電子信息資源評價指標機制創建范文

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目前,電子信息資源已經是各圖書館采購工作的常規任務,且在館藏經費中比例日趨增多,電子館藏采購經費比傳統館藏采購經費多的圖書館也越來越多。在這樣的發展趨勢之下,圖書館對電子信息資源的采購標準、采購效果也越來越重視,針對電子信息資源的評估活動隨之展開。電子信息資源評估是在館藏評估體系下,對圖書館的電子信息資源體系的狀況、功能及其發揮的情況進行定性或定量的檢測和評估。通過這種檢測和評估,反饋各種信息,為制定新的電子館藏發展政策、建設目標與方案,控制電子館藏發展過程提供客觀依據。

1建設圖書館電子信息資源評價指標體系的原則

電子信息資源的評估,是整體電子館藏工作的體現,它應當體現電子館藏建設的政策、原則、發展與提高的方向,充分體現評估對電子信息資源建設的宏觀指導與促進作用。因此,整個評估工作要以信息資源建設為中心,以電子館藏建設的目標為焦點,要充分認識網絡環境下電子信息資源對服務的突出作用,要有科學而具體的電子信息資源評估標準。進行電子信息資源評估時應該遵循下面幾個原則:

1.1客觀性原則

即在評估時實事求是,不主觀臆斷和攙和個人感情成分,評估工作盡可能客觀、準確、細化,遵循電子信息資源建設工作的基本要求和發展規律,以嚴謹認真的態度對待。

1.2科學性原則

就是要求采集的指標能全面、準確地反映當前電子信息資源客觀狀態;能反映圖書館的活動特點、本質特征及價值取向。

1.3單項指標和綜合指標相結合的原則

即不僅從某個側面或某個項目,而且還從整體或者系統進行評估。評估指標體系是由淺到深、由表及里的一系列指標組成,要充分考慮資源、讀者、環境等諸因素對評估值的影響。

1.4動態與靜態相結合的原則

即不僅對電子信息資源目前的總體水平或已具有的條件作出判斷,而且還對未來潛在的館藏作出評價。所使用的指標體系不僅能反映數據庫本身的靜態特點(如收錄范圍、檢索系統等),也能反映數據庫使用過程中的動態特點(如具體的使用流量)。1.5可操作性評估過程實質上就是評價主體對客體價值實現的測量、診斷、改進過程。測量是診斷、改進工作的基礎,而測量的依據就是指標體系,所以指標要有較強的可測性。這種測量既可是主觀測量,也可是客觀測量。主要是能反映在評價實踐活動中具體情況和成效。

2電子信息資源評價指標體系的構建

電子信息資源評估體系的建設工作已經成為國內外圖書情報界的研究熱點,且研究成果不少。不過現有的各種指標體系差異很大,有的側重計量、統計,有的側重主觀指標。雖然目前還沒有一套指標體系得到圖書館界的充分認可和廣泛推行。但這些針對指標體系開展的研究對圖書館的數字資源建設和評估系統的后續研究仍具有很高的參考價值。鑒于以上原因,我們以建設系統框架為目標,通過各種指標體系的修改和再組合,嘗試進行電子信息資源評估指標體系的構建。

2.1電子信息資源的內容與組織方式

電子信息資源的收錄內容是和用戶的需求直接相關的。在評價某一種電子信息資源時,要對其收錄內容及相關情況進行分析,主要項目指標有:①電子信息資源的收錄情況。此項評價指標涉及電子資源收錄的資源類型、記錄總數、時間跨度、語種等方面。不同類型的數據庫雖然收錄的資源類型不同,但都是收錄內容越多越好,年限則越長越好。②學科涵蓋范圍。以圖書館用戶的需求總量是單學科還是多學科來衡量數據庫。③學術價值高低和全文涵蓋量。學術價值指所收錄原始資源本身在學術界所處的質量檔次。這一項目指標主要考慮原始文獻的出版者和責任者的信譽,以及社會的評價。一般情況下,收錄的核心期刊以超過30%為佳;如果是全文數據庫,則包含的全文出版物應不低于50%。④數據庫與數據庫之間的重復情況。相同類型的數據庫之間的內容是否有重復,重復程度如何,一般認為重復率不應超過30%。⑤出版物變更情況。有些全文數據庫最初可提供某些出版物的全文,但現在該出版物已經停止出版,或只能提供部分全文或文摘了,如果這種情況過多,則數據庫質量就有所下降。另外,數據庫的更新頻率以日更新或周更新為最佳,數據庫的時效性相對較好。時滯過長,影響用戶對數據最新內容的需求,減弱和降低了數據庫的使用效果。例如有些數據庫,雖然收錄的全文出版物很多,但數據庫提供商出于版權的考慮,控制全文上網的時間,有時滯后長達3個月到1年(例如EBSCO公司的數據庫)。而Springer、Elsevier、JohnWiley這些數據庫,本身就有自己的出版社、出版物,他們的OnlineFirst、Articlesinpress、EarlyView都是可以在紙本期刊還沒出版發行,將期刊以電子方式優先出版,大大提高了文獻網上出版的速度和效率,更好地滿足了用戶對文獻的使用需求。

2.2檢索系統及功能

目前的數據庫在內容提供與檢索系統上既可以在同一檢索系統上接受越來越多的數據庫內容;也可以讓同一內容的數據庫利用多個檢索系統提供服務,因此我們在評價數據庫時,不僅要評價數據庫內容也要評價檢索系統的情況。因為檢索系統與數據內容是密不可分的,檢索系統的好壞直接影響對數據庫內容的利用。當同一種數據有不同的檢索系統可供選擇時,就更需要對檢索系統進行評估。關于檢索系統的評估主要有以下幾項指標:①訪問方式。1.是否網絡版,檢索平臺是基于Windows系統還是基于非Windows系統。2.對服務器的訪問控制是用戶名/密碼還是IP范圍控制;通過國內鏡像站點訪問還是國際流量費用DI專線訪問;有無并發用戶數限制。如果訪問方式設置上限制過多或操作麻煩,讀者在使用時困難,就會減少使用。②檢索與瀏覽功能。主要是指檢索系統提供給用戶的各種檢索途徑和瀏覽方式,主要涉及以下方面:1.提供哪些檢索方式,如基本檢索、高級檢索、專家檢索、分類檢索、自然語言檢索等。2.提供哪些系檢索途徑,如題名/書名/篇名、作者、作者單位、關鍵詞、主題詞、來源、文摘、全文等檢索字段。3.是否有檢索歷史項。4.是否有瀏覽功能、提供哪幾種瀏覽方式(如分類瀏覽、出版物瀏覽、主題詞瀏覽、作者瀏覽等)。一般來說,選擇越多,用戶使用就越方便。當然還要求各種功能配置合理,檢索系統首頁上的缺省(default)功能易為用戶接受,檢索入口容易理解和使用。相對而言,檢索系統功能全面、使用方便,用戶更能接受,愿意去更多地使用。③檢索技術。指系統是否允許用戶使用各種檢索技巧,以便更準確和快速地找到自己所需信息。如是否提供布爾邏輯算符、截詞符、通配符、位置算符等檢索算符;是否可以進行加權檢索、限定檢索(包括日期限定、作者限定、學科范圍限定、文獻類型限定、字段限制)、相關檢索、模糊檢索、同義詞檢索、詞組檢索、區分大小寫的檢索、自然語言檢索、多語言檢索、智能檢索、禁用詞表、引文檢索。可應用的檢索技術越多,說明檢索設計得越合理和科學化。④檢索界面。檢索界面雖然對檢索結果的準確性沒有影響,但其是否友好易用直接影響用戶是否愿意使用該數據庫。主要包括以下方面:1.界面展示是否簡潔、美觀,各鏈接按鈕是否易于理解,外文數據庫是否有中文界面。2.各種界面間的切換是否便利。⑤檢索過程及結果。指用戶檢索時是否流暢易用,是否得到了內容全面的檢索結果。包括:1.檢索速度,完成一次搜索指令的耗時情況。2.系統穩定情況,是否經常出錯影響用戶對數據庫的使用。3.檢索結果排序的方式(如相關度、出版時間、文獻標題、著者、來源、語言、出版國等)采用了哪些;用戶能否自己選擇排序方式;是否存在重復記錄,能否消除重復記錄。4.檢索的結果,用戶是否可以自己定義每屏顯示的記錄數5.檢索結果的保存導出,能否以E-mail、打印、導出到End-Note、ProCite等文獻信息管理軟件,將結果從數據庫界面中輸出。6.對檢索結果能否進行二次檢索。7.檢索結果是否與其他資源之間存在鏈接,方便用戶查找到其他資源。如ISIWebofKnowledge、CAScifinderScholar,雖然本身是文摘型數據庫,但可以實現與其他全文數據庫的鏈接,大大方便了讀者。

2.3生產商的信譽與服務

電子信息資源的生產商,即商業資源的出版商、數據庫商的信譽與服務,同樣影響著電子信息資源的質量和用戶的使用包括以下幾個方面:①出版商、數據庫商的規模與信譽。一般說來,出版商的歷史愈悠久,規模愈大,數據庫的權威性愈強、質量愈高。②數據傳遞方式。目前國外出版商、數據庫商提供的方式主要有:(1)國際網,即數據庫的服務器在國外,通過國際互聯網直接訪問,用戶需支付訪問國外服務器所產生的國際流量費。(2)DigitalIsland專線訪問,數據庫的服務器同樣在國外,通過美國DigitalIsland公司提供的專線服務訪問數據庫,由數據庫提供商租用此服務和支付通訊費,用戶通過國際網訪問國外服務器雖仍有國際流量,但用戶勿需支付。因為全文數據庫的數據庫容量比較大,如建立鏡像站點,則需要大量設備,且與數據庫商的中心網站相比更新較慢。直接訪問是比較好的方式。(3)本地服務,或建立本地鏡像服務器,即通過數據庫出版商授權,建立鏡像服務器或本地存儲服務器,用戶進行本地訪問。從用戶角度考慮,采用(2)、(3)種方式節省費用,訪問方便,使用效果最好。至于國內生產的數據庫,目前多采用直接訪問或本地鏡像方式提供服務,究竟哪一種更合適,要根據本地網絡條件選擇合適的方式。③免費試用時間的安排要充分合理。通常電子信息資源的試用期為3個月左右,不可過短,否則不利于收集統計試用情況、收集反饋意見,不能很好地分析、了解資源。另外高校用戶寒暑假使用分散,圖書館盡量避開這段時間試用,或者寒暑假不計入試用時間④版權許可與限定。規定了電子信息資源購買者的權利和義務,也包括并發用戶數、使用范圍限制等一系列對用戶的限制,對用戶方的不合理使用(如惡意下載、濫用數據庫等)的處理。⑤數據庫更新情況。數據庫提供商能否按時更新數據、數據是否有缺漏,對于新增出版物、停止出版物、系統更新、系統維護等數據庫變更情況能否及時或者提前通知用戶。⑥其他服務。數據庫提供商要有專職人員負責處理電子資源使用過程中出現的異常情況,如服務器宕機、使用期限內用戶使用權限被終止等數據庫使用異常問題。當出現上述問題后對方是及時解決還是拖延不處理;是否提供與數據庫內容相關的其他數據,譬如全文期刊/圖書的MARC記錄、包含ISSN/ISBN、網址、所屬學科等信息的列表,以方便圖書館將數據庫的書/刊信息及時反映到本館的OPAC或電子信息資源導航中去;是否按時提供標準的用戶使用報告,是否在國內設有機構或分公司,是否提供定期培訓,是否進行定期回訪。

2.4電子信息資源的經濟考量

電子信息資源的經濟性評估分為購置價格和使用成本兩個部分。第一,電子信息資源的購置價格。購置價格不僅僅包括電子信息資源本身的價格(購買、租用、遠程檢索等費用),還要考慮配套設備成本和網絡使用成本,還需要明確該價格是一次投入,還是有持續付費等其他支出。評估數據庫價格時,不僅要與同類型、同檔次數據庫的價格比較,還要考慮到數據庫價格上漲的幅度,目前通行的標準是年漲價幅度最多不能超過8%。另外,在進行數據庫價格評估時,要注意與印刷型產品或其他載體形式的產品進行比較,是否需要捆綁購買其對應的印刷型產品,并關注將來產品升級的額外費用。第二用戶訪問統計與用戶使用成本評估。用戶訪問統計主要涉及以下方面內容:登錄次數統計、檢索統計、全文下載量統計、使用高峰統計、使用增長統計(年增長或季增長或月增長)、被拒絕率統計。使用成本評估主要指標有:(1)檢索成本:每檢索一次數據庫的成本。(2)全文下載成本:每下載一篇全文所需的成本。(3)登錄成本:用戶每登錄一次數據庫的成本。以上包括讀者通訊費的成本投入。從以上幾個指標可以看出,檢索成本與數據庫總投入、檢索詞數相關,因此,對于用量高而檢索成本也可以接受的數據庫,以及用量雖低、但仍有一定用戶、而投入總成本也不高的數據庫,可以考慮繼續訂購;對于用量低、投入總成本也高的數據庫要深入調查使用情況,分析原因,視情況看是否需要調整訂購政策。

2.5電子信息資源的可持續發展能力

相對傳統紙質文獻資源而言,電子信息資源的可持續發展是關注資源穩定使用和未來發展的一種方法,因此在對電子信息資源進行評估時也要考慮到這一因素,建立指標體系時要列為指標之一。電子信息資源的可持續發展能力目前主要是指電子信息資源的永久使用權問題和存檔問題。許可使用協議應提供被許可人電子信息資源永久使用的條件,明確授權使用的資源在協議期滿后仍可以繼續使用。為保障被許可人的永久使用權,這些資源可以由許可人的服務器或第三方的服務器提供,或者提供許可使用資料的復制品供被許可人使用。存檔是指圖書館無論今后是否有經費繼續購買或出版商/數據庫商是否仍然存在,圖書館都可以長期擁有、保存和使用已經購買電子信息資源。目前的存檔方式有以下幾種:第一,印刷型出版物。一般出版商/數據庫商都同時配套出售與電子信息資源相應的印刷型出版物,購買數據庫時加少量費用便可以獲得這些印刷型出版物。因此可以考慮購買紙本來做存檔案。但同時帶來的問題是占用空間大,使用也不方便。因此,只能購買質量和使用頻率都較高的少量印刷本。第二,數據+系統。即出版商/數據庫商在提供用戶數據和應用軟件的同時,也提供與電子信息資源相對應光盤或磁帶形式的出版物。但這一方法存在存儲介質老化的問題,只能保存較短時間,單個的圖書館很難做好存儲工作。第三,裸數據。出版商只提供裸數據,這種方式利于長期擁有和使用,但前提條件是數據必須符合標準,且要求圖書館要另外開發或購買系統。第二、三種方式只有在有類似圖書館聯盟這樣組織下進行,才能運作的更好更科學。以上五項指標并不是孤立的,對一個電子信息資源要進行系統和全面的評估,就要綜合利用這些指標,結合本館實際,在預評估和后評估的過程中反復利用,確定合理的指標設置,最終制定出符合本館實際需要的評價指標。

3建立評估反饋機制,為調整建設策略提供依據

電子信息資源的建設周期一般都比較長,從建設到使用以及最后處置的各個環節都涉及一定的成本。一般來說,電子信息資源的購置成本低于紙質文獻,但管理成本卻比紙質文獻更復雜,涉及的因素多,技術難度大,因而其管理成本比紙質文獻高。自建電子信息資源從籌劃到完成一般要經歷好幾年,通過建庫的實踐,對建設模式、操作程序、實施控制、技術支撐等一系列數據庫技術的理論和方法進行探索,著重對選題的特色和實用價值、編排的科學性、關聯的合理性、執行相關標準及規范,更新及時程度、檢索點的設置、用戶界面友好程度、資源庫的利用方式、效率評估等進行研究,及時糾正建庫中的偏差。商業性電子資源的訂購周期短則1年,多則數年,這時就要作出續訂、停訂、改訂、新訂等決策,要衡量購置成本和使用成本,考慮是否有其他可替代之資源、與同類型電子信息資源之比較、停訂后是否有繼續工檢索之替代方案。調整建設策略具體可采取的措施包括:第一,對使用率不高且不屬于核心館藏的資源、價格昂貴的資源、利用率不高而使用成本高的資源,在預算緊縮或經評估不符合需求時,實行停建或停訂。圖書館可以收集電子信息資源的最新信息探求是否有同質服務能取代、供應。第二,對圖書館讀者所必需,但使用量不太理想的資源,可考慮減少并發用戶,或減少子庫以降低投入費用。第三,原文傳遞、OA等其他方式可獲得的,可考慮停訂,通過其他途徑提供。

4結語

綜觀電子信息資源的發展,以及評估中存在的問題,未來電子信息資源評估,在理論上將可能建立完善的體系,并在術語上實現規范和統一;在實踐上會注重評估管理、評估過程、評估方法的研究。電子信息資源評估問題日益受到重視,可以預見將會有更多的專家學者、研究機構和公司加入到該領域的研究。陋作井底之觀,以期拋磚引玉,圖書館同仁能建立更合理的評價指標體系,指導圖書館信息資源建設的科學發展。