research and Applications[DASFAA'97].Australia.1997：544-553.

[5]袁崇義.Petri網原理與應用[M].北京：電子工業出版社，2005.

[6]姜浩.基于Petri網的工作流模型分析與性能評價方法的研究[D].東南大學博士論文，2005.

[7]W.M.P.van der Aalst.Verification of Workflow Nets[C]. Springer-Verlag， Berlin，LNCS 1238.1997：407-426.

[8]W.M.P.van der Aalst. Workflow verification： Finding control-fowl errors using Petri net based techniques[C].Springer-Verlag， Berlin， LNCS 1806，2000：161-183.

[9]E.Badouel，J.Oliver. Reconfigurable nets a class of high level Petri Net Suppotring dynamic Changes within Workflow Systems[EB]. Publication Internet Number 1163，IRISA，France，1998.

[10]D.Moldt， R.volk. Object Oriented Petri nets in business process modeling[C]. Springer，Berlin，LNCS 1806，2000：254-273.

作者簡介：謝漢天（1990.07-），男，浙江省金華市，在讀碩士研究生，研究方向：信息安全。

第3篇

【關鍵詞】信息化建設 系統建設 企業業務

1 實施背景及目標

合同作為經營管理的手段，是企業與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。

2 傳統合同管理中存在的問題

培養專業的法律人才隊伍，健全法律規章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：

2.1 合同履行監控情況難以掌控

傳統的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環節，難以真正實現對合同全生命周期的管理。

2.2 風險管控能力有待提升

風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。

2.3 查閱、統計不便利

金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。

3 解決對策

基于以上現狀及問題，企業可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業務管控模式通過信息化系統進行固化。實現對合同規范、標準的統一管理。詳細功能模塊如下：

3.1 合同審批表模塊

合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。

合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業務大類、合同業務小類、合同主要內容、風險提示、審核規范、審核職責規范等；

合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。

對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。

簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。

3.2 合同審批流程模塊

合同審批流。主要是將合同審批業務流程固化在系統中，實現電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。

3.3 合同統計查詢模塊

支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。

提供多維度報表查詢及統計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統可快速、直觀、精準展示統計結果。

3.4 合同履行監控模塊

從相關財務系統中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統定期向相關業務部門發送合同履行監控單，請業務部門主動報送各合同執行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。

3.5 合同檔案管理模塊

對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規則，系統建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。

3.6 多系統協作辦公模塊

通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統接口，實現各系統基礎數據的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 與短信平臺接口

當審核人收到待審批合同時，系統會促發短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業要求的處理時限后，系統會自動發送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。

3.6.2 與文檔外發系統接口

合同審批完成后，系統自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。

3.6.3 與財務報賬系統接口

將合同編號、金額等基礎信息同步到財務報賬系統，用戶報賬時，需要在報賬平臺選擇合同編碼，合同相關的金額、供應商等信息自動帶出且不可修改，當報賬金額大于合同金額時，報賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規范性及合法性，避免報賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同訂金額的違規業務。