基建工程檔案論文范文

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第1篇

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。

（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯(lián)系的。文檔人員在進行文件歸檔時應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

系統(tǒng)共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理。

（一）項目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。

（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。

（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續(xù)，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。

（七）檔案統(tǒng)計管理：統(tǒng)計管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計工作，包括項目統(tǒng)計，歸檔統(tǒng)計，利用統(tǒng)計，電子檔案匯總統(tǒng)計，實物檔案匯總統(tǒng)計等。

（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設(shè)計階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

第2篇

一、檔案室資源工程建設(shè)的重要性

疾病預(yù)防控制的檔案室資源是疾控中心檔案建設(shè)的重要組成部分，是保證疾控中心檔案收集完整的有效手段。疾控中心相對于其它單位而言，保持著相對穩(wěn)定的發(fā)展，有相對長久的歷史背景。多年來，疾控中心從基本建設(shè)中形成的自身檔案，是從其它行業(yè)即使是書本都無法取得的。一些具有核心競爭力價值的顯性知識和存于科技人員大腦中的隱性知識一旦形成檔案后，對單位可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新就提供了可靠的保證[1]。因此，借助于疾病預(yù)防控制的檔案室資源建設(shè)的特色化、信息化、數(shù)字化，運用先進的建設(shè)手段，有效地開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檔案在疾控中心運行的作用，就能提高疾控中心在市場經(jīng)濟中的核心競爭力。建設(shè)疾控中心的檔案資源，就是要與中心的核心業(yè)務(wù)相結(jié)合，并與中心各職能系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)流程有機地緊密聯(lián)系，形成高效協(xié)作和集成化的中心信息鏈，把檔案的收集、積累工作貫穿于整個中心的工作流程，從而保證檔案形成的及時性、準確性、完整性，保證各項檔案收集工作高效有序地進行，使疾控中心的檔案部門成為信息資源中心，為中心正常運行提供準確無誤的信息資源。

二、檔案室資源工程建設(shè)建設(shè)之我見

2.1全面化

全面加強我疾病預(yù)防控制中心各項業(yè)務(wù)建設(shè)，是我中心檔案室檔案工作實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)、保證。我中心檔案室要繼續(xù)推進檔案法制建設(shè)，抓好檔案立法工作，落實執(zhí)法責任制；堅持做好檔案考核工作，建設(shè)全面化的檔案資源，推動我中心檔案工作水平得到進一步提高；按照檔案館“五位一體”的建設(shè)要求，全面推進檔案室建設(shè)、檔案信息建設(shè)、及公共服務(wù)建設(shè)；進一步加強中心檔案工作，深入開展建設(shè)全面化檔案資源；高度重視檔案資源安全建設(shè)，確保檔案全面、安全、萬無一失。

2.2特色化

近年來，我中心在注重接收疾病預(yù)防控制文書檔案進館的同時，加強了對不同門類、不同載體檔案的征集工作，單獨建立突出的疾病預(yù)防控制成功的案例檔案，利用檔案信息，對比較特別的、新奇的疾病的預(yù)防控制手段方法進行保留、總結(jié)，建立特色的檔案資源，讓我中心各部門的工作人員了解重大的、特色的疾病預(yù)防控制實例，使工作質(zhì)量得到提高[2]。

2.3信息化

新時期提出大力加強管理信息化建設(shè)，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案資源建設(shè)成為提高中心檔案建設(shè)、管理水平的有效突破點，我們應(yīng)及時推進建設(shè)的信息化，抓住這一契機，實現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案建設(shè)新模式。

首先，利用疾控中心信息平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，延伸檔案的利用范圍。作為我中心檔案的收集、整理者，應(yīng)深刻體會到檔案信息在中心目標管理中的重要作用，檔案信息不僅能對中心的戰(zhàn)略決策起到溝通、參與作用，還能進行具體的對比、分析、協(xié)調(diào)，能有效保證中心的目標計劃與具體執(zhí)行是一致的，以調(diào)整資源配置，糾正目標偏差，使目標導(dǎo)向正規(guī)化，進而促進實現(xiàn)戰(zhàn)略目標，提高管理績效。其次，應(yīng)該加大與我中心文秘部門的聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的先驅(qū)，要保證檔案室資源的質(zhì)量，就要保證文秘工作的質(zhì)量。在現(xiàn)代化進程推動下，檔案管理者應(yīng)該學(xué)會利用CAD繪圖技術(shù)以及辦公OA系統(tǒng)，建設(shè)信息化檔案，使電子文件有效的保存和利用[3]。但由于電子化信息很容易受到人為的刪減損壞或病毒的侵害，因此我中心的檔案工作者還應(yīng)該聯(lián)系中心的文秘部門對檔案信息文件進行收集、整理、歸檔、加密等安全措施，以促進實現(xiàn)全過程管理，保證檔案的管理與利用。還有，領(lǐng)導(dǎo)與員工要上下支持，形成良性循環(huán)，達到內(nèi)外互補。檔案在我中心已越來越受到重視，但我中心不能閉門造車，應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)把重視度轉(zhuǎn)移到檔案上，讓我們檔案工作者明白只有交流才能進步，提供給我們檔案工作者交流的機會，加以借鑒其經(jīng)驗。同時利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使各中心之間相互接觸、反饋，共同為實現(xiàn)檔案室資源建設(shè)信息化服務(wù)。

2.4數(shù)字化

加強我疾控中心檔案室檔案的數(shù)字化建設(shè)。這主要是對我中心的檔案室檔案進行數(shù)字化處理，即把各種以傳統(tǒng)的物理載體形式體現(xiàn)出來的疾病預(yù)防控制的檔案信息數(shù)據(jù)，通過掃描、著錄等方式全部轉(zhuǎn)換為用磁盤、光盤等計算機的各類存儲器存儲的數(shù)字記錄形式[3]，初步完成中心檔案室的檔案信息建設(shè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的準備過程，這是檔案資源建設(shè)數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，也是使傳統(tǒng)檔案室過渡到數(shù)字化檔案室的前提。目前，我中心檔案室一是要加快機讀目錄著錄的進度?，F(xiàn)在可以利用政通檔案管理軟件輸入疾病預(yù)防控制、中心人事等全宗的文件級、案卷級目錄，并建立起檔案室疾病預(yù)防控制、中心人事等幾大類信息資料的目錄專題數(shù)據(jù)庫，為查閱利用這些檔案提供方便。二是建設(shè)檔案資源原文、多媒體數(shù)據(jù)庫?？梢栽噲D先掃描部分有較高利用率的文書檔案，并上傳部分照片檔案，建立檔案室珍貴文件檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。同時，將疾病預(yù)防控制、中心人事等重要資料刻成光盤，達到可全文件閱讀并打印的要求。

第3篇

關(guān)鍵詞： 建筑設(shè)計公司檔案文件 管理方式

中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：

一、建筑設(shè)計公司檔案管理的基本特點

1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個建設(shè)項目完整的設(shè)計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計階段、總規(guī)設(shè)計階段、方案設(shè)計階段、擴初設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設(shè)計依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計文件四大類；其中設(shè)計依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機關(guān)的任務(wù)批準文件、設(shè)計任務(wù)書或招標書、規(guī)劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計要求通知單、建設(shè)單位上級機關(guān)的方案批準文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計審批意見書、上級機關(guān)或主管部門批準的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報告等；外加各階段設(shè)計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等?？傊臋n種類多，歸檔庫藏數(shù)量大，為建筑設(shè)計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時間跨度較長，材料變更快

建筑設(shè)計公司檔案形成于工程項目設(shè)計技術(shù)活動之中，一方面反映了建設(shè)項目的設(shè)計水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項目建設(shè)時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設(shè)計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設(shè)計項目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設(shè)計方有必要進行文檔保存，一些項目在設(shè)計過程中甚至還會出現(xiàn)產(chǎn)能的擴大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計檔案是設(shè)計科技活動的記錄，承載著設(shè)計專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實的長期使用功能和價值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計檔案的適用性原則也使得設(shè)計成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計階段還是施工、竣工階段，設(shè)計成果必須及時提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實踐中，還存在項目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項目還需要為個體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。

二、 建筑設(shè)計公司檔案管理方式的基本趨勢

2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計算機操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現(xiàn)建筑設(shè)計公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質(zhì)實體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務(wù)工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財務(wù)審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

三、 建筑設(shè)計公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進觀念創(chuàng)新

一是要主動提高認識。充分認識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰(zhàn)，進一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應(yīng)當前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標準化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創(chuàng)新

認真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動管理機制和手段創(chuàng)新。一是加強圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計公司的設(shè)計成果報道、專業(yè)研究進展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計科學(xué)技術(shù)知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計成果，重點圍繞技術(shù)先進、效益顯著、適用性強的設(shè)計項目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計公司參與的重大建設(shè)項目的設(shè)計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運用三維設(shè)計成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計算機系統(tǒng)升級和功能的擴展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點突出建筑設(shè)計公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計成果、典型項目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價值，這是建筑設(shè)計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習(xí)慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個性化的信息服務(wù)同時開辟設(shè)計檔案寄存服務(wù)、個體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項目跟蹤服務(wù)等項目。

四、結(jié)束語

以上是本人在工作中的經(jīng)驗總結(jié)，僅供參考。

參考文獻：

[1]朱秀宇.淺析創(chuàng)新思考對現(xiàn)代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.