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我以后打算繼續讀研究生就沒有找工作,而我的畢業論文題目是:《房地產開發法律風險及防范》,因此我打算找一家房地產公司實習,以便調查房地產開發的法律風險。正好我的朋友在連云港市蘇信房地產評估公司工作,他們的總經理在連云港市眾合置業有限公司也有股份,朋友說可以請經理介紹我去連云港市眾合置業有限公司實習。但是計劃沒有變化大,由于房地產公司在開發區,距離市區較遠,不太方便,而我對房地產估價也比較感興趣,就最終決定去連云港市蘇信房地產評估公司實習一個月,抽時間去連云港市眾合置業有限公司做有關畢業論文的調查。
實習工作情況
(一) 公司基本情況
連云港蘇信房地產評估公司是江蘇蘇信房地產評估咨詢有限公司在連云港的分公司。資質級別:全國范圍內從事土地評估業務;資質證書號:A200632002。公司業務主要是做土地估價報告和房地產估價報告。其中土地估價報告占大多數。土地用途工業居多,其次是住宅、商業、綜合等。估價目的有價格評估、核定資產量、抵押、抵押貸款以及司法鑒定等。有時公司還為委托方提供資產重組的方案。公司的注冊估價師都是掛名的,實際業務都由一般人員操作。我到蘇
信房地產評估公司的第一天,總經理正好在公司,經朋友介紹,她姓柏,稱柏總。她大概三十幾歲的樣子,說話聲音柔和,卻置地有聲。她問我學什么專業,什么課程,為什么考研換專業等等。我都做了回答。她談到在這行學什么專業不是很重要,一般剛畢業的都是什么也不會。我回答說畢竟有專業理論基礎會容易上手,學的快一些。我說了我的實習想法,她說在這邊,我可以跟同事們學下做評估報告,其他時間如果公司比較忙就聽副總安排,我如果需要到那家房地產公司調查,她會打電話請那邊配合。柏總后來到公司的時間不多,公司事務由徐副總管理,大家都稱她徐老師,她有五十歲了。工作精力卻比年輕人還旺盛,要求也很嚴格。公司有一個工作間,六七名員工,一人一個辦公格,兩個技術人員,四五個市場人員,一名會計。男女比例適當。
(二) 實習日常工作
開始幾天,徐副總去美國探親了不在公司,我就沒有被安排任務。不過我仍然每天按時到公司,看一些公司房地產估價方面的書。同事們都比較忙碌,跑市場的經常出去聯系業務,通過經驗和人脈,打聽哪里有項目,主動上門聯系。技術人員就用電腦做報告,在他們的空閑,我會請教他們怎么做報告,他們都挺樂于指導,然后我再拿現成的報告研究需要注意的地方。估價方法也就是我們專業學習過的不動產估價課程上楊剛橋教授講的方法。不過這里就要把理論方法運用到具體的案例中要參照連云港市的基準地價手冊。公司業務主要是做土地估價報告和房地產估價報告。其中土地估價報告占大多數。公司做過的報告多了,就有了模板,這樣其余報告就好做多了。一般先向委托方搜集齊全項目資料,根據連云港市的土地分等定級情況,在地圖上找到評估地塊的位置,確定是幾級地,然后在基準地價基礎上做因素修正。土地用途工業居多,其次是住宅、商業、綜合等。估價目的有價格評估、核定資產量、抵押、抵押貸款以及司法鑒定等。其中工業的比較簡單,我也是從工業的土地評估報告開始學習。我后來也試著做,基本會做了。我不光跟同事們學習做報告,也會了解估價行業存在的問題和發展前景等。通過觀察和交談,發現現在房地產估價業務沒有以前那么多,估價費用也被壓的很低,同事們會抱怨收入提成也少了。激烈的市場競爭是個原因。跑業務的人都辛苦的使出渾身解數找客戶,找到后談價錢也是重頭戲。有時辦公室,聽到他們與客戶討價還價,真佩服他們的談判技巧。
辦公室在公司各位領導的幫助關心下,在公司各部門的支持下,緊緊圍繞公司中心工作和戰略方針,團結協作、盡職盡責,積極開展工作,全面發揮辦公職能作用。通過全體成員的不懈努力,做出了一些成績,但同時也存在很多不足,現將本年度工作總結和明年工作計劃匯報如下:
一、2017年度工作總結
(一)人力資源管理
有條不紊地開展人力資源工作。按公司要求積極配合各部門做好人員招聘工作;及時辦理合同制員工、勞務協議、勞務派遣的勞動合同的新簽、續簽、解除工作,避免了勞動用工風險;按時完成五險一金的申報及繳費工作,及時辦理入職、離職人員的五險一金變更工作和生育保險的申報工作;每月按時完成烘干廠與行政后勤人員工資造冊工作;組織和協助各部門完成相關的培訓工作(如開單員培訓、農口種植技術培訓、工口生產前培訓等);組織各子公司按時上報人力資源報表并完成報表的審核、匯總工作;積極牽頭完成月度、季度、年度行政績效考核工作,并做好相關資料的統計、整理和歸檔工作;做好考勤的收集、整理、統計、審核工作。
(二)日常行政事務
1、會議接待
一年來,認真完成每一次各級政府和部門到我公司視察、調研、座談、參觀等接待工作,盡心盡力地組織好每一個會議,安排好每一次接待,圓滿地完成各次會議服務和接待工作,保證會議有序的進行。
2、辦公用品、禮品管理
辦公用品、禮品設有專人管理,建立帳簿,規范申購、領用程序,每月進行一次盤點做到帳物相符、入庫有單據、出庫有記錄,嚴格按公司辦公用品、禮品管理制度執行。
3、印章管理
辦公室設專人管理印章,強化并堅持“按原則、按制度、按程序”用印,按OA審批及紙質審批的方式用印,每次用印后都有據可查,使用印管理更加規范合理,提高了印章的嚴肅性和安全性。
4、檔案管理
按要求對檔案進行了整理歸檔并分類裝入檔案盒妥善保管,做到了電子版、紙質版同步。2016年檔案已分類裝訂完成,2017年檔案已初分完成,按要求2017年的檔案資料在2018年4月份前收集完畢。檔案室既是資料室又是文印室,雖然進出人員頻繁,但借閱仍嚴格按檔案管理制度執行,并做到有據可查,做到檔案進出有序、安全,為公司的資料收集打下扎實的基礎。
5、文件收發及文印工作
認真按時完成公司下發文件的打印、發文及登記工作;及時做好外來文件收文和發文工作。
6、車輛管理
2017年公務用車嚴格按公司車輛管理制度執行,定點加油,定點維修,定期保養,通過訂立制度、會議學習等形式,強化交通安全管理,確保了公司車輛運行安全。
7、固定資產管理
每年年終對各項資產進行清查、核實,通過盤查掌握固定資產存量、分布、結構及使用情況,及時做好資產盤點表,盡量做到賬物相符,出入有登記,確保資產高效使用。
(三)后勤管理工作
2017年后勤各項工作穩步推進。一是加強太平、刺蓬溝后勤工作的監督檢查,每月不低于2次衛生安全檢查,在檢查中發現問題立即組織人員整改,順利地為公司生產、生活提供了后勤保障。二是在原有的基礎上不斷地改進提高職工食堂服務質量和烹飪水平,太平食堂實行賬物分開三方共同監管的制度,食堂工作滿意率達80%以上;三是強化保安管理,每月不低于一次保安制度培訓工作,對出入人員、車輛進行嚴格登記,并做好夜間巡邏等相關工作,太平、刺蓬溝均為未發生任何盜竊事故;四是保證公司總部及刺蓬溝生產基地生產、生活用水、用電的供給及辦公通信暢通無阻。
(四)信息化工作
1、做好系統的日常維護工作。在日常辦公的過程中,保證各部室的電腦、打印機等相關辦公設備正常運行,并做好相關配件更換、維修工作,同時也保證各部室的網絡暢通使用,另外,對kingdee軟件EAS、OA使用過程中,出現的各種情況及時處理,保證信息化系統正常運行。
2、配合農務部、財務部等部室到開遠、紅河、文山子公司對收購系統開單員做開單培訓,并做好收購系統的維護、維修工作,保證收購工作正常進行。
3、完成服務器的搬遷和云服務器的續簽維護協議,保證公司EAS和OA系統正常運行,同時在數據方面也隨時做好備份,保證數據安全,防止任何意外發生。
4、積極參與新舊系統的交替使用工作,對于在工作中出現的相關問題,積極處理,保證新系統的正常開發、部署,同時也保證舊系統的正常使用,使信息化工作正常、有效進行。
(五)項目工作
積極主動完成項目跟蹤、申報、驗收以及項目資金落實等相關工作。完成2015年申報的萬壽菊精深加工基地建設項目驗收材料的編寫和項目驗收工作;通過省科技廳關于《萬壽菊新品種選育項目》的驗收以及該項目科技報告的撰寫上報工作;跟蹤協調完成云南省新型農業社會化服務體系試點項目和2016年農業小巨人貸款貼息項目剩余項目資金的撥付工作;組織完成高新技術企業認定申報、專家評審答辯、材料修改等相關工作,預計明年2月份可拿到新的證書;在2016年公司成功申報中國馳名商標的基礎上,成功申請到中國馳名商標質量品牌建設項目獎勵資金;按時完成農業部農業產業化重點龍頭企業、全國農產品加工企業、農業小巨人企業相關報表、監測材料的上報,和云南省工信委監測材料、月報、季報、年報的上報工作。
(六)其它工作
1、順利完成新公司注冊及公司股權變更、登記信息變更等工商登記備案工作。
2、及時辦理公司直屬加工廠財產保險的購買及續保手續,做到公司財產不脫保。
3、積極協調完成刺篷溝不動產權證的辦理工作。
4、配合完成收購、生產培訓以及物資盤點、生產考核、督查等各項工作。
5、積極主動完成失業保險穩崗補貼的申報工作,穩崗補貼資金30761.84元已到賬。成功申報云南民營小巨人和農業小巨人榮譽稱號。
6、積極配合完成黨群中心建設以及配合完成黨、團、工會相關工作。
二、存在的問題
1、辦公室日常工作較繁瑣,很多工作考慮不夠周全、細致,在工作中經常會出現疏忽和失誤,缺乏系統的管理分工。
2、工作不夠主動、熱情,服務意識和相互之間的溝通協調能力不夠。
3、政策法規及業務知識方面學習不夠,學習不夠系統深入,學習的深度和廣度不夠,理論水平和業務能力還有待進一步提高。
4、目前僅忙于應付領導交辦的任務,考慮問題不夠系統全面,安于現狀,缺乏主動服務、主動創新意識,沒有真正做好領導的參謀助手。
三、2018年的工作計劃
1、加強辦公室內部管理,合理分工,充分發揮各崗位人員的積極性、主動性,同時建立辦公室人員崗位輪換機制,使人人能夠勝任各崗位的工作,提高工作效率。
2、進一步增強辦公室責任意識、服務意識和效率意識,敢于擔當,主動作為,主動、熱情做好服務工作。
3、加強相關政策法律法規和辦公業務知識的培訓和學習,特別是人力資源、檔案管理和文秘業務的培訓和學習,積極營造學習的氛圍,努力提高辦公室綜合素質和專業知識,進一步提高辦公職能。
4、進一步加強公司制度建設,對原有制度結合公司發展的實際進行修改和完善。
5、積極主動跟蹤項目信息,總結經驗,集思廣益,全力做好2018年項目的相關工作,爭取在項目工作上獲得新的突破。
關鍵詞:企業檔案;生產經營;服務
中圖分類號:G270 文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2011)011(C)-0358-02
近年來,國家為應對國際金融危機沖擊、保持經濟平穩較快發展,把加大投資、擴大內需作為政府施政重點,建設施工企業處于難能可貴的戰略發展機遇期。站在新的歷史起點,對于廣大的施工企業來講,加強內部管理,提升發展質量,推動經營結構戰略升級是企業的當務之急,而檔案管理作為企業按照市場經濟和現代企業管理制度要求進行日常管理工作中重點,是企業科學管理的基礎和生產經營與改革發展的重要保證,是維護企業經濟利益、合法權益,體現工程建設真實面貌的一項重要工作。
一、檔案在企業經營決策中的重要作用
當前,企業正面臨著進一步改革深化,經濟發展方式也在向集約型、知識型、創新型轉變。檔案管理必須進一步強化服務意識,堅持與時俱進,勇于探索和嘗試新的檔案管理手段,才能適應新形勢的需要,充分發揮檔案在企業生產經營及各項工作中的重要作用。利用綜合檔案信息,為企業的生產經營決策提供重要依據。隨著現代化建設的發展和改革的深化,企業的生產經營決策已由領導者的經驗決策轉變為科學決策。科學決策是需要在掌握大量信息的基礎上,經過系統分析、思考、判斷的過程后作出。尤其是在企業生產經營面臨重大決策的關鍵時刻,如何搶抓歷史機遇,推動經營結構戰略升級,開拓新的經濟增長點,怎樣深入地開展技術研究和科學管理、建立健全和不斷調整完善現代化企業的各項規章制度等,已成為當前必須解決的問題。作為真實地記載和反映企業的生產經營、行政管理、組織機構、生產技術以及科技成果、經營業績等多項重要內容的企業檔案,在企業經營決策各環節的地位和作用是舉足輕重的。
利用工程檔案,為企業的生產經營服務。工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批,到勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成并應歸檔保存的各種信息資料,是企業十分寶貴的技術財富。工程檔案在企業生產經營過程中,起著重要的作用。因此,在企業進行生產經營中,要充分發揮工程檔案在項目選擇、可行性研究論證、招投標、施工管理、項目盈虧平衡等在生產經營方面中的作用。
利用財務審計檔案,在企業生產經營的資金運作中發揮重要的參考作用。財務審計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料以及審計報告、資料等,它是記錄和反映單位經濟活動的重要史料和證據。企業的各種應收賬款檔案、知識產權檔案、金融票據檔案、股權檔案、動產檔案、不動產檔案、年度、專項審計檔案等,不僅是企業進入金融市場、尋求融資的工具,更是企業進行市場經營、資金運作的重要依據。特別是對于一些生產項目的重大投資,在進行調研論證決策時,企業的財務審計檔案信息是不可缺少的重要因素。
利用人力資源檔案,提供真實可靠的信息。企業要想真正做到知人善任、人盡其才,挖掘每個員工的潛力,發揮他們在各個崗位上的最大效力,就必須掌握員工的一些最真實最全面的個人信息,如員工的工作經歷、思想品德、業務水平等。通過查閱員工檔案了解員工的歷史及工作經歷,從而為企業的選人、用人提供重要的依據,人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案,對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析,做出相應的決策,從而保證企業決策的科學化、合理化。人事檔案可以優化人力資源的合理配置,促進人才在組織之間的合理流動,使人力資源得到最佳的配置。
二、企業檔案如何更好地為生產經營服務
企業檔案要想做到更好地為企業生產經營服務,就必須加強對檔案綜合管理工作的領導,建立健全機構,把檔案工作納入生產經營工作中。各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員,并形成完善的檔案管理網絡。同時,完善制度建設,修訂崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關。企業還應定期組織召開檔案工作會議,聽取工作匯報,部署工作計劃,落實工作任務,研究解決檔案工作出現的新問題,檢查、督促各部門兼職或專職檔案員抓好本單位的檔案管理工作。
(一)制定規范,及時立卷。首先,堅持科學發展觀,圍繞生產經營的中心工作,做到工程項目在哪里,檔案服務就延伸到哪里;其次,積極開展檔案綜合管理,形成完善的管理體制,在檔案各項業務中,檔案收集工作是檔案工作的起點和基礎,是整個檔案管理系統中的重要環節。檔案收集質量的好壞直接影響到檔案管理工作的質量。重視和做好檔案的收集工作對推動施工企業的檔案管理工作,提高企業的管理水平具有重要的意義。創新思維,與時俱進,開辟新途徑、探索新問題,努力開創檔案工作的新局面。再次,是組織專職和兼職檔案管理人員參加各種檔案管理業務培訓。通過這些形式多樣的活動,使大家進一步提高檔案意識和檔案法制觀念,加強對檔案工作重要性和必要性的認識,重視和支持檔案工作,更好地為各項工作服務。使得各部門對辦理完畢的文件和工程項目資料能及時歸檔,特別是黨務會議、生產經營會議記錄等重要文件和工程項目技術資料都能及時移交檔案室進行整理歸檔。在此基礎上,應制定《文書檔案立卷歸檔方法》、《工程、基建檔案立卷歸檔管理方法》,同時還應制定《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等一系列管理規定,堅持以規范化的作業方式,把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理,立出預備案卷,可以裝訂成正規卷的及時把它們裝訂成正規卷,使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化的軌道。
(二)加強檔案信息化建設,確保檔案信息的安全管理。企業檔案信息是企業自主創新、提高核心競爭力的重要信息資源。如何充分利用現代信息手段,全方位、多角度、高質量、高效率地揭示檔案信息的內容及特征,方便、快捷地為使用者提供服務,成為當前和今后一個時期檔案工作者必須解決的重要課題。在新形勢下,企業須進一步提高檔案的科學管理水平,加快檔案的現代化、信息化建設,以更好地實現檔案的社會價值和經濟價值,創造出最佳的社會效益和經濟效益。加強電子文件的歸檔管理。要注意電子文檔的歸檔保存、保密工作。加強檔案實體安全的同時,確保檔案信息內容的安全,自覺做好檔案安全保密工作。另外,檔案室還制定相應的檔案安全管理體系,以解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾,以更直接、更有效地解決信息化管理工作中的檔案保密問題。
(三)圍繞生產經營中心工作,積極開展檔案的利用服務工作。企業檔案管理工作的終極目的是為企業生產經營提供服務。做好檔案資料的收集、歸檔、積累貯存工作,是為了更好地開發利用檔案信息。施工企業檔案的形成是企業進行項目施工建設過程中產生的智慧結晶,通過文件、圖紙、資料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源,而這些資源又通過檔案工作者提供給企業各部門使用。通過對檔案資料的整理,企業可以進行技術創新和管理創新。對于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時提供給業務部門進行技術創新、管理創新、施工人員和管理人員都親身體驗到檔案信息的價值,也促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。同時,檔案室應充分開發利用企業的檔案信息,緊緊圍繞生產經營這個中心,主動開展檔案的利用服務工作,擴大檔案利用范圍,為企業創譽創效。
總之,施工企業的檔案管理人員必須了解項目工程建設施工的具體操作程序和工作流程,掌握每一施工階段可能形成哪些檔案資料,對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上,采取追蹤、分階段、強制性收集等多種收集方法。對施工過程中產生的技術創新和管理創新,要積極進行檔案編研,提高檔案利用價值。施工企業的檔案管理必須緊緊圍繞企業的施工生產經營工作,使檔案資料來源于施工生產,服務于施工生產。