電子信息檔案管理新突破范文

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在經濟全球化、信息化的時代背景下，電子商務快速地取代了傳統經濟運作形式，在頻繁商務往來與文化溝通過程中，產生了大量電子數據，而對于這類區別于傳統紙質檔案數據要從何入手收集和管理，并加快促進檔案管理的電子信息開發和利用，是我們當前迫切解決的重點問題。做好檔案管理工作的電子信息開發和利用，不僅有利于我們提高工作水平，更能滿足廣大用戶多元化需求，實現檔案信息資源社會共享；從長遠角度來說，更關系到我國社會主義市場經濟建設的發展。因此，在新時期新形勢下，加強檔案管理工作的電子信息開發和利用，其意義非常深遠。

一、數字網絡背景下檔案管理的新突破

（一）電子信息時代改變了檔案信息

資源利用方式。在電子信息背景下，檔案管理的利用對象和用戶發生了一定程度變化，檔案信息影響力大大增高。電子信息依托數字網絡平臺打破了時間和空間界限，使檔案實現異地快速利用。檔案用戶可以通過網絡平臺遠程調用檔案，這樣一來不僅節省了時間，更規避了檔案在送傳過程中存在的潛在風險。與此同時，電子信息技術使得社會化檔案信息資源實現了真正共享，大大吸引了用戶，潛在的檔案信息用戶逐漸增多，檔案信息影響逐步擴大，檔案信息作用也因此得到最大程度發揮。

（二）數字網絡技術作為一種有力手段

與工具推動了檔案電子信息資源開發和利用。通信網絡技術、計算機技術以及多媒體技術等數字網絡配套技術在檔案管理工作中發揮了重要作用。可以說有效的電子信息檔案管理是離不開數字網絡技術的，這也是實現檔案管理中電子信息開發和利用的基本前提和必要條件。計算機技術強大的電子信息處理能力能夠大大提高檔案信息以及檔案信息產品的發展速度，特別是其強大的信息傳遞功能加快了檔案信息資源傳遞與交流。

（三）數字網絡促進了傳統檔案整理

方法改良，推進了文件、檔案一體化進程。隨著電子文件覆蓋面日漸廣泛，電子文件歸檔提前，檔案和文件的距離縮短，界限逐漸淡化。這些文件或檔案上網，能夠為社會提供更多信息資源，尤其是能為戰略決策層制定策略方案，提供必要關鍵信息，在這方面，電子信息檔案的社會效益和經濟效益已很明顯地體現出來，而以電子信息為載體的檔案信息主要是對決策的支持，從這一角度來看，檔案信息資源開發已經迎來了發展的最佳時代機遇。

二、電子信息在檔案管理工作中的基本特點

雜、廣、快、變是檔案管理工作中電子信息的典型特征。雜，是指在相同的渠道中有多種電子信息共同分享傳輸渠道，電子信息內容不可避免地比較雜，這就加大了篩選的工作量；廣，是指由于網絡逐漸普及和廣闊開放性，促使電子信息來源范圍逐步擴大，許多信息矛盾的、相悖的共存；快，是指信息產生速度快，信息傳播速度快，資料收集速度快；變，是指電子信息靈活多變的特點，它讓網絡電子信息動態變化內容時刻能夠得到調整與更新，給檔案管理工作帶來極大便利，更好地提高檔案管理工作效率。此外，電子信息也存在一定工作難度，就是它具有可靠性需要確認以及信息真偽難辨的特點，如果稍有不慎則會讓那些目的不純的人鉆了管理漏空子。例如，個別人通過計算機的復制技術大搞弄虛作假等等。因此，為了更好地為檔案管理的有效性、合理性提供有力保障，就必須根據電子信息的具體特點，及時地對檔案管理工作方式和內容進行調整，從而保障檔案資料及時性、準確性和完整性。

三、檔案管理工作中電子信息開發和利用的具體措施

（一）促進新型檔案管理人才培養，大力開發檔案信息管理軟件。隨著檔案管理信息化進程加快，無紙檔案管理時代提前來臨。目前檔案管理自動化系統已經逐步建立健全，檔案信息傳遞也更加便捷。但是當前檔案系統歸檔管理卻沒有得到充分重視。檔案部門要盡快解決這一問題，不但要督促科技人員加強研究攻關，研究與時展，社會需求相適應的檔案管理軟件，還要更加重視新型檔案管理人才的培養和引進，讓那些具有專業知識與創新能力的人員參與到檔案管理工作中來，從而建設一支具有豐富管理經驗以及應變能力強的專業隊伍；同時，要鼓勵現有檔案管理人員加強學習，通過培訓和自學努力提升自身現代化檔案管理技術水平，不斷更新知識，掌握必要的現代檔案管理方法。充分地觀察和了解國際國內檔案事業發展的大體趨勢，從而在促進檔案管理人員全面發展的同時，實現檔案事業現代化轉變。

（二）促進服務渠道多元化，實現優質高效服務。檔案信息作為一種無形資源可以說是一種非常重要資產，廣大群眾不能直接了解其存在價值。因此，我們的檔案管理工作人員必須不斷地向社會宣傳檔案資源的價值與作用，一改以往坐等上門服務的落后工作態度和作風，促進服務渠道的多元化，讓死檔變為活檔。例如，某單位的檔案室可以向廣大職工公布最新的人事改革、晉升職稱等有關大家切身利益的重要文件信息；在遵守檔案法的基礎上，也可以向大家公布檔案室的檔案目錄、全宗介紹以及科技檔案等珍貴資料，從而使服務范圍擴大，保障檔案作用更好發揮。

（三）做到開發利用檔案信息資源要科學性。開發和利用電子信息資源，不僅是檔案工作的一個重要目的，更是檢驗我們檔案工作水平的一個重要標桿。因此，開發利用檔案電子信息資源就必須講究科學性。首先，廣泛收集信息資源，充分地豐富館藏內容。作為一名檔案工作者，不僅要充分收集本單位業務活動檔案材料，還要收集與本單位業務相關的信息資料；其次，要用現代化技術手段進行檢索，重視硬件配套設施建設，努力構建科學化檔案檢索體系；最后，信息資源整理做到系統化。合理地保持信息資源之間的關聯性，進行科學而系統地整理，從而為信息資源開發利用奠定良好基礎。綜上所述，電子信息在當前檔案管理工作中占據著不可替代的重要位置，電子信息開發和利用在新時期檔案管理工作中是一項重要任務，而檔案電子信息的開發和利用是一項長期而復雜的系統工程，需要我們檔案工作者付出更多耐心和艱苦努力。為此，我們要抓住當前時展新機遇，轉變觀念，主動迎接新形勢下的新挑戰，努力培養出更多檔案管理的復合型人才，群策群力，研究檔案管理工作電子信息開發和利用的創新途徑，更好地提升檔案管理的工作效率和質量。