電子檔案管理的優勢范文

前言：我們精心挑選了數篇優質電子檔案管理的優勢文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

電子文檔在歸檔前可以進行隨意的修改、復制、刪除等操作，可以進行多次復制，沒有次數的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計算機上通過相應的軟件來對文件內容進行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實性和原始性不會發生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進行修復，例如檔案因為時間的久遠，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進行修復，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經過修復后，保存就不再受到時間的限制了。

而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。

但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

所以，我們需要不定時對信息系統進行檢查，確保檔案信息系統的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負責，實行專人專機使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時進行備份或者拷貝到特定的存儲介質，如移動硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。

第2篇

關鍵詞：幼兒園；電子檔案；管理；實踐

目前存儲媒介為刻錄光盤，但在實際操作過程中遇到了諸多問題：1．視頻文件越來越多，借閱光盤只能給一位老師使用，其他老師就無法使用。2．光盤查閱困難，光盤堆疊在一起，很難迅速查閱到需要的。3．光盤借閱至歸還存在問題，歸還不及時，導致光盤丟失，再次刻盤耗費時間。4．光盤存儲容量小，普通單張光盤容量為4．7G，針對目前高清視頻，動則5－6G，單張光盤不能容納一個視頻。5．電子檔案現已越來越多被幼兒園所應用，但經常會出現誤傳、誤刪等現象，權限管理不清。針對以上問題，在遵循電子文件光盤刻錄的前提下，對我園教師電子檔案存儲和借閱方式上應用“云盤”和“享存”軟件進行管理，更好地服務教師查閱幼兒園電子檔案。

一、云盤使用

云端存儲編輯其實是網絡硬盤，只要有網絡，學校、教師可以隨時隨地地存放電子類文件。云盤相對于機械硬盤或者移動硬盤來說更加得方便，教師不用再將機械硬盤等設備帶在身上，卻可以通過無線互聯網絡隨時隨地地從云端來獲取自己存儲起來的信息。（一）使用優勢：1．存儲空間大，現普通DVD光盤單張存儲容量為4．7G，百度云盤有2T空間，相當于435張光盤，騰訊微云有10T空間，相當于2178張光盤，而且存儲空間會不斷擴大，滿足視頻文件需要大空間的存儲要求。2．將視頻文件按時間順序上傳至云空間，可以按具體文件夾名稱檢索，也可按類型分類檢索。3．創建分享，便于需要查閱老師自行下載查閱，無需借閱手續，減少中間煩瑣過程。步驟如下：（二）使用的不足：1．借閱教師收到分享鏈接，下載查看時需要有網絡支持，下載時間依網速而定，需要一定時間才能查看。2．存儲介質為云技術，而基于web的應用長時間以來就被認為具有潛在的安全風險。這就是說云托管的數據可能會產生少量的數據丟失，這是由于特殊情況引起的。

二、文檔管理軟件享存應用

（一）幼兒園的文件應該統一存儲到幼兒園的服務器里面，讓老師們可以共享資源。（二）共享過程中目錄有權限管理，實現權限管理。①誰是該目錄的文檔管理員目錄的文檔管理員，可以進行分權管理。比如，我們創建“業務部”這個目錄，我們指定x為業務部文檔管理員，則x可以在“業務部”目錄下建立自己的分目錄，并設置相關權限②誰可以在該目錄內－上傳文件③誰可以在該目錄內－下載文件④誰可以在該目錄內－瀏覽文件文件可以看，但拿不到實體文件。瀏覽文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤誰可以在該目錄內－修改文件想要修改或者刪減文件需要有修改的權限，但是具有上傳權限的人不一定擁有修改的權限。（文件資源收集到幼兒園的服務器之后，上傳的人不能對文件進行刪除和修改，以免有人惡意地進行破壞，做好防范措施。）（三）查詢查詢的時候實行多條件模糊組合，支持多條件組合模糊查詢。總而言之，幼兒園電子檔案管理需要在新的計算機技術上不斷發展，在操作應用中選擇適合本園的媒介，并讓電子檔案更好地服務于本園教師，在此基礎上更好地優化電子檔案管理工作。

參考文獻：

第3篇

【關鍵詞】新形勢；電子檔案管理；規章制度；安全管理

新形勢下，隨著計算機和信息技術的發展與進步，電子檔案出現并得到越來越廣泛的應用。通過電子檔案的應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進其作用有效發揮，應該加強管理工作，促進電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優化策略和完善措施。

一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰

新形勢下，雖然電子檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，當前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰：

（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進措施。

（二）歸檔管理不被重視。傳統的紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進行管理。紙質檔案的使用時間較長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案的方式進行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施也沒有被嚴格執行，制約電子檔案管理水平提升。

二、新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施

為彌補電子檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化策略和改進措施。

（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。

（二）完善規章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員的職責和權限，讓他們有效適應電子檔案管理需要，嚴格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結構，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）注重管理培訓，提高管理人員素質。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對電子檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習相關理論和前沿知識，促進電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。

三、結語

新形勢下，隨著信息技術和計算機的廣泛應用，電子檔案的應用也越來越廣泛。為促進電子檔案管理水平的提高，實際工作中應該認識存在的不足，結合電子檔案管理需要，綜合采取優化策略和有效措施。從而促進電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發揮作用。

【參考文獻】

[1]文一博.新形勢下加強電子檔案管理的策略[J].黑龍江檔案，2015（1）：99.