公司管理論文：公司項目監(jiān)管的信息化機制研討范文
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作者：胡捷慧單位：中國瑞林工程技術(shù)有限公司
在項目管理信息化系統(tǒng)的平臺上，項目經(jīng)理或管理者可以即時查看各項作業(yè)的信息和進展情況，也可以隨時查詢統(tǒng)計項目的實際成本和預(yù)算成本的偏差，從而及時發(fā)現(xiàn)問題采取應(yīng)對措施。尤其是在總承包項目過程中,分包和采購成本十分復(fù)雜,且施工現(xiàn)場各種材料、設(shè)備種類繁多,項目部即要掌握清楚材料耗量情況和設(shè)備使用狀況,又要及時了解各種結(jié)算信息，任務(wù)繁重。但由于采用了動態(tài)地成本管理，各相關(guān)部門可以通過統(tǒng)一地平臺進行信息的采集和管理,隨時隨地動態(tài)地掌握項目的成本信息。系統(tǒng)可以提供預(yù)警服務(wù)，提醒管理者注意項目成本是否有超支的趨勢，從而及時地對項目過程進行調(diào)控。這樣的成本管理能夠真正地降低項目的風險，有效地控制項目的實際成本,從而創(chuàng)造更大的效益，避免了傳統(tǒng)的管理模式中，由于項目管理者無法動態(tài)掌握成本信息，而造成控制滯后的現(xiàn)象。
某公司經(jīng)常會碰到多項目同時建設(shè)的情況,如何協(xié)調(diào)好所有項目,保證項目的質(zhì)量、進度和成本對項目管理者來說是一個重要的挑戰(zhàn)。借助項目管理信息化系統(tǒng)，管理者可以在系統(tǒng)中隨時獲取人力資源數(shù)據(jù)、財務(wù)實際成本數(shù)據(jù)等，方便其協(xié)調(diào)公司的人力、財力等資源。例如某一個員工已經(jīng)參與了其他項目，且工作量達到飽和，那么系統(tǒng)就會發(fā)出提示，請管理者挑選其他資源以保證工作的順利進行。當某一個項目進度滯后,系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警,管理者可據(jù)此分析滯后原因,如果是人力缺乏,管理者可以從系統(tǒng)上縱觀全局,來平衡調(diào)配資源,合理安排項目的權(quán)重關(guān)系，以保證各個項目的順利進行。通過信息化系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的主觀判斷提升至精確化的信息管理階段，有效地保證項目按照進度計劃運行，合理安排資源，盡可能地節(jié)約企業(yè)成本。
項目管理信息化系統(tǒng)還有利于企業(yè)歷史數(shù)據(jù)庫的積累。每個項目完成以后，會產(chǎn)生很多有價值的信息和數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)加以分析保存，當面對新的類似項目時就可以從積累的數(shù)據(jù)庫里抽取出來進行分析和比對，如成本數(shù)據(jù)、工時信息等，不僅方便市場報價，也有利于項目經(jīng)理借鑒以往的經(jīng)驗和教訓，提高管理水平，降低項目風險，節(jié)約項目成本。
項目信息化建設(shè)的發(fā)展對策
1）加強對項目管理信息化的認識。項目信息化不是買幾套軟件，達到辦公自動化就算實現(xiàn)的，更重要的是要把新的管理理念體現(xiàn)在系統(tǒng)中，實現(xiàn)多種信息的整合管理，形成企業(yè)項目整體協(xié)同的一個平臺。
傳統(tǒng)的項目管理模式中，項目經(jīng)理往往都是把項目計劃和成本預(yù)算放在腦袋里，中間過程沒有監(jiān)控或調(diào)整，等到項目結(jié)束時也缺少總結(jié)。項目經(jīng)理只關(guān)心項目進度，對完成該工作實際消耗的人力、財力成本卻并不重視。在項目執(zhí)行過程中，成本處于失控狀態(tài)，這樣很難保證項目的精確管理。只有將各類成本數(shù)據(jù)放入到系統(tǒng)中，各部門依據(jù)項目管理信息系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作，形成嚴密地邏輯流程，才能夠保證參與人員及時地了解項目的狀況。可以這樣說，項目管理信息化并不一定能提高項目管理者的能力，但能幫助項目管理者提高工作效率。只有項目管理者本身領(lǐng)悟了項目管理的理念，輔助以信息化系統(tǒng)才能使工作事半功倍。
2）提升執(zhí)行力度。在很多企業(yè)存在這樣的問題，即企業(yè)有一套綜合管理系統(tǒng)，但卻并沒有取得預(yù)期的效果，信息化無法得到有力地執(zhí)行，只個別部門在系統(tǒng)上實現(xiàn)了小部分功能。這主要是由于在公司應(yīng)用信息化系統(tǒng)時，是直接將原來的手工業(yè)務(wù)處理方式計算機化，而并沒有對部分在信息化條件下不合理或不完善地流程和制度進行優(yōu)化和變革。信息化的建設(shè)不單是流程的自動化，而是需要對管理模式和業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，其涉及到公司的各個層面，要想取得一定的成效，需要企業(yè)決策層推動信息化管理的堅定決心和各部門的全力參與。
3）提高系統(tǒng)的可操作性。信息化系統(tǒng)的可操作性也是推動信息化實施的一個重要方面。如果一個信息化系統(tǒng)操作不方便，那么員工花費時間和精力來熟悉和掌握這一新興的事物的同時，很容易從心理上產(chǎn)生厭煩或抵觸情緒，逐漸形成不合作心態(tài)。因此開發(fā)的項目管理系統(tǒng)是否能夠真正適用，還需要研發(fā)人員與公司的各部門管理人員深入細致地溝通，了解用戶需求，減少系統(tǒng)的漏洞，增加系統(tǒng)的穩(wěn)定性，給員工在操作前提供專業(yè)性地培訓和咨詢，幫助員工了解項目管理的理論和方法，在使用過程中盡快地解決用戶提出的問題，這樣才能協(xié)助公司更好地完善信息化管理系統(tǒng)。
結(jié)語
項目信息化的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，也不可能在短期內(nèi)取得立竿見影的效果。推動信息化的過程實際上也是轉(zhuǎn)變管理模式的過程，也是公司追求卓越、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、嚴格規(guī)章制度的過程，需要企業(yè)堅持不懈地努力。尤其是那些國內(nèi)正逐步走向國際化的工程公司，必然要更充分地利用信息技術(shù)提高工作效率，并在信息化進程中持續(xù)改進，提高項目管理水平，從而達到提高企業(yè)競爭力的目的。
