企業檔案管理范文

前言：我們精心挑選了數篇優質企業檔案管理文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

一、工作平臺創新

建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統在企業辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、數據庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺。同時，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創新

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺。企業檔案載體的轉變，使企業在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統在滿足業務活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創新

應有適應時展的管理手段，對于企業檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”。

四、制度創新

如何保證信息系統在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。

五、服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

六、企業檔案管理創新

1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

第2篇

一、企業檔案管理中的五種關系分析

（一）議“專業性”與“實用性”的關系

檔案管理是一門專業學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業科班人員。由于專業領域較為狹窄，往往造成“專業性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業復雜的分類索引，而是找出檔案專業知識與本企業特點相結合的方法即可，即“適度專業、因地制宜”，將專業性與實用性結合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系

檔案管理在于標準，但更在于培養素質。標準是從穩定的業務形態中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩定的業務形態，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養素質了。這也符合人類社會的發展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。

當然，不可否認，盡快出臺統一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優勢在于標準統一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規模小、數量少、業務種類單一、規模穩定的企業；而對于業務種類多元、處于擴展階段的企業來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統一、相互協同，專業區分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系

在電腦系統的數據庫設計中，為避免無效冗余，節省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現實中，在規范的編碼規則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結合的發揮兩種方式的優點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規檔案用編碼方式：

例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調查研究方案以及執行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系

公司辦公區每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。

紙質檔案方面：

部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。

二、加強企業檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設上

1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業部、業務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質培養，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監管機制，對事業部和板塊進行檢查。

2.明確檔案集中與分級管理相結合的原則，即決策性、商務性、法務性、財務性、基礎保障性檔案總部集中管理；專業性、業務性、項目性檔案各板塊分級管理。

第3篇

關鍵詞：新時期；檔案管理；科學化

中圖分類號：T49

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01

1檔案管理科學化的重要性

（1）檔案管理的科學化，是企業管理的中重要的一環。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業管理決策產生不良的影響。如有的檔案僅保存在個人或各個部門，當有人員調動或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規范，檔案信息沒有及時更新，甚至對機密檔案沒有嚴格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）檔案管理是企業核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個企業科學管理的水平，是企業核心資源可追溯的重要保證，也是企業重要決策來原的主要依據。可以說，檔案管理就是對企業重要信息的科學管理。

（3）檔案管理是企業歷史信息的管理，檔案管理做為企業的一項基本工作，是對企業生產、經營、技術等信息的真實記錄，也是企業發展歷史的積淀，是企業文化的延伸。做為一項基本工作，建立一套適合本企業業務特點、體現公司規范化的檔案管理體系，也是企業信息化的管理的前提。

2檔案管理工作中存在的問題

（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

（2）檔案管理模式落后。在企業檔案管理工作中，大多數管理人員沒有經過系統的技能培訓，只是依幫傳帶的傳統模式來學習檔案管理，加上檔案管理部門在企業各部門中發言權較少，有的部門不及時將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細致登記，都極易造成檔案資料流失。

（3）檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發展，檔案文件的形式也發生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現，如何運用現代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。

3新時期檔案管理工作的對策

檔案管理工作要跟上時代的發展，就需要不斷提高管理人員的專業技能和素質，通過科學的檔案管理機制，保障檔案管理完整性、連續性、完全性，從而為企業決策和發展提供必要的信息資源。新時期檔案管理工作可通過以下兩個方面做進一步完善。

3.1外部環境

（1）加強對檔案工作法律法規的落實，建設檔案管理檢查和執法隊伍，監督和指導檔案管理工作的開展。通過對設立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認識到檔案工作的重要性，以此規范和促進檔案工作的開展。

（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流，促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區檔案管理工作經驗交流會，將檔案工作出現的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學的解決方案。

（3）加強業務培訓和指導。檔案管理的行政部門，通過對企業檔案工作的檢查，發現檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓和指導，從而提高檔案工作人員的業務能力，使其更科學化、更規范化的做好檔案管理。

（4）借力檔案中介服務。在檔案管理中，企業為了節約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務，做為一個平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務，通過檔案管理資源的優化配置，提供安全的、科學的檔案管理，滿足企業檔案管理的需求。

3.2內部建設

（1）提高檔案工作人員的責任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創造重視檔案工作的企業氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。

（2）構建科學化檔案管理體系。檔案管理工作，要滿足社會、企業發展的需要，需要建設立檔案管理可持續發展的科學管理體系，不搞形式，注重企業檔案資料收集的連續性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價值分析，為企業經營決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發現問題，嚴格執行檔案管理制度，提高檔案管理和使用效率。