電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用范文

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關(guān)鍵詞：檔案館；電子信息檔案管理系統(tǒng)；應(yīng)用研究

1引言

電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，能夠給檔案館開展各項(xiàng)工作提供良好的保障條件。系統(tǒng)建成之后電子檔案信息的搜集、整理、存檔、歸檔等各項(xiàng)工作將更高效，檔案資料的分類、查詢、調(diào)用在信息化的管理模式之下，數(shù)據(jù)信息資源的共享交流效果將逐漸增強(qiáng)，工作也更便捷。探索檔案館未來工作基本模式，從遠(yuǎn)程查閱、用戶認(rèn)證、系統(tǒng)管理等幾個(gè)方面，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)模塊化、系統(tǒng)化的管理，為檔案部門各項(xiàng)實(shí)踐工作提供有利支持條件，還需要檔案工作者展開進(jìn)一步的實(shí)踐分析研究。

2電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建所應(yīng)遵循的基本原則

（1）規(guī)范化。任何工作要想保持一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，使得系統(tǒng)很容易遭黑客攻擊，一些數(shù)據(jù)信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、可靠性要求，需要在系統(tǒng)建設(shè)期間，分析可能會(huì)存在的安全隱患問題，確保每一個(gè)工作階段都能夠?qū)⒁?guī)范化標(biāo)準(zhǔn)推廣，管理質(zhì)量提升能夠給電子檔案應(yīng)用帶來積極的推進(jìn)作用。（2）一體化。一體化指電子信息檔案統(tǒng)一管理階段，做好集成化的管理模式應(yīng)用，當(dāng)各種數(shù)據(jù)信息資源能夠協(xié)調(diào)性應(yīng)用，那么電子檔案的真實(shí)性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間會(huì)生成一個(gè)較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發(fā)性問題，在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)探索管理周期設(shè)置要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效性管理與應(yīng)用。（3）自動(dòng)化。自動(dòng)化在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段的要求，就是針對(duì)電子檔案的自動(dòng)生成，檔案管理員通過系統(tǒng)應(yīng)用，對(duì)相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜集、整理，經(jīng)過分類、整合之后能夠?qū)σ延械碾娮訖n案信息資源進(jìn)行深入的分析與研究，探索其本身的價(jià)值影響。整合過程中，將文件自動(dòng)合成處理，為后續(xù)的利用提供便捷條件。

3探索檔案館電子信息檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部的非功能性設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)

電子信息檔案相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具備明顯的優(yōu)勢特點(diǎn)，需要從資料內(nèi)容、實(shí)效性兩個(gè)方面進(jìn)行分析研究，要求檔案管理員在實(shí)踐工作階段，做好對(duì)自身業(yè)務(wù)的拓展，需要將系統(tǒng)操作、系統(tǒng)模塊設(shè)置工作全面開展，具體從以下幾個(gè)方面展開分析：（1）系統(tǒng)架構(gòu)層應(yīng)用。系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)控制管理，比方說在訪問數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)方面，對(duì)這部分內(nèi)容進(jìn)行緩沖，這樣在系統(tǒng)應(yīng)用期間，檔案存儲(chǔ)與應(yīng)用期間的其他數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的更新效果逐步增強(qiáng)。系統(tǒng)架構(gòu)層的應(yīng)用，能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作分層次的開展。（2）系統(tǒng)操作層應(yīng)用。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間，在設(shè)計(jì)方面人性化的操作界面設(shè)置是十分關(guān)鍵的，能夠滿足高效的系統(tǒng)應(yīng)用需求。檔案管理者需要做好對(duì)系統(tǒng)各個(gè)功能模塊的分配與完善，面對(duì)相應(yīng)的電子信息檔案的處理，能夠達(dá)到理想化的工作要求。（3）系統(tǒng)業(yè)務(wù)層應(yīng)用。檔案館檔案管理工作需要將業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一設(shè)置，通過電子信息檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能分工，將拆分工作依據(jù)電子信息檔案管理要求進(jìn)行，這樣就能將各項(xiàng)功能的配置效果逐步增強(qiáng)，在實(shí)踐階段各個(gè)模塊相互配合，提升檔案管理質(zhì)量。

4檔案館電子信息檔案管理系統(tǒng)功能性設(shè)置

4.1電子信息檔案管理系統(tǒng)安全管理工作

電子信息檔案管理系統(tǒng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，經(jīng)過對(duì)各項(xiàng)工作的統(tǒng)一、規(guī)范管理，能夠做好與檔案館各個(gè)部門的業(yè)務(wù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、一體化的管理。尤其是現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷發(fā)展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會(huì)工作便捷性、高效性的同時(shí)，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯(lián)網(wǎng)之后的應(yīng)用更容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，所以做好對(duì)電子信息檔案識(shí)別，從歸檔工作開始之初要求部門對(duì)這項(xiàng)工作全權(quán)負(fù)責(zé)。同時(shí)還需要檔案管理部門明確歸檔的要求，經(jīng)過轉(zhuǎn)化之后的電子檔案，利用前端控制的有效途徑，能夠確保有價(jià)值的電子信息檔案建立防偽標(biāo)識(shí)，在防偽技術(shù)調(diào)控階段，確保對(duì)不良網(wǎng)絡(luò)病毒有強(qiáng)的抵御效果。

4.2電子信息檔案管理系統(tǒng)查詢與統(tǒng)計(jì)模塊

電子信息檔案管理系統(tǒng)主要目的是為了方便管理員歸檔工作，給后續(xù)的檔案查詢、庫房管理提供一定的功能性引導(dǎo)。庫房管理查詢工作，通常需要將架號(hào)、庫號(hào)、格號(hào)輸入，后續(xù)找出相對(duì)應(yīng)的電子信息檔案。檔案查詢應(yīng)用功能，還需要將查詢檔案的類型明確，通過對(duì)檔案歸檔時(shí)間明確，在系統(tǒng)不同的模塊應(yīng)用期間，管理員針對(duì)其統(tǒng)計(jì)與歸檔功能，明確檔案的位置并調(diào)取應(yīng)用。管理員統(tǒng)計(jì)自己的整體工作量時(shí)，電子信息檔案管理系統(tǒng)獲取查詢信息之后，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)信息內(nèi)容的搜集與調(diào)用，整體工作的便捷性與高效性都能進(jìn)一步提升。

4.3電子信息檔案管理系統(tǒng)歸檔功能模塊設(shè)置

檔案館在電子信息檔案歸檔管理階段，將電子信息檔案入庫之后，后續(xù)還有庫房管理、接收歸檔、檔案轉(zhuǎn)移、檔案撤銷等具體工作。從庫房管理層面上看，該模塊主要目的是將現(xiàn)有的電子信息檔案進(jìn)行庫房信息的創(chuàng)建、調(diào)整、刪減，在系統(tǒng)中行使此權(quán)利期間，需要將庫房編輯、檔案轉(zhuǎn)移等具體工作進(jìn)行劃分。也就是在系統(tǒng)應(yīng)用期間，庫房信息包含諸多方面，從庫房名稱、標(biāo)號(hào)、面積諸多信息入手，將各項(xiàng)參數(shù)的獨(dú)立性保障起來，便于滿足后續(xù)管理員在信息刪減、修改方面的操作需求。從檔案信息移交工作上看，電子信息檔案管理系統(tǒng)設(shè)置該模塊就是為了控制在檔案移交階段可能會(huì)存在的問題，一般是檔案管理員在數(shù)據(jù)上傳、歸檔階段的信息遺漏，需要重新將電子檔案信息移交處理，在系統(tǒng)界面操作期間，通過對(duì)移交、查詢點(diǎn)等具體業(yè)務(wù)的判斷，將數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，后續(xù)的查詢效果增強(qiáng)。電子信息檔案管理系統(tǒng)檔案接收與撤銷服務(wù)工作，該功能性模塊的設(shè)置，就是針對(duì)移交檔案階段的實(shí)踐操作需求，功能界面上獲取移交信息，管理員再將查詢信息、移交內(nèi)容共享上傳，明確功能模塊中所包含的基本項(xiàng)目，從工作人員、業(yè)務(wù)屬性、訂單號(hào)查詢等幾個(gè)方面，顯然能夠給管理員提供較為完成的操作條件。管理系統(tǒng)中的庫房管理，給有需求的用戶設(shè)置專門的點(diǎn)擊瀏覽按鈕，管理人員在身份認(rèn)證之后，有權(quán)利將自己的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，將庫房數(shù)據(jù)信息新增、刪減等內(nèi)容具體調(diào)整。旨在檔案信息編輯處理期間，經(jīng)過給檔案管理員提供相應(yīng)的操作提示，進(jìn)入到編輯頁面之后就能按照要求對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整或修改，通常只要對(duì)歸檔文件進(jìn)行雙擊，進(jìn)入到頁面之后根據(jù)提示進(jìn)行操作按鈕的點(diǎn)擊，那么入庫之后就能夠按要求將已經(jīng)歸檔的電子檔案信息進(jìn)行調(diào)整。

5結(jié)束語

檔案館管理工作人員，為了將電子檔案信息管理質(zhì)量進(jìn)一步提升，需要將電子檔案管理系統(tǒng)建立并完善起來，探索其對(duì)實(shí)踐工作的服務(wù)性價(jià)值。對(duì)于檔案館來講完善系統(tǒng)工作，能夠?qū)n案管理工作的資金投入有效控制，整體的管理水平、服務(wù)水平提升，能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用展現(xiàn)出來，建立模塊并探索全新的管理模式、管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息檔案的完善管理，提升檔案館的整體工作效率。

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作者：王愛興 單位：萊州市檔案館