公司合同管理措施范文

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第1篇

[關(guān)鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風險；應對措施

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01

1 電力物資采購合同風險的分析

電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。

2 電力物資采購合同風險的應對措施

2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度

第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設置和相關(guān)人員的職責進行界定，在組建內(nèi)部組織機構(gòu)時考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務分離，即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機構(gòu)相互牽制，即部門在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預、合同需經(jīng)不同部門會簽并保證在有關(guān)部門進行相互檢杳等。

第二，電力物資采購合同管理的授權(quán)批準控制。在電力物資采購活動發(fā)生前，電力公司要根據(jù)相關(guān)標準和規(guī)定，對相關(guān)部門及人員處理業(yè)務的權(quán)限進行控制，對采購合同的合法性及合規(guī)性進行審批，從而確保各項活動的發(fā)生都經(jīng)過正當授權(quán)，促使合同管理活動的合法及有效。

第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務相適應（包括主管機構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。

2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善

第一，制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法，對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督過程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計監(jiān)督辦法，結(jié)合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴密、不規(guī)范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據(jù)。

第二，事前、事中和事后審計的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進行全過程的審計監(jiān)督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。

第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內(nèi)部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關(guān)管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。

2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理

電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結(jié)，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)電力物資采購合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴謹完善的合同管理業(yè)務流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責明確，合同管理相關(guān)的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標準等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產(chǎn)進度、質(zhì)量以及付款狀況進行認真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準確及時運用法律解決問題提供證據(jù)材料。

第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門應定期聘請相關(guān)法律人員、財務人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門的相關(guān)領(lǐng)導及合同經(jīng)辦人員進行重點培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進各級管理人員增強風險意識，才能有效防范電力物資采購合同風險）；另一方面，電力公司要通過重點培訓以及培養(yǎng)，造就一支具備相應專業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關(guān)知識的培訓，促進合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍的相對穩(wěn)定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時指派的情況發(fā)生。

3 結(jié)語

市場經(jīng)濟條件下加強電力物資采購合同的風險應對，對于電力公司防范經(jīng)濟風險、促進自身的法制化、科學化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風險，切實提高自身的風險控制和管理能力。

參考文獻

[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風險管理研究[J].經(jīng)濟視野，2013（24）.

[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.

第2篇

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的中國公司跨出國門，走向國際市場。為了公司在國際業(yè)務中的發(fā)展，加強對合同的管理越來越重要，加強對海外合同的有效管理，對海外項目合同進行有效的控制，提升公司的海外競爭能力，促進公司的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：

海外項目；合同管理；控制措施

隨著市場的不斷發(fā)展，海外市場越來越重要，在拓展海外市場過程中，海外合同管理的重要性越來越突出，配備合同管理人員，負責海外項目的合同的招投標、合同的簽訂、合同的履行、變更、結(jié)算、追索賠償?shù)仁乱耍訌妼Ｍ忭椖亢贤墓芾怼?/p>

一、加強領(lǐng)導對海外項目合同管理的重視程度

公司領(lǐng)導加強對海外項目的重視，成立海外項目合同管理領(lǐng)導小組，有公司技術(shù)、財務、設備、物流、經(jīng)營等部門組成，對海外項目要簽訂的合同進行合同審查，合同條款進行推敲，對合同中不合理的、需要注意的地方進行修改，提出建議，保證合同的可行性。

二、培養(yǎng)海外項目合同管理人才

合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)，對合同的管理非常重要，要選拔合格的合同管理人員，對他們進行培訓，提高他們的業(yè)務能力。

1.進行英語培訓，英語是國際通用語言，公司開辦英語培訓班、聘請外教對出國人員進行培訓，海外項目在海外招投標需要用外語與對方進行交流和溝通、這就需要海外工作人員有較強的外語水平、對工作人員進行培訓、提高工作人員的外語水平。

2.進行經(jīng)營管理培訓，合同管理人員需要多方面的業(yè)務知識、包含技術(shù)方面和商務方面等知識。對人員進行經(jīng)營管理、財務知識、合同管理知識進行培訓，提高人員的業(yè)務能力，能適應海外市場中的各種變化。

3.合同管理人員要年輕化，年輕人精力旺盛、思維敏捷、對所干的事情有干勁、有沖勁、有激情、讓年輕人闖市場、給他們發(fā)展的機會、給他們成長的平臺，有利于公司的業(yè)務開拓和發(fā)展。

4.制定激勵措施，加大對海外人員的獎勵力度，根據(jù)業(yè)績對他們進行獎勵，提高海外工作人員的積極性，激發(fā)海外工作人員的工作熱情，爭取到更多的海外工程項目的合同。

三、加強對合同的管理

1.選取當?shù)睾献鞴?/p>

由于當?shù)毓居凶约旱慕?jīng)驗和人脈、和當?shù)毓竞献鳌⒛芨谩⒏斓哪玫胶贤⑦_到雙贏的效果。既節(jié)約時間、又取得時效。所以找到好的合作公司很重要，要在當?shù)剡M行調(diào)查研究，選取合適的合作公司。

2.聘請當?shù)氐穆蓭煘榉深檰?/p>

由于每個國家的法律不一樣，法律文件種類、條款眾多。公司不可能對這個國家的法律知識和稅務知識都知曉和熟悉、并靈活運用，所以需要聘請當?shù)氐穆蓭煘楣咎峁┓芍С郑炗喌暮贤瑮l款時提供法律建議，對遇到的法律問題，特別是稅收和工程款問題，能夠及時解決。

3.加強對海外項目的質(zhì)量管理

在制定好質(zhì)量標準時，要制定詳細的、可操作性的標準。在驗收工程時，以質(zhì)量標準為依據(jù)進行驗收，不要因為質(zhì)量標準不同，引起爭議，影響工程的驗收。制定合同條款時，對有歧義的條款進行詳細說明，不能模棱兩可，為以后爭議埋下隱患，影響合同的順利完成。

4.加強對工程項目工期的管理

簽訂合同時，合同內(nèi)都有完成工程的期限，承包方應該在合同工期內(nèi)按時完成工程項目，按照施工進度，科學組織生產(chǎn)，充分考慮到當?shù)卣我蛩亍⑸鐣L俗習慣、人為因素和天氣情況等各種因素，遇到問題想辦法采取相對應的措施及時解決，按時完成工程，不要因為工期的延誤而造成合同違約，給公司造成損失。

5.加強對工程款的回收

在工程款結(jié)算時，要注意稅收的交納問題，如果需要有承包方交納，那么在招投標時就要加上這部分稅款，明確合同額中是否包含稅收這一部分，否則將給承包方造成不小的損失。在訂立合同時，就把稅種、稅率等條款寫到合同里，稅收條款要符合當?shù)氐亩愂照摺８鶕?jù)盈利原則，投標價格不能過低，低于成本費用，這樣就會虧損。合同報價時就加上這部分稅收。保證公司的利潤。工程款按工程進度及時結(jié)算，才能保證項目有充裕的資金進行周轉(zhuǎn)，保證資金鏈不斷，項目才能順利進行施工，否則沒有資金支持，不能及時支付勞務工的勞務費、供應商的貨款、租賃費、水電費等，影響項目的施工進度。甚至停工，造成嚴重的后果。

6.解決合同爭議

合同雙方應當根據(jù)合同履行合同條款、如果違反合同，就要承擔相應的違約責任。平時應當注意保留合同、往來的郵件、文件、資料等，以便發(fā)生爭議時，做為證據(jù)。發(fā)生爭議時，通過協(xié)商或訴訟的方式，維護公司的合法權(quán)益不受侵害，根據(jù)合同條款和法律條文向?qū)Ψ竭M行索賠。

四、結(jié)語

合同管理在海外公司的發(fā)展過程中占有重要的地位，公司領(lǐng)導應加強對合同的管理，培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的海外合同管理人員，提升合同管理的能力，提高公司海外盈利能力，及時回收工程款，促進公司海外市場的發(fā)展。

參考文獻：

[1]付君,主編.內(nèi)部控制學[M].上海:立信會計出版社,2015,3.

第3篇

關(guān)鍵詞：合同 審查 效率 實踐

合同審查是合同管理工作的重要內(nèi)容，也是企業(yè)合規(guī)化管理的一個重要環(huán)節(jié)。合同審查效率的高低往往反映著一個企業(yè)合同管理水平的高低。在實際工作中，因為合同申報質(zhì)量不高、審查流程復雜、審查不及時等原因，導致合同審查效率較低，拖延了合同簽訂時間，有時甚至會出現(xiàn)事后合同，影響工程進度。為提高合同審查效率，作為中石油所屬的大型石油運輸企業(yè)――重慶運輸總公司通過查找分析造成合同審查效率較低的原因，采取針對性的措施，在提高合同審查效率上進行了一些有益的實踐探索。

一、提高合同審查效率的必要性

合同審查是企業(yè)簽訂合同之前的必經(jīng)程序。通過對合同進行技術(shù)、商務和法律審查，可以發(fā)現(xiàn)合同中存在的瑕疵，減少和避免在履行合同的過程中產(chǎn)生不必要的分歧和爭議，規(guī)避法律風險。如果審查時間過長，不僅會導致合同簽訂和履行的延遲，還可能導致合同尚未簽訂即已開始履行，即出現(xiàn)事后合同，嚴重的還可能導致合同無法簽訂，商業(yè)機會喪失。因此，提高合同審查時效，盡快完成合同的簽訂，有利于合同雙方提前做好各項資源準備和合同項目的順利啟動，節(jié)約項目工期和成本，確保合同有效執(zhí)行。

長期以來，重慶運輸總公司的合同審查效率較低，2013、2014年合同的平均審查時間為16.3天，嚴重影響了合同管理質(zhì)量。為規(guī)范公司合同管理，提高合同審查效率，提升合同管理水平，公司合同管理部門聯(lián)系實際，深入分析，制定措施，力爭解決長期制約合同管理水平提升的這一難題。

二、影響合同審查效率的原因

（一）制度因素

1.流程設置不夠合理。按照公司合同管理實施細則的規(guī)定，公司合同審查流程的層級為6層，分為系統(tǒng)管理員初審、申報單位負責人審查、技術(shù)和經(jīng)濟審查、法律審查、分管領(lǐng)導審查、主要領(lǐng)導審批，每個層級的審查期限均為2天，且6個層級為順序?qū)彶椋@樣完成一個完整的合同審查流程所需時間為12天，合同審查時間較長。2.管理制度執(zhí)行力度不夠。公司合同管理實施細則對合同審查時限進行了明確規(guī)定，要求各業(yè)務部門審查合同要在2個工作日內(nèi)完成，合同因被退回而重新上報的也應在2個工作日內(nèi)完成。但在實際工作中，超期審查的現(xiàn)象十分普遍，公司對超期審查責任人也并未進行考核。

（二）申報人因素

1.合同申報質(zhì)量不高。2013年公司簽訂的821份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1067項，審查退回369次，退回率達44.9%。2014年簽訂的760份合同中，審查發(fā)現(xiàn)問題1141項，審查退回385次，退回率達50.7%。合同申報質(zhì)量不重影響合同的審查效率。2.申報人責任心不強。合同申報人大都只重視合同的申報工作，在合同申報后沒有及時追蹤合同的審查情況，對審查人未盡到及時提醒催辦的職責，致使合同審查超期。3.申報人文化程度參差不齊。合同申報人大多具有大專以上的文化程度，但也有部分人員是退伍轉(zhuǎn)業(yè)軍人，只有高中文化程度。文化程度不一，加之個別申報人未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓，使每個合同申報人員對合同管理工作的理解和掌握程度不同，造成業(yè)務能力的差異。

（三）審查人因素

1.審查人未形成及時審查合同的習慣。有的審查人未形成每天定時登錄合同系統(tǒng)的習慣，如果無人提醒，審查人就可能會忘記審查合同，造成超期審查。有的審查人經(jīng)常出差，但在出差之前沒有及時進行轉(zhuǎn)委托，造成審查時間超期。2.審查人未對申報人進行有效指導。個別審查人在發(fā)現(xiàn)合同有問題后，只是簡單地將合同退回，沒有對申報人進行有效指導，致使申報人不能及時修改并重新送審，造成審查延誤。

三、提高合同審查效率的措施

（一）優(yōu)化審查流程。將原有的6個層級的審查更改為5個層級的審查，即將原來的技術(shù)和經(jīng)濟審查、法律審查兩個層級合并為技術(shù)、經(jīng)濟、法律審查一個層級；同時初審和申報單位審查的審查期限均修改為1天，這樣就使得整個流程可以在7天內(nèi)完成。

（二）修訂《合同管理實施細則》。修訂后的實施細則進一步明確了各單位專兼職合同管理人員的工作職責，明確指出合同承辦人履行“實時跟蹤承辦合同運行動態(tài)，負責合同審查過程中的提示、催辦”的職責。同時對超期審查責任人的處罰進行了更明確的規(guī)定。

（三）加強申報人員的業(yè)務培訓。舉辦合同申報人員取證培訓班，使合同申報人掌握合同申報的基本知識和操作規(guī)范，參培人員通過考試全部取得合同申報人員崗位操作證；開展《合同法律風險和對策》專題講座，提高合同管理人員的業(yè)務能力。

（四）加強合同管理過程控制。一是做好合同事前指導關(guān)。對合同實行提前介入和過程跟蹤，參與合同的起草、審查修改工作，切實提高合同審查的時效性。二是把好事中審查關(guān)。從合同的格式、主要內(nèi)容、規(guī)范用語以及所參考的法律依據(jù)等各個方面予以認真審查，確保合同的形式規(guī)范、內(nèi)容合法、用語準確。三是把好事后監(jiān)督關(guān)，按季度監(jiān)督檢查合同履行情況，對履行過程中出現(xiàn)的問題，及時反饋情況，共同研究解決對策，保障合同的履行順暢與到位。

（五）將合同管理納入綜合檢查考核指標。為全面提升基層單位的合同管理水平，將合同管理納入綜合檢查范圍內(nèi)，設立了15項合同管理考核指標，并納入各單位績效考核。