科研檔案數字化管理論文范文

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1農業科研檔案數字化管理的重要性

1.1減輕了歷史檔案的損傷我國農業科研工作起步較早，農業科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50~60a，紙張的質量與字跡都已經發生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數字化管理的應用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。

1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現象發生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統直接對電子檔案進行查檔，檢索系統直接生成文件內容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現象的發生。

2提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各項規章制度農業科研單位在遵照國家相應法律法規規定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節有章可循，有力地促進檔案管理的規范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執行中，不斷完善規章制度，確保農業檔案管理的規范化、制度化。

2.2加大投入力度，配備相應的硬件設施傳統檔案基本上是以紙質或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數字化處理，才能生成數據庫資源進行儲備，最終實現檔案的數字化管理。因此，現代化硬件設施、電子設備等資源是檔案數字化的基礎。要及時配備檔案管理所需的設備，并對老化的設備進行更換，充分發揮現代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農業單位的重視，作為一項系統工作來抓。

2.3提高管理人員的綜合素質作為檔案管理人員，一是認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規及有關政策；二是制定檔案的工作計劃，并按照《檔案管理工作規范條例》、《檔案庫房管理制度》的相關要求負責對各類檔案的接收，分類，編制，對借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全完整，不同科研部門的檔案存放要做好分類與儲存，科研人員只能借閱本部門的檔案材料，確保科研的保密性，防止信息外漏；三是樹立和加強保密觀念，做好文件、資料、檔案的保密和保管工作。

作者：王麗單位：黑龍江省農業科學院牡丹江分院