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第1篇

關鍵詞：公司行政工作 信息系統(tǒng) 設計與分析

目前，由于科學技術的發(fā)展，信息技術也獲得了快速的發(fā)展，信息管理在社會上的各行各業(yè)中得到了廣泛的應用。隨著公司的發(fā)展和壯大，內部越來越復雜，需要管理的數據信息越來越龐大，這就對數據處理提出更高要求。公司行政工作管理信息系統(tǒng)在設計時要緊跟時代的步伐，以求更好地為公司服務。

1 公司行政工作管理信息系統(tǒng)的需求分析

1.1 系統(tǒng)需求

公司行政工作管理信息系統(tǒng)的數據處理功能主要包括瀏覽員工信息，保護員工信息，打印員工信息，特定部門中員工信息的查詢以及職務位“經理”員工信息的查詢。而員工信息又包括姓名、編號、家庭住址、公司所在部門、聯系方式以及職務等。信息系統(tǒng)要確保錄入和處理數據的實時性以及準確性，數據一致性、完整性以及共享和獨立性。行政工作管理信息系統(tǒng)要滿足用戶添加、修改、刪除以及查詢員工信息的功能，報表打印要滿足用戶打印員工信息報表的功能，退出功能要滿足用戶能夠直接退出程序。

公司行政工作管理信息系統(tǒng)的計劃功能主要是依據用戶目標以及所處的環(huán)境條件，在設計前制定好每個部門的不同工作計劃。控制功能主要是依據獲得的信息，監(jiān)督并控制計劃的執(zhí)行。預測功能主要是預測企業(yè)的效益、不同時期市場的變化以及完成計劃的可能性。輔助決策功能主要是把準確的決策信息以及方案提供給企業(yè)中的相關決策人。

在系統(tǒng)性能的需求上，為了確保信息系統(tǒng)可以長期、高效、安全可靠的運行，必須要確保系統(tǒng)處理時的及時性和準確性，系統(tǒng)還要具備開放性、可擴充性、易用性、易維護性、標準性以及系統(tǒng)響應的速度型。

1.2 解決方案

依據信息系統(tǒng)的需求，公司行政工作管理信息系統(tǒng)的數據庫要包含姓名、編號、職務以及電話等。信息系統(tǒng)包含的信息并沒有什么聯系，可以利用自由表進行存儲，可以登錄、瀏覽以及維護公司員工的信息。信息系統(tǒng)中，用戶擁有不同的權限，不同用戶執(zhí)行的操作也各不相同，這就需要設置不同的用戶權限，確認登陸用戶可以打開何種表單。

信息技術的數據庫要采用便于集成和開放的技術，確保質量，可靠性要高，支持長期運行以及關鍵應用，數據安全性要高，具有分布式的數據庫功能，開發(fā)環(huán)境多種多樣，具備很強的擴充性以及升級能力。

2 公司行政管理信息系統(tǒng)的總體設計

2.1 劃分模塊的原則

在信息系統(tǒng)設計時，模塊的獨立性要盡可能的提高，每一個模塊具備一個獨立的功能，通過簡單數據類型傳遞參數，不可以用結構類型的變量，盡可能的減少全局變量的使用，降低接口處數據的復雜程度。選擇模塊規(guī)模要適中，太大或太小都不可以，保持一頁紙的規(guī)模。模塊接口復雜性也要降低，減少模塊間參數傳遞的個數，確保模塊類型簡單，設計單入口和單出口的模塊。

2.2 軟件設計過程

根據目標系統(tǒng)指定各種設計方案，設計方案的基礎是需求分析時獲得的數據流圖。分析員會把最理想的實現方案推薦給用戶，并制定出詳實的設計計劃，獲得用戶認可以后才可以進行設計。對于軟件結構，要先總體設計，明確信息系統(tǒng)由什么模塊組合而成，還要明確不同模塊間的關系，確定實現模塊的算法以及處理過程。在設計數據庫的軟件系統(tǒng)時，數據庫的結構要依據需求分析時獲得的結果進行設計。軟件開發(fā)早期就要提前考慮好信息系統(tǒng)的測試計劃，使軟件設計人員留心軟件測試的可能出現的問題，提高可測試性。文檔編寫主要包括總體設計以及詳細設計的說明書、軟件測試計劃、用戶操作手冊以及數據庫的設計結果。對于軟件復審，在總體設計以及詳細設計后，要對軟件進行技術審查，并做好管理復審。

2.3 編碼

軟件編碼主要是把軟件設計轉變?yōu)槌绦蛘Z言編寫源程序。在程序設計時為確保質量，要求程序員熟練掌握并應用設計語言的語法規(guī)則，程序只有在語法上確保不出現錯誤，在編譯系統(tǒng)進行語法檢查時才可以順利通過，程序才可以正常運行。開發(fā)公司行政工作管理信息系統(tǒng)時，對于程序編碼不僅要確保源程序語法的正確，還要具備良好的程序結構以及設計風格。

3 總結

隨著我國經濟的快速發(fā)展，社會上公司行政工作管理的規(guī)模在不斷地擴大，如何管理好公司的行政工作，成為眾多公司急需解決的問題。傳統(tǒng)上的人工管理已經不能適應企業(yè)發(fā)展的步伐，信息技術的發(fā)展在公司行政工作管理上逐漸發(fā)揮了重大的作用。信息系統(tǒng)在設計時要密切結合公司實際的情況，做出科學的分析，使之更好地為公司行政工作管理服務。

參考文獻：

[1]彭國艷，梁勇.國有企業(yè)人力資源開發(fā)與管理存在的問題與對策[J].重慶廣播電視大學學報，2011（03）.

[2]羅雯婕.我國電信行業(yè)業(yè)務流程再造中的人力資源管理運用——L電信的大客戶流程再造實踐[J].現代人才，2011（05）.

[3]張仕喬.人事管理系統(tǒng)的設計與實現[J].科技創(chuàng)新導報，2011（17）.

[4]張游浩，淺談多媒體在美術教學中的作用[J].價值工程，2012-

第2篇

關鍵詞：二級學院 行政秘書 工作職責 特點

在我國高等教育快速發(fā)展和改革的背景下，高校的二級學院已逐漸發(fā)展成為教學、科研、管理為一體的相對獨立的單位個體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔了執(zhí)行、聯絡、溝通、協調等大量事務性工作，而不再是單純的“收發(fā)文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉變成參謀員、協調員、服務員。

1 行政秘書的工作職責

一是文字工作。起草二級學院發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、報告、總結、決議和行政規(guī)章制度；起草、審核、編號、校印、分發(fā)文件；整理和保存會議記錄、會議紀要；收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務工作；文秘、檔案等崗位的管理工作；按照學校管理的規(guī)定，使用和管理印章、介紹信、證明信；接洽及處理公函、電話、電報、電傳等政務工作。

二是人事工作。按照學院統(tǒng)一的教師工作量核定標準，做好教師工作量的考核工作，并上報學院教務處；計算和審核教師課時津貼和行政人員崗位津貼；負責教職員工的考勤、評教、年度業(yè)績考核工作；負責教職工崗位競聘、職稱申報評定、人事調動、獎懲等工作。

三是日常行政工作。在院領導的直接領導下，組織、協調與管理辦公室工作，檢查、督促落實情況，保證各項工作正常運行；開展院建設、發(fā)展和管理等重大問題的調查研究工作，為院領導決策提供依據和建議；籌備、協調、組織院各類會議，做好對外接待與聯絡、對外信息、對外宣傳工作；協助院領導處理日常行政事務工作，完成部門領導交辦的其他工作；負責院資產管理工作、辦公用品和辦公設施的領取和管理、發(fā)放和報刊雜志、信件的分送工作；處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務，并及時向院領導管理層匯報請示。

2 行政秘書的工作特點

一是政治性。堅持鮮明正確的政治導向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應該切實關心國家時事政治，及時了解國家教育發(fā)展和改革動向。遵守學校各項規(guī)章制度，貫徹學校各項精神和指示，掌握學校工作動態(tài)，學習和研究領導講話和文章，要以良好的精神風貌和思想狀態(tài)、強烈的事業(yè)心和工作責任感，愛崗敬業(yè)，忠于職守，無私奉獻，認真履行行政秘書的工作職責。

二是事務性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領導交待的各項工作、教師學生的聯系服務、資產管理、財務報銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務、工會等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細認真對待，不能有半點馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結確實忙忙碌碌一整年，兢兢業(yè)業(yè)無成績，顯現不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統(tǒng)籌安排，為師生服務，為學校發(fā)展服務。

三是協調性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領導到學院教師學生，從各個職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必備較強的溝通協調能力。在高校的二級學院里，行政關系呈現縱橫交錯的復雜網狀關系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點，同時也是各種行政矛盾的集中點，因此行政秘書必須協調好于上級領導、各個行政管理部門、師生、教研室、教學秘書、輔導員等關系，團結協作，責無旁貸地承擔起承上啟下、聯系左右的作用，與各個部門保持良好的合作關系，善于分析和處理復雜關系，政策靈活、行動果斷、處事穩(wěn)妥、勤于思考，提高自己的溝通協調能力，創(chuàng)造一個和諧有序，相互協作的良好局面。

四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學院的行政事務工作，還應當充當領導的考察團和智囊團。在平時的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個工作環(huán)節(jié)，熟悉教研室、實驗室的教師隊伍建設、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時收集、整理、解決各種問題和矛盾，認真總結，堅持從實際出發(fā)，實事求是向領導匯報，善于發(fā)現新經驗，提出中肯意見和方案，為領導決策提供最原始準確的資料。同時要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學合理性。但是在工作中也要準確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當好領導的助手和參謀，把為領導出謀獻策的思想深入到工作中，盡職盡責當好參謀員。

五是服務性。行政秘書要充分認識到工作的意義，樹立全心全意服務意識。一是服務領導，認真及時完成領導交待的各項任務，為領導提供直接的輔助服務，做好后勤服務工作，開拓思路，掌握和熟知領導工作程序，準確把握領導意圖，使學院的各項工作能夠有條不紊地開展，為學院的發(fā)展打下堅實基礎。二是服務師生。教學為立校之本，要切實為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學活動順利開展做好前期準備。在為教師服務過程中，耐心細致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進修等工作順利開展。對待學生要以誠相待，愛護學生，及時幫助學生解決問題和困難，熱情為學生服務，做好管理育人。三是服務各級相關行政部門。高校二級學院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財務處、學生處、教務處、設備處、紀檢處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、實訓中心、圖書館、后勤處、各二級學院等相關行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學校整體利益優(yōu)于二級學院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關信息，落實各項日常工作，同時也要協調好與其他二級學院的關系，為二級學院更好地與其他部門合作打下基礎。

總之，要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學院行政秘書，首先要清楚認識到其工作本質，明確其自身職責，樹立良好的服務意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學，認真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實實，認真完成每項工作，為新時期學院發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]肖榮英.用科學發(fā)展觀指導新時期高校行政秘書工作的思考[J].科技創(chuàng)新導報，2010.14.

第3篇

關鍵詞：二級學院 行政秘書 工作職責 特點

在我國高等教育快速發(fā)展和改革的背景下，高校的二級學院已逐漸發(fā)展成為教學、科研、管理為一體的相對獨立的單位個體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔了執(zhí)行、聯絡、溝通、協調等大量事務性工作，而不再是單純的“收發(fā)文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉變成參謀員、協調員、服務員。

1 行政秘書的工作職責

一是文字工作。起草二級學院發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、報告、總結、決議和行政規(guī)章制度；起草、審核、編號、校印、分發(fā)文件；整理和保存會議記錄、會議紀要；收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務工作；文秘、檔案等崗位的管理工作；按照學校管理的規(guī)定，使用和管理印章、介紹信、證明信；接洽及處理公函、電話、電報、電傳等政務工作。

二是人事工作。按照學院統(tǒng)一的教師工作量核定標準，做好教師工作量的考核工作，并上報學院教務處；計算和審核教師課時津貼和行政人員崗位津貼；負責教職員工的考勤、評教、年度業(yè)績考核工作；負責教職工崗位競聘、職稱申報評定、人事調動、獎懲等工作。

三是日常行政工作。在院領導的直接領導下，組織、協調與管理辦公室工作，檢查、督促落實情況，保證各項工作正常運行；開展院建設、發(fā)展和管理等重大問題的調查研究工作，為院領導決策提供依據和建議；籌備、協調、組織院各類會議，做好對外接待與聯絡、對外信息、對外宣傳工作；協助院領導處理日常行政事務工作，完成部門領導交辦的其他工作；負責院資產管理工作、辦公用品和辦公設施的領取和管理、發(fā)放和報刊雜志、信件的分送工作；處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務，并及時向院領導管理層匯報請示。

2 行政秘書的工作特點

一是政治性。堅持鮮明正確的政治導向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應該切實關心國家時事政治，及時了解國家教育發(fā)展和改革動向。遵守學校各項規(guī)章制度，貫徹學校各項精神和指示，掌握學校工作動態(tài)，學習和研究領導講話和文章，要以良好的精神風貌和思想狀態(tài)、強烈的事業(yè)心和工作責任感，愛崗敬業(yè)，忠于職守，無私奉獻，認真履行行政秘書的工作職責。

二是事務性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領導交待的各項工作、教師學生的聯系服務、資產管理、財務報銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務、工會等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細認真對待，不能有半點馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結確實忙忙碌碌一整年，兢兢業(yè)業(yè)無成績，顯現不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統(tǒng)籌安排，為師生服務，為學校發(fā)展服務。

三是協調性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領導到學院教師學生，從各個職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必備較強的溝通協調能力。在高校的二級學院里，行政關系呈現縱橫交錯的復雜網狀關系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點，同時也是各種行政矛盾的集中點，因此行政秘書必須協調好于上級領導、各個行政管理部門、師生、教研室、教學秘書、輔導員等關系，團結協作，責無旁貸地承擔起承上啟下、聯系左右的作用，與各個部門保持良好的合作關系，善于分析和處理復雜關系，政策靈活、行動果斷、處事穩(wěn)妥、勤于思考，提高自己的溝通協調能力，創(chuàng)造一個和諧有序，相互協作的良好局面。

四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學院的行政事務工作，還應當充當領導的考察團和智囊團。在平時的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個工作環(huán)節(jié)，熟悉教研室、實驗室的教師隊伍建設、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時收集、整理、解決各種問題和矛盾，認真總結，堅持從實際出發(fā)，實事求是向領導匯報，善于發(fā)現新經驗，提出中肯意見和方案，為領導決策提供最原始準確的資料。同時要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學合理性。但是在工作中也要準確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當好領導的助手和參謀，把為領導出謀獻策的思想深入到工作中，盡職盡責當好參謀員。

五是服務性。行政秘書要充分認識到工作的意義，樹立全心全意服務意識。一是服務領導，認真及時完成領導交待的各項任務，為領導提供直接的輔助服務，做好后勤服務工作，開拓思路，掌握和熟知領導工作程序，準確把握領導意圖，使學院的各項工作能夠有條不紊地開展，為學院的發(fā)展打下堅實基礎。二是服務師生。教學為立校之本，要切實為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學活動順利開展做好前期準備。在為教師服務過程中，耐心細致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進修等工作順利開展。對待學生要以誠相待，愛護學生，及時幫助學生解決問題和困難，熱情為學生服務，做好管理育人。三是服務各級相關行政部門。高校二級學院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財務處、學生處、教務處、設備處、紀檢處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、實訓中心、圖書館、后勤處、各二級學院等相關行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學校整體利益優(yōu)于二級學院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關信息，落實各項日常工作，同時也要協調好與其他二級學院的關系，為二級學院更好地與其他部門合作打下基礎。

總之，要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學院行政秘書，首先要清楚認識到其工作本質，明確其自身職責，樹立良好的服務意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學，認真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實實，認真完成每項工作，為新時期學院發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]肖榮英.用科學發(fā)展觀指導新時期高校行政秘書工作的思考[j].科技創(chuàng)新導報，2010.14.