電子信息檔案備份管理措施范文

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隨著人類步入信息時代，面對浩如煙海的各類信息，如何安全地獲取、保存和管理各種有用的相關(guān)信息，對檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作提出了新的要求。目前，檔案系統(tǒng)面臨著許多不安全因素，包括不可抗因素（地震、水災(zāi)、火災(zāi)和自然損壞等）、人為因素（盜竊）和技術(shù)因素（病毒等）。有的單位由于備份措施做得好，出現(xiàn)問題可最大化恢復(fù)檔案的內(nèi)容，而有些單位卻在問題面前無計可施，眼看著多年來辛辛苦苦著錄的檔案系統(tǒng)瞬間丟失，造成極大損失。因此，在檔案管理中，要積極實施檔案的備份管理。本文基于電子信息技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代檔案系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀，圍繞檔案系統(tǒng)的分類、檔案的載體、檔案的異地備份、檔案的電子化備份、檔案的等級備份，提出了系統(tǒng)備份和管理檔案系統(tǒng)的科學(xué)方法。

一、檔案備份的意義、原則和備份策略

1.在檔案管理現(xiàn)代化過程中最為寶貴的財富就是檔案的信息，要保證檔案現(xiàn)代化管理的順利進(jìn)行，就要保護(hù)基于計算機(jī)檔案信息的檔案數(shù)據(jù)的安全。操作失誤、硬盤損毀、電腦病毒、自然災(zāi)難等等都有可能造成數(shù)據(jù)的丟失，這些都將給檔案管理現(xiàn)代化造成無法估量的損失。因此，在檔案管理現(xiàn)代化過程中，檔案備份就占有極其重要的地位。

2.檔案備份的原則包括：科學(xué)化，自動化，適用化、安全性、穩(wěn)定性、全面性、簡單化和兼容性。

3.數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)方案

一個完整的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)方案應(yīng)包括備份硬件、備份軟件、備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計劃四個部分。備份硬件。常用的備份介質(zhì)有：硬盤、光盤、磁帶。硬盤容量大但成本太高。光盤的成本比較低，但它們所用的訪問時間要比硬盤長2到6倍，并且容量相對較小。當(dāng)備份大容量數(shù)據(jù)時，所需光盤數(shù)量大，雖保存的持久性較長，但整體可靠性較低。磁帶具有容量大并可靈活配置、速度相對適中、保存長久，成本較低、數(shù)據(jù)安全性高。此外，磁帶具有先進(jìn)的自動管理功能，可實現(xiàn)無人操作的自動備份，從而保證了備份數(shù)據(jù)的可靠性。鑒于檔案部門經(jīng)費相對緊張的實際情況，選擇經(jīng)濟(jì)實用且保存壽命長的磁帶介質(zhì)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份是最佳選擇。備份策略包括備份系統(tǒng)的組成要求、網(wǎng)絡(luò)備份方式和維護(hù)要求。簡單來講，備份系統(tǒng)可分為兩種基本模式：本地容錯模式和異地容災(zāi)模式。本地容錯模式用于解決本地故障、錯誤，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備的宕機(jī)、線路中斷、操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用系統(tǒng)故障、硬件設(shè)備故障等。本地故障發(fā)生時，本地冗余和備份的設(shè)備和軟件可以幫助恢復(fù)系統(tǒng)。異地容災(zāi)模式用于發(fā)生大的災(zāi)難、本地?zé)o法恢復(fù)時，由異地備份中心的系統(tǒng)設(shè)備提供業(yè)務(wù)容災(zāi)恢復(fù)。異地災(zāi)難備份中心有非實時和實時兩種模式[1]。另外，一個系統(tǒng)的災(zāi)難恢復(fù)計劃也是必要的，包括應(yīng)急和快速恢復(fù)等。

二、現(xiàn)代檔案系統(tǒng)的備份與管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的備份

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以通過二維掃描、拍照或其他無損方式將檔案文件全面電子化，并選擇多種存儲方式，如磁盤、硬盤和光盤等進(jìn)行電子備份。

2.電子檔案的備份

對于電子檔案，可以通過無損方式選擇多種存儲方式，如磁盤、硬盤和光盤等，通過本地或網(wǎng)絡(luò)的途徑，在確定的時間，按照不同的頻率進(jìn)行電子備份。

3.各種軟件和數(shù)據(jù)庫的備份[2]

需要備份存檔的軟件包括系統(tǒng)軟件（指各類操作系統(tǒng)，它是其他軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)）、應(yīng)用軟件（指完成數(shù)據(jù)采集分析和控制功能的具體軟件）、工具軟件（工具軟件是軟件維護(hù)、硬件維修的極重要工具，且由于操作系統(tǒng)的升級。很多工具軟件在不同版本操作系統(tǒng)下往往并不通用。）、外設(shè)驅(qū)動程序、1C芯片內(nèi)的軟件（指儀器內(nèi)部電路板上、存儲在集成電路內(nèi)的軟件和數(shù)據(jù)）。另外，檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫也需進(jìn)行備份。數(shù)據(jù)庫備份技術(shù)是檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的一項關(guān)鍵技術(shù)，具有非常重要的作用。其作用集中表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)庫的安全恢復(fù)、檔案數(shù)據(jù)庫對外信息的過濾、檔案數(shù)據(jù)庫的快速重建等方面，

4．實物檔案的備份[3，4]

對于我國古代遺留下來的歸家獸骨、竹簡木牘、金石、縑帛等實物檔案，可以通過最新的三維掃描制造技術(shù)，將所有的信息進(jìn)行電子化，并記錄實體的結(jié)構(gòu)和載體物質(zhì)組成。通過自動控制生產(chǎn)技術(shù)，可以做出仿真的實體檔案，從而最大化地實現(xiàn)實體備份。三維掃描是集光、機(jī)、電和計算機(jī)技術(shù)于一體的高新技術(shù)，主要用于對物體空間外形和結(jié)構(gòu)進(jìn)行掃描．以獲得物體表面的空間坐標(biāo)。它的重要意義在于能夠?qū)嵨锏牧Ⅲw信息轉(zhuǎn)換為計算機(jī)能直接處理的數(shù)字信號，為實物數(shù)字化提供了相當(dāng)方便快捷的手段。高速三維掃描及數(shù)宇化系統(tǒng)在反求工程中發(fā)揮著巨大作用，高速三維掃描儀己在我國多家模具廠點得到應(yīng)用，取得良好效果。該系統(tǒng)提供了從模型或?qū)嵨飹呙璧郊庸こ銎谕哪Ｐ退璧闹T多功能，大大縮短了模具的研制制造周期。由于三維掃描系統(tǒng)己在汽車、摩托車、家電等行業(yè)得到成功應(yīng)用，相信以后在實物檔案的備份中將發(fā)揮更大的作用。三維掃描技術(shù)能實現(xiàn)非接觸測量，且具有速度快、精度高的優(yōu)點。而且其測量結(jié)果能直接與多種軟件接口，這使它在CAD、CAM、CIMS等技術(shù)應(yīng)用日益普及的今天很受歡迎。在發(fā)達(dá)國家的制造業(yè)中，三維掃描儀作為一種快速的立體測量設(shè)備，因其測量速度快、精度高，非接觸，使用方便等優(yōu)點而得到越來越多的應(yīng)用。用三維掃描儀對手板，樣品、模型進(jìn)行掃描，可以得到其立體尺寸數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能直接與CAD／CAM軟件接口，在CAD系統(tǒng)中可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整、修補(bǔ)、再送到加工中心或快速成型設(shè)備上制造，可以極大地縮短產(chǎn)品制造周期。

5.膠片、磁帶磁盤的備份[5]

對于膠片、磁帶磁盤備份，可以先通過不同的物理讀取方式，獲取其中的檔案信息，并實現(xiàn)電子化，最終進(jìn)行電子備份。

6.檔案系統(tǒng)的異地備份[6]

檔案數(shù)據(jù)庫備份后進(jìn)行遠(yuǎn)端異地存儲。當(dāng)所有數(shù)據(jù)保存在同一地點，發(fā)生不可抗拒事件的時候，備份全都可能毀于一旦。遠(yuǎn)端異地保存是把數(shù)據(jù)備份分開多處存放，一地的數(shù)據(jù)被毀時，另一地區(qū)的備份還會幸存。遠(yuǎn)端異地存儲屬高投入和相對低產(chǎn)出，但和重要數(shù)據(jù)永久損失相比，其投入是值得的。特別是對于那些不可復(fù)得的科技、軍事、金融等數(shù)據(jù)，其損壞是無法用金錢來計算的。如1995年的神戶地區(qū)大地震，摧毀了1700部電腦系統(tǒng)，所造成的損失無法估算。又如，今年的汶川大地震，據(jù)初步統(tǒng)計，館藏檔案仍處危房中約10萬卷，雨水浸濕約1560卷，檔案柜架受損約2000立方米，電腦、空調(diào)、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)施設(shè)備共計損毀數(shù)百臺。

7.重要檔案的等級備份

所有的檔案均需要備份，但并不是所有的文件都需要本地和異地備份。可以對檔案系統(tǒng)進(jìn)行等級劃分，對今后工作具有重要查考利用價值的才有必要進(jìn)行全面?zhèn)浞荨Ｊ紫龋捎诋?dāng)時工作需要形成的文件數(shù)量龐大，沒有必要也不可能將其全部作為檔案保存，檔案只是經(jīng)過人們鑒別挑選而留存下來的文件。其次，現(xiàn)行階段的文件，是處理事務(wù)的工具。辦理完畢的文件，由于功能上發(fā)生了變化，分化成兩部分：一部分隨著辦事工具的現(xiàn)行功能結(jié)束而失去存在的社會價值而被淘汰，一部分因仍有查考價值而留存起來成為檔案。檔案和現(xiàn)行文件，雖然從它們的內(nèi)容和形式構(gòu)成來說是同一的，但它們的社會職能卻不相同。再次，對于一些非原始的電子備份檔案、可以通過二次加工獲得，也無需進(jìn)行本地和異地備份。最后，檔案的等級劃分、備份和管理可以根據(jù)檔案管理工作的實際情況，不同部門和不同地區(qū)分別對待。

8.數(shù)字載體的長期備份

備份介質(zhì)要選用較耐久的材質(zhì)，使數(shù)據(jù)在當(dāng)前技術(shù)條件下可以維持更長的可讀時間。應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式存儲；用不同的存儲技術(shù)制作檔案數(shù)據(jù)庫的多個備份，以減少技術(shù)淘汰后數(shù)據(jù)丟失的危險。電子化備份的頻率和載體的選擇要根據(jù)實際情況進(jìn)行選擇和優(yōu)化。

9.紙質(zhì)載體的長期備份

通過物理的、化學(xué)的方法，基于合適的存儲環(huán)境（溫度、濕度等），可以實現(xiàn)紙質(zhì)載體的長期保存。對于重要的紙質(zhì)文件，還需通過制造副本的方式、或者一式二份的方式進(jìn)行實物備份，異地備份。最后，通過化學(xué)處理，預(yù)防自然損毀，以確保長期保存。

10.檔案文件的電子化

檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案作為一種歷史和文化的沉淀，同時具有原始性和記錄性的特點，它不同于一般的歷史遺物（如從地下出上的陶器和紡織品等）因為它是以具體內(nèi)容反映檔案形成者特定活動的歷史記錄物，因而具有很強(qiáng)的記錄性。檔案也不同于一般的信息資料，它是特定的機(jī)關(guān)、組織或人物在當(dāng)時當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫或另外收集的，因而具有原始性的特點。所以，檔案注重原稿、原本，而且往往又只有一份孤本，這也正是檔案更為寶貴的原因之一。因此，檔案文件的電子化只是最大限度地獲取和保存原始檔案的信息，不能完全代替檔案原件。

11.檔案管理信息系統(tǒng)

在檔案信息管理系統(tǒng)中，基于單位的信息系統(tǒng)平臺，服務(wù)器操作系統(tǒng)可以選用微軟的Windows2003server，后臺數(shù)據(jù)庫為微軟的SQLServer2003，Web服務(wù)器采用Ⅱserver，客戶端瀏覽器可使用IE7.0。檔案管理系統(tǒng)包括分為8個模塊：收集整編模塊、檔案分類整理模塊、檔案統(tǒng)計打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統(tǒng)管理模塊、網(wǎng)頁查詢模塊。

三、結(jié)論

總之，現(xiàn)代檔案系統(tǒng)的備份與管理主要包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的備份、電子檔案的備份、各種數(shù)據(jù)庫的備份、實物檔案的備份、膠片、磁帶磁盤的備份、檔案系統(tǒng)的異地備份、重要檔案的等級備份、數(shù)字載體的長期備份、紙質(zhì)載體的長期備份、檔案文件的電子化和檔案管理信息系統(tǒng)等。檔案系統(tǒng)的電子信息化和備份研究，可以為城市建設(shè)部門提供科學(xué)的檔案管理思路，系統(tǒng)推進(jìn)檔案管理工作的全面開展。