企業(yè)內(nèi)部控制制度建立對策范文

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摘要：近年來，汽車行業(yè)高速發(fā)展，競爭激烈。汽車4S店如果要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，就必須提高自身的綜合實力。加強內(nèi)部控制不僅可以提高公司的綜合競爭力，還可以提升企業(yè)的經(jīng)營效益。目前，大部分汽車4S店雖然都建立了內(nèi)部控制制度，但是由于大多數(shù)4S店沒有專業(yè)的審計人員，同時缺乏科學(xué)有效的管理措施，導(dǎo)致內(nèi)控能力不足，制約了業(yè)務(wù)利潤的提升。因此，規(guī)范汽車經(jīng)銷商的內(nèi)部控制成為企業(yè)實現(xiàn)長久發(fā)展，增強抗風(fēng)險能力的重要措施。文章論述了當(dāng)前汽車4S店內(nèi)部控制工作中存在的問題與不足，并結(jié)合實際提出整改建議與意見，以期能提升4S店的內(nèi)部控制水平。

關(guān)鍵詞：汽車4S店；內(nèi)部控制

近年來，從“重制造”到“重服務(wù)”成為我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)升級的轉(zhuǎn)型方向。其中，汽車行業(yè)也由簡單的銷售轉(zhuǎn)為銷售服務(wù)一體化。目前，汽車4S店銷售速度放緩，利潤降低，其只有加強內(nèi)部控制，提升企業(yè)綜合競爭力，才能使企業(yè)在市場中持續(xù)發(fā)展。

一、引言

企業(yè)內(nèi)部控制是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險、有效監(jiān)管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點，并以流程形式直觀表達生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。它能合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財務(wù)報告及相關(guān)信息完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。在社會化大生產(chǎn)中，內(nèi)部控制作為企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。企業(yè)規(guī)模越大，其重要性越顯著。可以說，內(nèi)部控制的健全與否，是決定企業(yè)經(jīng)營水平的關(guān)鍵。

二、汽車4S店加強內(nèi)部控制的重要性

（一）維護資產(chǎn)安全，降低企業(yè)風(fēng)險

內(nèi)部控制的初衷，就是保護公司資產(chǎn)的安全。作為服務(wù)行業(yè)，4S店不僅應(yīng)保證自身資產(chǎn)安全，還應(yīng)保證客戶的資產(chǎn)安全，避免因內(nèi)控環(huán)節(jié)脫節(jié)而給4S店的經(jīng)濟和信譽上帶來巨大損失。因此，4S店應(yīng)加強資金管理與固定資產(chǎn)管理方面的控制，維護好客戶的財產(chǎn)安全。例如在收款方面，公司可在各洽談桌、展示廳等位置做醒目標(biāo)識，提醒客戶定金、車款或者維修款務(wù)必到公司收銀臺繳納，不能由業(yè)務(wù)人員代收或者墊付任何款項，該措施既可保護客戶資產(chǎn)不受損失，也可保護公司利益不受侵害。4S店通過改善內(nèi)部管控，對企業(yè)風(fēng)險進行有效評估，可以不斷加強對企業(yè)經(jīng)營薄弱環(huán)節(jié)的控制，降低與防范企業(yè)的各種未知風(fēng)險。

（二）促使企業(yè)合規(guī)經(jīng)營，遵守國家法律法規(guī)

守法和誠信是企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，加強內(nèi)部控制能夠使企業(yè)守法經(jīng)營和合規(guī)管理。對于企業(yè)來說，合規(guī)是企業(yè)的底線。公司所有的業(yè)務(wù)，只有在合規(guī)合法的前提下，才能不斷擴大規(guī)模，提升質(zhì)量水平。例如，4S店員工的勞動合同，維修車間的安全生產(chǎn)，財務(wù)稅務(wù)的數(shù)據(jù)等方面，都有相關(guān)的合規(guī)要求。企業(yè)不僅要有合規(guī)經(jīng)營的意識，更要形成良好的企業(yè)文化，這對遏制違法違紀和防范案件發(fā)生具有積極的深遠的意義。

（三）提高經(jīng)營效率，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

企業(yè)內(nèi)部控制的最終目標(biāo)就是提升公司的盈利水平。加強內(nèi)部控制，可以使企業(yè)結(jié)合當(dāng)下市場環(huán)境，調(diào)整經(jīng)營方式，提高公司運營效率。讓公司員工清楚自己的崗位職責(zé)，不斷提升業(yè)務(wù)執(zhí)行力。通過嚴密的監(jiān)督與考核，真實地反映工作情況，再配合合理的獎懲制度，便能激發(fā)員工的工作熱情及潛能，從而促進整個企業(yè)經(jīng)營效率的提高，使企業(yè)在競爭激烈的市場中，做到開源節(jié)流，降低企業(yè)成本，提高利潤貢獻。

三、汽車4S店內(nèi)部控制存在的問題

（一）未遵循不相容崗位分離原則，關(guān)鍵崗位無定期輪崗制度

不相容崗位，是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務(wù)。在汽車4S店里，最常見的不相容崗位是收銀與出納。部分4S店當(dāng)業(yè)務(wù)量下降時，會進行人員精減，將收銀和出納崗位進行合并。但在合并后，該崗位極易出現(xiàn)內(nèi)控漏洞。由于收款與到賬有時間差，另外售后結(jié)算業(yè)務(wù)又有各種優(yōu)惠券使用，會造成個別工作人員在收款作業(yè)中出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。如某4S店收銀崗位人員曾出現(xiàn)將流失客戶長期不用的優(yōu)惠券套用在正常車子的結(jié)算企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與完善———以汽車4S店為例項潔潔單上，套取正常客戶的結(jié)算款的問題。另外，關(guān)鍵崗位無定期輪崗，容易導(dǎo)致某些錯誤按一貫?zāi)Ｊ讲僮鳎瑹o法識別。如某4S店財務(wù)經(jīng)理與行政經(jīng)理長期在單店未做調(diào)動，個別行政人員在進行預(yù)算編制時，人為將費用做高，而財務(wù)經(jīng)理則出于對其的信任未嚴格審核，導(dǎo)致其在立項與報銷費用時，侵占了多余報銷費用，給4S店造成經(jīng)濟損失。

（二）未對業(yè)務(wù)進行嚴格授權(quán)審批控制

4S店在進行各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)審批。汽車銷售權(quán)限、售后維修打折權(quán)限，續(xù)保贈送權(quán)限等均需要當(dāng)事部門、財務(wù)部門與總經(jīng)理審批。而在實際經(jīng)營過程中，該授權(quán)審批制度往往出現(xiàn)紕漏。部分銷售顧問在訂單簽訂時，為盡快達成銷售目的，沒有經(jīng)過財務(wù)部核價，即收取定金并口頭答應(yīng)贈送客戶各種禮品。售后維修車輛需要打折或贈送客戶保養(yǎng)時，也未經(jīng)任何審批流程，單方面承諾各種優(yōu)惠。而當(dāng)客戶提車或者交車結(jié)算時，則會找理由推脫或延時審批。此外，業(yè)務(wù)部門需要采購或者獲取活動經(jīng)費時，常按照自己的慣例，先支出再報備。長此以往，導(dǎo)致管理層對業(yè)務(wù)和公司費用失去有效控制，并因未向客戶履行承諾而導(dǎo)致投訴增多。

（三）未進行常規(guī)內(nèi)部審計與專項審計

汽車4S店在內(nèi)部審計與專項審計中，容易出現(xiàn)審計流于形式的問題，其審計人員往往配備不足，或招聘無審計經(jīng)驗人員。個別汽車集團審計部門甚至沒有專職審計人員，出現(xiàn)需要審計項目時，臨時抽調(diào)單店財務(wù)經(jīng)理組成審計組，各自交叉檢核。由于審計人員對業(yè)務(wù)流程不熟悉，無法通過數(shù)據(jù)查出存在的問題，個別業(yè)務(wù)部門甚至篡改需要提供的數(shù)據(jù)。長此以往，導(dǎo)致審計無法起到任何監(jiān)督與制約作用。

（四）會計數(shù)據(jù)失真，無法真實記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

由于汽車行業(yè)財務(wù)人員流動性強，每個財務(wù)人員處理事務(wù)的方式不同，導(dǎo)致公司的財務(wù)數(shù)據(jù)會出現(xiàn)不連貫的現(xiàn)象，往往無法真實反映業(yè)務(wù)情況。銷售車款方面，當(dāng)出現(xiàn)繳納定金與提車、付款、開票的客戶不一致時，財務(wù)人員會籠統(tǒng)按照最終開票人入賬。售后結(jié)算方面，客戶贈券種類繁多，財務(wù)只是根據(jù)自己賬上收到的金額做收入，往往會少計收入，少做費用。由于人員的頻繁變動，一些廠家返利最終也無人對接，不了了之，應(yīng)收未收賬款，也無人查實，最終導(dǎo)致公司受到損失。

四、完善汽車4S店內(nèi)部控制的對策與建議

（一）嚴格遵循不相容崗位分離政策，對重要崗位進行定期輪崗

公司需保證不相容崗位的分離。收銀出納崗位是財務(wù)部門的關(guān)鍵崗位，若是該崗位出現(xiàn)問題，會給整個公司帶來不可計量的損失。因此，必須確保該崗位人員的分離，且公司需要對該崗位進行定期檢查與不定期審計，包括每天的收付款核對，各類優(yōu)惠券是否同車牌使用，客戶車款是否收齊，發(fā)票的開具是否正確等。對于店里重要崗位，每3~5年需要進行一次輪崗，可制定《行政、財務(wù)人員崗位輪換和強制休假管理制度》,實現(xiàn)財務(wù)與行政負責(zé)人在同區(qū)域跨公司崗位輪換，或者跨區(qū)域崗位輪換，并在未事先征求本人意見和未提前告知本人的情況下，臨時強制要求相關(guān)崗位工作人員在規(guī)定期限內(nèi)休假并暫停行使職權(quán)，同時對其進行離崗審計或離崗檢查。該制度可以有效地對重要崗位進行監(jiān)督，減少人為因素給公司帶來的意外損失。

（二）嚴格遵循授權(quán)審批政策，禁止擅自執(zhí)行未審批項目

在銷售新車的過程中，財務(wù)收取定金時，必須嚴格按照價格授權(quán)審批政策，對訂單進行審核。對空白合同進行入庫管理，銷售訂單合同一次性打印完成，任何贈品都與客戶當(dāng)面確認完畢，裝潢單由客戶簽字確認。售后部門事故車需要贈送保養(yǎng)或其他贈券時，需要提前在工作群報備，管理人員確認后才可贈與客戶，嚴禁出現(xiàn)“先贈送，后審批”現(xiàn)象。公司日常費用，由行政部門審核無誤后統(tǒng)一立項，經(jīng)公司負責(zé)人審批后執(zhí)行，嚴禁出現(xiàn)各部門無備案自主自行采購后報銷的現(xiàn)象。對于公司特殊事項，超公司負責(zé)人權(quán)限的事務(wù)，必須報備集團，由集團對應(yīng)各事項小組商討后，通過特殊業(yè)務(wù)審批后執(zhí)行。對于因未報備而擅自執(zhí)行事項的，未造成公司損失的，扣罰當(dāng)事人與直屬上司當(dāng)月5%績效；造成公司損失的，按照孰高原則扣罰當(dāng)事人與直屬上司當(dāng)月績效的50%或者損失金額的10%。

（三）錄用專業(yè)審計人員，將常規(guī)審計日常化

審計部門對4S店財務(wù)信息的正確性及經(jīng)營活動的合法合規(guī)性起到重要的保證作用。4S店應(yīng)招聘部門經(jīng)理級別的審計人員，對下屬各4S店的經(jīng)營業(yè)務(wù)進行常規(guī)審計與專項審計。審計小組應(yīng)該由財務(wù)、銷售、售后、市場等管理級別人員組合而成，審計人員需要精通4S店的經(jīng)營業(yè)務(wù)，只有對業(yè)務(wù)流程熟悉的審計人員，才能在檢查過程中發(fā)現(xiàn)紕漏。審計部需要根據(jù)4S店的實際業(yè)務(wù)作出判斷，而不只是按照文本標(biāo)準(zhǔn)去檢核。審計監(jiān)察部應(yīng)該直接由投資人直接管理，其可以單獨行使權(quán)力，對于任何異常情況均可進行追查，只有如此，才可以真正有效的遏制各種舞弊行為。另外，對于審計人員的招聘，不僅需在業(yè)務(wù)能力上對其進行考核，對職業(yè)道德同樣需要認真審核。人事部需要對即將入職的審計人員進行入職前調(diào)查。

（四）加強人員培訓(xùn)機制，保持財務(wù)人員穩(wěn)定性

4S店應(yīng)盡量保證財務(wù)人員的穩(wěn)定性，以使各項業(yè)務(wù)連貫一致，貫穿始終。加強對財務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其對業(yè)務(wù)進行深入了解，做到業(yè)財結(jié)合。當(dāng)交車客戶出現(xiàn)代付款時，需要客戶當(dāng)面簽訂代付款證明，避免后續(xù)出現(xiàn)車款糾紛，售后各類贈券，需要及時登記臺賬，方便歸類為銷售或者售后等費用。廠家返利問題，必須確保每筆款項順利到賬。當(dāng)返利出現(xiàn)異樣時，必須及時通知業(yè)務(wù)部門與總經(jīng)理，并向廠家發(fā)起申訴流程。財務(wù)人員交接替換，需要留下足夠時間，不允許出現(xiàn)空崗現(xiàn)象。另外，需要對公司員工做日常培訓(xùn)。當(dāng)公司推出新政策或者新業(yè)務(wù)時，必須第一時間對各業(yè)務(wù)部門與職能部門進行培訓(xùn)講解，確保每位員工都能適應(yīng)公司的發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，汽車4S店必須加強自身管理，建立并嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，將內(nèi)控制度落實到每個部門、每位員工。公司需要制定詳細周密的管控流程，盡可能將各業(yè)務(wù)條線的內(nèi)容涵蓋其中。只有建立健全的內(nèi)部控制制度，才能保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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作者：項潔潔