基建工程項目中檔案資料的管理及監控范文

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【摘要】基建項目完成期間，檔案管理記載著項目的所有過程。就項目建設而言，檔案資料貫穿于所有的環節，同時，發揮著管理和監控項目的作用。本文就基建工程項目檔案資料管理與監控進行分析。

【關鍵詞】基建工程項目；檔案資料；管理

工程項目建設，檔案資料管理對整個工程順利完成有著極為重要的作用。管理好基建工程項目，有助于工程擴建、設備檢修以及技術等各項工作，并能夠為各項工作提供真實可靠的資料。加強基建工程項目檔案資料管理，強化檔案資料監控，對基建工程項目順利展開具有一定的必要性。

一、基建工程項目檔案資料管理的重要性

基建工程項目建設的所有環節，詳細記錄工程建設的過程就是整個項目的檔案資料。通過檔案資料，可了解項目建設的實際情況。同時，依據檔案資料記載，有助于各類設備安裝調試，且項目建設完成后的竣工驗收、投入使用與修改等，都需依照檔案資料記載的內容。基建工程項目檔案貫穿于項目的所有過程，其中包含的單位、部門與人員非常多。從項目設計至施工，直至竣工驗收，項目建設周期長，基建項目的檔案資料內容也非常復雜。而通過分析檔案資料內容，能夠了解項目施工中的詳細情況，實現有據可查。唯有如此，才有助于工程建設期間與完成后各項工作的展開。

二、基建工程項目檔案資料管理與監控的不足分析

基建工程項目檔案資料管理與監控的現狀，不難發現其中存在著較多的問題。由于此類問題的存在，對基建工程項目建設產生了嚴重的影響。

（一）缺乏全面的檔案資料。檔案資料本應記載工程項目建設的所有過程，里面的各類數據都應真實可靠，有據可查。但實際中發現，檔案資料收集的并不是非常全面。不全面的檔案資料，致使工程項目建設很難做到有據可循。如基建工程項目設計中存在變動，編制資料期間，只記錄變更的通知書，并沒有詳細記錄項目施工的具體情況。同時部分特殊用途的材料，特別是以大代小的材料沒有核定審批意見。缺少審批意見，就表明材料使用不合規。部分交接驗收的記錄，并沒有簽字確認手續。

（二）資料真實性有待考證。分析基建項目記載的內容，發現里面的資料隨意性比較明顯。工序相同的工程操作，記載的數據與類似的同類工序相同。實際上這種操作并沒有檢查。就數據監測存在的誤差，一般是允許在一定范圍內。但不少人認為只要誤差在允許范圍內即可。隨后就在缺乏實際根據的情況下，填上看似合理，但缺乏真實性的數據，由此給檔案資料的真實性產生影響。

（三）資料收集不及時。通常情況下，基建工程項目的檔案資料管理理應從合同簽訂后就可開始著手。圖紙需審計、開工報告等。施工期間還需依照具體的規定規范記錄，這樣才能夠做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據。確?；üこ添椖扛鱾€環節都能夠順利展開，并能夠確保各項工作都能夠做到有據可循，有真實的數據與資料可以支撐。但如資料收集不及時，就會對資料管理產生影響。

三、改進基建工程項目檔案資料管理與監控的措施

基于基建工程項目檔案資料管理存在的問題，就需要采取具體的措施予以改正，促使基建工程項目檔案資料能夠充分發揮其效果。

（一）利用培訓，提高工作效率。關于工程移交工作，工程合同中都有明確的規定。作為檔案管理的直接人員，施工單位的管理要求和執行的標準是否符合時展的要求，是否具備檔案管理意識，對檔案保存的質量有著一定的影響。部分單位重視入廠時的安全，并沒有就檔案管理等知識內容進行培訓。為避免在實際工作中出現不利現象，需通過培訓的方式促使監理人員樹立檔案管理理念。唯有經過系統的培訓，監理人員才能夠保證檔案資料的全面，并確保高質量的管理。與此同時，還可對施工單位的工作人員就檔案整理、管理和交工等方面進行技術培訓，促使相關工作人員能夠強化自身的工作，熟悉檔案分類，確保檔案管理的各項工作符合標準。  

（二）加強質量監控。基建工程施工期間，承建方提供的檔案資料，對工程竣工和驗收有著重要的作用，同時承建方還需要發放施工圖紙和資料。為保證后期工程施工的質量，就需要加強對檔案的管理。管理人員自主參與到資料分發中。資料分發前應將檔案進行分類保存，隨后發放到其他受眾。尤其是詳勘這方面的數據資料，非常的有限，需妥善保管。唯有如此，才能夠確保圖紙質量和檔案資料的全面性。

（三）強化立項中的資料監控。在所有項目成立、勘察、審批前，并沒有成立與之相對應的部門。而對于各部門的資料管理人員也沒有形成。但是整個工程的材料在前期是處于分散狀的，有的文件遺留在其他部門，有的文件放在規劃部，并沒有對文件進行必要的處理工作。同時，工程招標和勘察的文件仍然放在管理部。如果資料過于分散，沒有及時收集，時間一久，就會加大收集的難度，且還有丟失文件的可能性。因此，工程立項的前期，應注意檔案收集的及時性，并整理好，有專人負責。在此過程中，還應加強對設備的監控。保證設備符合要求，確保設備工作的質量。

四、結語

檔案資料是基建工程項目管理中非常重要的內容。高質量的檔案資料管理，有助于提高工程項目建設的質量。同時對檔案資料實行監控，可確保檔案資料的真實性，及時收集檔案資料，以便工程建設任何環節需要時能夠提供真實可靠的數據與信息。

【參考文獻】

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[2]陸偉華.基建項目檔案數字化管理體系建設探討[J].城建檔案,2016,15(7):21-22.

作者：陳楠 單位：豐滿大壩重建工程建設局