檔案管理風險范文
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第1篇
CooperD．F和ChapmanC．B對風險給出了較權威的定義：“風險是由于從事某項特定活動過程中存在的不確定性而產生的經濟或財務的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風險主要是指電子檔案文件在通過網絡進行傳輸的過程中很容易被網絡服務影響，出現偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計算機病毒與網絡黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風險重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風險管理
通過對風險控制等相關內容的學習，筆者認為，電子檔案風險管理的程序設計主要包括風險識別、風險評估和風險應對三個部分。
（一）風險識別。
風險識別是進行風險評估的基礎和前提，主要指“尋找”和“分類”風險因素這兩項內容。我們希望通過風險識別對電子檔案風險源、分布、原因、關聯、后果有一個理性認知，如果把可能出現的各種風險列出在清單上，就能達到較好的識別效果。電子檔案風險從性質上劃分，主要有：
1.電子檔案真實性風險。電子檔案的真實性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態與最初形成時的一致。電子檔案的真實性是其行政有效性以及法律證據性的基礎，是電子檔案反映歷史情況，構成社會價值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時遷移電子檔案也可能導致檔案中的某些信息發生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實性風險。
2.電子檔案完整性風險。電子檔案的完整性風險主要是指應該歸檔保存的電子檔案數量不全以及單份電子檔案的構成要素不全，這就使利用電子檔案出現了障礙，也影響了電子檔案本應該有的價值。
3.電子檔案可讀性風險。電子檔案可讀性風險簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經過存儲、傳輸、壓縮、轉存載體轉換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。
（二）風險評估。
風險評估是風險應對的前提，主要包括區分電子檔案管理過程中各種風險的發生概率、發生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元組完備集風險理論，即。其中，表示風險，表示第個不利事件，表示發生的概率，表示的結果，是一種損失指標；角標是指是一個完備集。集合中的元素只是風險的一個答案，而整個集合才是全部風險。根據這一理論，電子檔案管理的風險評估可以按照這些步驟進行：首先，構建電子檔案風險要素表，即把風險識別出來的風險因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風險發生的概率值。第三，評價風險程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風險，確定對應風險后果值集。最后，進行綜合風險評價，劃分出幾個風險等級。
（三）風險應對。
風險應對包括“防范”與“控制”兩方面內容，它直接體現風險管理的目標。風險規避通常有三種方法：通過應用制度來規避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓和教育來規避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應用技術來規避（如設置密碼）。風險轉移可以通過重新考慮如何提供服務，修改配置模式，外包給其他機構、購買保險，或者與提供商簽署服務合同來實現。這使檔案管理部門可以將那些與復雜系統管理相關的風險轉移到處理這些風險比較有經驗的另一個機構中。風險緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風險發生前為降低損失程度所采取的措施，它有時同時也會降低風險發生的可能性；一類是事后措施，即在風險發生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。事實上，進行風險轉移并不能從根本上規避電子檔案風險。在電子檔案管理過程中，應該從風險產生的源頭上就避免風險的發生，或者在風險來臨時，采取相應的措施緩解風險造成的損失，具體可做到如下幾點：
1.以人為本，培養檔案管理人員的風險意識，提升業務能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強風險意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發生風險。
第2篇
1 房地產檔案管理風險相關問題
1.1 信息化風險問題
互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。
1.2 投資風險問題
投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。
1.3 知識產權風險問題
現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。
1.4 人員素質有待提高
互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。
1.5 缺乏檔案管理重視
在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。
1.6 檔案管理技術手段較為落后
在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。
2 房地產檔案管理風險的應對策略
2.1 房產檔案抵御風險的能力
房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。
2.2 完善信息?c資料檢索體系
為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。
2.3 健全檔案管理體系
房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。
2.4 提高工作人員的素質
房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。
2.5 做好房地產檔案的風險評估工作
在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。
第3篇
一、醫院檔案管理工作中的風險與問題分析
醫院檔案資料是隨著各項工作與活動的開展而漸漸形成的，對醫院本身和病人都有著十分重要的意義，但目前很多醫院的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作還存在著很多問題，主要問題總結如下：
（一）檔案管理制度體制和機制與時代的發展不相適應。相比于其他行業的檔案管理，醫院檔案管理有著很大的區別。在上級檔案業務主管部門的指導下開展檔案工作業務，而工作關系又受到本單位的領導。諸如針對醫院檔案發展方向、檔案工作人員薪資考核以及檔案管理結構的制定上，業務主管部門與單位領導常因意見不同而發生爭執，甚至產生矛盾，檔案管理人員也因此無所適從。顯而易見，這種體制已經無法適應時代的發展和現實工作的要求。
（二）領導對檔案管理工作的重視程度不夠，意識較為薄弱，對檔案資源的利用并不充分。醫療服務管理往往是醫院領導較為重視的，但對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識很淡薄，有沒有檔案都無所謂，檔案管理對醫院管理的重要性與作用并沒有被充分認識。也正因為如此，醫院并沒有充分開發檔案信息資源，也就導致了極低的檔案利用效率，檔案管理的社會效益與經濟效益并沒有真正實現。
（三）檔案管理水平深受檔案管理工作人員專業素質的影響。雖然醫院從不缺乏醫療專業技術人才，但是檔案管理工作人員相對匱乏。而目前的這些檔案管理從業人員當中，在專業素質與技能水平上也存在著很大差異。與現代化的檔案管理不相適應，醫院檔案管理工作的發展受到了嚴重的制約。如何積極引進人才，規范培訓體系，提高檔案管理人員的專業素質與技能水平，是醫院管理工作的重點。
（四）投入預算不足，規劃不到位，檔案管理標準化與正規化受到了嚴重的制約。隨著信息時代的到來，要求檔案管理工作進一步向信息化與網絡化發展。現代醫院檔案工作的建設，要求必須有穩定長期的投入。但是，目前很多醫院的近期與長期規劃中，很少會考慮檔案管理與檔案基礎設施設備的投入，導致檔案管理水平嚴重滯后于醫療業務的發展水平，并最終影響醫院管理水平的提高。
（五）沒有明確界定檔案管理的內容與范圍。目前，醫院檔案管理內容與范圍的界定還沒有統一的制度與標準。雖然各級醫院都已自身實際情況為依據，制定了相對健全的管理制度與崗位職責，但是卻很少甚至完全沒有涉及檔案管理的相關制度檢查考核措施，從而導致了檔案管理工作的混亂和管理手段的落后，極大的制約了醫院檔案管理工作的規范開展。
二、醫院檔案管理工作改善的建議分析
（一）推進檔案管理體制與機制的改革完善，實現科學管理、規范管理。檔案的是真實性、完整性與有效性的集中體現，其工作非常嚴肅且有很強的條理性。推進檔案管理體制與機制的改革完善，能夠使檔案管理的隨意性得以減少，促進其工作健康有序的開展。各級醫院應從單位工作實際出發，推進檔案統一管理的逐步實現。建立以檔案管理人員為主，其他科室兼職檔案人員為輔的檔案管理機制，使檔案管理的憑證與利用作用得以充分發揮。
（二）加強領導與宣傳，促進檔案意識的增強。領導對檔案管理的重視，是加強檔案制度建設的前提。要在醫院的規劃發展當中，重點來抓檔案管理工作，與醫院業務建設一同規劃發展。同時，要對檔案工作進行大力宣傳，將檔案工作的重要性充分展示給醫院領導、管理者和全體職工，并制定相應的考核制度，使其增強檔案意識，從而使檔案管理工作得到更多更好的支持。
（三）積極開展培訓，使檔案管理人員的專業素質得以提升。提高檔案管理水平的一個重要途徑就是開展培訓，隨著深入推進的檔案信息化建設，檔案管理人員需要具備較高的專業素質與技能水平。具體措施有：1.招聘檔案專業的高校畢業生，是檔案服務層次得以提升；2.積極開展系統化培訓，使現職檔案人員的專業素質與管理能力得以提升；3.引入考核機制，激發檔案管理人員的積極性與主動性，自覺學習并提升其業務能力。
（四）硬件投入必須加大，推進現代化管理的實現。從醫院的實際情況出發，檔案管理的資金投入必須加大，使檔案管理環境得以改善。一方面，引進現代化的技術，增強保管措施，諸如專門檔案庫房的設置以及庫房干燥、空調與滅火設備等。另一方面，計算機管理的引進與應用，使檔案管理中計算機的作用得以充分發揮，同時引入檔案管理系統專用軟件，替代傳統的手工存儲與檢索，使檔案管理的工作效率得以提升。
（五）明確界定檔案管理的內容與范圍，使檔案的歸檔范圍得到進一步的拓展。通過信息檔案科室的建立，對職能進行明確，統一管理、統一考核醫院各門類、不同載體的檔案，同步考核評價檔案管理和醫療業務。另外，檔案的歸檔范圍需要進一步拓展，目前檔案工作的一個新課題就是加強有關內容的收集。因此，要推進檔案管理組織的進一步健全，專人收集相關檔案信息。
