公司合同管理流程范文

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第1篇

【關鍵詞】合同管理；風險辨識；評價

隨著我國法律的不斷健全，合同在公司當中的地位得到了提高，合同風險的管理也成為了企業(yè)當中的重要工作內容。合同管理的風險辨識作為合同管理工作四個階段當中的第一階段，其在整個合同管理工作中的作用是不言而喻的，換句話說，只有做好公司當中的合同管理風險的辨識和評價，才能夠使合同管理工作做的有價值和有意義，通過切實有效的方法來將合同管理中的要素風險和流程風險有效的辨識出來并對其風險進行系統(tǒng)的評價，從而保障公司的利益。

一、合同管理風險

隨著我國逐漸融入經濟全球化競爭中，我國公司的法律意識也在逐漸的提高，公司中的法律部門地位在逐漸的上升。公司法律部門的業(yè)務主要包括兩個方面即訴訟管理和合同管理：訴訟管理的重點側重于事后管理，合同管理側重于事前與事中的管理。隨著我國企業(yè)觀念的改變，由重點關注訴訟管理在逐漸的轉變?yōu)楹贤芾怼：贤芾淼闹攸c體現在多個方面：提升企業(yè)的整體形象是合同管理的基礎作用，控制企業(yè)的經營風險是合同管理的核心作用，創(chuàng)造企業(yè)的經濟效益是最容易被忽略的作用，加強企業(yè)的管理水平是合同管理的最根本作用。

本文所研究的合同管理風險指的是，企業(yè)在管理各類合同時由于對客觀條件和未來行為的不確定性，而引發(fā)的與既定合同管理目標各種偏離的綜合，其中包括兩種偏離方向即正偏離和負偏離。此種風險觀念針對的不是單體合同中的各種風險，而針對的是企業(yè)在合同管理過程中綜合各類合同所形成的風險管理，管理的是合同管理中的風險，文中稱為合同風險管理。

二、合同管理風險辨識

按照合同管理的特點，合同管理風險分為兩種即合同管理中的要素風險和流程風險。

1.要素風險。辨識合同管理的要素風險使用的是專家調查表法，即通過對公司中資深的法律人員和法律的理論專家進行深度的訪談，來辨識出影響合同管理風險中的要素風險，可以分為以下幾部分：①組織結構風險。組織結構風險可以劃分為四個子項即合同管理部門功能的健全性、公司法律顧問的能力、合同管理機構的具體設定情況、合同管理體質。合同管理體制考察的主要是公司客觀情況與合同管理體制是否相符，合同管理體制主要有集中管理體制和分級授權管理體制兩種，兩種管理體制有利也有弊，重點看的是合同管理體制是否可以促進公司發(fā)展、保障公司運營；②人力資源風險。人力資源風險可以劃分為六個子項即負率隊伍穩(wěn)定性、公司負責人法律意識、相關部門對法律工作支持程度、合同管理人員操作能力、配備法律人員充足性、合同負責人法律工作經驗。六個子項分別從高層的決策者、中層的管理者、底層的操作者的角度，來考察他們對合同管理工作的影響程度。此外人員的穩(wěn)定性和數量也是合同管理水平的重要影響因素；③合同管理制度風險。合同管理風險包括三項內容即管理制度的調整性、管理制度明確程度、管理制度健全程度。管理制度的調整性是指隨著時間的推移，制度是否可以及時的調整，降低制度對實踐的不適應性；管理制度明確程度是指制度的明晰性；管理制度健全程度是指制度的全面性。④合同業(yè)務流程風險。合同業(yè)務流程風險可劃分為四個子項即業(yè)務流程的有效性、規(guī)范性、可操作性、效率性。

2.合同管理流程風險辨識。合同管理流程風險辨別使用的方法是業(yè)務流程法，即根據合同的業(yè)務流程，在合同的立項、選商、申報、審查、審批、簽訂、履行、歸檔以及合同糾紛中辨識合同的風險。部分風險因素獨立出現，會直接的影響到某一個決策因素；有的風險因素通過另一個風險因素會間接的影響到決策因素；有的風險因素會同時的影響到多個決策因素；有的決策因素會同時受到多個風險因素的影響。

三、合同管理風險的評價

在辨識合同管理風險的基礎上，采用科學的評價分析法測評企業(yè)的合同管理風險，以使管理者可以清楚的了解合同的管理難點和重點，進而做出具有針對性的改善措施。在合同管理流程過程當中風險主要有招投標風險、合同簽訂風險以及合同履行風險三大類型，其具體內容參見表一：

為了更詳細的了解合同流程風險的發(fā)展規(guī)律，需要從兩個維度將風險分解即風險的危害程度和風險的發(fā)生幾率，以便于按照風險發(fā)生的特點采取相應的解決措施。經過專家對招投標風險、合同簽訂風險以及合同履行風險當中15個風險點進行分析和歸納，可將其分為5個種類：

合同風險種類及特點對照表（表二）

通過表二不難看出，在進行合同風險管理過程中雖然風險種類很多，造成合同風險的因素也很多，但是只要合同管理者在合同管理制度和管理流程上加強對合同風險的管理，任何合同風險都是可以控制并將其幾率降到最低甚至是排除風險的。

結束語

綜上所述，合同管理風險辨識與評價作為公司合同管理工作當中的重要內容，其對于合同管理、公司的經濟效益以及未來發(fā)展都有著至關重要的作用。本文通過對合同風險管理當中的要素風險和流程風險辨識的分析與探討以及有效評價，從定量的角度研究了管理風險的綜合評價，總結出合同管理當中風險的特點和規(guī)律，為企業(yè)合同管理人員對合同風險進行有效的辨識和評價提供幫助，從而降低企業(yè)的運行風險，為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

參考文獻

[1]李俊松.基于影響分區(qū)的大型基坑近接建筑物施工安全風險管理研究[D].西南交通大學，2012.

第2篇

首先，公司合同管理工作由商務部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務分工分別承擔，各個合同承辦部門的工作接口、職責分工不夠清晰，尚待進一步梳理及明確；其次，各個合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬，數據庫結構不統(tǒng)一，不利于公司決策層和管理層全面及時地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況；此外，各個合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱，例如資金支付到賬情況、項目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時為了對賬花費大量的時間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產生大量的紙質文件，費時費力，容易出錯，急需合同管理信息化手段，提供強大的標準化定制流程，并對合同執(zhí)行狀態(tài)進行實時監(jiān)控。

2研究內容

（1）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務職責，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關部門召開專題研討會，從而明確相關部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個合同承辦部門的業(yè)務范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務表單格式，提高標準表單的使用率；統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務單據格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業(yè)務特點建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務需求進行詳盡調研，認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路，配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發(fā)等工作，達到信息化管理目標：實現合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關閉各個環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務流程，加強合同執(zhí)行監(jiān)控防控風險；實現合同數據多維度快捷查詢、統(tǒng)計與分析，為領導決策提供有效支持；實現與公司相關信息系統(tǒng)如財務系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關業(yè)務系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數據同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數據，一次管理重復使用。

（3）明確商務合同平臺的使用責任，加大培訓宣傳力度

培訓的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統(tǒng)用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓，從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設計理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓，在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。

3研究成果

（一）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程

（1）合同管理平臺信息化總體需求分析

從問卷調查反饋的統(tǒng)計結果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業(yè)務增值貢獻最大，也較容易實現，同時也是上線需求最迫切的兩項業(yè)務，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系

經程序文件查閱及與相關部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關程序、制度，從合規(guī)性、適應性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務合同管理平臺

（1）成立合同管理系統(tǒng)實施工作團隊

穩(wěn)定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團合同管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施工作組的領導下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實施工作團隊，團隊成員由相關部門領導指定，彼此相互配合，在項目經理的領導下，按照各自職責分工有計劃地實施系統(tǒng)開發(fā)。

（2）合同管理系統(tǒng)目標需求及建設內容

通過調研和討論，課題組總結出合同管理系統(tǒng)如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設內容。

①合同全過程管理

通過合同準備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關閉四大環(huán)節(jié)，實現了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準備階段，通過與相關系統(tǒng)進行接口集成，確保合同相關數據同源，避免重復錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規(guī)范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關閉，是合同的終點，最終實現了合同的閉環(huán)管理。

②合同范本管理

通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對合同范本、相關制度文件進行管理，實現了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。

③合同對方管理

建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫，并通過與采購系統(tǒng)對接，可接收供應商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應商及客戶信息，實現完整的合同對方管理，對合同對方的相關資質等進行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。

④項目信息維護

對項目進行基本信息的維護管理，實現項目信息與合同的關聯，并作為查詢統(tǒng)計分析的支持，滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。

⑤合同監(jiān)督檢查

集團及公司合同管理部門、監(jiān)察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。

⑥合同監(jiān)控追蹤

集團及公司合同管理部門及領導，可以實時查看與監(jiān)控權限范圍內的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項，實現合同運行信息的及時反饋、異常監(jiān)控與全面管理。

4結語

第3篇

本文主要通過合同管理實踐工作，結合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經營管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結合，最終達到適應市場變化的目的?？偨Y經驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區(qū)迅速成長的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。

【關鍵詞】

銷售企業(yè)；合同管理；適應市場

廣東、福建等省經濟活躍、經濟形式復雜多變，做為設立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經濟發(fā)展，快速發(fā)展。為適應市場變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機構先后經歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區(qū)也分別經歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經濟環(huán)境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區(qū)管理時期，最早結合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結合本區(qū)當前的實際情況，在原華南區(qū)制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》?，F行制度建立統(tǒng)一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。

1.1建立統(tǒng)一管理、各負其責、相對集中的管理體制

改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬薪y(tǒng)一管理后，成為現在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。

制度明確規(guī)定訂立書面合同的標準要求。從基本環(huán)節(jié)控制風險。

1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度

按照“事前預防、統(tǒng)一授權、相對集中管理、分專業(yè)審查把關、各負其責、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務主管部門分別對合同項目的經濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規(guī)范性、立項依據、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。

公司簽訂合同實行分專業(yè)歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術審查、經濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體

針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業(yè)務，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。

1.4加強新業(yè)務、高風險項目的法律審查

對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規(guī)定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查。”“進行合同談判、組織招標、投標”。

1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合

廣東區(qū)公司招投標管理制度規(guī)定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。

廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在合同管理信息系統(tǒng)設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產生規(guī)避招標、虛假招標的情況發(fā)生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。

把合同管理進行網上審查審批等內容明確寫入現行制度中。三省合并管理時期，合同數量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點，大力推動合同管理全面網絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強與當時三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關處室的溝通協(xié)調，各專業(yè)線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統(tǒng)，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時間、空間優(yōu)勢，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數量超過550個，合同系統(tǒng)運行合同管理范圍下至零售網點合同上至省級公司投資項目，合同運行數量達30057份。

3 合同管理細致與效率平衡

作為一個大型企業(yè)，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業(yè)技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區(qū)分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業(yè)性、技術性重復審查。

使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產品銷售、主要產品采購、零售網點銷售、零售網點維修、零售網點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節(jié)點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節(jié)點總數一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。

日?？刂屏鞒萄娱L，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應急合同審核控制

銷售企業(yè)面向市場，工作難免需要應對“突發(fā)事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規(guī)模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業(yè)績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。

5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強化

履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責。

合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關鍵點。廣東區(qū)現行合同管理制度，結合廣東區(qū)工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。