社會保險業務檔案管理工作途徑范文

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摘要：社會保險行業的發展使社保檔案數量與日俱增，給社保檔案管理帶來了一定的壓力。文章分析了社會保險業務檔案管理工作現狀及問題產生的原因，針對問題提出了改進策略。

關鍵詞：社會保險檔案；檔案管理

隨著社會經濟的發展和人們保險意識的提高，社會保險行業步入快速發展時期，參保人員逐年遞增，隨之而來的是社保檔案數量激增，這對社保檔案的保存和管理提出了更高的要求，因此有必要研究新時期社保檔案管理存在的問題，找到問題產生的原因，進而有針對性地提出改進措施，提升社保檔案管理水平，使社保檔案能夠更好地服務于領導決策、服務于民生。

一、社會保險業務檔案管理工作現狀

（一）社保檔案種類多，管理部門多

社會保險包括基本養老保險、基本醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等險種，每個險種涉及諸多環節，業務流程較復雜。這些險種由多個部門管理，比如生育險和醫療保險很多歸參保人員工作單位的內設機構管理，這兩個險種在理賠過程中形成的材料由參保人所在單位保存和管理。養老保險、失業保險等常規性險種由政府委托的部門進行管理。由于歸不同的部門管理，各個險種的檔案管理內容有所不同，歸檔時間不同、整理標準不統一、檔案內容不齊全、整理不規范的現象時有發生，不利于社保檔案的利用。

（二）社保檔案管理規范和標準有待進一步細化

對于社保檔案的規范化管理，國家先后出臺了相關的規范和標準。2009年國家出臺了《社會保障業務檔案管理規定（試行）》，2015年國家標準化管理委員會批準了《社會保險業務檔案管理規范》，對社保檔案規范化管理進行了國家層面的頂層設計。部分省份也制定了本省的社保檔案管理辦法，如2013年遼寧省檔案局與省社會保障廳、省民政廳等下發了《遼寧省社會保障檔案管理辦法》，對省內社保檔案工作包括歸檔、收集、整理、利用等環節進行了規定。縱觀這些規章制度，在社保檔案管理上做出了方向性、原則性的規定，但大多數還是一些籠統、總體上的規定，在實際工作中缺乏可操作性，沒有帶來明確的、具體的工作指導。

（三）基層社保檔案工作軟硬件條件較差

即便是地市一級的社會保險機構，也存在檔案工作基礎條件較差的問題。有相當一部分社保經辦機構沒有設置單獨的檔案管理部門、沒有配備專職的檔案管理人員，還存在經費不足、設施設備簡陋落后而且更新不及時、庫房面積不足、制度機制不健全等方面的問題。區縣一級社保經辦機構面臨的情況則更為嚴峻。

（四）社保檔案信息化程度不高

在社保檔案信息化的進程中，各地區社保檔案信息化程度不統一，導致社保檔案信息化最終無法統籌發展。比如在經濟欠發達地區，社保檔案信息化仍然處于初級階段。另外，各級檔案管理規定中雖然對社保檔案電子化提出了規范性的指導意見，但并沒有明確統一的操作流程，不同的社保經辦機構采用不同的管理系統，在數據結構、技術結構、記錄格式和形式等方面存在差異，造成信息孤島，不利于社保檔案信息資源共建共享，民生服務水平難以上一個新的臺階。

二、現存問題的原因

（一）重視不足

在實際工作中，很多社保經辦單位對檔案重視程度不夠，認為社保業務辦理是重要的，而對經辦過程產生的歷史記錄也就是社保檔案則是抱著無所謂的態度。不少基層的社保業務經辦人員則以工作忙、任務重等為借口將業務檔案管理的職責統統推給檔案管理部門，認為業務檔案管理是檔案部門的事，與其無關。

（二）地區間檔案信息化發展水平的差異

在檔案信息化發展初期，國家沒有及時出臺相關文件對檔案信息化進行頂層設計和監管，導致了各個地區、各個系統、各個單位檔案信息化自由發展的局面。后來，國家檔案管理中心出臺了《全國檔案電子化實施計劃》，在國家層面對檔案信息化管理進行了規范，但文件只是方向性的、原則性的規定，在具體落實方面并沒有制定統一的操作程序和標準，這也導致了我國在社保檔案電子化管理方面并沒有形成統一的規范。

（三）社保檔案管理是業務工作的有機組成部分

按照“誰經辦誰整理，邊經辦邊整理的要求”，全國社保系統明確了前臺經辦檔案整理的責任，將業務材料收集整理立卷與業務經辦各個環節相融合。也就是社保檔案的收集整理歸檔本就是業務工作的一部分，是前臺業務經辦人員的本職工作，沒有理由推卸給他人。

（四）人才引進與培訓工作落后

社保檔案管理人員不僅要對社保檔案進行管理，還涉及社保業務的經辦等工作。因此，在人才招聘時，不僅需要考察檔案專業的技能和水平，還要全面考核其他各個方面的能力，尤其是計算機操作能力等。社保檔案管理人員一般屬于公務員編制或者事業編制，需要通過公務員考試或是事業編制考試才能錄用。招聘的時候因為要通過嚴格的文化考試、專家面試等程序，用人單位只是先期進行崗位設置，在考試和錄用環節上對錄用人員幾乎是沒有可選擇性的，所錄用的人很可能不是用人單位所需要的。

三、相應的改進策略

（一）抓牢要素，夯實工作基礎

一是要在檔案人才引進和培訓上下功夫。社保檔案管理工作要由專人負責，不能由其他人隨意兼任，同時在面向社會公開招聘時，要明確檔案管理及其他相關專業要求，如對社保業務技能和信息管理技能的要求。加大培訓力度，不斷更新檔案管理人員知識結構，使其掌握先進的檔案管理知識和技能，適應新時期社保檔案管理的變革。二是要改善檔案工作基礎條件。縣級以上的社保經辦機構要設置相對獨立的業務檔案管理區，有條件的地區宜建檔案館，并配置符合要求的設備設施。三是要制定詳細的規章制度。要將規章制度做實做細，細化每一類檔案的各個業務環節的操作流程和要求，真正將制度落實落地，使得每一項檔案工作內容都有章可循，有制可依。

（二）劃定責任主體，明確崗位職責

社保檔案管理涉及的鏈條較長，人員較多，不同的責任主體負責不同的業務內容。《社會保險業務檔案管理規定(試行)》對社保經辦機構業務經辦部門和業務檔案管理部門工作職責進行了明確的劃分，在實際的工作中必須嚴格按照規定劃分責任主體，明確崗位職責。要把社保檔案管理的職責具體落實到每一個人，樹立人人都是檔案員的理念,社保經辦人員要對所形成的業務材料進行收集整理歸檔，與檔案管理人員共同做好社保檔案的管理工作。

（三）構建社保檔案管理新模式

傳統的社保檔案管理模式越來越難以適應新時期對社保檔案管理工作的要求，因此，構建新型社保檔案管理模式已經迫在眉睫。在實際工作中，已經有個別省市如江蘇省泰州市為了解決社保檔案工作中存在的問題，積極構建“大集中、大管理、大服務”的管理模式，已經取得了顯著的成績且積累了一定的經驗。各地區在開展社保檔案管理時可借鑒這一模式，吸取其中的經驗并結合本地區的實際，不斷創新社保檔案管理模式以滿足新時期對社保檔案管理的需求。

參考文獻

[1]劉文江.新形勢下社保檔案規范化管理的途徑[J].現代交際，2019（24）：110.

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[3]王學.關于加強社會保險檔案管理工作的若干思考[J].黑龍江檔案，2015（02）：70.

作者：魏曉琳 單位：遼寧金融職業學院