注重檔案收集優化檔案管理范文

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1如何做好檔案收集工作

（1）提高檔案意識。

檔案工作的經濟效益雖不高，但檔案是為歷史負責的，無論領導還是一般檔案工作者都應為檔案負責，把檔案工作看成“為黨管檔，為國守史”的神圣職業。而領導的重視是搞好檔案工作的前提和保證。檔案工作既不是每個單位的中心工作，更不是重點工作，即使有分管領導也很少過問和檢查督促，很難主動去解決存在的問題。以前大家認為只要有“磨破嘴，跑斷腿”的實干精神，檔案收集并不難，但現實卻不容樂觀，即使明知有的人手中持有珍貴的書畫照片等資料，而檔案部門卻束手無策，這與領導支持不力有關。此外，業務部門也應提高檔案意識，經常和檔案員溝通，確定歸檔范圍，定期歸檔。而檔案員既然擔任了這份重擔，就應認真負責，盡量收集齊全，多和領導溝通，多和業務部門溝通。讓大家把自己工作中形成的各種文件材料和相關資料移交檔案室，形成及時歸檔的好習慣。

（2）健全檔案工作機制。

基層的檔案工作往往不是一個人能做好的，做好檔案工作是共同協作的結果，因此建立檔案收集制度、移交制度、考核制度是必要的。應該把檔案工作列入工作人員的考核范圍。照片檔案收集難，但如果有健全的制度，隨照隨歸，之后取用都只要去檔案員處查找即可。

（3）加強檔案法律宣傳。

檔案法律的宣傳不僅要靠檔案執法部門通過多種形式宣傳，更加需要基層部門的配合。多年來，大部分檔案執法部門都是通過懸掛橫幅、發放宣傳單等形式加強機關單位的檔案法律意識。其實檔案基層部門也可以通過會議、媒體等宣傳檔案利用的重要性及成果，從而提高領導、業務工作人員、檔案員、群眾的檔案意識。

（4）加強檔案收集管理。

檔案收集工作雖然多少會因為業務能力的差別，而造成對檔案收集范圍和內容把握不一。但總體規則是可以把握的。

①準確把握《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。自2006年12月“8號令”實行之后，各個單位都制定了檔案保管期限表，理論上可以避免檔案收集不全，但在實際操作中卻有許多檔案員未認真實行，造成檔案收集不全。因此參透各個單位的檔案保管期限表是十分重要的。

②繼續做好收發文、內部資料的收集。收文部分，大部分單位的檔案員往往比較重視，收集相對齊全，但也發現部分單位犯了不應該出現的錯誤，部分發文號斷號、重號；隨著自動化進程的加快，現在文件多是網上發文，很多單位把正文收了，卻因嫌附件太多而不打印，無形中造成了文件的不完整；內部形成的文件，都注重總結、計劃，但收文中布置的作業，往往交了就做罷，忘了多留一套存檔，而沒了作業的收文，存檔意義又何在？

③做好其它門類檔案的收集。特別是照片檔案、業務檔案的收集，現在許多部門的業務檔案都有規范，只要按照規范收集整理即可。但整理之后，需定期移交檔案員，否則又成漏網之魚。

2結語

總之，檔案收集是檔案管理的實體基礎，也是檔案工作的起始環節，直接影響著檔案的完善并體現出管理的水平，它不僅是館藏檔案的來源和物質基礎，也是檔案信息開發的必備條件。

作者：鄭慧單位：泉州市鯉城區檔案局