企業檔案規范化管理范文

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第1篇

[關鍵詞]檔案信息規范化管理措施

一、企業檔案管理存在的問題

1、檔案規范化管理意識不強。檔案規范管理意識不強就難以發揮企業檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業的規范管理。一是企業領導對于檔案管理部門的重視程度不夠，認為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業管理的角度認識到檔案的重要意義。二是企業領導更沒有意識到檔案管理對于企業不斷修正錯誤、改善經營狀況的重要作用，意識的缺乏導致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規范管理檔案的意識不強，認為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導致檔案的丟失。

2、缺乏專業的管理軟件和專業的管理人才。在當前“互聯網+”的發展背景下，計算機和數據處理軟件對于企業的發展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數企業對于檔案的管理未能順應市場的發展，第一，企業缺乏專業的檔案信息及數據管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復雜的工作可能導致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業缺乏專業的檔案管理人才，目前企業檔案室的工作人員大多學歷不高，因為企業認為這是一個沒有技術含量的工作，檔案管理人員不夠專業導致檔案不能發揮促進企業管理的作用。

3、檔案管理機制不夠完善。檔案管理機制的不完善體瑚在如下幾個方面：首先，某些企業的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細化，導致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進行重新編制、保存，導致檔案的使用缺乏準確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應的檢查監督機制，所以無法發現存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴謹。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進員工加強檔案的管理。

二、規范企業檔案資料信息管理的措施

1、更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性。在檔案資料信息管理工作中，需要樹立起良好的服務觀念和市場觀念，從而進一步加強對檔案的開發利用工作。首先，需要樹立起主動服務的意識，特別是檔案管理部門的工作人員更在檔案工作中具有主動服務的觀念和自覺服務的行動；其次，在具有開放的觀念，檔案管理人員需要從傳統的封閉式檔案管理工作中走出來，使檔案更好的融入社會的發展中來，對社會發展中對檔案的需求有一個明確的了解，從而加快檔案信息的開發；再次，檔案工作者要具有良好的競爭觀念，具有較強的憂患意識，從而加快對檔案信息資源的開發；最后，在當前市場經濟環境下，檔案工作者需要樹立市場觀念，時刻以市場需求為導向，使檔案管理工作能夠更好的與市場的發展要求相適應，主動提供檔案信息資源的服務，從而加快推動檔案資源的利用。

2、豐富館藏，深層次開發檔案信息資源。通過多渠道和多層次來對檔案資料進行收集，特別為了更好的豐富館藏和提高館藏的質量，則需要加強對科技、經濟和具有地方特色等資料的征集和收集工作。在檔案信息開發工作中，需要進一步對其開發規模進行擾展，對各級檔案館的館藏檔案信息要系統的加以開發和利用，對經濟活動過程中的檔案資料要進行深入研究，并形成一定的研究成果，為各行業的發展提供必要的參考。在檔案信息資源開發過程中，還需要針對當前社會的熱點問題，對館藏信息和現實信息進行匯編整理，從而使檔案信息資源在地區經濟發展過程中更好的發揮其重要作用。

3、擴大科技檔案的利用范圍。需要加強對科學檔案的利用，將科技檔案的開放范圍進一步擴大，加快對科技檔案信息的交流和成果推廣工作，通過建立科技檔案信息中心，積極推動科技成果的轉讓工作，使科技檔案成果能夠加快轉化為現實生產力，為社會經濟的發展提供良好的服務。

3.1加強建設網絡環境，實現檔案服務手段的創新

加強建設檔案信息的網絡環境，網絡化檔案信息，促進資源的共享。建立專門的網站管理檔案，開展網上查詢等服務。對上網信息和數據進行組織整理，通過網絡可以查詢檔案信息。把網站作為基礎，加強檔案信息的數據庫建設，實現其數字化和數據庫化。

3.2橫向聯合，共享信息資源

現今是一個信息資源高速發展的時期，人類的各種知識和信息都在飛速的進行增長，單獨的文獻部門無法收集、整合、利用、保存所有的知識和信息。因此，包括檔案管理部門在內，需要建立一個完善的信息整合系統，把目錄聯合在一起形成網絡，使資源可以進行共享，既可以為更多的信息利用者提供信息，還可以使獲得的信息更廣泛，從而滿足各個社會階層的需求。

4、提高業務素質，更好的編研檔案。要想更加規范化的管理檔案，那么工作人員首先需要做的就是提高自身的業務素質。通過業務培訓、參觀學習等方式逐漸的提高業務知識和基本理論知識。另外，現今形勢下的一個新任務就是讓檔案管理人員掌握一門外語。越來越多的部門都加快、加大了對外開放的力度，因此不可避免的在一些檔案管理部門中出現了外事檔案，但是若檔案管理人員不會這門外語，相應的就無法認識管理對象，阻礙了工作的正常開展。

5、文案一體化，做好文書工作。文檔一體化指的是統一的管理現今各個機關中獨立、分散的n案和文件，使其成為一個有機整體。文件中心是處于檔案館和文件形成機關之間的一種過渡性的文件管理機構。由實踐可知，文書處理工作和檔案工作具有不同的工作任務，且相對獨立，但是檔案是文書的歸宿，文書是檔案的來源，文書和檔案是文檔工作中不可分割的兩個環節。

第2篇

當前我們處于信息化時代，檔案不僅數量不斷增加，其種類也開始向多樣化和復雜化方向發展，所以需要做好各類檔案的保存、管理、開發和利用工作，則需要加強檔案信息的規范化管理，實現檔案保管的系統化和案卷的完整性，從而實現檔案資源價值的最大化，使其更便于開發和利用。通過檔案管理規范化的實現，能夠更好的加快檔案資源的開發利用，兩者之間存在著非常密切的聯系，在實際工作中能夠相互促進和共同發展。

1 做好檔案資料管理工作的意義

在當前經濟發展及社會進步的新形勢下，檔案作為國家、社會、企事業單位及人具健康、快速發展的必要依據，對其管理規范化管量，可以有效的確保企事業單位工作效率和工作質量的提升，有利于更好的維護歷史和個人的真實面貌。企業檔案管理規范化的實現，可以有效的推動企業的健康發展，有利于企業總體業線的提升，檔案可以為企業的快速發展提供信息支持，是企業在市場競爭中提升其核心競爭力的關鍵所在。同時通過檔案信息資料的規范化管理，企業領導者可以更好的對企業的發展實際情況及運營狀況進行有效的掌握，從而制定出科學的經營策略，確保企業更快、更好的發展，使企業取得良好的經營成果，為其可持續發展奠定良好的基礎。

2 規范企業檔案資料信息管理的措施

2.1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性

在檔案資料信息管理工作中，需要樹立起良好的服務觀念和市場觀念，從而進一步加強對檔案的開發利用工作。首先，需要樹立起主動服務的意識，特別是檔案管理部門的工作人員更在檔案工作中具有主動服務的觀念和自覺服務的行動；其次，在具有開放的觀念，檔案管理人員需要從傳統的封閉式檔案管理工作中走出來，使檔案更好的融入社會的發展中來，對社會發展中對檔案的需求有一個明確的了解，從而加快檔案信息的開發；再次，檔案工作者要具有良好的競爭觀念，具有較強的憂患意識，從而加快對檔案信息資源的開發；最后，在當前市場經濟環境下，檔案工作者需要樹立市場觀念，時刻以市場需求為導向，使檔案管理工作能夠更好的與市場的發展要求相適應，主動提供檔案信息資源的服務，從而加快推動檔案資源的利用。

2.2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源

通過多渠道和多層次來對檔案資料進行收集，特別為了更好的豐富館藏和提高館藏的質量，則需要加強對科技、經濟和具有地方特色等資料的征集和收集工作。在檔案信息開發工作中，需要進一步對其開發規模進行擾展，對各級檔案館的館藏檔案信息要系統的加以開發和利用，對經濟活動過程中的檔案資料要進行深入研究，并形成一定的研究成果，為各行業的發展提供必要的參考。在檔案信息資源開發過程中，還需要針對當前社會的熱點問題，對館藏信息和現實信息進行匯編整理，從而使檔案信息資源在地區經濟發展過程中更好的發揮其重要作用。

2.3 擴大科技檔案的利用范圍

需要加強對科學檔案的利用，將科技檔案的開放范圍進一步擴大，加快對科技檔案信息的交流和成果推廣工作，通過建立科技檔案信息中心，積極推動科技成果的轉讓工作，使科技檔案成果能夠加快轉化為現實生產力，為社會經濟的發展提供良好的服務。

2.3.1 加強建設網絡環境，實現檔案服務手段的創新

加強建設檔案信息的網絡環境，網絡化檔案信息，促進資源的共享。建立專門的網站管理檔案，開展網上查詢等服務。對上網信息和數據進行組織整理，通過網絡可以查詢檔案信息。把網站作為基礎，加強檔案信息的數據庫建設，實現其數字化和數據庫化。

2.3.2 橫向聯合，共享信息資源

現今是一個信息資源高速發展的時期，人類的各種知識和信息都在飛速的進行增長，單獨的文獻部門無法收集、整合、利用、保存所有的知識和信息。因此，包括檔案管理部門在內，需要建立一個完善的信息整合系統，把目錄聯合在一起形成網絡，使資源可以進行共享，既可以為更多的信息利用者提供信息，還可以使獲得的信息更廣泛，從而滿足各個社會階層的需求。

2.4 提高業務素質，更好的編研檔案

要想更加規范化的管理檔案，那么工作人員首先需要做的就是提高自身的業務素質。通過業務培訓、參觀學習等方式逐漸的提高業務知識和基本理論知識。另外，現今形勢下的一個新任務就是讓檔案管理人員掌握一門外語。越來越多的部門都加快、加大了對外開放的力度，因此不可避免的在一些檔案管理部門中出現了外事檔案，但是若檔案管理人員不會這門外語，相應的就無法認識管理對象，阻礙了工作的正常開展。

檔案管理人員還應該努力學習相關的計算機知識，學會通過計算機對檔案進行管理。隨著辦公環境的現代化，檔案管理部門中有了更多的現代化辦公設備，并且逐步替代了傳統的工具，若工作人員不會使用這些工具就無法進行正常的工作。因此學習使用現代化的設備就變的至關重要。檔案就業數量多、內容廣、利用率高等特點，因此傳統的手工管理無法適應現今的發展形勢，需要通過現今的科技手段和計算機技術，系統的管理檔案，自動化的實現檔案信息的輸入、利用、檢索等，從而使服務質量和工作效率得到提高。

2.5 文案一體化，做好文書工作

文檔一體化指的是統一的管理現今各個機關中獨立、分散的檔案和文件，使其成為一個有機整體。文件中心是處于檔案館和文件形成機關之間的一種過渡性的文件管理機構。由實踐可知，文書處理工作和檔案工作具有不同的工作任務，且相對獨立，但是檔案是文書的歸宿，文書的檔案的來源，文書和檔案是文檔工作中不可分割的兩個環節。

第3篇

一、全員參與，過程管理是做好企業檔案規范化管理工作的保障

全員參與，過程管理是檔案規范化管理中的一個重要方面。檔案工作涉及到企業的方方面面，文件在形成、流轉、辦理、整理、歸檔的過程中也會涉及到企業的各個環節。比如，企業一個項目的文件，它的形成從項目的立項、調研到預算、招標再到最后的實施，可以說涉及到了這個項目的全部階段。因此，要把檔案意識貫徹落實到每一個環節中去，實行部門立卷責任制，堅持“誰立檔誰整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業的檔案工作進一步規范化。

二、完善制度，健全機制是企業檔案規范化管理工作的根本

企業應該及時成立相關的檔案管理評估工作領導小組，對檔案的管理情況進行有效的監管和評估。要根據本單位的具體情況實施并修訂符合本單位實際的檔案管理規范機制，如要健全《檔案管理標準》、《檔案分類標準和保管期限》、《檔案管理應急預案》等方面的制度。此外，企業每年還應將檔案工作列入到本年度的發展規劃和計劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領導職責、管理職責和工作職責都能分級分層落實到位，這將會對檔案工作的規范化管理提供切實的保障。

三、常態化管理，規范化實施是企業檔案管理工作的基礎

檔案工作是一個企業開展各項業務和活動的有機組成部分，有著不可或缺的意義，應該采取常態化的方式開展。

1、對各種檔案要及時歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規定的時間內及時歸檔，要按照《歸檔文件整理規則》做好檔案的系統化管理，確保歸檔文件的準確和完整。對到期的檔案要及時進行鑒定，確保檔案利用的有效性。對已到保管期限的檔案要專人進行鑒定，經鑒定后，仍需要保存的檔案要對其重新劃定保管期限，對那些到保管期限也沒有保存價值的檔案，要進行登記造冊，填寫銷毀清冊。對檔案的借閱，要完備手續。借閱檔案要按照規定辦理借閱登記手續，要按時催促歸還。企業要根據每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進、轉出都要進行登記，雙方當面清點，辦理簽字手續。檔案室要保持干凈整潔，沒有雜物，室內面積要能夠滿足檔案工作發展的需要，要留有足夠的存儲空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應在每年的年中和年末對所存放的檔案進行全面的清查并及時建立清查記錄。

2、用“關鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。

使用“關鍵詞”來代替“主題詞”，可以簡化查找檔案的時間，提高使用效率，也就是說通過從題名或文件主題中歸納出一些體現主題內容的關鍵詞，對其進行標識，等錄入計算機后就可以通過計算機批量處理的功能進行檢索處理。比如，有關廠房基礎建設的文件，有人將它的關鍵詞寫為“基本建設”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設”，在通過計算機調控后可以把關鍵詞統一規范為“基建。”此外，計算機還有一項“活動增加”的功能，可以利用這項功能將那些不規范的詞語和主題詞中詞義相近的進行合并，這樣就解決了用手工標識速度較慢的問題，同時還解決了主題詞中的詞義含量的問題。

3、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，就是說那些歸檔的文件應該要以本單位形成的文件為主，這是推進檔案規范化管理中的重要一環。這里需要注意三個問題：一是對文件歸檔的時間要把握準確，進行歸檔的文件必須是完成了現階段任務的，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則會造成檔案管理的混亂和無序。二是要明確文件歸檔的重點，對歸檔文件進行合理的分工，也就是說要在實際工作中將文件和資料區分開來，尤其是要注意那些在內容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅持具體問題具體分析，從而減少檔案管理中的重復和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內在聯系的文件材料放在一個卷中，以確保其對于同一問題處理的全部來龍去脈過程的反映，保證同一問題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規范化奠定堅實的基礎。

四、網絡化和信息化技術是實施企業檔案管理工作的有效手段

現在，計算機技術已普遍應用于各個領域，檔案管理中也需要把計算機技術運用到日常的每個環節中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來越便捷。例如，檔案管理中在進行打印文件時，計算機可以自動生成一個序列，按照這個自動生成的序列進行打印就會大大的減少文件歸檔的工作量，充分發揮計算機技術的優勢，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。

在大多數企業中，檔案管理人員通常還都是靠著一臺電腦和相關的軟件來完成工作，這樣的工作方式已經越來越無法滿足日益發展的社會對于檔案管理的要求。如果檔案管理手段落后，就會給檔案管理工作帶來負面的影響，因為目前社會的發展對檔案使用的需求正日益增加，落后的管理方式就無法滿足這種需求。在科技急速發展和普及的今天，數字化和網絡化的技術對于檔案管理工作也已經形成了很大的沖擊，這就要求在檔案管理工作中要改變以往落后的工作方式。在數字化的影響下，原來檔案的那種可視記錄的識別型正在被機器識別的代碼型也就是電子檔案所取代。而檔案管理的模式也正在發生著極大的改變，由最初傳統的手工模式轉變到單機數據管理的模式、網絡信息管理的模式再到知識管理的模式，管理模式的這些變化必然要引起相關的管理程序和手段的轉變。因此，檔案管理人員就要根據電子檔案的特點，對傳統的手工檔案的管理程序進行必要的調整。在檔案整理過程中，管理人員要充分利用計算機技術等現代科技手段，增強數字化檔案的存儲，將自動化和信息化的管理方式貫徹到檔案管理中的每一個環節中，從而實現檔案管理的高效和精確。此外，還要加強對于電子文件的管理和研究，可以建立一些電子文件中心和電子數據系統平臺等使得檔案管理工作充分實現現代化管理模式。