醫(yī)院檔案的信息化管理探析范文

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［關(guān)鍵詞］信息系統(tǒng)；醫(yī)院檔案；現(xiàn)代化管理

隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)表現(xiàn)出明顯的局限性，限制了檔案的深度開(kāi)發(fā)和利用。因此，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況與先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)手段，探索檔案管理信息化新模式，不僅使管理人員更加方便、快捷地整理檔案資料，對(duì)于醫(yī)院節(jié)約人力和財(cái)力成本，提高工作效率與管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化是指運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，借助計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革。廣泛地使用電子設(shè)備，將紙質(zhì)載體的材料轉(zhuǎn)化為電子檔案，利用計(jì)算機(jī)完成錄入、修改、輸出、查詢等，具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，在設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)化流程下，能及時(shí)、大量、完整地對(duì)檔案進(jìn)行保存和利用，辦公無(wú)紙化的趨勢(shì)也使得檔案電子化儲(chǔ)存成為一種必然［1］。目前我國(guó)越來(lái)越多的醫(yī)院開(kāi)始引入信息化管理的手段，建立起數(shù)字化的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案信息快捷、高效的整理與查詢，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的高效化和數(shù)字化。

2檔案現(xiàn)代化管理的應(yīng)用

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的推進(jìn)，多數(shù)醫(yī)院已采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進(jìn)行辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化辦公。

2.1文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括各級(jí)各類請(qǐng)示、報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)等以及院內(nèi)會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，它們?cè)趦?nèi)容、形式上有一定共性。文書(shū)檔案管理界面包括添加、查詢、導(dǎo)出excel、打印功能，錄入時(shí)按照檔案歸檔編號(hào)規(guī)則進(jìn)行基本信息錄入，將文件電子版本添加至附件，保存后存入后臺(tái)，可通過(guò)實(shí)體分類號(hào)及歸檔年份進(jìn)行查詢。

2.2實(shí)物檔案管理

“實(shí)物檔案”是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)地記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。實(shí)物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類：本單位的集體或個(gè)人獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)等；活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品或本單位的紀(jì)念品、宣傳品；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞字畫(huà)等其它有保存價(jià)值的實(shí)物。實(shí)物檔案的信息化管理與文書(shū)檔案基本相似，但需要上傳實(shí)物照片作為附件，方便日后對(duì)照查詢。

2.3聲像檔案

管理是社會(huì)組織以及個(gè)人在經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、影片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。早期的聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式，磁性材料存在易損壞的缺點(diǎn)，而現(xiàn)有的聲像檔案將音頻、視頻文件上傳至軟件后臺(tái)，保存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，存儲(chǔ)量大，保存時(shí)間久，調(diào)閱方便。

3醫(yī)院檔案工作存在的缺陷及改進(jìn)措施

目前，醫(yī)院檔案普遍存在管理手段落后、信息化水平低下、管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力參差不齊等缺陷，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院檔案不能充分發(fā)揮作用。

3.1基礎(chǔ)設(shè)備不齊全

軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，隨著檔案數(shù)量的增長(zhǎng)和檔案需求率的增高，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案的需求，存在設(shè)備不齊全、軟件版本滯后、功能面單一等缺陷，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)程。我院目前正積極更新檔案硬軟件，要結(jié)合醫(yī)院本身的實(shí)際情況，根據(jù)信息化發(fā)展進(jìn)程更換電腦配件，并開(kāi)發(fā)適用于本院的檔案管理軟件，方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。

3.2管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理人員不僅僅是作為檔案的管理者，更多的是檔案的信息收集者、資源共享者和傳播提供者。作為檔案管理人員，必須具備足夠的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識(shí)。目前，醫(yī)院的檔案管理人員長(zhǎng)期只負(fù)責(zé)檔案工作，知識(shí)面單一狹窄，不能適應(yīng)現(xiàn)在多元化的管理工作，且檔案管理人員缺乏，后備力量不足，工作任務(wù)繁重。并且大部分檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力不足，不能準(zhǔn)確地操作檔案管理系統(tǒng)［2］。為改善這一現(xiàn)象，我院積極加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，參加各類檔案管理培訓(xùn)班，并前往省市檔案館等機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，在交流過(guò)程中通過(guò)借鑒和學(xué)習(xí)彌補(bǔ)自身工作的缺陷，使得管理人員能夠順應(yīng)時(shí)展的潮流，掌握主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理方式，把醫(yī)院綜合檔案管理工作做到實(shí)處。

3.3檔案管理范圍不明確

隨著醫(yī)院運(yùn)行機(jī)制的不斷改革，檔案內(nèi)容越來(lái)越多元化，行政檔案、基礎(chǔ)檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類檔案都包括在其中，對(duì)這些檔案在管理職責(zé)和管理部門暫時(shí)沒(méi)有做出準(zhǔn)確的范圍劃分，使得檔案的管理十分混亂，一些重要的檔案資料并沒(méi)有被納入檔案管理的范圍，出現(xiàn)了重要資料丟失的情況。為此，我院建立健全了院內(nèi)檔案工作制度，形成有序的管理體系，使工作更加規(guī)范、便捷，有章可循。各科室部門要根據(jù)自己部門的職責(zé)把相應(yīng)的檔案資料收集齊全，方便綜合檔案管理人員進(jìn)行整理入檔；利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把醫(yī)院綜合檔案做成詳細(xì)的列表，建立一套完整的檔案系統(tǒng)；綜合檔案的管理人員要注意電子檔案的實(shí)時(shí)收集和更新，防止重要文件資料的丟失。

3.4電子檔案的安全性

電子檔案是擁有方便快捷、存儲(chǔ)量大、管理效率高等優(yōu)勢(shì)，但也存在信息安全性較差的劣勢(shì)。因?yàn)殡娮訖n案本身是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成的，其穩(wěn)定性較差，文件的內(nèi)容容易發(fā)生改變；隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，黑客、病毒等網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題也隨之而來(lái)，電子檔案容易遭受黑客或者病毒的攻擊，使檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)無(wú)法修復(fù)，嚴(yán)重影響醫(yī)院信息的安全［3］。

我院對(duì)現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)密的驗(yàn)證；定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，對(duì)黑客、病毒的攻擊形成自動(dòng)修復(fù)系統(tǒng)；同時(shí)進(jìn)行長(zhǎng)期保存的檔案資料做成備份，防止資料的丟失［4］，采取多種措施保障檔案安全。醫(yī)院的綜合檔案作為醫(yī)院管理的重要組成部分，適應(yīng)電子化是新時(shí)期發(fā)展的必然要求，醫(yī)院檔案管理中需要準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)管理的重要性以及存在的問(wèn)題。依據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)用性和先進(jìn)性，探索出一條適合醫(yī)院自身發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化管理道路，才能真正推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)程。

［參考文獻(xiàn)］

［1］夏美華.電子病歷檔案的現(xiàn)狀分析與管理對(duì)策［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，24（2）：61-62.

［2］丁紅.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策［J］.中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2014，52（2）：116-118.

［3］張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化［J］.黑龍江對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2010，24（5）：105-106.

［4］劉英.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的初探［J］.中國(guó)醫(yī)療前沿：學(xué)術(shù)版，2008，3（5）：51-52.

作者：徐震；杜宣寧 單位：南京市婦幼保健院辦公室